公司接待策划实施方案

1、关于银河电器公司来访的接待划书光明電子公司ll f nc n Jc rnn i物流服务第一小组二零一三年六月二十三日录 contents一、接待准备 3二、接待日程安排及人员 5三、接待后期工作 14四、经费预算 14银河电器公司将于 2013年 8月 6日上午在总经理王强的带领下 一行 7 人来我公司进行为期 3 天的访问，主要是为加强进一步的了解。 为了促进银河电器公司和我公司的进一步合作，树立良好公司形象， 以及促进我公司又好又快的发展， 公司各部门员工必须重视此次的接 待工作， 做好全方位的准备。 为此特别精心安排与制定了本次商务接 待方案。一、接待准备（一）接待信息 ：1. 接待对象

2、：银河电器公司总经理一行 7 人2. 接待时间： 2013年8月6日8月8日3. 接待地点：接机地点机场；送机地点禄口机场； 下榻酒店京华大酒店 参观地点：（1）公司总部；（2）公司厂区4. 接待规格：对等接待5. 接待原则：热情友好；细致周到；礼仪适度6. 接待小组：接待部总负责，办公室、公关部、后勤部协同工作（人员详情分配见附表 1）（二）接待前期准备：1信息收集。a 银河电器公司的基本信息，未来发展态势，及公司主要领导人 对此次合作的意向态度；b 银河电器公司来访人员基本情况（详情见附表 2）；c 过去来访情况；d 抵达时间和交通工具；e 来访期间天气状况； （负责部门：接待部） 2询问

3、对方意见，是否需要预定机票，若需要，根据所要求的时间 和地点来定；（负责部门：办公室） 3住宿安排。提前预定房间； （负责部门：接待部） 4迎接车辆安排。七座商务车一辆，商务小轿车一辆，同时保证车 辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从主接待人员协调安排，统一调度；（负责部门：办公室）5. 公司迎宾。参观人员到达前5-10分钟，提醒相关人员做好迎宾工 作；（负责部门：公关部）6. 拟定会议通知及会议议程，并下发至与会人员；（负责部门：办公 室）7. 会场布置。准备会议室花卉、水果、茶水、音响设备、投影设备、 领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，安排摄影摄 像等；（负责部门：办公室、后

4、勤部）8资料准备。欢迎词，欢送词，公司宣传材料，会议洽谈资料；（负责部门：办公室）9.事先联系好足艺服务，游览大运河和瘦西湖事宜。（负责部门：办 公室、接待部）附表：1、接待工作任务分配部门人员事项接待部燕、八、提前预订酒店，协助来宾办理酒店入住手续王媛、吴华、许安、钱梅宴席（迎接宾客、菜单确定、环境检查、费用清付）虹来宾信息搜集，提前约定足艺时间、人数公关部晓阳、关杰公司迎宾洋联系厂区协调参观事宜办公室俊雅、郭璟、蔡庆制发会议通知及会议议程、总结会议纪要，会场布置，会议物品准备，会间服务绍摄影摄像王淼车辆协调安排丁彩桦（秘书）接送机、大厅集合、景点游览（门票购买、导游联系）后勤部钱洁连、亚雷

5、物品采购办理2、来访人员详细信息及安排职务年龄性别由口 房号喜好禁忌王强总经理42男1606不喜甜食蓉总经理秘书29女1610明远副总经理37男1604书法朱敏翰市场部经理35男1516文涛研发部经理36男1516玮铭市场部经理助理32男1518坚研发部经理助理30男1518二、接待日程安排及人员*（一）日程安排表接待日程安排及人员日期时间容地点陪同人员负责人8月6日8: 20接机扬泰机场徐副总经理、秘书接待部部长10: 00 11: 20入住京华大酒店11: 30 13:00午宴京华大酒店一楼牡丹厅总经理、徐副总、市场部经理，研发部经理，秘书13： 0014： 30午休酒店房间14:40集合

6、酒店大厅秘书15: 00 17:00参观公司光明公司总部徐副总、公关部人员、秘书公关部部长18:00 20:00晚宴京华大酒店5楼晚宴厅总经理、徐副总、秘书、各部门经理及优秀代表接待部部长20:20 21:30足疗陆琴脚艺徐副总、市场部经理、研发部经理8: 00大厅集合秘书8 :30 9:30品尝特色早餐富春茶社徐副总、秘书接待部部长9:50 12:00参观厂区光明公司厂区总经理、徐副总、秘 书、市场部经理、研公关部部长8月7日12:00 -13:00午宴厂区接待厅发部经理、厂区经理、接待部部长13:20 - 14:30午休酒店房间14:40集合酒店大厅秘书15:00 - 17:00洽谈会议总

7、部二楼会议室总经理，徐副总，秘 书，市场部经理，研 发部经理，市场部经 理助理，研发部经理 助理办公室主任18:00 - 19:30晚宴西园大酒店宴会厅总经理，徐副总，秘 书，市场部经理，研 发部经理，市场部经 理助理，研发部经理 助理接待部部长20:00 21:00夜游古运河便益门广场出席宴会人员办公室主任7:30 8: 00早餐京华大酒店餐厅接待部部长8:10集合酒店大厅秘书8:30 -11:20畅游瘦西湖瘦西湖风景区徐副总、秘书办公室主任8月8日11:30 13： 30送别午宴趣园总经理、徐副总、办公室主任、秘书、部分部门经理接待部部长14:00集合酒店大厅秘书15:00送机禄口机场徐副

8、总、秘书办公室主任（二）每日具体活动安排8月6日一、迎接来宾时间：上午8:20地点：机场人员：徐副总经理，秘书，司机两名准备工作：迎接牌一个，鲜花两束，七座商务车一辆，商务小轿车注意事项：1. 副总经理和秘书及两名司机于八点半出发， 在九点十分之前抵达扬 泰机场。接机时高举迎接牌，让来宾清楚看到，主动问候来宾后，帮 来宾提拿携带行，但注意不要拿来宾的贵重行，如手提包等。2. 引导来宾上车，其中对方总经理和副总及我方徐副总乘坐小轿车， 徐副总坐在副驾驶，后座右侧为对方总经理，左侧是对方副总。我方 秘书及对方其余人乘坐七座商务车。3. 接待部派人提前在酒店等候，协助来宾办理入住手续。4将来宾送至京

9、华大酒店，引至安排好的房间。我方人员不宜久留，让客人及时休息，消除疲劳。二、午宴时间：11:30-13 : 00地点：京华大酒店一楼牡丹厅出席人：总经理、徐副总、市场部经理、研发部经理、秘书；对方所有来宾。（12人）宴席规格：2500元/桌酒水：洋河蓝色经典天之蓝 42度480ml （ 2瓶）92裕解百纳干红葡萄酒（2瓶）注意事项：1. 秘书在午宴开始前，将拟好的菜单提前给对方秘书参考， 争取合乎 来宾的口味和习惯。在特色菜上，要多加介绍。午餐时间尽量不饮酒， 以免耽误下午行程。2. 座次安排：主陪为总经理，副陪为徐副总经理。主陪右方为客户方 总经理，左方为客户方副总经理，副陪右方为客户方市场

10、部经理，右 方为客户方研发部经理。其余人员按职务依次安排。图1：三、参观公司时间：15:00-17:00地点：光明公司总部出席人：总经理，徐副总，公关部人员，秘书；对方所有来宾 流程：1.14:30派车去酒店接来宾到我公司；2. 徐副总和公关部部长全程陪同，详细介绍公司各个部门以及工作流 程。各个部门经理向来宾介绍该部门情况；3. 向来宾展示我公司历年来取得的荣誉。参观时，要注意双方合照留 念；4. 参观完后，前往接待室休息。注意事项：公关部派人提前做好迎宾工作，放置“热烈欢迎银河电器公司领导莅 临指导”戗牌。时间：18:00 20:00地点：京华大酒店5楼晚宴厅主题：携手扬帆，共创未来-银河

11、电器公司欢迎酒会 出席人：我方总经理，徐副总，秘书、各部门经理、公司优秀代表及摄影师一名；对方所有来宾。（共30人）形式：冷餐会宴席规格：200元/人准备工作：1. 接待部人员提前半小时入场检查现场，欢迎横幅和海报，鲜花，气 球、彩带，酒水，茶点（酒店负责准备）；2. 徐副总主持活动，我方总经理致欢迎辞，营造欢乐祥和的氛围。摄 影师做好全程摄影工作。四、饭后休闲时间：20:20 21:30地点：陆琴脚艺出席人：徐副总、市场部经理，研发部经理；对方所有来宾费用：99元/人8月7日一、早餐 时间： 8:00 来宾在酒店大厅集合8:30-9:30 用餐时间 地点：富春茶社（广陵区得胜桥街路 35 号

12、） 出席人：徐副总，秘书及对方所有来宾 规格：夏沁宴配“魁龙珠”茶（ 960/ 桌）二、生产厂区参观活动 时间： 9:50 12:00 地点：光明公司生产厂区 陪同人员：总经理、徐副总、秘书、市场部经理、研发部经理、厂区 经理 活动具体安排： 9：309：50 从富春出发，乘车 20 分钟至生产厂区 9： 5011： 30 厂区参观（厂区环境、生产流程参观） 11：3012： 00 会议室座谈 a 厂区介绍（厂区宣传片，介绍 PPT） b技术交流（技术人员PPT讲解，互动） c 会场服务（茶水及相关材料准备） d 拍照（依重要程度，进行拍照留档） e 会后整理（会场整理，客户所需资料，装袋赠送

13、） 12：0013： 00 午餐（厂区接待厅） 13：0013： 20乘车送回酒店 注意事项：1. 确定行程后，提前通知厂区做好准备，与厂区相应负责人联系，告 知参观事宜及注意事项。2. 参观厂区期间，配备讲解员全程陪同讲解。3. 会议室提前布置好会场，准备好茶水、纸巾以及所需文件资料，调 试好话筒、投影等设备。4. 安排专业人员对来宾提出的问题进行解答。5. 午餐按照接待重要客户的规格准备。 宴席规格： 1500元/ 桌酒水：洋河蓝色经典天之蓝 42度480ml （2瓶）92 裕解百纳干红葡萄酒（ 2 瓶）三、会议洽谈活动时间：14:40 来宾在酒店大厅集合15:00 17:00 洽谈会议地

14、点：光明电子集团二楼会议室主题：促进双方公司友好交流，推动双方进一步合作主持人：光明电子公司徐副总经理 参会人员：银河电器方：总经理，畐U总经理，总经理秘书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理光明电子方：总经理，徐副总经理，秘书，市场部经理，研发部经理, 项目部经理，公关部经理会议议程:时间议程发言人15:00宣布会议开始主持人15:05光明公司致欢迎词光明公司总经理15:15银河电器公司代表致辞银河电器公司总经理15:25光明公司介绍本公司2013年产品研发情况及2014年最新产品情况光明公司研发部经理15:45客户代表发言银河电器公司研发部经理16:00光明公司介绍20

15、13年产品销售情况及2014年市场调查预测光明公司市场部经理16:25客户代表提问银河电器公司市场部经理16:40双方就协议涉及容洽谈17:00闭会并合影留念会议布置形式：横列式会议座次：左右排列法，长桌。主位为银河电器总经理，主位左边首 位为银河电器副总经理，右边首位为总经理秘书，其余人 员按左右顺序依次落座；光明电子方按照对方座位排布对 应入座。图2：AT I A4 | A2 | 盟 | A3 | A厂 |T?刃 | ©5 | 旳 | Bl | B2 |&4| 陆令imA为客方B为主方会议准备：会议物品准备及会场布置：1. 会场入口摆放两盆绿色盆栽，会议桌中间摆放鲜花；2

16、. 每个座位前放置一瓶矿泉水，一条放在小碟子中的湿毛巾，每两 个座位间摆放一盒纸巾；3. 桌上按顺序摆放桌签、双方各配置两个话筒（双方总经理各配置 一个，其余两个为流动话筒）；4将所需资料文件（会议议程、公司宣传册、 2013年上半年产品资 料、2013年产品质量报告、2013年上半年客户反馈资料、2014年预 计新型产品汇总资料、2014年市场预期调查报告）分发至每个座位、八刖；5将标有“光明电子公司与银河电器公司交流洽谈会”的横幅悬挂 于幕布上方；6. 安排摄影、摄像位置。会前检查：1. 电脑、投影仪的检查调试；2. 音响、话筒、摄影摄像设备的检查调试；3. 会场卫生的检查、温度的调试。注

17、意事项：1. 服务人员及时添换茶水，更换毛巾；2. 会后由本公司秘书汇总出会议纪要；3. 会间摄像拍照及会后合影留念。会议物品准备明细表：序号用品名称数量单价备注1盆栽2100元/盆2鲜花820元/盆3横幅1100元/条4纸巾85元/盒5矿泉水220元/箱6绿阳春1200元/包7小碟子143元/个8毛巾165元/条9集体照1410/10桌签14公司自备11茶具1412电脑113投影仪114话筒415音响216相机117摄影机1四、晚宴时间：18: 0019: 30地点：西园大酒店宴会厅出席人：总经理，徐副总经理，秘书，市场部经理，研发部经理，市 场部经理助理，研发部经理助理；对方所有来宾。（1

18、4人）座次安排：主陪为总经理，副陪为徐副总经理。主陪左方为客户方总 经理，右方为客户方副总经理，副陪左方为客户方市场部 经理，右方为客户方研发部总经理。其余人员按职位依次 安排。（参见图1）宴席规格：3000元/桌酒水：洋河蓝色经典天之蓝 42度480ml（ 2瓶）92裕解百纳干红葡萄酒（2瓶）注意事项：1. 接待部安排人员提前在西园大酒店大厅等候来宾；2. 王总经理不能吃过于甜腻食物，菜肴以清淡为主，辅以几道特色菜 肴。五、夜游古运河时间： 20:00 21:00 地点：便益门广场南门遗址 陪同人员：总经理，徐副总经理，秘书 注意事项：1.由西园驱车至便益门广场， 客人登船后，司机驱车至南门遗址等候。 游览完送回酒店；2. 在画舫上准备果盘及茶水。8月8日一、早餐时间： 7：308：00 地点：京华大酒店餐厅 注意事项： 提前告知对方秘书此次用餐在京华大酒店，需凭房卡用自助早餐。二、畅游瘦西湖时间： 8：10 来宾在酒店大厅集合8:30 11:20 游览瘦西湖 陪同人员：徐副总经理，秘书，摄影师一名。 准备工作：1. 秘书 8 点到达京华大酒店大厅等候2. 门票及饮品购买 路线：大虹桥南大门徐园四桥烟雨小金山白塔 五亭桥望春楼熙春台二十四桥石壁流淙 锦泉花屿北门，配备导游讲解。三、午宴时间： 11：3013：30 地点：趣园陪同人员：总经理、徐副总经理、办