产品图样和设计文件归档、发放及回收规定

1、奇瑞重工南方农业装备事业部制度产品图样和设计文件归档、发放及回收规定目 录1.目的2.适用范围3.术语4.职能职责5.内容及要求6.考核7.附则8.附件生效日期2011年 月 日制度编号QRZGN.L.100002.000.0-2011制订单位技术中心本制度维护责任岗位产品专员起草人审核人审定人批准人1 目的规范产品图样和设计文件归档、发放及回收程序，加强各部门对产品图样和设计文件管理意识，防止技术机密外泄，特制订本规定。2 适用范围本规定适用于事业部相关部门及需要提供产品图样和设计文件的供应商。3 术语3.1 产品图样：本规定中的产品图样包括设计输出的S图和A图。3.2 设计文件：本规定中的

2、设计文件仅指产品明细表、更改通知单、产品系统配置表及业务联系书。4 职能职责4.1 综合管理部是产品图样和明细表复制及归档管理部门，负责产品图样和明细表复制、发放及相对应旧图的回收与销毁管理。4.2 研究所负责将产品图样和明细表（纸质及电子图档）送交档案室进行归档，负责更改通知单、业务联系书的编制、复制、发放与存档管理。4.3 事业部各部门负责本部门产品图样和设计文件的保管、使用、保密及相应的图纸更改管理工作。4.4 采购部是产品图样及设计文件对供应商的发放部门，并保证更改通知单、更改图样等设计文件同步知达各供应商，同时负责相对应旧图的回收，按要求集中交综合管理科确认登记后按规定销毁。5 内容

3、及要求5.1 产品图样和设计文件的归档5.1.1 研究所负责纸质图样和明细表按图样审签程序进行审签后，连同电子图档交档案室办理归档登记，分别填写“产品图样归档登记表”（见附件1）及“设计文件和资料归档登记表”（见附件2）。5.1.2 更改通知单、业务联系书由研究所负责归档保管。5.2 产品图样和设计文件的复制和发放5.2.1 事业部正常生产所需的A图首次发放和按开发计划用于试制的S图，由综合管理科负责组织复印和发放。5.2.2 事业部临时生产用图（包括供应商申请用图、制造部生产车间自制用图、质量管理部检验用图、生产使用过程中损坏及丢失需补发用图），制造技术部工艺开发以及研究所产品开发用图，由所

4、需部门填写“产品图样和资料发放申请表”（见附件3），注明所需产品图样名称、代号、数量、申请理由和部门负责人签字，供应商申请用图需经质量管理部负责人签字（可委托外检科负责人代签），经综合管理科负责人批准后，综合管理科按申请内容组织复制和发放。5.2.3 设计更改新增或更换图样，由设计人员持设计更改通知单在本所登记后，到档案室对存档纸质图样进行更改，档案室管理员确认更改后进行复制和发放。发放范围和数量见5.4。5.2.4 其他设计文件和资料由编制部门负责复制和发放。5.3 产品图样标记、名称及发放单位阶段图样名称图样标记存档部门发放单位样机试制试制用图S综合管理部档案室综合管理科批量生产生产用图A

5、综合管理部档案室综合管理科5.4 产品图样发放范围和数量产品图样发放范围产品图样发放数量备注部门代号部门S图A图增、换图样研究所1套1份1 凡是成套图纸，包含明细表；2 采购部1套图纸拆分给参与试制的配套厂（不含明细表）；3 制造技术部需要电子图档按有关规定办理。试制车间1套制造技术部1套1套1份采购部1套1套1份制造部1套1份总装车间质量管理部1套1套1份配件中心明细表合计4套5套5份5.5 产品图样发放范围和数量按规定执行（除非另有规定除外）。特殊情况下，如需要S图临时指导生产，由研究所下发业务联系书予以明确数量和发放单位。5.6 产品图样和设计文件发放要求5.6.1 产品图样和设计文件发

6、放数量应遵循既降低成本又满足生产的原则，并履行规定的审批与签收手续。5.6.2 产品图样和设计文件发放时，发放单位应在产品图样和设计文件上加盖下发时间及使用单位的部门代号章（见标记样式，试制用图不加部门代号），在“设计文件和资料发放登记表”（见附表4）上做好发放记录，并通知相关车间、科室办理签收手续，确认齐全后，领回产品图样及设计文件。标记样式：2011年09月09日04 ，其中 04为部门代号（具体按事业部规定，供应商代号暂定为00）。5.6.3 对于供应商的图纸要加盖“技术认可专用章”，并履行签批手续方可发放。5.6.4 车间、科室负责产品图样和设计文件的使用、更改管理和妥善保管，对因管理

7、不善而造成扩散、损坏等，按公司档案管理有关规定对责任人予以处罚，并追究部门负责人的相应责任。5.6.5 供应商所需产品图样（A图），应与研究所签订采购技术协议和交纳图样成本费后方可发放。图样成本费由综合管理科根据“产品图样和资料发放申请表”进行核算并填写“产品图样和资料收费通知单”（收费标准：折合A4图纸5元/张），供应商到财务部交款后，凭交款收据办理产品图样接收手续（注：参与新产品试制的供应商可免收图样成本费）。5.7 产品图样和设计文件的回收与处理5.7.1 试制用图在样件验收合格后，由外检科统一将图样收缴送交综合管理科。5.7.2 产品图样经过多次更改或需大幅度修改时应进行更换，原图样同

8、时作废收回。5.7.3 设计更改新增或更换产品图样，由采购部发放给供应商的旧图，在更换新图的同时回收旧图送交综合管理科。5.7.4 回收作废的产品图样送交综合管理科，由综合管理科填写“产品图样和资料销毁申请单” ，经研究所会签，综合管理部部长审核，技术中心主任或主管副总批准后方可销毁。6 考核6.1 各部门对产品图样和设计文件应妥善管理，如丢失或损坏，按折合A4幅面图样的数量考核，标准为每张A4幅面图样罚款20元，罚款由综合管理部书面通报并通知财务部从责任人工资中扣除。6.2 对丢失整套部件产品图样的必须出具书面说明，并处以2倍的罚款。6.3 更换图样后，不按时交回旧图或不收回旧图者，按丢失图

9、样处理。7 附则7.1 本规定由技术中心制订并负责解释。7.2 本规定自下发之日起开始执行。8 附件附件1 产品图样归档登记表附件2 设计文件和资料归档登记表附件3 产品图样和资料发放申请表附件4 设计文件和资料发放登记表附件5 产品图样和资料销毁申请单10附件1产品图样归档登记表项目 类别 图 入档单位 保管期限： 序号图号名称编制数 量变更记载接收人备注归档人时间A0A1A2A3A4附件2设计文件和资料归档登记表序号文件/资料编号文件名称归档人归档时间接收人页次保存期限备注附件3产品图样和资料发放申请表申请部门办理人申请理由日 期序号文件编号或图号名 称份 数备 注申请部门负责人日期质量管理部负责人日期仅限外协产品图样综合管理科负责人日期文件领取人日期附件4设计文件和资料发放登记表发放部门： 发放人： 发放日期： 序号文件编