基于网络环境下高校会计信息化内部控制探讨

1、基于网络环境下高校会计信息化内部控制探讨    关键词: 会计信息化;网络安全;内部控制随着信息技术、网络技术的快速发展和广泛应用,进一步推动了高校会计工作走向了一个全新的阶段-信息化阶段。在这样的背景下,适应信息技术、网络技术发展的新要求,适应我国改革开放和社会信息化对会计信息共享和会计信息标准国际趋同的要求,加强会计信息化建设,实施严格管理,防范风险舞弊具有十分重要的意义。 1 当前高校会计信息化存在的问题 近年来,高校会计信息化迅速发展,为高校管理的信息化和现代化奠定了基础。但是,由于计算机技术和信息技术自身的问题以及管理等方面的原因,会计信息化建

2、设过程中又会产生一些新矛盾和新问题。 1.1 会计信息化系统的存在安全风险 1)网络安全风险。财务网络是一把双刃剑,高校在利用网络共享实施财务管理的同时,也将自己暴露于风险之中。网络安全风险主要表现在以下几个方面: 系统故障。如电源故障、 硬件故障、软件故障等。 人为的威胁。如管理员误操作、未经授权修改信息、泄密、窃密、篡改数据、 盗用资源(计算资源, 通信资源, 存储资源)等。 自然灾害。如风雨雷电、地震、火灾等。 以上风险都会造成整个财务系统数据丢失、无法运行甚至瘫痪等,给学校造成巨大经济损失。 1.2 非法入侵风险 财务信息系统容易被来自社会上的不法分子通过互联网络非法入侵,主要表现形式

3、是黑客和病毒等对财务信息系统的文件和数据的篡改和破坏,是一种社会道德风险。黑客通过闯入他人计算机系统进行破坏,这些人利用财务信息系统和管理上的一些漏洞,进入计算机系统后,破坏或篡改重要数据,盗取机密与资源,控制他人的机器,清除记录,给会计信息化系统带来灾难性的后果。而计算机网络病毒可以攻击会计信息化系统的数据区、文件和内存,以致使计算机的硬件失灵,软件瘫痪,系统崩溃,给学校造成无法挽回的巨大损失。 1.3 软件功能不足给会计信息化工作带来挑战 财务软件是高校网络财务发展的基础和前提,高校使用较多的财务软件如科发财务网络财务管理系统、天大天财网络财务管理系统等财务软件都是以SQL sever20

4、03作为数据库开发工具,SQL sever2003数据库具有稳定性但缺少灵活性和针对性,不能直接生成高校决策者群需要的财务信息数据,需要对财务软件导出的数据进行加工才能完成财务信息的分析和预测,降低了信息反馈的时效性,离高校会计信息化的实际需要相差甚远。 1.4 高校会计信息化工作缺乏复合人才 目前,我国高校的会计人员对会计业务很精通,但是精通计算机知识的人员却不多,大部分是“半路出家”的信息化会计人员,对计算机知识了解有限,无法将计算机知识和会计知识有机结合起来,造成了会计信息化人员知识的不全面、不均衡、不系统。另外,一些计算机专业人员对会计知识又比较贫乏,对运行会计软件过程中出现的问题不能

5、及时解决和处理。虽然有不少部门组织各种培训,但由于培训时间、培训内容、单位事务及个人精力等因素的制约,会计信息化方面的人才总体素质仍然不高。所以,长期以来,会计信息化复合人才的缺乏一直是制约我国会计信息化发展的关键问题。 1.5 会计信息化使高校财务内部控制手段和技术发生了重大变化 在会计信息化条件下,控制方式和手段由手工控制转为手工控制和计算机程序化控制相结合。会计信息系统要求在程序设计的各个环节、阶段留下审计线索,所以会计信息化条件下,除保留部分原有的手工控制手段外,还要增设一些包含于计算机系统中的程序控制。一般来讲,会计信息化程度越高,采用的程序化控制也越多。 2 会计信息化内部控制措施

6、与对策 2.1 加强系统安全控制 针对会计信息化依靠互联网络平台开放性的特点,特别是要针对互联网体系使用的是开放式的TCP/IP协议,给高校信息和数据安全带来的极大威胁的安全隐患。对如何保障高校的信息数据安全,是确保开展会计信息化的高校的重要技术保障和前提条件,只有高度重视会计信息化的信息安全,才能保证其运行安全,这就需要有强大的技术安全保障措施,不但要制定完善的技术保障措施,更要严格执行制度,才能确保会计信息化信息的安全。主要的控制措施包括: 1)订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑; 2)设置操作权限限制; 3)操作人员身份的密码控制; 4)数据存储和处理相隔离; 5)机房

7、的工作环境保护。从而保证网络系统的安全,增强会计信息化信息的安全保障措施是会计信息化顺利开展的重要技术保障。 2.2 建立严格的内部控制体系 高校经济活动所需要的诸多信息、数据大多来自于会计信息系统,会计信息的准确性和完整性直接影响到内部控制的有效性。随着计算机在会计工作中的普遍应用,会计系统控制不仅仅靠人工控制,同时越来越依赖于计算机信息系统的程序控制。会计系统进行具体的业务处理活动所进行的控制包括输入、输出控制以及计算机系统和数据文件控制。输入控制的主要方法有:初始化参数的设置,试算平衡控制,凭证编号的连续性和唯一性等。输出控制措施主要包括:输出操作的权限设置,输出资料的登记和保管等。会计

8、系统输入、输出控制主要依靠制度控制和人工控制来保障。而计算机系统和数据文件控制则由系统本身的控制程序完成。如:系统要有防止在处理过程中数据丢失、重复或出错的控制功能,未经复核的数据不能登账,借贷不平衡的凭证无法保存成功等。因此,高校在购买或开发会计信息系统时,系统控制和预算控制功能的强弱应是衡量是否使用该系统的重要标准。        2.3 强内部稽核和监督 在会计信息化系统中,由于“人机”对话的特殊形态,对内部稽核和 内部审计出了更高、更严格的要求。内部稽核的主要方面包括: 1)审查系统运行的各环节,防止存在漏

9、洞; 2)检查数据保存方式是否安全、合法,防止发生非法修改历史数据的现象; 3)定期稽核会计信息资料,审核账务处理是否正确,是否遵照有关法律、法规的规定; 4)定期审核系统数据是否与输出的账簿资料是否一致,如查看账册内容,做到账表相符。 2.4 加强业务流程控制 高校会计信息化内部控制的许多方面均体现在业务流程层面上,根据勾画得出业务流程图,便可清晰地看出业务流程的每一个环节,找出日常业务中哪个环节出现的问题最多,就是我们要重点控制的对象,关键环节找准了,必然会提出和强化内部会计控制的可操作性和实用性。根据财政部颁发的内部会计控制规范-基本规范(试行)的总体要求,可以按照本单位的业务流程画出业

10、务流程模型图,找出哪一个环节问题最多,就定位为关键控制点,设置重点控制;对不易出问题的业务环节定位为面的控制,这样形成的内部会计业务流程模型控制图直观、醒目,在管理控制中重点突出,点面结合,科学有效,简单易行。把控制融于办业务的过程中,使其发挥最佳控制实效。 2.5 提高会计人员的综合素质 单位的内部控制制度内涵是多方面的,但内部控制制度不是万能的,会计系统是由人来操作的,一个系统是否安全,不但取决于系统本身,更应该注意操作使用人员的素质,未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身,对系统的安全是一种威胁。各种规章制度也都需要会计人员在工作中加以执行,不然也只是流于形式。会计人员应接受所用系统在安全方面的教育,提高自身业务素质和安全意识,定期修改自己的口令,提高系统的安全性。同时,要建立起良好的绩效评价机制、激励机制以及约束机制,使复合型人获得合理的报酬,留住了解重要信息资源的人才,防止人才流失以及相应的信息资源损失。 3 结语 加强财务信息系统的安全控制,应以控制活动为重要手段、以内部监督为重要保证,形成内部控制框架。关于会计信息化新的理论和方法的确立将使管理信息化在新的基础上获得进一步的完善和发展,也会使信息环境下的内部控制不断地调整和改善,真正做到财务数据