档案平凡中见实效- 档案工作是简单而平凡的但我校档案利用服务的同志

1、档案 平凡中见实效校档案馆2010年二季度服务简报档案工作是简单而平凡的，但我校档案利用服务室的同志在点点滴滴的工作实践中无限放大了档案工作的内涵，无限扩大了档案服务的外延，使档案工作从后台走向了前台，从而升华了“档案贵在于活、贵在于用”的服务理念。每年的二季度都是我校档案利用工作面向社会服务的最繁忙时期。既要做好年度档案的接收、编号、上架和统计工作，又要制作中英文学历认证，以便他们海外攻读学位之用。截止到6月30日，他们共接待了290人次的中英文学历认证，加班加点地翻译、校对了330份毕业文凭和学位证书的制作，复印了1142份相关证明，加盖了2284个认证章。而在这些日常工作之外，档案利用服

2、务更在一些重大事件和活动中体现了它的闪光点。* * * *一名师榜单的珍存我校历史悠久，许多院系都有近百年的历史，他们培养的人才散布在祖国各地，担当了许多艰巨的建设任务。为了弘扬我校的校友风范，多年来我校一些重要院系和骨干专业，如：物理系、机械学院、电信学院自动化系等，为迎接系庆院庆等一系列活动，经常专程派人来我馆查阅历届学生名单。今年，我校船建学院则从教师入手，以弘扬我校优秀的师德师风为己任，在院庆到来之前，赶来我馆，力求从沉寂的档案资料中搜索船建学院所属各个专业的教授名单。由于我馆的历史档案和文书档案绝大部分已完成了全文数字化处理，所以他们在档案信息管理系统中都可以顺利的查到全文，而无须翻

3、阅档案原件，这不仅大大提高了阅档者的工作效率，而且还保护了原件。同时，为了提高查全率，方便船建学院来查档的老师，我们还提供了一台专门电脑供他们查询、保存电子档案，尽量帮助他们收集完整建校以来该院的教师名单，使他们满意而归。上图为我馆历史档案中收藏的部分土木工程系教授和导师的名单二组织任免的凭证中共上海市委最近正在筹划撰写地方组织史，并将此任务按条块划分到下属各单位。我校作为教育部和上海市共建的高校，拥有大批部、局级干部，为此，学校决定由党委组织部牵头，由党史校史研究室负责撰写组织史资料。我馆利用服务室配合查找，力图反映从1987年至今我校副局级以上校级领导有关选举、换届、任命等情况。我馆利用服

4、务室由于在平时即对某些重要的校级领导的任免信息做过整理和汇编，因此立刻驾轻就熟地寻找起来。由于当年组卷归档中的操作问题和任免程序问题，许多校级领导的任免文件并不是由所在负责部门签发的，而夹杂在各种会议，如教代会、党代会等重要会议的文件中。利用服务室的老师就专门调卷查阅，从会议文件材料中寻找领导任免的印迹，最终通过阅档完成了收集领导任免材料的工作，为撰写者提供了有力的档案证据，使我校的组织史具备了良好的佐证。上图为我校档案中国家教委关于我校校级领导的任免文件三、工程排查的依据近年来，我校在教育部和上海市政府的支持下，加快建设闵行大学园区，兴建了大批高标准的现代化校舍。为了进一步规范直属高校工程建

5、设领域市场交易行为和领导干部从政行为，促进反腐倡廉建设，促进教育工程建设项目高效、安全、廉洁运行，教育部专项治理领导小组决定于5月对教育部直属高校工程建设领域突出问题自查自纠情况开展实地检查，进入全面铺开阶段。我校也位于其中，受到排查的建筑有船舶海洋楼群、空天科学大楼、系统生物研究中心、图书信息楼体育馆、行政大楼、研究生教学楼、八期学生公寓等12个由国家投资或者总投资3000万元以上的项目。我校基建处接到通知后，派出一批年轻干将，奔赴徐汇的校档案馆，参照教育部的检查要求，对需排查治理的12个项目的档案资料进行搜寻。因为时间紧任务重，他们还利用周末的休息时间继续查档。我校档案服务利用的同志积极配

6、合他们的工作，特地派出两位老师放弃休息时间全程参与，协助他们调阅了近四百多卷的基建图纸和相关文件。同时，为了方便上级检查翻阅，基建处同志还被特许外借了近200卷的基建档案。由于工程建设的规范和准备工作的充分，教育部工作检查组对我校12个项目的检查进行得非常顺利，对我校工程项目中存在的突出问题，提出有针对性的治理措施和要求，为开展好下一阶段工作打下基础。上图为参加此次高校工程排查的我校新建的船舶海洋楼群、微电子楼和行政大楼四、校友缅怀的印记凌鸿勋校长，被誉为一代工程巨子，曾在二十年代被任命为交通部南洋大学校长。在他任校长期间(民国13-16年)，我校举办了工业展览会、修订了规章制度、恢复了每年一次的国文大会、创办了工业研究所、确定了校徽、规模宏大的体育馆也竣工落成，是我校历史上功勋卓著的校长。改革开放后，凌鸿勋先生的儿子凌崇裕、凌崇迈夫妇出于对母校的关怀，多次远道而来，并大力捐助，在我校设置了凌鸿勋纪念奖，后改为凌鸿勋优秀教师奖，奖励有突出贡献的一线教师。今年6月，凌崇迈夫妇再次来访交大，在我校校史办的老师陪同来我馆查阅其父亲在校时的许多档案，以及凌鸿勋优秀教师奖的一些获奖情况，特别是看到自己捐赠给档案馆的凌鸿勋老校长的文献实物都得到了非常好的保管，感到非常的高兴。上图为凌鸿勋的儿子凌崇迈在我校档案馆看有关父亲当年的档案资料和凌家捐资助学的材