投融资档案管理制度修正稿20160713

1、云南建设基础设施投资股份有限公司项目投融资档案管理办法（暂行）2016年4月1 目的为适应公司经营发展，规范公司项目档案管理，确保投融资部项目档案在未来较长的期限内妥善保存，方便公司领导、业务部门及其他资料需求方对文件资料的查阅，特订立本制度。2 适用范围本办法适用于涉及投融资的各类业务，从项目立项申报至项目结束期间产生的各类项目纸质记录及电子档案材料的建立和管理。3 术语和定义3.1 项目档案：包括但不限于投融资业务过程中形成的投资项目立项申请、立项申请批复、尽职调查报告、可行性研究报告、项目融资方案、投资风险评估报告、投资能力评估报告、评审意见书、班子会决议、董事会决议及其他项目管理等资料

2、，按照要件类、决策类、其他类分类汇集、立卷并归存后形成的资料。3.1.1 要件类档案：指公司与外部相关方（含集团内部其他平台公司）之间为开展业务而形成的完整、真实记录权利义务的相关审批文件、合同、协议、收付款凭证、往来函件的全部复印件汇集、立卷并归存后形成的资料。3.1.2 决策类档案：指集团及基投公司内部对项目决策形成的，包括但不限于投资项目立项申请、立项申请批复、尽职调查报告、可行性研究报告、项目融资方案、投资风险评估报告、投资能力评估报告、评审意见书、班子会决议、董事会决议等内部审批文件汇集、立卷并归存后形成的资料。3.1.3 其他档案：业务主办部门在尽职调查过程中取得的与项目最终方案编

3、制有关的客户信息资料和项目资金投放后管理过程中形成的巡访记录、项目总结、会计报表、审计报告以及其他不适合归入要件及决策类资料的文件汇集、立卷并归存后形成的资料。4 管理职责4.1 公司事业部、风险控制部、财务部等职能部门：负责在项目公司成立前将各自部门职责范围内的立项申请、立项申请批复、尽职调查报告、可行性研究报告、投资风险评估报告、评审意见书、班子会决议、董事会决议等资料收集、分类并及时归集至投融资部，并对相关资料的真实性、完整性负责。4.2 项目公司：在项目公司成立后，负责将与项目相关的合同、协议、备忘录等资料收集、整理、分类及时归集至投融资部，并对相关资料的真实性、完整性负责。4.3 投

4、融资部：负责点验接收、编目立卷事业部、风险控制部及项目公司移交的项目档案并在此基础上对其进行日常管理，负责收集、整理公司与金融机构之间签署的授信协议、贷款合同、合作备忘等资料并对其进行日常管理。5 建档原则5.1 及时、完整、真实、有效原则。业务部门要及时立卷、移交项目资料，并保证项目全过程资料的真实和证据链的完整性；部门各类档案原则上存放原件；对于无法取得原件，在不影响我公司权益的情况下，可以存放复印件。5.2 保密性原则。业务项目档案涉及利益相关方及本公司的秘密，项目组人员、档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。5.3 规范管理原则。投融资部档案管理是公司档案管理体系的

5、一部分，投融资部应积极配合档案管理部门进行规范化管理。5.4 一项一档原则。按照集团的每一个立项批复（含同一项目的补充批复）实施的经营业务为单个项目，以单个项目为单位逐项建档。5.5 分类立卷、并列存放原则。项目档案按照要件类、决策类和其它类分类整理、汇集、立卷；同一项目的不同类别档案按照要件类、决策类、其他的次序在同一个档号下存放，采取不同编号、分类管理。6 建档要求和流程6.1 建档范围：6.1.1 正式立项的项目无论是否付诸实施均应建档。6.1.2 对于未取得立项的项目，其相关资料可不按照本办法建档，由投融资部自主决定是否立卷或自行立卷。6.2 项目档案的分类和包含的主要资料：项目资料建

6、档后分为要件类档案、决策类档案和其他档案，对应的资料分别为要件类资料、决策类资料和其他档案资料。6.2.1 要件类资料主要包含：项目实施前期签署的合作协议、合作备忘录，交易对手单方提出的申请书或合作意向书，各方出具的承诺函（包括我公司对外出具的）等；项目合同：包括但不限于对外签署的框架协议、合同章程、股东协议、合作协议、PPP合同、融资合同；除财务部门作为原始凭证入账以外的项目资金收付款凭证，包括付款凭证、保证金凭证、收款凭证以及第三方代为还款的证明文件等，如上述凭证仅有财务部门入账联而没有业务部门留存联的，可以复印件存档；项目实施过程中与交易对手等利益关联方之间的往来信函、催款函、谅解函等；

7、项目实施过程中关于变更合同的法律文书、相关授权（委托）文书。6.2.2 决策类资料主要包含：项目立项相关文件：立项申请、立项批复等；项目可研、尽调相关文件：尽职调查报告、可行性研究报告、项目融资方案、投资风险评估报告等；项目评审决策相关文件：项目评审意见、班子会决议、董事会决议、监事会决议、报国资委备案审批资料、国资委批复意见等。6.2.3 其他档案资料主要包含：法律部门出具的各类方案、报告及合同等内容的审查意见；项目后续管理中收集的企业财务报表、审计报告；项目实施情况的报告及后续巡访记录；项目审计报告、风险排查报告等；贷款提款审批表。6.3 多余的重复资料原则上不入档，对于遗失后可能产生风险

8、的资料，可以按类存放在案卷最后。6.4 建档程序：主要包括项目资料的收集、整理、分类、立卷、编目（项目资料分类目录）、跟进审计、移交、归档入库等。移交之前的工作主要由项目公司负责。6.4.1 项目资料的收集和分类整理：自项目正式取得立项批复后即开始按照要件类、决策类、其他类收集和分类整理项目资料。6.4.2 项目资料立卷：投融资部负责项目资料的分类立卷。完成立卷后的项目资料称为项目案卷。（1）项目公司根据项目实施的进程区分不同类别的资料进行分类立卷，编制项目资料分类目录。目录应该记录资料的序号、资料名称或内容、单份项目资料的页数、文件日期和备注等内容。（2）各类别项目资料按照时间先后和逻辑顺序立卷；相同时间按重要性次序立卷；主合同在前、从合同在后，衍生的相关凭据和手续次后。6.4.3 档案编目：按照项目档案类别编制项目资料分类目录,对项目资料每一页按照前后次序编写页码,页码可以按照下面的方式编排：如单份项目资料在该类资料目录中的序号为L、单份资料共M页，则第N页的编码为LN/M，相应地该份资料可在项目资料分类目录中的“页数”栏中填写“M”。根据一个类别各项资料的页数总和在该类资料目录中填写该类资料的总页数。7 项目档案的查阅和提取7.1 查阅