对企业建立会议管理制度的思考

1、对企业建立会议管理制度的思考    会议，是一个组织机构建立内外联系，促进信息纵横向沟通，贯彻方针政策，明确职责，解决、协调经营管理活动中各种问题的必要手段。会议模式可映射出企业的文化内涵及精神理念，展示管理者的偏好及风格。现实中会议形式主义泛滥的现象并不鲜见，如何建立会议管理的新体系，使之内容规范化、形式简洁化、实施高效化，应该引起相关职能部门尤其是管理者的重视，文章试对此进行研究。一、会议分类及会议管理对象按法律地位分，有法定会议及自定会议。前者如按现代企业制度建立起来的公司要求定期召开股东会、董事会及监事会，以及关于信息发布与报告的会议等，对此，公

2、司法有详尽的规定，企业必须无条件遵守。后者指企业根据自身需要举行的有一定目的的会议，是日常管理的必要手段。按会议内容划分有投资会议、人事会议、财务会议，生产、销售、订货会议等。按会议目的划分如决策会、碰头会、讨论会、协调会、通报会等。按会议规模大小及与会人员范围划分有部门内部会议、全员会议、联席会议、管理机构会议、外部会议等。还有其他划分方式不再一一列举。以上的会议分类中，法定会议及必须参加的外部会议属于企业的“硬成本”，部门内部会议及基层会议的成本、效益已体现在部门负责人或部门的责任考核中，而跨部门会议，不仅占用二个以上部门的资源，而且是中高层管理者的主要工作内容之一，具有较强管理示范意义，

3、因此本文将之作为会议管理对象，来探讨会议管理制度的建立、实施及效益评价。二、会议管理的目标会议管理的目标是实现会议效率最大化。效率指投入产出比，即针对会议的目的去选择有效的会议程序以追求一定效益实现下的成本最低或一定成本下的效益最优。明晰会议目的是达成效率的前提，围绕目的进行计划、安排及组织，这正是现代价值工程论的精髓。尽管不同的环境、文化产生不同的会议模式，有的企业通过会议来收集甚至加工信息，有的企业依赖于会议来沟通，有的企业仅利用会议来作出决策，有的企业把会议作为散漫高谈的场所，有的企业则实行精心的事前准备及严格的现场控制，但一般来说，会议是决策正式发布前的必经程序，也是管理者用以上情下达

4、，下情上陈的常用工作形式，因此，会议的目的可概括为：决策、协调、评价与报告。三、会议管理的内容为实现会议效率目标而进行的一系列管理活动即构成会议管理的内容，包括会议体制建立、会议程序安排、会议责任核算、会议责任评价四个方面，具体分述如下：（一）会议体制即根据企业自身的管理特点及需要建立的制度化的会议安排。这样形成了各部门之间的信息沟通周期，便于工作安排、资料准备及问题的集中解决，同时在体制建立的过程中，以效率为准则理顺了各种会议之间的关系、目的，一定程度上减少了会议重复、低效的现象。会议体制可在保持一定的稳定性的基础上进行适时调整。表1以某公司的会议体制为例。（二）会议程序会议程序化的好处在于

5、消灭徒具形式的会议，力求优质、高效地达成会议目的。事前的会议信息传达利于有针对性的充分的资料准备，从而节约会议时间；会议决议反馈利于增强会议决议的严肃性及督促其得到执行，从而保证会议效果。1、主办者签发会议通知单，由工作人员送达各拟出席者处签章后返回。主办者填写：会议名称，举行时间、地点，会议内容，会议预定时间长度，出席者及应准备的资料（复印份数），可否代出席等；拟出席者填写：签名，变更或修正意见，委托出席事项等；如返回至主办者的通知单上有变更意见而主办者可以接受的话，主办者应重新发送通知单。这样主办者、出席者均对会议内容心中有数，既使会议开得紧凑，又利于达成良好的会议效果，较之会议时间的浪费

6、，事前会议内容的充分送达是值得的。2、召集开会。主办者应严格按预定的时间和议题开会，促进守时守秩的良好习惯形成；资料的展示也是主办者要考虑的，如在电子化会议中，准备好必要的会议设备和熟练的操作人员等。3、会议记录及反馈（适用于关系重大的决策型会议）。忠实于会议做好会议记录并经整理后在一定期限内分送与会者及有关人员签字认可，作为重要的会议档案以备日后查阅。整理期限也须以高效为原则，如有的外资企业规定为会议结束后2天内。会议记录及反馈的目的是分清责任，提高会议严肃性，促进与会者提高责任心，认真发言，对提高会议质量有积极影响。4、会议决议及执行情况督查。会议结束后，主办者除了拟定会议决议，发布成文的

7、制度、措施等，还须重视检查会议结果的执行、落实情况。一般在会议中应约定经与会者同意实施检查的期限，如会议结果的实施情况不佳，可能需再次召集会议重申、协调和解决，这时又重新进入会议召集程序。有的企业专门对会议资料准备及会议记录格式、决议报告等文书、图表作出规定，形成相关部门的日常工作内容，以保证资料的正确性和权威性，明确责任，提高会议准备的质量。表2为某公司的会议报告书一览表。（三）会议责任核算任何一项管理措施若缺少合适的考核与评估，流于形式就难以避免，会议管理也不例外。1、会议责任核算涉及部门。主管部门负责评议会议效益、协调会议成本的归属等事项，由于本文所研究的会议管理的对象是跨部门的中高层会

8、议，所以对会议效益的评价由经营管理机构负责，可在定期举行的经营管理机构会议上做出评议，在部长会议上公布评议结果。记录部门负责报告核算及反馈，一般是财务部门。发生部门则是责任中心，是考核对象，一般是会议主办部门，因为其职能既定且在履行职责的范围内有权决定会议的举行次数、时间等，另外，有些情况如专为某个部门协商事项所发生，主办部门可和与会部门协商进行费用分割。2、会议责任成本。在实行部门单独核算及考核的体制下,“管理费用”的二级明细账户设为“部门”，三级明细账户再设为“会议成本”。每次会议结束后主办部门将会议通知书复印件交财务部门进行会议成本核算，会议通知书复印件上记载有会议实际时间长度，实际出席

9、者签名等基本要素，是会议成本核算的原始凭证。财务部门要注意按照内部核算的思路进行内部转账，以保持总账平衡。会议成本确定是会议管理的难点问题。作为衡量效益的一个量化指标，会议成本不再隐藏于管理费用中而是单独列示出来。如何选择简便可行而又误差较小、利于评价的成本确定方法，需要运用相关财务知识进行反复地设计、估算、验证后才能最终确定。这里给出一个公司的成本计算方法以供参考：会议成本=直接成本+间接成本+直接费用直接成本=会议时间×（与会管理人员人数×与会管理人员每分钟工资额+与会一般人员人数×与会一般人员每分钟工资额）；间接成本=会议时间×每分钟会议费（会议费

10、即会议室、空调、电话等固定设施的折旧费用以及会议专职服务人员的工资性成本等）；为简便起见，每分钟会议费可使用年度预算标准值，即年度会议费预算÷年度会议时间预算，与会人员每分钟工资额也可使用年度预算标准值；直接费用即该次会议发生的标语制作、饮料、餐费、办公用品费用等。3、会议责任报告。财务部门定期提供会议成本数据反馈至各发生部门及主管部门，各发生部门据此制作会议分析报告，列明每次会议的目的、决议、实施进度、产生的直接间接效果、会议成本、分析说明等，向主管部门报告，作为主管部门进行评价的依据。（四）会议责任评价由于对会议收入的记录需借助某种估计、假设，其本质上是虚拟收入，因此对之核算非常

11、困难，且由于收入核算系统设计上的风险过大，使其计量结果难以信赖；另外会议在面临经营活动中的许多不确定因素时，可能会增加不少临时的、非常规的任务，将之单纯作为费用中心来管理亦不符合实际，所以对会议的责任评价最好能着眼于效益，由发生部门结合量化的会议成本进行自我评估（即对会议收益的定性或定量分析）并报告给主管部门，目的是在保证职能不发生缺失的基础上提高责任效率。总之，建立会议管理制度时，要记住“管理基于现实，循序渐进，适时而变”的原则，进行大量的调查分析和认真测算，在此基础上找到合适的管理方法，使之易于接受和推行。千万不要本末倒置，因管理成本过高而阻碍创新与变革，“管理出效益”是一个艰苦的创造和落实过程，理念、决心和行动三者缺一不可。（作者单位：潜江华润燃气有限公司）    你可能感兴趣的论文