记录管理程序

1、东风汽车有限公司环境/职业健康安全一体化管理体系程序文件文件名称：记录管理程序文件编号：DFL1CP0362编写部门：安技环保部编 写 人：李 伟 日期：2005年6月20日审核：高本忠 日期：2005年8月10日批准： 日期：2005年9月7日会签表部门会签人日期部门会签人日期东风汽车有限公司环境/职业健康安全一体化管理体系程序文件记录管理程序文件编号：DFL1CP0362第2版修订状态：第1页 共3页1 目的和范围1.1 目的通过对管理体系记录进行有效控制，达到记录规范化，确保环境/职业健康安全一体化管理体系有效运行、并为实现可追溯性以采取纠正和预防措施提供依据，特制定本程序。1.2 范围

2、本程序适用于东风汽车有限公司（以下简称公司）环境/职业健康安全一体化管理体系覆盖的单位。2 相关文件文件编号 文件标题东有司发200443号 东风汽车有限公司管理体系文件编写规则DFL1C-P007-2 文件管理程序 安全质量标准化考评标准3 术语3.1 记录：是有关环境/职业健康安全一体化管理体系策划、实施与运行、检查与纠正、管理评审全过程的真实记载。4 职责4.1 安技环保部是记录管理的主管部门，负责公司级记录的统一编制和管理。4.2 各职能部门、各工厂（子公司）负责本单位使用的记录的编制、填写、保管与销毁等管理工作。5 工作流程及控制要点5.1环境/职业健康安全记录的分类: 体系策划记录

3、:a.识别环境因素/危险源清单以及评价出的重要环境因素/重大危险源清单；b.适用于公司的环境/职业健康安全法律、法规、标准及其它要求的清单等； 实施与运行纪录:a.环境/职业健康安全培训记录；b.信息交流与协商、相关方投诉及处理记录；c.文件管理记录；d.运行控制记录；e.应急响应演练记录；f.供方、承包方等合同文本及相关记录等； 检查与改进纪录:a.特种设备、防雷装置检验记录；b.作业环境检测记录；c.环境监测记录；东风汽车有限公司环境/职业健康安全一体化管理体系程序文件记录管理程序文件编号：DFL1CP0362第2版修订状态：第2页 共3页d.员工健康及职业病检查记录；e.事故、事件调查处

4、理记录；f.不符合、纠正与预防措施记录；g.内审记录；h.管理评审记录；i.监测、检验仪器、仪表校验记录；j.体系日常检查的各种记录等。 安全质量标准化考评标准中使用的各种记录。5.2 记录管理原则5.2.1 记录实行公司和工厂两级管理。5.2.2 记录必须明确标识其名称、编号、记录内容、使用或填写部门、记录人、记录日期等，确保从标识上能够易于识别。记录表单的编号按东风汽车有限公司管理体系文件编写规则执行。体系日常检查的自制各种记录和安全质量标准化考评标准中使用的各种记录由各工厂（子公司）依据东风汽车有限公司管理体系文件编写规则的规定执行。5.2.3 记录能体现可追溯性。明确管理和保存记录的责

5、任部门或责任人。5.3 记录表式样的制定5.3.1公司级记录的表单式样由安技环保部制定，规定保存期限和编号，发至各职能部门、各工厂（子公司）使用。5.3.2工厂级记录的表单式样由各职能部门、各工厂（子公司）根据需要制定，规定保存期限和编号，发至各作业岗位使用。5.4 记录的填写5.4.1记录填写应及时、完整、真实、清楚。5.4.2记录填写错误后不可涂抹，可以杠改。即可在错误处划一道横杠，将正确内容填写在附近。5.5 记录的归档和保存5.5.1公司级记录，由安技环保部负责建立记录清单，由规定的职能部门或各工厂（子公司）负责归档和保存。5.5.2 工厂级记录以及各工厂（子公司）采用的公司级记录，由

6、本单位安技环保部门建立记录清单，由本单位相应部门负责使用、归档和保存。5.5.3凡归档的记录按要求填写记录归档登记表。5.5.4所有记录按规定期限由责任部门或责任人负责保存。 记录可以呈任何形式（纸质、软盘、光盘等）保存，其保管方式应便于存取和检索，保管设施应有良好的环境条件，以防止记录损坏、变质和丢失。东风汽车有限公司环境/职业健康安全一体化管理体系程序文件记录管理程序文件编号：DFL1CP0362第2版修订状态：第3页 共3页5.5.6各职能部门、各工厂（子公司）的记录每年进行一次整理、分类、编码、装订后归档。5.5.7 查阅记录要由记录保存责任部门负责人批准。5.5.8 记录保存期限按程序文件规定执行。5.6 记录的修改、更新、作废、销毁管理按DFL1C-P007-2文件管理程序执行。6 记录记录编号 记录名称 保存期限DFL1C-G044-2 记录归档登记表 长期DFL1C-G045-2 记录清单 长期7更改记录表更改情况序号更改单编号更改人日 期更改处数更改标记东风汽车有限公司记录归档登记表部门： 编号：DFL1