基于三级管理模式的设备建账系统设计

1、基于三级管理模式的设备建账系统设计卞晶1,周勇义2,邢承杰1(1.北京大学计算中心,北京100871;2.北京大学实验室与设备管理部,北京100871摘要:针对高校设备管理工作中设备建账业务的信息采集方式进行探讨,提出校系用户三级管理模式,并介绍了此模式在设备建账服务系统中的应用特点和意义,详细阐述了应用系统的设计和处理流程。关键词:设备建账;设备管理系统;信息采集中图分类号:T P 319文献标志码:A 文章编号:1002-4956(201104-0277-03D e s i g n o f a n e q u i p m e n t r e g i s t e r s ys t e m b

2、 a s e d o n t r i -l e v e l m a n a ge m e n t m o d e B i a n J i n g 1,Z h o u Y o n g y i 2,X i n g C h e n g j i e 1(1.C o m p u t e r C e n t e r ,P e k i n g U n i v e r s i t y ,B e i j i n g 100871,C h i n a ;2.O f f i c e o f L a b o r a t o r y a n d E q u i p m e n t M a n a g e m e n t

3、 ,P e k i n g U n i v e r s i t y ,B e i j i n g 100871,C h i n a A b s t r a c t :T h i s a r t i c l e d i s c u s s e s o n t h e p r o c e d u r e o f i n f o r m a t i o n a c q u i s i t i o n i n t h e e q u i p m e n t r e g i s t e r m a n a g e m e n t f o r u -n i v e r s i t y e q u i p

4、m e n t ,a n d p r o v i d e s a t r i -l e v e l m a n a g e m e n t m o d e l .I t a l s o p r e s e n t s t h e f e a t u r e s a n d s i g n i f i c a n c e o f a p p l i c a -t i o n b a s e d o n t h e m o d e .T h e d e s i g n o f t h e a p p l i c a t i o n a n d t h e p r o c e s s i n g a

5、 r e d e s c r i b e d i n d e t a i l .K e y w o r d s :e q u i p m e n t r e g i s t e r ;e q u i p m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m ;i n f o r m a t i o n a c q u i s i t i o n 收稿日期:2010-12-27作者简介:卞晶(1972,女,安徽,大学本科,工程师,研究方向:实验技术.E -m a i l :b i a n jp k u .e d u .c n 1现状设备管理信息系统是电子校务的重要组成部

6、分1,也是建设使用较早的应用系统。经过多年建设和使用,北京大学设备管理信息系统为学校仪器设备管理工作信息化、规范化做出了重要贡献。北京大学仪器设备种类多、数量大,且分散在各个院系使用,这使得完整而有效的信息采集成为管理工作的关键。目前,系统中设备基本信息数据的初次获取采用院系采集、校级审核建账的管理模式2,即:首先由院系级设备管理员核对设备领用人填写的设备卡片,然后由其将卡片中的信息输入到应用系统中,最后经校级设备管理员审核建账3。此方式为校系二级协同工作,对信息采集的及时性和数据的准确性发挥了积极作用。2存在的问题设备建账工作的效率,不仅关系到系统能否及时反映学校仪器设备状况,而且影响其相关

7、业务工作的进行。按照相关业务管理规定,设备购买后,首先在学校设备主管部门登记,然后才能办理财务报销手续。在校系二级管理模式中,院系级设备管理员负责本单位所有设备基本信息的初次录入工作,但随着各院系工作的规模增长和业务拓展,也带来了新的问题4。首先,随着教学、科研的发展,设备经费投入增加,需要建账的设备增多,在没有改变现有工作方式和管理人员数量的情况下,院系级设备管理员的信息录入工作量加大。其次,经常有因设备管理员依照设备卡片上填写的信息录入时,由于对设备不是非常了解,而造成信息录入错误的情况。显然,这些问题会影响设备建账工作的效率和质量。为解决上述新产生的问题,设备管理部门提出了设备建账信息采

8、集的新模式,即增加最终设备使用人员的参与,由设备使用人员负责设备基础信息的录入工作,从而形成最终用户参与的三级建账管理模式。3校系用户三级建账管理方式校系用户三级管理的数据采集方式,是先由设备购买人或领用人在应用系统中录入要建账设备的基本信息,然后由该设备所在院系或实验室的设备管理员根据相关资料核对系统中的设备信息,并将正确的信息提交给实验室与设备部。最后,经校级设备管理员审核,完成设备建账工作。这种三级管理的建账模式I S S N 1002-4956C N 11-2034/T 实验技术与管理E x p e r i m e n t a l T e c h n o l o g y a n d M

9、 a n a g e m e n t 第28卷第4期2011年4月V o l .28N o .4A pr .2011如图1所示 。图1校系用户三级管理模式示意图新模式是对目前校系管理模式的扩展,是将应用系统的采集点延伸到数据的提供者,而不仅仅依靠相对有限的数据获取渠道。其优点是:一方面减轻了院系级设备管理员在数据录入上的工作压力,使他们有更多时间和精力去专注数据检查工作和业务处理;另一方面,作为数据提供者的最终用户可直接提供数字化的设备信息,提升了数据采集的实效性和可靠性5。在新模式中,数据提供者的范围扩大,不仅限于设备的负责人或领用人,还可以是委托代理人,提高了系统的适用性。4设备建账服务系

10、统的设计4.1主要功能根据设备建账业务要求,按照设备的购买渠道,将设备基本信息采集分为国内采购设备信息采集和国外采购设备信息采集2种方式。国外采购设备是指由设备部统一办理,并且经过外贸代理商购买的进口设备。国内采购设备是指除国外采购设备外所购买的其他设备。设备建账服务的主要功能模块包括国内采购设备信息采集、国外采购设备信息采集、院系审核、校级审核建账和数据转储。(1国内采购设备信息采集。录入新购国内采购的设备信息。(2国外采购设备信息采集。补充修改新购国外采购的设备信息。(3院系审核。院系设备管理员根据原始材料对新录入的设备信息进行核对。(4校级审核和建账。校级设备管理员对院系提交的设备信息进

11、行审核、建账。如果审核通过,则生成正式的设备数据,完成建账工作;否则,数据返回给院系设备管理员,更正后再做审核。(5数据转储。在北京大学2008年开始运行的经费使用和设备采购进程管理系统6(简称采购系统中,存储了所有需要建账的国外采购设备的重要基本信息。基于数据共享原则,此功能模块是将新购国外采购设备的部分信息定期从设备采购系统取得,经过转换处理后,存储到本系统数据库中。在数据转换处理过程中,为待建账设备增加标识属性,并将此属性的数值通过邮件功能发送给院系管理员和联系人。4.2系统用户系统用户包括校级管理员、院系级设备管理员、教师和学生。其中教师和学生类型用户是非本系统注册用户。为方便最终用户

12、使用,并结合实际情况,数据录入者可以是设备的负责人或领用人,也可以是其委托的教师或学生。5系统安全机制5.1数据权限数据权限是依据设备管理工作的要求划分:校级设备管理员可以管理应用系统中所有院系录入的设备,院系级设备管理员只能管理本单位或本实验室的设备,教师和学生只能维护其录入且未审核或审核未通过的设备信息。如前面的系统功能所述,国外采购设备信息的采集过程是数据先定期从采购系统处理、转储后,再由需建账服务的用户使用。因用户类别不同,采取的数据权限的控制方式有异。院系级设备管理员录入本单位的设备基本信息时,通过转换后的数据中带有设备所属单位信息加以识别,从而限制了数据的访问范围。由于最终用户的情

13、况复杂,数据中也没有其相应的信息,因而教师或学生初次录入时,是通过使用已得到的标识属性来访问待建账设备的数据。5.2安全控制为保障系统在开放环境下的数据安全,应用系统从系统访问和业务流程两方面进行了严格的安全管理。设备建账服务采用统一安全系统7的用户认证服务,并在设备基本信息创建时记录数据录入者的信息,方便追溯数据来源。数据初次获取后,经过院系级管理员、校级管理人员两级审核,保证了信息的可靠性。6处理流程设备建账服务的处理流程是:用户使用本人的校内统一用户账号登录应用系统。进入系统后,对国内采购设备,只需按照发票凭证所列设备填写设备基本信息,最后提交给系级设备管理员。对国外采购设备的处理方式有

14、所不同。用户输入待建账设备的标识属性,系统将先前数据转储处理后的对应标识属性的数据显示出来,用户只需根据需要修改补充设备信息,即可提交数据完成采集录入工作。此外,用户还可以修改未提交和审核未通过的设备信息,但不能删除处于此状态下的国外设备信息。院系级设备管理员对最终872实验技术与管理用户提交的设备信息进行核对,再将检查完的数据上报。校级设备管理员对设备信息二次审核,数据无误后,建立正式的设备基本信息,建账流程完毕。主要处理流程如图2所示 。图2设备建账处理流程图异常情况的处理流程有:当教师或学生不能直接录入设备基本信息时,则应由负责的设备管理员处理;院系级和校级设备管理员的权限,除了与普通用

15、户相同的录入权限外,还有这样对当前审核的信息做修改的权限,减少数据返回提交人处理的频率,提高建账工作效率;校级设备管理员可以删除无需建账的国外设备信息。7结束语校系用户三级管理的设备建账服务系统能够提供更灵活的数据采集方式,使得数据获取更方便、快捷,信息更及时、准确。同时,跨业务应用的数据整合,使设备主管部门能够针对重要的新购设备实时了解其建账情况,从而增强了设备管理流程中不同业务系统间的协作能力,促进管理服务水平和质量的提高。参考文献(R e f e r e n c e s1种连荣,王倩宜,张治坤.基于信息集成的电子校务建设J .教育信息化,2006(10:218-222.2王国强,谢立.基

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17、治坤.校园I A A A 系统内容研究和设计实现J .教育信息化,2006(10:櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍櫍437-441(上接第272页参考文献(R e f e r e n c e s1孙名松,周梦熊,李胜利.基于UM L 的高校教育信息化评价系统的模型研究J .大连理工大学学报,2005(45:287-290.2徐勉,王景光.高等教育信息化的现状、问题和对策J .教育信息化,2003(10:10-11.3李海成.高师院校计算机基础教育的现状分析J .中国成人教育,2008(1:160-161.4刘静,王晓丹.信息技术在高校教学中的应用J .科技信息,2008(33:179.5张计龙,胡艳秋.中国高校信息化评价指标体系调查报告之三:教学科研信息化科研协作有待加强J .中国教育网络,2008(8:58-59.6朱震.网络辅助教学平台的设计J .现代远距离教育,2006