采购付款中的风险防范

1、研发绩效管理实务采购付款中的风险防范由于市场竞争日益激烈导致大量产品从卖方市场向买方市场转变、市场上的产品质量差异巨大、多种 不同性质的经济体并存以及社会诚信体制的不健全等等原因，导致企业采购一一付款业务变成了舞弊风险 的高发区。另外，在采购一一付款业务舞弊风险中，商业贿赂尤为严重。作为企业管理者必须对此有充分 的认识。而企业采购与付款循环从实践的角度看，主要可以分成五个环节，分别是：采购申请、合同建立、 货物和服务的验收、处理发票、支付货款。这五个环节中每个都有其关键控制点。针对于此，笔者将结合 各个环节中存在的舞弊风险谈一谈付款业务预防的措施和方法。预防环节一：采购申请企业采购事项主要包括

2、：生产原材料采购、外协加工产品采购、设备采购、备品备件采购、工程 材料采购、各种服务如保险、水电气、软件、甚至外包项目。所有的采购申请都应当详细地记录备查，在 购买之前获得相应管理层的批准。采购申请应当由申请批准人和采购执行人之外的人提出。采购申请应当 包括必要的信息：采购内容（如实物采购，需说明规格和数量等）、估计可接受的价格、采购原因、要求到货日期等。如为特殊类型采购也应事先规定相应的审批链，例如项目性采购需项目组批准、危险品采购需 专业小组批准等。风险点1:可能进行未经授权的、欺诈性的或不必要的采购。控制措施：事先规定相应的审批权限，对特殊采购的范围和审批人进行明确定义。可以通过电子 审

3、批系统进行审批流程设定。如为手工审批，则应保留申请审批的原件，用于在采购和付款环节进行控制。风险点2:以紧急为由先采购后申请。控制措施：制定紧急采购流程，减少事后采购。规定事后采购必须提交说明并经过更高级别的审 批。将事后采购的比例作为对部门的考核项目之一，事后采购项目过多说明部门工作计划未做好，也可能 是采购申请流程、采购流程过于拖沓。如果为后者，则应限制采购审批流程的审批时间，提高审批效率。风险点3:如果公司审批权限依据预计采购金额设定，则可能存在将同一事项分开申请以降低采购申请的审批级别的问题。控制措施：这种情况无有效的措施完全规避，但可以在制度中规定同一事项不得分开申请，可以 将违背该

4、事项纳入员工诚信正直条款处理。采购处理环节对多个申请建立一个合同的情况进行控制。付款 审核环节对发票联号情况进行控制。风险点4:超过审批金额的购买，或同一审批结果重复使用。控制措施：付款审核时需审验采购申请单原件。如为同一申请分次采购，则有以下几种方法：（1）可规定原件单独保存，每次采购后在原件中注销；（2）可规定采购申请单使用一次后即不可再用，剩余金额留在下次重新申请；（3）可以由申请人和采购员之外的人员对申请使用情况用表格进行跟踪，付款审核 人员随时可得到最新的剩余金额信息。第三种方法会带来另外的风险，即如果付款审核由多个人员同时进 行，有可能发生某个付款审核人未及时更新申请金额使用信息，

5、使另外的审核人据以审核的信息非最新信 息。这种情况可以通过网上传递信息或规定严格的处罚措施来降低风险。预防环节二：合同建立采购部门应当根据批准的申请内容，在满足公司在质量、价格、技术和服务方面的要求的前提， 通过公正和合乎道德规范的方式识别合适且最有效的供货商，建立合同或协议等。采购程序应由申请采购、 付款处理之外的人员进行，目的是将价格的谈判和货物的验收及发票的验收职责分离。风险点1:可能发生未经授权的采购。控制措施：规定可以不需经采购部门寻价而直接采购报销的事项，例如差旅费、政府性收费项目 等，清单之外的采购需求必须通过采购寻价流程。如部门建议不通过采购寻价流程则需要经采购、财务和 公司管

6、理层的联合批准。付款审核部门在审核付款时，对于应经采购寻价的项目，应当审核发票是否与采页脚内容1研发绩效管理实务 购批准的价格、数量相符；对于不需经采购寻价的项目，应审核是否经过批准。风险点2:申请部门限定品牌或单一供应商，致使公司不能够获得最优产品或最优价格。控制措施：对限定品牌或供应商的情况规定需书面说明并经过更高级别的审批。限定品牌和供应 商只能由非采购人员进行。风险点3:采购人员未进行充分比价，可能得不到要求质量的最优惠价格。假如获得了不正确的材 料或服务或得不到完善的技术，则可能产生额外的费用。由于不正确的材料或材料缺乏可用性，挑选的供 货商可能不能在必要时交付材料或服务，导致日程中

7、断或停工。控制措施：对采购报价轮次、比价方法、价格批准权限进行严格规定，如未按规定进行比价应提 交书面说明并由更高级别的采购经理进行审批。风险点4:采购人员通过选择业务能力差别较大的供应商等方法，使得比价结果或产品试验结果只有一家供应商符合要求。控制措施：规定如果结果只有一家供应商符合要求，应重新选择供应商或应进行书面说明和特别 审批。风险点5:采购员和供应商之间的利益合谋。控制措施：对采购、财务等部门通过填写利益冲突问卷、廉洁培训、诚信正直承诺等形式进行道 德风险防范，并对员工违背诚信正直、职业道德的情况给予严格处理。预防环节三：货物和服务的验收控制的关键是将货物和服务的验收、发票的验收与合

8、同建立职责分离，保证货物按照合同要求验 收。应当规定验收人和验收审批权限，一般是由使用部门来验收。对于验收合格的货物或服务才可以安排 付款。风险点1:部门未按照合同要求验收货物。控制措施：规定收货需要的流程，提供由工程师等专业人员提供的验收报告等，验收报告应由高 级别的他人或独立的他人审核批准。规定验收规范，例如需先了解合同规定，根据合同的数量、质量要求 验收等。风险点2:验收不及时或验收信息未及时传递到发票处理部门。控制措施：可以通过 ERP系统来记录验收情况，避免重复验收和重复付款。如不通过系统，可以 根据经批准的验收报告来付款。如供应商发票尚未开具而货物或服务已接收，也应根据接收情况估价

9、入账。风险点3:对质保金收货的控制。控制措施：对于工程或服务类合同经常会规定质保金条款，约定保留一定的工程尾款，一定期限 内无质量问题再支付尾款。对于尾款之外的款项，应当由使用部门按照合同要求验收并出具验收报告后安 排支付。如为固定资产，在主体验收合格后，还应该按照合同金额进行预提，对质保金单独设立应付账款 明细科目反映。质保期到，验收部门出具报告，通知财务支付质保金（如质保期内无质量问题）或不支付 （如有质量问题）。财务应对每笔质保金进行跟踪，到期提醒使用部门提交报告。如确定不需支付质保金， 还应调整固定资产的原值，相应重新计算折旧。预防环节四：处理发票 所有因采购货物和劳务而收到的发票（包

10、括相关收货单）都要及时和正确地处理。这些发票要由有关人员记入恰当的会计科目和正确的会计期间。因采购货物和劳务而收到的发票应附有完整的支持文件/单据来证明货物已经收到、服务已经提供和付款已经批准。支持文件包括：已批准的采购定单、服务提供确认单（确认提供服务所用的时间和/或完成的工作内容）、详细记录了收到的货物/服务的内容和数量的收货单或者电子版记录、详细记录了货物 /服务验收结果的文件。公司主管部门应负责审核付款申请中所列示的无采购定单、收货单、原始发票或无相关凭证的支出的合理性。注：审批付款的人员不应负责实际付款操作。完整的支持文件（例如，收货报告/服务确认单，页脚内容2研发绩效管理实务采购定

11、单等）应附在履行付款的发票后，或者与发票相匹配。在批准付款前，要审核这些支持文件。这里 应注意：负责审核原始凭证的人员不应负责收货、批准付款和进行付款。风险点1:在尚未收到货物/服务时就借记应付账款，可能发生未经批准的付款。控制措施：发票应附有经批准的货物或服务验收证明才可以入账和安排付款。应付账款部门必须 和其它部门员工如采购、生产物流控制、工程、市场、人事等建立良好的沟通渠道以便及时解决问题。风险点2:发票未及时、正确地入账，可能导致付款不及时，应付账款或其它负责科目余额、相关 费用科目、存货等的资产类科目余额不准确。不按期付款可能影响公司的信用等级评定，也会导致无法享 受供应商提供的现金

12、折扣。由于超过了发票的付款期，也可能会支付大额的费用和利息。控制措施：负责对账的人员不应同时涉及编制会计分录或者资金付款。应及时调查和解决供应商 就关于发票未付款和货物或服务数量差异提出的疑问。及时审阅、调查和解决超期的、对应关系不恰当的发票、采购定单和收货记录。收货应同采购定单的明细或发票人工地或者自动地对应。要适时地对长期的未达收货确认单、采 购定单或发票进行调查。应注意对收货、采购定单和发票的核对、未决事项的跟踪进行职责分工。每月进行应付账款账龄分析，对超过正常付款期限未支付的款项进行调查。还应及时和供应商对 账查找未达账项原因。风险点3:发票传递丢失，可能造成不能够及时付款。增值税发票

13、的超过法律规定期限还会造成进 项税不能够抵扣给公司带来损失。控制措施：登记并且负责收回传递出的用于审批的发票。最好由应付账款部门统一接受供应商的发票并且登记后分发给相关部门审批。当供应商把发票直接寄给了其它部门审批时，收到发票的部门应负 责告知应付账款部门及时记录发票的业务。建立发票签收流程，对于收到的发票应有回执反馈供应商，便 于分清公司和供应商的责任。风险点4:发票重复录入，导致虚计应付账款重复付款。控制措施：比较好的方法是通过系统控制对于每个订单只能进行一次操作。如为手工处理，对于 已经处理的发票应该作标记，防止重复录入发票。预防环节五：款项支付如果发票先计入应付账款，应当根据合同约定安

14、排按时付款。如不需采购寻价而直接凭发票报销 的事项，则应审核发票是否经过批准。风险点1:重复付款。控制措施：对货物和服务的所有付款，都必须附有收货单、服务提供确认单或付款批准单。规定 发票批准、收货单都必须是原件，则可有效防止重复付款。应注意，负责付款审核的人员不应同时负责收 货、批准付款和付款。如果收货单位和供应商串通可能性大，则可规定通过独立的财务或采购部门对订单 执行情况进行控制来防范，还可以通过事后盘点、对账等查出。如根据合同需要预付款项时，要审阅供应商对账单中有无超额付款和异常付款。另外，还应该对应付账款的负数余额进行分析。风险点2:付款金额错误。控制措施：在付款前，审核发票、货物/

15、服务的验收和采购定单，确保付款已获得批准、货物 /服务已收到、价格和数量准确无误、在限额内支出以及使用的会计科目正确无误。付款前要保证原始凭证的完整无缺，没有价格和数量上的差异。当发票超出了事先建立的采购定单的限额或超出其它标准时，要在付 款前上报和审查。在手工签发支票或银行转账付款前，付款批准人在批准付款以前，审核发票的完整性、明晰性和 准确性。应注意，负责签字批准的人员不应同时负责收货、单据核对、付款审计和资金付款。如果出现已经退货或索赔却未及时入账的情况，那么应付账款就会虚增，同样相关费用、存货和 资产账也会虚增。可以通过从生产管理部门及时获取退货或索赔报表形式，在付款前将退货或索赔均入

16、帐。 特别对于不再继续提供服务的供应商，应在停止服务前严格审核。风险点3:付款信息错误，收款人信息等可能不正确。控制措施：建立供应商信息库，由独立于应付账款批准、付款批准的人员进行信息维护。付款批准人应审核付款信息是否和信息库相同。建立、更改供应商的代码、名称、地址、银行账号等信息时需有 来自供应商的证明。风险点4:付款时间提前或延后，造成现金折扣损失或公司信誉度受影响。控制措施：定期对应付账款进行账龄分析，定期和供应商对账可以部分避免，。如果涉及现金折扣较多，公司应建立确保在恰当时间取得供应商提供的提前付款折扣的程序，例如资金预算分析等。【内控建议】1 .当应付账款明细出现借方余额时，要及时进行调查和处理。将待处理的借方余额按照规定的程 序记入资产类账户“余额在贷方的应付账款”科目。2 .如应用系统，应定期审I应付账款系统记录/故障报告和安检报告。3 .大额的货物和服务采购要在相关发票和收货文件所示的月份入账。可在程序文件中规定相关部门有责任预提记录尚未传递给应付账款部门的发票和由于收到货物和劳务而产生的负债。4 .应建立流程保证正确维护应付账款主文件的所