利用Word邮件合并批量打印带照片的证书-

1、利用Word邮件合并批量打印带照片的证书根据我们以前所学,利用word的邮件合并功能可以批量打印出相关信息,但批量打印带照片的证书,邮件合并能完成这个要求呢?经过一番摸索、查寻,终于找到办法可以解决了,具体过程如下:准备工作:准备一份考生信息数据库,可以是Word创建的数据源,也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件,都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在,邮件合并时就不需要再创建新的数据源,直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是:在使用Excel工作簿时,必须保证数据文件是数据库格式,即第一行必须是字段名,数据行中间不能有空行等。这样可以使不同

2、的数据共享,避免重复劳动,提高办公效率。我最常用的是Excel 簿,里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段,要批量打印照片的话,还需要加一个照片的路径和文件名的字段(如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话,可免,假设照片放在e:photo文件夹里,每位考生的照片文件名和准考证号相对应(如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题。数据准备工作的正确与否,关系到以后打印出来的证件正确与否,所以必须要仔细校对正确。接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了,步骤如下:1.启动word程序,从菜单栏中选择“工具邮件合并显示栏邮件合并工具栏”,这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏

3、2.然后画好表格填好项目,进行排版、设置纸张,再把光标置于要插入相应项目的位置,点击“邮件合并”工具栏的“插入合并域”下拉菜单(下拉菜单中的相应选项与Excel数据表格中的标题行是一一对应的,然后单击下拉菜单中的相应选项,直至插入所有只包含文字的域。3.下面是实现批量打印照片的关键一步,就是照片域的实现:先把光标定位在要插入照片的地方,按Ctrl+F9插入一个域,输入“IncludePicture e:photo”(不包含外侧双引号,再按Ctrl+F9插入一个域,输入“MergeField 准考证号”,光标定位到这个域之后输入“.jpg”,最后看到的结果应该是:IncludePicture e

4、:photoMergeField 准考证号.jpg。(这一步思路很好,用“准考证号”后就省得为每个文件输入路径了现在保持光标在域中,按Shift+F9将代码转换为结果,也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示,不要慌,按个F9刷新一下域就行了。其实,在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以显示出来图片。不过图片大小似乎不太合适,调整一下吧。4.然后单击合并到新文档按钮,切换到生成的新文档里,咦,怎么照片处什么都没有?不会是上当了吧?别急,保存生成文件(不用关闭文件再打开,按Ctrl+A全选,再按F9,哈哈,每位考生对应的照片是不是全出来了。_不对好像所有的图片好像显示的都是第一个

5、人的照片。没关系,全选这个Word文档,然后按F9对所有域进行刷新。这时候图片应该都换成了正确的图片,如果还没有也许Word有这么个BUG那你就先把这个文档保存下来,关闭,再打开,全选,F9刷新。图片刷新的问题是解决了,但是又出现了另一个问题,图片大小都变成调整前的了。也就是说,我们插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调整,全都失效。查查Word的帮助文档,可以找到,所有域代码都可以有一个开关,用来保存对域结果进行的格式修改: * MERGEFORMAT(注意前面的*是必须的,“*”后面有个空格。所以,将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为 INCLUDEPICTURE e:

6、photoMergeField 准考证号.jpg * MERGEFORMAT 在邮件合并模板中F9刷新显示图片,调整图片,再合并成新文档,刷新全部域OK,这次全都是调整后的格式了。实际上插入一张照片使用的域是IncludePicturee:photo001.jpg,插入准考证域用的是MergeField 准考证号,而本文把这两个域嵌套起来就成了IncludePicture e:photoMergeField 准考证号.jpg从而实现了本文最初提出的要求批量打印照片。如果想打印在学籍、证件、档案上,在准备好数据库文件的情况下,对主文档模板作相应设计修改,同样也可以实现,可谓一举多得,不用再找专用

7、软件来批量打印照片啦。附:INCLUDEPICTURE的Word域的用法:域用法: INCLUDEPICTURE FileName Switches FileName :图形文件的名称和位置。如果其中包含较长的带空格文件名,请用引号引住。如IncludePicture D:Documents and SettingsAdministrator桌面用Word邮件合并实现批量打印带照片证件邮件合并url=file:/photo4220001.jpgphoto4220001.jpg/url指定路径(路径:操作系统用来定位文件夹或文件的路径,例如C:ManualArtArt 22.gif时,请以双反斜

8、杠替代单反斜杠。例如:“C:ManualArtArt 22.gif”IncludePicture域中的文件名路径也可以使用相对路径。如IncludePicture 邮件合并url=file:/photo4220001.jpgphoto4220001.jpg/url,文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。用相对路径的好处是只要把包含word模板文件、数据库文件和照片文件夹放在一个文件夹内,那么拷贝到其他任何一台安装有office软件的电脑上都可以合并打印了。Switches 开关,如下:c Converter 指定要使用的图形筛选。图形筛选的文件名不带有 .flt 扩展名,例如,输入

9、picture 表示筛选文件 Picture.flt。d 图形数据不随文档保存以减小文件长度。* MERGEFORMAT 注意前面的*是必须的,“*”后面有个空格,所有域代码都有这个开关,用来保存对域结果进行的格式修改。注意事项:1.插入域的时候,包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。应该使用Ctrl+F9来插入域(此时会自动插入表示域的那一对大括号,并在其中填写域代码。2.特别注意,引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行,否则Word将找不到图片文件,只会出现一个红叉。比如不能写成:IncludePicture e:photoMergeField 准考证号.jpg,因为e:前多加了空格。3.最后还有一