提高工作效率之时间管理

1、提高工作效率 之时间管理时间的特性o 供给毫无弹性；o 无法蓄积； o 无法取代； o 无法失而复得；o 人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。o 计算一下我们所剩下的可以用来工作的时间。 时间管理的方法o 以目标为导向o 六点优先工作制-价值2.5万美金的时间管理方法o 如何区分紧急、重要-“四限象”法o 时间的合理分配-80/20原则以目标为导向 1、设立明确的目标： 写出年度的几个目标，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。 2、进行目标切割： （1） 年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一 些事情； （2）

2、 季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到 有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来； （3）每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；（4）每天晚上把第二天要做的事情列出来。 o 时间管理的重点不在管理时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时时间，而在于如何分配时间。间。 故 事 美国伯利恒钢铁公司总裁理查斯舒瓦普，为自己和公司的低效率而忧虑，于是去找效率专家艾维李寻求帮助，希望李能卖给他一套思维方法，告诉他如何在短短的时间里完成更多的工作。 艾维李说：“好！我10分钟就可以教你一套至少提高效率50%的最佳方法。”“你把明天必须要做的工作记下来，不一会儿，舒瓦普就在一张白纸上写

3、满了他要完成的工作。艾维李说：“请把你认为最重要六项工作挑出来，然后按重要程度编上号码，最重要的排在首位，依次类推，早上一上班，马上从第一项工作做起，一直做到完成为止，然后审视一下剩下工作的重要程度，用同样的方法对待第二项工作，第三项工作直到你下班为止。即使你花了一整天的时间才完成了第一项工作，也没关系，只要它是最重要的工作，就坚持做下去。每一天都要这样做。在你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你的公司的人也这样做。” “这套方法你愿意试多久就试多久，然后你认为对你有帮助话，就给我寄张支票，并填上你认为合适的数字。” 舒瓦普通过实践，认为这个思维方式很有用，不久就填了一张25,000美元的支票给

4、艾维李。舒瓦普后来坚持使用艾维李教给他的那套方法，五年后，伯利恒钢铁公司从一个鲜为人知的小钢铁厂一跃成为全美最大的不需要外援的钢铁生产企业。舒瓦普常对朋友说：“我和整个团队坚持拣最重要的事情先做，我认为这是我的公司多年来最有价值的一笔投资！” 六点优先工作制o写下一天中全部要做的全部事情。 o按事情的重要顺序，分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。 o每天一开始，请你全力以赴做标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再审视一下剩余的工作的排序，全力以赴做标号为“2”的事情，以此类推。 o六点优先工作制集中体现了“要事第一”时间管理方法的原则，被管理学界喻为“价值2.5万美金的时

5、间管理方法”。 优先工作制工具表 序号序号今日事务今日事务量化目标量化目标完成状态详细描述完成状态详细描述12345678910 刚收的一些对银行帐单、公司订阅的一些有关销售方面的杂志信件待处理 一位重要客户电话，因其中有一个数据有待确认，确认后对方才能开车生产 写一份公司刚开发出来的新产品的销售计划 宣传部通知，参加一个节约环保会议，希望本部门能提出一些好的建议，会议5分钟后开始 有一位不速之客在等候，希望能向你介绍他们公司新开发的“路路通”手机软件 有几位重要客户因近期较忙，已经有近两个月没有跟对方联系了，需要电话联络一下感情这是一位销售部门经理一天要做的工作，他应该先处理哪些事？理由是什

6、么？ABCFED第四象限第四象限不紧急不重要第三象限第三象限紧急不重要第二象限第二象限 不紧急重要 第一象限第一象限 紧急 重要 重要 不重要紧急 不紧急四象限四象限法解析四象限法解析忙碌琐碎的事处理文件等函件电话浪费性时间逃避性活动造成干扰的访问、电话信件、报告某些会议许多迫在眉睫的急事符合别人期望的事准备工作预防措施、计划人际关系的建立真正的再创造能力增进自己的能力重要紧急状况迫切问题限期完成的会议或工作 紧急 不紧急重要 不重要“四象限”法的 要 点o 重要而紧急的事马上做，尽快完成，一般这类事不会占用我们太多时间。o 主要精力和时间放在处理重要但不紧急的事情上，这类事情一般决定着我们总

7、目标的完成和未来的发展。o 紧急而不重要的事，要学会说“不不”或请别人代做。o 不重要也不紧急的事，尽量不去做。 重要不紧急的工作是日常工作的主导重要不紧急的工作是日常工作的主导帕累托原则帕累托原则 帕累托原则是以意大利经济学家维弗多帕累托的名字命名的，他在1895年写出了80/20原则的公式，经过多年的研究，他得出以下结论： 社会上的人可以被分为两组-第一组占总人数的20%，他称这组人为“重要的少数人”，其中包括控制意大利80%的财富的人和家庭；他将剩余的80%的人称为“微不足道的多数人”他们只控制20%的财富。 后来人们发现，80/20原则几乎可以应用于所有经济活动中，社会中有许多事情的发

8、展，也都迈向了这一轨道。 80/20原则的一些应用 o 80%的可能我们会到所熟悉的20%的餐厅就餐，并且有80%的可能会点我们所熟悉的20%的菜。o 一个单位领导是很少的，他是关键的少数20% ，但他们决定了关键多数的80%事情，并且薪资占到了总数的80%。二、时间管理的原则80/2080/20原则在工作中的应用原则在工作中的应用 o 20%20%的工作占整个工作的工作占整个工作80%80%的价值的价值 所以我们应该集中的精力要做所以我们应该集中的精力要做20%20%的工作的工作o 投入投入20%20%精力做另外精力做另外80%80%的工作的工作 要把注意力放在要把注意力放在2020的关键事

9、情上。的关键事情上。 不管是工作、学习、人际关系等，只做重要而且是必要的任务 ,我们就不会迷失方向、且总能完成最终目标。 作为一名职业经理人，他的工作大部分时间是用在规划、组织、用人、指导、控制上。 作为一名销售经理，他的工作可能就是把产品的知识传授给属下，规划未来的销售计划，走访一些重要的顾客，把下级的一些意见反映给上级等。 作为一个销售人员，他的优先顺序就是打电话约见客户，然后准备销售的工具以及材料，到客户那去，向客户介绍产品，最后签订定单。 只做重要及必要的任务 刚收的一些对银行帐单、公司订阅的一些有关销售方面的杂志信件待处理 一位重要客户的来电，因其中有一个数据有待确认，确认后对方才能

10、开车生产 写一份公司刚开发出来的新产品的销售计划 宣传部通知，参加一个节约环保会议，希望本部门能提出一些好的建议，会议5分钟后开始 有一位不速之客在等候，希望能向你介绍他们公司新开发的“路路通”手机软件 有几位重要客户因近期较忙，已经有近两个月没有跟对方联系了，需要电话联络一下感情ABCFED重要而紧急重要而不紧急重要而不紧急紧急而不重要不重要不紧急紧急而不重要DACEFB这是一位销售部门经理一天要做的工作，他应该先处理哪些事？理由是什么？缺乏轻重缓急之分缺乏轻重缓急之分缺少计划缺少计划不授权不授权无效的会议无效的会议缺乏组织缺乏组织个人间的冲突个人间的冲突对时间估计的不足对时间估计的不足试图根据记忆来做事试图根据记忆来做事没有能力说没有能力说 “不不”拖延拖延时间浪费的陷阱时间浪费的陷阱时间管理水平自测 选择“从不”记0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。 1、我在每个工作日之前都能为计划中的工作做些准备。2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作进度表来规定工作任务与目标。4、我尽量一次性处理完毕每份文件。5、每天列出应办事项清单，按重要顺序排列并依次办理。6、尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然约会。7、我试着按照生理节奏变动有规律的来安排我