各寄存公司管理模式(共7页)

1、精选优质文档-倾情为你奉上国信档案寄存服务公司：档案入库流程首次入库寄存是一项严格、重要、机密相结合的操作事项，客户公司与国信档案签订合同后，国信档案将为客户公司建立一系列专属服务条例，随后将客户资料录入国信档案管理系统，此后，客户公司将拥有一个专属用户名登入国信档案软件管理系统进行档案管理跟踪工作。首次入库寄存，客户公司可与国信档案自由协商首次入库寄存流程，亦可按照以下增档服务流程进行寄存。(a)入库申请：客户公司档案负责人可通过登录使用国信档案软件管理系统（邮件、电话、传真等方式）联系国信档案客服中心，申请提交入库服务需求、入库档案量、入库时间等相关资料。(b)入库审批：国信档案客服中心收

2、到客户申请资料，递交主管部门针对客户申请进行审核批准。审批内容包括：入库紧急程度、入库档案量、接收时间、接收地点，审批通过后转回客服中心。(c)库房物流确认：国信档案客服中心得到主管部门审核批准通过的客户入库申请资料，通知库房、物流部门接收准备，确定接收时间、接收地点、入库档案量等。库房物流部门协商确认可行后，将确认信息转回客服中心。(d)入库信息回馈：国信档案客服中心将确认信息通知客户公司，以便客户公司做好档案寄存（增加）安排。客服中心与客户公司最终确认档案接收时间、接收档案量等相关信息后，通知物流部门可按时出发接收档案。(e)档案接收：物流部门按客户申请寄存的档案量、接收时间、接收地点等安

3、排进行档案接收流程。物流档案专员根据客户公司提供的档案资料，现场确认数量，并在客户公司及档案专员监督下进行加贴档案箱封条接收工作。客户公司档案资料接收装车，档案物流专员将按照实际接收档案量、接收情况签署接收证明。接收完毕，车厢加封车厢封箱条，客户公司盖章签字核实，车辆返回国信档案保管中心才能开启车厢，以保证运输过程档案资料安全。(f)接收档案录入：客户档案资料安全到达国信档案保管中心，将由主管确认撕开封箱条，库房档案专员将进行档案资料转入保管中心存储位置，随后进行每箱档案资料信息录入，系统自动生成条形码记录信息，记录信息包括：客户资料、档案资料、档案存储位置、档案编码内容等。(g)档案资料入库

4、确认：入库后的档案资料，库房档案专员将针对新入库档案的条形码存编码、存储位置、档案信息、系统录入状况等信息内容进行一次全面对照核实，保证入库档案资料信息准确无误。确认完毕后，将确认信息转达客服中心。(h)寄存档案交接完毕：国信档案客服中心收到档案入库确认信息，将即刻通过国信档案软件管理系统（邮件、电话、传真等方式）通知客户公司确认信息，方便客户公司快速使用档案管理，同时将档案入库确认信息通知主管部门，以便备案。档案调阅流程客户公司在日常工作中如需翻阅已寄存在国信档案保管中心的档案资料可通过国信档案软件管理系统（邮件、电话、传真等方式）联系国信档案客服中心，提出档案调阅服务申请。贵中心可前往国信

5、档案保管中心调阅室进行查阅档案，亦可要求国信档案专车、专员运送所需档案到指定地点供贵中心查阅。档案调阅服务流程如下：(a)调阅申请：客户公司档案负责人可通过登录使用国信档案软件管理系统（邮件、电话、传真等方式）联系国信档案客服中心，申请提交档案调阅服务需求、调阅档案条码、调阅档案量、调阅时间、调阅地点等相关资料。(b)调阅审批：国信档案客服中心收到客户申请资料，递交主管部门针对客户申请进行审核批准。审批内容包括：调阅紧急程度、调阅档案量、调阅时间、调阅地点，审批通过后转回客服中心。(c)库房物流确认：国信档案客服中心得到主管部门审核批准通过的客户调阅申请资料，通知库房、物流部门调阅准备，确定接

6、收时间、地点、寄存档案量等相关信息。库房物流部门协商确认可行后，将确认信息转回客服中心。(d)调阅信息回馈：国信档案客服中心将确认信息通知客户公司，以便客户公司做好档案调阅安排。客服中心与客户公司最终确认调阅档案量、调阅时间、调阅地点等相关信息后，通知物流部门可按时出发调阅档案。(e)调阅档案出库：国信档案保管中心档案专员将所需调阅资料在系统做好出库记录，将调阅档案提出转交物流部门运送，并在车厢贴车厢封条盖章签字。(f)档案送达确认：物流部门按照客户申请档案调阅时间、地点准时送达，由客户公司调阅接收人员确认车厢封条未被启封，盖章签字确认。再由客户公司检查确认调阅档案是否准确，签收调阅服务证明。

7、调阅送达完毕，物流部门直接返回国信档案保管中心。(g)调阅档案交接完毕： 物流部门返回到达国信档案保管中心，将客户签收的调阅服务证明交予保管中心档案专员做好系统记录，记录完毕，保管中心档案专员通知客服中心调阅交接完毕。再由客服中心与客户公司做最后的调阅交接完毕确认， 再将确认信息传达主管部门，以便备案。档案归档流程客户公司如需将调阅完毕的档案资料归回国信档案保管中心存储保管时，可通过以下服务流程：(a)归档申请：客户公司档案负责人可通过登录使用国信档案软件管理系统（邮件、电话、传真等方式）联系国信档案客服中心，申请提交归档服务需求、归档的档案量、归档时间等相关资料。(b)归档审批：国信档案客服

8、中心收到客户申请资料，递交主管部门针对客户申请进行审核批准。审批内容包括：归档紧急程度、归档档案量、接收时间、接收地点，审批通过后转回客服中心。(c)库房物流确认国信档案客服中心得到主管部门审核批准通过的客户归档申请资料，通知库房、物流部门接收准备，确定接收时间、接收地点、归档档案量等。库房物流部门协商确认可行后，将确认信息转回客服中心。(d)归档信息回馈：国信档案客服中心将确认信息通知客户公司，以便客户公司做好档案归档安排。客服中心与客户公司最终确认档案接收时间、接收档案量等相关信息后，通知物流部门可按时出发接收档案。(e)档案接收：物流部门按客户申请归档的档案量、接收时间、接收地点等安排出

9、车，进行档案接收流程。物流档案专员根据客户公司提供的档案资料，现场确认档案，并在客户公司及档案专员监督下进行加贴档案箱封条及接收工作。客户公司档案资料接收上车，档案物流专员将按照实际接收档案量、接收情况签署接收证明。接收完毕，车厢加封车厢封箱条，客户公司盖章签字核实，车辆返回国信档案保管中心才能开启车厢，以保证运输过程档案资料安全。(f)档案录入：客户档案资料安全到达国信档案保管中心，将由主管确认撕开封箱条，库房档案专员将进行档案资料转入保管中心存储位置，档案归档信息资料输入系统。(g)档案资料入库确认： 入库后的归档资料，库房档案专员针对归档资料的条形码存编码、存储位置、档案信息、系统录入状况等信息内容进行一次全面对照核实，保证入库