湖南计算机股份有限公司管理标准

1、QG湖南计算机股份有限公司管过QG/PLA07.00-2002文件控制程序2005-03-25 发布2005-03-28实施湖南计算机股份有限公司发布质量管理体系文件控制流程图：湖南计算机股份有限公司管理标准文件控制程序QG/PLA07.00-20021范围本标准规定了本公司与质量体系有关的文件及资料的控制要求，以确保各有关场所使用文件的有效版本。本标准适用于本公司与质量体系有关的文件和资料的管理。2引用标准QG/PLA07.04-2002评审及更改程序QG/PLA08.02-2002质量记录控制程序QG/PLA07.01-2002产品（软件）研制程序3 定义本标准采用下列定义。3.1 文件和

2、资料。包括两种形式：a、以书面文字、图表形式表达的；b、用计算机媒体，如磁盘、存贮芯片等形式表达的。4 职责4.1 质量管理部负责质量管理手册、程序文件的发放、更改控制和管理。4.2 项目负责人负责设计文件的存档。5工作程序与要求5.1 文件和资料的分类5.1.1 质量体系文件a、质量管理手册（包括质量方针和质量目标）；b、质量计划c、程序文件；d、岗位职责（包括分解的质量目标）；e、质量记录。5.1.2 技术文件a、各类设计文件，包括图纸和检测文件；b、工艺文件，包括作业指导书。5.1.3 外来文件a、各类质量体系标准、技术标准；b、相关法律法规。5.2 质量管理手册的编制、批准、发布、更改

3、、版本控制按质量管理手册中“手册控制”的规定执行。5.3 质量计划和程序文件的发布、更改等控制由质量管理部负责。5.4 技术文件的编制、批准、发放控制按产品（软件）研制程序执行；更改按评审及更改程序执行。5.5 质量记录的编写、批准、更改按质量记录控制程序执行。5.6 文件的编写a、质量管理手册和质量计划由管理者代表组织；b、程序文件由质量管理部经理组织；c、管理文件（制度）由相关部门领导组织。5.7 文件的编号规定5.7.1 程序文件QG/PLA.XX.XXX-XXXX年%文件序号文件分类号企业标准代号企业管理标准代号5.7.2 质量记录表格*记录表格代号各部门按质量记录名称编目，并按规定时

4、间间隔装订5.8 文件的批准5.8.1 质量体系文件a、质量管理手册由最高管理者批准；b、 程序文件和质量计划由管理者代表批准；c、 管理文件（制度）由相关部门负责人批准。5.8.2外来文件（标准）a、质量管理体系标准由公司法人代表批准选用；b、强制性国家标准和法律法规，本公司必须执行;c、推荐性国家标准，由项目负责人批准选用。5.9 文件的发放5.9.1 质量管理手册和质量计划由质量管理部负责发放到各部门负责人,编号后在文件发放登记表上登记。5.9.2 9.2程序文件由质量管理部负责在公司局域网络发布。各部门和岗位可通过计算机从公司局域网络浏览文件，无法借助网络浏览的个别部门，质量管理部负责

5、另行登记发放。除质量记录表格外，从网络复制和下载均属无效版本。5.9.3 外来标准由标准档案室保管，凡需要者，可到标准档案室借阅或复印，管理员作好借阅或发放记录。5.10 文件的补发5.10.1 凡文件损坏无法使用时，文件资料持有人可持损坏文件到发放部门补领，损坏文件由发放部门负责人监督销毁。5.10.2 文件丢失，由文件丢失人写出书面报告，部门负责人审批，到发放部门补领。文件管理员应给予新的编号，并注销丢失文件的编号；必要时，将注销的文件编号通知相关部门，防止误用。5.11 文件的更改程序文件的更改，由提出人填写文件更改申请表,质量管理部实施并填写文件更改登记表,收回旧文件;其更改批准是管理

6、者代表。更改后的文件在公司局域网络发布执行。5.12 文件的定期评审与更新5.12.1 在下列情况下，质量管理部经理应组织对文件进行评审：a. 组织结构发生变化时；b. 产品结构有重大调整时；c. 过程有重大变化时；d. 适用的法律法规有重大变化时；e. 内部审核时。5.12.2 在每年的内部审核结束时，质量管理部经理应组织对文件进行评审，确定是否需要更新；其评审意见应记录在内部质量审核报告中。5.12.3 文件经评审修改后，质量管理手册需经最高管理者批准后实施，程序文件需经管理者代表批准后实施，操作性文件需经部门领导批准后方可实施。5.13 文件的版本控制5.13.1 程序文件更改时，版本由

7、A至Z依次使用，在程序文件名称后面加注版本号；本公司2005年3月发布的质量体系文件均为A版。1.1.2 2附在程序文件后面的记录表格式样及附录，更改时版本不予控制。1.1.3 3外来标准：标准档案室管理员每年底应对其版本的有效性进行核查，及时通报有关部门。1.14 文件的管理1.14.1 质量管理手册、程序文件、由质量管理部保存。1.14.2 质量记录由各相关部门保存。1.14.3 外来标准由标准档案室保存。1.14.4 技术文件由标准档案室保存。1.15 文件的作废与销毁1.15.1 文件更改有实质性操作变化时由质量管理部确认更换版本，原版本文件作废。1.15.2 文件销毁，由文件管理员填

8、写文件（记录）处理清单，质量管理部经理批准予以销毁；有利用价值的作废文件需保存时，质量管理部经理批准，文件管理员在“作废”印章上划一圆圈，以示标识。1.15.3 失效标准销毁，由标准档案室管理员填写作废标准处理清单，质量管理部经理批准予以销毁；有利用参考价值的作废标准需要保存时，质量管理部经理批准，标准档案室管理员在“作废”印章上划一圆圈，以示标识。6 支持文件不需用。7 记录7.1 质量记录7.1.1 QG/PLA08.00-2002文件发放登记表7.1.2 QG/PLA08.01-2002文件更改申请表7.1.3 QG/PLA08.02-2002文件更改登记表以上记录由质量管理部保存3年。

9、7.2 工作记录7.2.1 文件（记录）处理清单。7.2.2 部门发放文件一览表。7.2.3 作废标准处理清单。以上记录分别由相关部门和质量管理部保存。文件更改申请表JL/PLA08.01-2002更改文件的名称对部门更及改意原见因（签字）年月日对部门领导意见（签字）年月日相关1（签字）年月日部门2（签字）年月日意见3（签字）年月日更改概要（签字）年月日审核部门意见（签字）年月日批准（签字）年月日湖南计算机股份有限公司文件发放登记表JL/PLA08.00-2002文件名称文件编号版本号份数收文部门签字日期文件（记录）处理清单（工作记录）编号文件（记录）名称数量（份）保存期限处理时间备注保存部门在：此衣仔小部门审批人：年月日填表人:年月日湖南计算机股份有限公司文