从教学管理角度谈对高校学籍档案管理

1、从教学管理角度谈对高校学籍档案管理    摘 要： 随着高等教育事业的发展，学籍档案信息资源的开发和利用工作显得越来越重要。本文从教学管理部门的角度阐述了高校学籍档案管理的重要性，以及学籍档案管理中存在的问题，最后提出了加强学籍档案管理应采取的措施。关键词： 教学管理 学籍档案 思考高校学籍档案是指高校在招生录取、教学活动、学籍管理、学位授予、毕业生就业等过程中形成的对国家、社会、学校有保存价值的文字、图像、声像等原始记录，它是以人为记录对象的档案。1它是学生从入学到毕业整个培养过程发展状况的真实记录和反映。由于近年来高校招生规模的扩大，分配、教学改革的

2、不断深入，因此学籍档案管理是一个重要的研究课题。一、学籍档案管理的重要性学籍档案材料包括新生录取名册、新生入学登记表、学生成绩单、学生学籍登记表、学生入团入党材料、毕业生登记表等。存以为用是档案管理永恒不变的任务。它不但能为已经毕业的学生提供在校期间的历史资料，同时也能为社会提供辨别文凭真假的凭证，而且对整个教育教学、科研工作和学生管理有着重要的参考价值。1.满足学生需求。（1）继续深造需查档案。随着就业压力的增大，越来越多的学生在毕业后选择继续深造或者出国留学，在申请报名或者复试时，相关单位一般要求必须出示原就读学校盖章的录取底册、大学成绩单、毕业证明和学位证明等相关资料，尤其是学生办理出国

3、留学手续时要求更为严格，有些国外学校不仅要求提供原始档案复印件，而且要求提供学生在校期间的品行鉴定表、任课教师推荐信等资料，这就大大增加了学籍档案的利用率。（2）补办毕业证明需查档案。有些学生因保管不慎将个人毕业证丢失，补办毕业证明时需由学校出具学历学位证明等相关材料才可到相应部门挂失后补办。2.满足社会需求。一方面，学籍档案能够全面准确地反映学生的政治素质、专业素质和身体素质，可以为用人单位提供查询服务，以满足社会选择人才的需要，也是发现人才和识别人才的重要途径，为毕业生自我推荐、自主择业创造了条件。另一方面，学籍档案能够真实地反映出学生的毕结业情况及获得学位情况，学籍管理档案保存有每一位毕

4、业生的学籍材料，并按规定作了最原始的记录。辨别学历、学位真假的最好办法是到相关高等学校核查学生学籍管理档案，就能判定真伪。3.满足学校需求。学籍管理档案详细记录了高校教学管理中的各个方面，这些记录可以为教学管理提供可靠信息。完善的学籍档案可以提供准确的数据和资料，从而反映出每学年学校教学水平的高低及管理的好坏，进而及时发现问题以采取对策，改进工作，提高教学质量，学校还可以根据社会对人才的需求程度，形成符合实际的科学决策，制订出切合社会需求的教育教学方案。二、学籍档案管理存在的问题高校学籍档案信息资源已成为服务社会最为频繁的查阅利用信息。但是，学籍档案因其原始真实性、周期系统性、多样复杂性，构成

5、了一个庞大的“数据库”，在实际工作中，学籍档案管理存在的问题也逐渐暴露出来。1.学籍档案材料收集繁琐。目前，高校对学籍材料管理，往往是教务处负责学习成绩、学籍变动、毕结业及获得学位情况的记载；学生处负责学生在校期间思想政治表现、奖惩情况及结业情况；而学生的毕业实习、毕业论文情况则由论文指导教师负责。形成多头管理，给档案材料的收集带来很大麻烦。2.学籍档案填写不规范、纸张不统一。学籍档案中的表格大部分由学生自己填写，其中有的学生书写潦草，甚至有的学生在填写姓名时使用简化字；而且有学生在丢失学校发放的表格后，借用其他同学的空白表格复印，复印在A4、B5纸上情况都有，造成纸张标准不统一。3.学籍档案

6、内容欠完整、欠准确，缺乏必要的审核。学籍档案的完整组档一般在毕业生离校前几天，由毕业生将填写好的各种表格交回教学管理部门，教学管理部门再根据毕业审核结果组织填写学业情况并加盖公章，同时要将收集填写好的一部分材料（如学位存根、学籍登记表、成绩单等）移交学生工作部门，由学生工作部门负责组建学生个人档案。另一部分材料由教学管理部门移交学校档案馆。时间之紧迫致使教学管理部门没有时间来检查学生的表格填写是否完整、正确，造成了学籍档案内容欠完整、欠准确。4.学籍电子档案的组建周期长。在学籍档案材料移交档案馆前，教学管理部门要将本届毕业生的档案信息手工录入学籍电子档案系统，但是教学管理人员不是专职档案管理员

7、，他们需要在日常工作中下抽时间录入学籍电子档案，导致学籍电子档案的组建周期长。三、加强学籍档案管理的措施鉴于高校学籍档案所发挥的重要作用，针对上述问题，我们高校应切实加强和完善学籍档案管理工作。对此，我结合自己的工作思考了以下四个方面。1.制订周密的收集方案。一份完整的学籍档案需要对学生的入学注册、考勤与纪律、学习成绩、专业变动、休学与退学、奖励与处分、毕业与结业等方面做完整的记录，数据来源涉及招生、教务、学工等几个部门。因此，需要制定周密的收集计划，根据学籍档案的形成规律，采用多种方式收集，在收集学籍档案以前就要主动收集相关基础资料，并应主动加强与相关部门的联系，各部门之间积极配合就能保证学

8、籍档案材料及时收集到位。2.加强档案知识宣传，提高全员的认识。学籍档案管理工作是学校建设的重要组成部分，如果中间的任意一个环节出现失误，都会影响学籍档案的完整性和真实性，档案信息无论对个人还是集体来说都是很重要的历史信息资源。我们应在学生填写学籍档案材料前，从书写、纸张、内容等方面进行严格要求，通过多种形式，宣传档案的重要性及档案与他们学习和生活的紧密关系，培养学生的档案意识。同时，我们特别要强化学校各职能部门的档案意识，也应在业余时间学习档案管理的常规知识，因为只有真正从思想上认识到档案的重要性，才能确保学籍档案的准确性与完整性。3.对学籍档案材料进行检查审核。由于数据来自不同部门，质量、格

9、式难免参差不齐，因此，需要从原始材料的收集整理做起，在收集时各部门之间进行分工，明确工作职责，务必进行检查，发现问题及时纠正，确保归档材料的准确性和真实性。4.解决学籍电子档案管理系统与学籍信息管理系统兼容性问题。为适应新形势的要求，各高校运用先进的信息技术，建立一套完整的、规范的学生学籍信息管理系统，该系统主要包括学生基本信息模块、成绩管理模块、学籍异动信息管理模块等。这些信息都是学籍电子档案所需要的，但是我国大部分高校档案馆使用的学籍电子档案管理系统还是基于半手工录入，造成时间上、人力上的大量需求。如果学籍电子档案系统能与学籍信息管理系统兼容，能够直接对数据进行归档，不仅能降低在人力、时间上的需求，而且能保证学籍电子档案的完整性、准确性。总之，学籍档案管理是高校教学管理的重要内容。我们不能只满足于整理和保存，必须努力学习，善于思考，积