第五讲、确定会展服务商

1、本讲的主要内容w 展览场地的选择w 确定会展承建商w 确定会展物流服务商w 会展旅游的代理服务我国展览中心的建设现状w 现代化展览中心兴起 不完全统计，从1998年到2003年间，全国新建的展览面积在1万平米以上的现代化展览中心达30多个。现代化展览中心的特征w 规模宏大w 设施齐全w 智能化和经济实用相结合w 规划设计“以人为本”w 政府支持我国展览中心发展中存在的问题w 缺乏准确规模定位w 规划布局不合理w 重复建设问题展览中心的发展趋势w 数量和规模增加，制造业转入亚太地区，带动该地区展览业发展。w 建设标准和设施水平进一步提高。展览中心的设计过程w 市场需求调研 对举办过的展览项目分经

2、济领域、展会规模和举办周期等因素进行分析 对展会观众分专业客户和最终客户进行结构分析和需求分析w 确定展览中心面积及功能分区w 专家论证展览中心的规划设计原则w 市场空间大市场空间大w 周边交通基础配套设施发达周边交通基础配套设施发达w 外部直达各展览场地外部直达各展览场地w 中心内部交通便捷中心内部交通便捷w 展览场地灵活可分展览场地灵活可分w 展厅的同等价值性展厅的同等价值性w 轴向对称，利于方向辨别轴向对称，利于方向辨别w 展厅设计体量比例适中展厅设计体量比例适中w 服务和休息场所均匀分散服务和休息场所均匀分散w 建设采用分期扩建建设采用分期扩建w 保证经济效益，低成本，注重生态保护保证

3、经济效益，低成本，注重生态保护办展选择展馆的因素？w 展馆形象w 展馆性质w 展馆展厅大小及调整的可能性w 展馆的配套设施水平w 展馆的规定是否公平合理w 展馆对外交通是否方便w 展馆的展期安排上海新国际博览中心 w 上海新国际博览中心是由上海浦东土地发展（控股）公司与德国汉诺威展览公司、德国杜塞尔多夫展览公司、德国慕尼黑国际展览有限公司共同投资建设的。它坐落在中国的经济、金融与贸易中心上海，以其一流的设施，为中外展商举办各类展会提供一个理想的场所。w 上海新国际博览中心由美国Murphy/Jahn设计事务所设计，整个概念简洁、清晰、高效。全部建成后将拥有17个展厅和一座塔楼，总展览面积为室内

4、20万平方米，室外5万平方米。目前已建成8个无柱展厅及一个入口大厅，展览面积为室内8.05万平方米，室外2万平方米。上海新国际博览中心w 上海新国际博览中心每个展厅规模为70m185m,面积为11，547平方米。服务区设在大厅两端。在拱廊一端的服务区内及展厅之间设有商店。展厅内完全没有柱子，高度为11米，其中5号展厅高度为17米。展厅设有灵活性分隔、卡车入口、地坪装卸、设备、办公室、小卖部及餐厅和板条箱仓库。w 上海新国际博览中心的入口大厅，明亮气派，可安排来宾登记、信息查询，洽谈之地。观众从这可方便快捷地进出各个展厅。整个展馆高挑宽敞，设施先进，配备齐全，能满足各类展览会的要求。上海新国际博

5、览中心w 上海新国际博览中心还设有商务中心、邮电、银行、报关、运输、速递、广告等各种服务项目，向客商提供全面的优质服务。此外，附近有地铁2号线、大桥五线六线、东川线、申庆线等公交线路可直接到达。w 目前，SNIEC拥有9个无柱展厅，面积达103500平方米，室外展览面积100000平方米。SNIEC的全面扩建将于2010年完成，届时室内面积将达到200,000平方米，室外面积130,000平方米。SNIEC的扩建将进一步巩固其在中国市场的领导地位，并确保上海作为东亚地区会展中心的领导地位。展位承建商的选择w 展位承建商的技术 室内设计与装潢技术室内设计与装潢技术 工程结构知识工程结构知识 制图

6、和模型方面的知识制图和模型方面的知识 照明照明/ /给排水给排水/ /电子机械方面的知识电子机械方面的知识 图片和表格的布置图片和表格的布置 展架展具、施工材料和展台施工的知识展架展具、施工材料和展台施工的知识展位承建商的选择w 与办展机构或参展商的沟通对于展位设计目的的理解对于展位设计目的的理解展位的艺术表现，表达主题和形象展位的艺术表现，表达主题和形象展位设计的功能性展位设计的功能性展位承建商的选择w 价格是否合理w 是否熟悉展览场地及其设施w 是否能够提供展位维护保养服务指定展位承建商的方法w 一个展会可以选定一个或几个展位承建商来为参展商提供展位搭建服务。w 标准展位的最低配置有三面围

7、板，展位楣板和常规照明。有的还设桌子、椅子、普通电源，甚至地毯。w 空地展位可以根据参展商的需要搭建成各种形状，但是对承建商的设计和承建能力要求较高。指定展位承建商的方法w 招标w 公开招标w 选择招标w 两阶段招标确定展会物流服务商w 案例阅读，案例一和二分别阐述的是物流服务中哪个环节的问题？参展商和组展商应当从中吸取什么教训？确定展会物流服务商w 会展运输代理商是组办方为方便参展商而为其准备的备选服务项目，参展商可以自行选择。w 参展商也可以自主安排货物的运输国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则一、运输管理w 联络运输代理成员中必须有会说流利的英语、德语、法语和展览会举办国家或地区的主

8、要语言的人。运输代理必须在展览会设立全套办公设施，或在合理的距离设立办公设施。必须具备联络用的国际电话、传真、电子邮箱等。运输代理必须提供详细、有效的邮政地址。国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则w 海关手续展会组织机构和代理共同为展会设立临时免税进口手续，对于汽车之类的展会，运输代理还需要担保或交保证金。与海关商妥现场工作的时间和期限。参展商有义务向运输代理提供全套准确的相关文件。国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则w 搬运操作运输代理必须熟悉现场，拥有合适设备和有经验的搬运工运输代理要在现场或附近安排仓储地空箱应当存放在现场或附近卸车和装车必须在同一天内尽快完成国际展览运输协会对会

9、展运输代理的工作准则二、报关代理的工作准则w 联络 语言、通信设施和邮政地址w 展前客户联系 将要求全面清楚地告知参展商，包括所需的单证文件、包装和标识、截止期以及报关特别要求和审查等w 单证办理及通知 通知现场运输代理参展商的展台号、展品运到展台的要求时间、箱数、尺寸、毛重、净重、体积、CIF价格、航班号、提单号、卡车集装箱号等国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则w 最佳运输简易最佳的运输方式和路线w 现场支持现场搬运、协调、安排空箱运出和运回、收集展品处理或回运要求、协助现场运输代理w 展后处理 将要求明确告知现场运输代理国内运输代理w 来程运输 展品集中和装车 长途运输 接运和交运

10、掏箱和开箱w 回程运输w 指定国内运输代理时的注意事项 运输时间要提早安排（交箱日期、办理手续日期、发运日期、抵达目的地日期、到达会展场馆日期、回运日期等）w 运输线路和方式 为参展商安排最佳运输线路和方式国内运输代理w 包装要求 包装标识要注明会展名称、展位号、收货人名称和地址等w 费用问题 基本费率、迟到附加费、早到存放费、码头/机场费等w 保险海外运输代理w 运输方式陆-海-陆，陆-空-陆海关规定、海关手续、进口税率w 有关文件明确告知参展商提供各种文件的具体时间1、关于展品和相关物品的证明和文件2、运输单证，包括装运委托书、装箱单、集装箱配装明细表、提单、运费结算单等3、海关单证，报关

11、函、报关单、清册、进口许可证、发票等4、保险单证海外运输代理w 海关报关1、ATA形式-一种准许货物免税暂时进口的报关制度2、保税形式3、再出口形式4、进口形式会展运输注意事项w 全部或部分展品未及时运到w 展品因包装不好而破损w 缺少单证w 包装箱出现问题w 运输方式导致的问题w 巡回展的运输会展旅游代理服务w 会展人士的旅游目的：商务考察休闲观光会展旅游代理服务w 展览旅游的运营模式不能独立于展览活动之外。w 展览旅游的运营模式可以简单概括为以人为核心，以展览活动为基础，既为展览活动的旅游属性服务，又进行游、购、娱等外围活动以及外围观展游客的组织。会展旅游代理服务w 旅行社业、景点方面为参

12、展者提供的产品稍显不足。w 展览业与旅游业在把握、引导和满足客源的多种需求商合作欠佳。w 目前越来越多的以旅行社业为主导的大型旅游集团进入展览旅游市场。w 一些大型的旅游集团如上海锦江、中青旅、春秋旅行社等已经加入了国际会展组织，开发会展旅游市场。会展旅游代理服务w 旅行社进入展览旅游市场的产品策略在服务上，将展览期间的酒店、接送、餐饮等基本服务做成主体产品，将其他配套服务及产品做成菜单，由客户根据需要灵活选择。在形式上，旅游产品应广泛采取半包价、小包价等形式；中短线为主、组团灵活。在内容上，主要是投资考察游等专项旅游产品，短平快的城市周边游。会展旅游代理服务w 整体促销旅游业和展览业联合起来

13、，实现会展旅游的整体促销。会展旅游代理服务w 组团服务旅行社应同会展公司分工协作。旅行社安排应既有集体活动又有分散活动。可以随时根据情况改变行程，临时增减内容。帮助参展团提高工作效率，提高参展的附加值。w P120表（旅行社在会展旅游产品中的组团服务项目）参展团需拜访重要客户客户联络方式及要求通知旅行社旅行社提出建已行程并确认选择旅游代理商应关注哪些方面？w 如果代理客户联络，是否熟悉行业情况？w 对展览业的熟悉程度？过去的经验w 旅游产品的设计是否恰当，是否有特色，行程安排合理否？w 在办展当地网络成熟程度。w 价格是否合理？编制参展商手册w 参展商手册 参展商手册是帮助参展商进行参展筹备的

14、纲领性文件，也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性文件。编制参展商手册一、前言 表示欢迎，说明编制原则和目的，提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守本手册的相关规定。编制参展商手册二、展览场地基本情况至展馆交通图展览场地的基本技术数据展区分类编制参展商手册三、展会基本信息 展会名称、举办地点、展览时间、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定酒店等。编制参展商手册四、展会规则 展会要求参展商和观众等参加展会时所必须遵守的一些规章制度，包括： 展会有关证件使用和管理规定展会有关证件使用和管理规定 展会现场保安和保险规定展会现场保安和保险规定 展位清洁规定展位清洁规定 物品储藏规定物品