会议管理办法

1、1 .目的为规范公司各类会议的信息收集、会议组织、记录，纪要签发、会后跟踪落实、会议资料归档等一系列工作，统 一会议管理模式，切实提高会议效率，控制时间成本，促进沟通，有效推进各项工作的开展，特制定本办法。2 .适用范围适用于公司所有员工。3 .权责3.1 总经办负责公司会议（特别是重要级会议）的统筹协调；负责会议室的日常管理和调度安排（具体见会议室管 理办法。3.2 人力行政部负责第二天会议的通知提醒，；对本办法的执行监督，及有权对严重违反本办法的行为进行处罚。3.3 会议发起人需指定会议记录人员做好会议的记录、整理、发放、归档。4 .名称术语无5 .过程描述5.1 会议召开形式、原则与类型

2、5.1.1 会议召开原则5.1.1.1 组织会议的三个步骤：会前准备，会中控制，会后执行。5.1.1.2 会议管理原则：贯穿于三大步骤中，各部门组织会议过程中，应按照以下原则进行:原贝U说明原则1精简会议次数避免会议过多或重复，减少会议占用时间，确保会议召开的必要性原则2聚焦会议主题提前商讨，明确会议需要解决的问题，聚焦关键问题，严禁召开没有明 确目标、缺乏实际内容的会议原则3明确会议议程提前准备会议议程，规定发言次序，严格挨近会议时间，避免跑题超时原则4提前发布通知会议发起人应提前发出会议通知，告知会议议题、议程、相关资料、时 间、地点、参会人员和注意事项等原则5会议时间紧凑事先规定会议时间

3、，有效控制会议节奏。可限定汇报人发言时间、议题 讨论时间，对汇报时间进行监督提醒，会议主持人对讨论时间进行正确 引导原则6形成方案决议每个议题进行完毕，主持人应确保形成决议、明确措施、实施框架，确 保决议或措施的可行性。为了做到这一点，必须关注：做什么，怎么做， 谁负责做，时间规定等。原则7做好会议记录会议记录要完整规范，从签到情况、议程、决议情况，应详细记录。原则8及时发布会议纪要会议发起人应根据会议情况整理会议纪要，24小时之内下发有关部门原则9决议跟踪检查会议决策要做到及时检查，定期落实和总结，会议组织部门应结合会议 纪要，进行会议任务分解和督办、检查。5.1.2 会议召开形式：5.1.

4、2.1 会议室会议，访谈，讨论，培训，视频会议等5.1.3 会议类型：会议类型会议说明举例重要会议指按照公司法、公司章程、公司重要 管理制度等规定召开高层会议正经营管理会议指围绕战略发展，对经营目标完成情 况进行阶段性总结分析、查找问题、 制定改善措施，并对阶段经营活 动进行工作部署的会议季度厂务会、公司年中经营分析会 （视频会议）、销售系统工作总结 大会、公司年终总结大会式 会专题会议企业内部经营、生产、管理过程中解 决实际问题的专题会议品质分析会、财务分析会、安全生 产总结会等议项目会议指项目组按照项目管理要求组织召 开的各项会议项目招标会、项目启动会、阶段性 总结会、项目上线会议等其他正

5、式会议其他管理需要召开的正式会议门窗幕墙博览会（展会）、体系审 核首/末次会议、质量月启动/总结 会、宣贯会、其他管理委员会总结 会议等非正式例会指所有部门必须有效地召开各部门 日常管理例会企业文化宣导早会、部门早会、周 例会、月例会等会议非正式会议非正式交流讨论会讨论会议、访谈、学习交流会、 调 研会等【备注】 正式会议：指参会人员较为全面，或覆盖参会部门较广，以总结报告工作或方案，形成决议为主的 会议。非正式会议：临时性召集，参会人员少或覆盖部门较少，针对近期工作进行阶段性汇报，或针对某 个专题或某几项具体问题，进行汇报意见交换的讨论性会议，不具备正式地位。 以上重要会议的具体召开内容详见

6、附件。5.2 现场会议管理5.2.1会议审批管理会议分类审批人正式会议重要会议参照公司章程，或相关管理细则执行经营管理会议公司总经理专题会议各部门分管总监项目会议项目最局负责人其他会议召集部门负责人/分管总监/总经理非正式会议所有召集部门负责人5.2.2会议通知会议类型通知拟定部门通知形式通知内容通知发布时间要求正式会议非正式会议重要会议参照公司章程或相关管理细则执行经营管理会议召集部门或 承办部门公司级通知或会议通知 单（以邮件形式发送）会议主题、时 间、地点、参 会人员、其他 资料（如会议 议程等）提前7天以上专题会议召集部门会议通知单（以邮件形 式发送）提前5天以上项目会议提前3天以上其

7、他会议 所有提前3天以上提前1天以上【备注】凡已列入计划或已发出会议通知的，如需改期或遇特殊情况需安排新的其它会议时，召集部门应在会议召开前电话通知参会人员。 重要的正式会议，会议通知发出后，会议组织部门应通过电话或微信等方式，再次通知参会人员，进行 确认。5.3 视频会议管理5.3.1 视频会议系统简介5.3.1.1 通过建立网络视频音频传输技术，实现“实时、可视、交互”的异地沟通需求。如：远程培训、远程招聘、远程技术支持等。5.3.2 视频会议使用原则5.3.2.1 当公司总部、销售区或其他分子公司需进行异地会议、培训的，应首先考虑“视频会议”形式，提高沟通效率，减少出差，降低差旅成本。5

8、.3.3 视频会议申请5.3.3.1 会议组织部门发起流程同5.5会议准备5.4 会议通知5.4.1 通知内容中，应通知各分会场提前接入已经申请的网络视频会议室及其他注意事项。5.5 会议准备5.5.1 会议组织部门应提前半个小时以上，前往会议室准备视频设备接入。（会议室管理员调试，必要时提请行政专员或信息管理中心技术人员协助）。5.5.2 各参会单位接到视频会议通知后，应及时通知设备管理人员，提前半小时以上，打开视频会议设备，做好会前 调试及会场的各项准备工作，确保网络、线路、设备处于良好运行状态，使影像、声音达到最佳效果，会场灯光、环 境符合公司对视频会议会场环境的要求。5.5.3 召开大

9、型会议，当视频会议分会场接入较多时，会前调试及会议期间，行政专员或信息管理中心技术人员应专 人在会场值守，及时协调处理各类技术问题；未经许可不得擅自接入其它会场。5.5.4 各视频分会场：会议期间，不得随意进退；会议期间，非发言情况下，应保持话筒静音状态，避免会议嘈杂。5.5.6 其余注意事项参看“ 6.3会议前准备的有关条款”5.6 会议流程5.6.1 会议发起前准备5.6.1.1 会议发起人确认会议议题、召开时间、主持人、记录人、参会人员、会议规模、预计时长等内容，会后工作5.6.1.2 主持人宣布会议结束后，各参会人员将自己的文件、办公服务器、垃圾等物品自行带走，并将椅子归位，如有使用相

10、关会议设备，会议发起人应关闭设备、清理演示白板、简单整理会议室、关闭空调、灯光等电器后离开。5.6.1.3 会议室管理员要在每天下班前及时将使用完毕的会议室进行清扫、整理，确认会议设备无损坏（如激光笔）等问题，将下次会议不需要使用的会议设备和招待物品收起并保存好，不定期更换白板笔或设备电池，以确保下次会议正常召开。5.6.1.4 会议记录人员在会后 24小时内将会议的主要内容、决议等按标准格式进行整理并形成会议记录文件，发送至所有参会人员，并将会议记录和签到表存档。5.6.1.5 会议发起人负责监督、跟踪会议决议的相关事项的实施情况，相关事项的负责人与各参与人员需在会议上定的完成期限内将完成情

11、况反馈给会议发起人，有特殊原因延误的需提前反馈并提出新的预计完成时间。5.6.1.6 会议决议事项全部完成后，则可在存档的会议记录中标记已结案。并需先与较重要的、必须出席的人员确认时间无冲突。5.6.1.7 待以上信息确认无误后，会议发起人提供参与会议的人数、召开时间、计划会议时长、所需会议设备等信息，向总经办对应的会议室管理员进行会议室申请（具体见会议室管理办法）。5.6.1.8 遇重要级会议（如年终总结会），发起人需按照会议议题、目标和预计时长，编写会议议程，包括每个议题的流程、操作方法或步骤、时间控制等内容；需产生费用的（如表彰优秀员工并颁奖时），还需进行相应会议预算报批，待签批完成后，

12、会议发起人与会议主持人就具体细节进行讨论以确保会议能顺利召开。5.6.2 会议发起5.6.2.1 待会议室确认后，填写会议通知单并签批，会议发起人通过邮件发送会议通知至所有参会人员，会议通知应包含会议议题、时间、地点、参会人员、所需设备等，会议议程表和会议内容简要介绍或相关文件等信息也可在会议通知中附上，供参会人员提前查阅，节约会议时间（具体根据会议性质由发起人自行决定是否上传通知），参会人员需在开会前认真读取会议通知中的会议基本内容及相关信息，并做好发言准备，有需要展示的文件需提前准备好。5.6.2.2 参会人员因故无法参会时，应在会前及时通知会议发起人。5.6.2.3 邮件通知参会人的同时

13、，以邮件的形式于当天下午17: 30分前（过时自行通知处理）发送至人力行政部对应会议提醒负责人邮箱；人力行政部对应会议提醒负责人将在当天下午下班前统计汇总第二天会议情况，并于第二天上午8: 50分前在企业微信的“中山锁业”群进行会议提醒的发布。5.6.3 会议前准备5.6.3.1 总经办会议室管理员，根据各会议室的大小和已有的会议安排，合理安排会议室，并通知会议发起人。5.6.3.2 会议室管理员需在会议开始前将会议室布置、整理好，提前打开空调、灯光等电器；遇重要级会议，会议发起人应与会议室管理员共同完成会议前布置工作（包括但不限于姓名牌、饮用水或其他招待用品）。5.6.3.3 有需使用投影或

14、视频等的会议，会议发起人应事先到人力行政部申请借用笔记本电脑（遇同时开会时，以先申请先使用为基本原则），并提前做好设备连接、调试工作，必要时可请会议室负责人予以协助。5.6.3.4 会议资料由会议发起人负责准备，并按照参会人数提前复印好，有保密要求的文件还需预告准备好保密程序。部门/人员会议准备工作会议发起人、承办部门（或会议主持人）会议签到表、会议议程、会议资料、落实会场、备好坐位、通知参会人员、其他会议物资等参会人员准备提案资料、汇报提纲、发言要点、工作计划草案等。5.7 会议召开5.7.1 会议按照既定的会议时间召开，参会人员应提前5分钟到场，并于开会前在会议通知单上签到。为确保会议参会

15、人员对于会议内容完全掌握并愿意遵照执行，凡签名的同时即代表已完全熟知该条款并愿意遵照执行。5.7.2 主持人应就议题的要旨、会议纪律（具体见7会议纪律）做简要说明。5.7.3 主持人应将会议议程、发言人顺序、时间分配等，预先向参会人员作简要说明，并按照既定议程，掌控会议进程，确保各议题的顺利讨论和会议目标的达到，并且将会议时长控制在预定范围内。5.7.4 所有会议应遵循“议必决、决秘行、行必果”的原则。每个议题必须达成结论、对策、决策等，相关事项必须有对应的负责人和预计完成时间，实在无法达成结论的议题，则取消本次会议，重新进行议程安排及其他准备工作后再召开会议讨论。5.7.5 参会人员需积极参

16、与会议讨论，发言的人员尽量吐字清晰、音量合适、言简意赅，复杂的内容可配合PPK图表说明，其他人员在有人发言时需保持安静认真倾听，有疑问或反对意见需等发言人结束发言后再提出相关意见和建议。5.7.6 会议记录人员由会议发起人指定，在会议整个过程中需全程关注会议内容、决议、问题等，并将重要内容按实际记录，有需拍照的拍板演示内容等也由会议记录人员拍摄和管理。5.7.7 会议主持人应严格控制会议时长，把握重点，避免“跑野马”，导致跑题超时。会议室管理员会在每次会议规定结束时间前10分钟进行时间提醒。若会议规定时长结束后，仍未完成整个会议流程，在与会议室管理员确认会议室下一时间段无人使用的前提下，与参会

17、人员确认无工作安排冲突后，适当延长会议时间，但不应超过预定时长的两倍，否则应重新安排会议，若经会议室管理员提醒，会议室下一时间段有其他会议，则必须按规定时间结束会议，未完成的议题重新进行议程安排及其他准备工作后再召开会议讨论。5.8 会议纪要管理5.8.1 会议组织部门应指定专人进行会议记录，而且记录完整（签到、议程、重要决议等），必要时应对会议过程进行录用。会后整理会议纪要，参会人员做好个人会议记录。5.8.2 所有会议纪要必须由会议记录人员协同会议主持人员整理，完成后经会议组织部门审核后，分发至各参会人员，以便参会人员遵照会议决议开展工作。5.9 会议决议管理5.9.1 公司所有会议的召开

18、、决议及执行遵循PDCAt理原则进行。5.9.2 所有会议决议事项，会议组织部门必须根据会议决议，制定决议跟踪表，明确个决议是什么，怎么做，谁负责做，时间规定等，分解为具体可执行的行动方案。5.9.3 各部门主管人员或决议事项跟踪复核人，必须对会议决议事项进行跟踪检查，对不执行或有意拖延者可视情节给予相应处罚并纳入考核。5.9.4 凡周期性循环的会议所作出的决议以及工作安排，在下次召开会议时应进行工作开展状况及进度汇报、原因分析及责任追溯。5.9.5 各部门应定期或不定期对会议决议事项进行执行审查，并做会议决议事项工作审查记录，对未执行或执行不到位工作进行责任追溯，视情节给予通报批评或经济处罚

19、并纳入考核。1.9 会议决议管理1.9.1 公司所有会议的召开、决议及执行遵循PDCAt理原则进行。1.9.2 所有会议决议事项，会议组织部门必须根据会议决议，制定决议跟踪表，明确个决议是什么，怎么做，谁负责做，时间规定等，分解为具体可执行的行动方案。1.9.3 各部门主管人员或决议事项跟踪复核人，必须对会议决议事项进行跟踪检查，对不执行或有意拖延者可视情节给予相应处罚并纳入考核。1.9.4 凡周期性循环的会议所作出的决议以及工作安排，在下次召开会议时应进行工作开展状况及进度汇报、原因分 析及责任追溯。1.9.5 各部门应定期或不定期对会议决议事项进行执行审查，并做会议决议事项工作审查记录，对未执行或执行不到位工作进行责任追溯，视情节给予通报批评或经济处罚并纳入考核。1.10 会议纪律1.10.1 会议发起人应提前到会议室确认会议前准备情况。待确认无误的情况下，在会议开始前10分钟到场。1.10.2 参会人员要严格遵守会议开始时间，提前5分钟到达会议现场。无特殊原因不得缺席、迟到和早退，因故不能参加、有情况需早退的要提前向会议发起人申请并获得批准，并安排代理人出席，无故缺席者处