采购管理制度

1、采购管理制度及流程第一章总则第一条 为了规范公司的物资采购业务，制定询价、议价流程，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强公司物资采购的监督管理，特制定本制度。 第二条 本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。 第三条 公司的采购部门或采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购，货比三家，同等材料质优、价廉、服务好者中标。 第二章采购流程第四条 请购的提出 1、原材料请购：生产技术部计划人员参照下月生产计划根据现有物料状况、库存数量、请购前置期等要求，每月开立下月的所需原材料采购申请单，经仓库和财务审核后，并在每月1号的采购计划会上讨论批准。2、检

2、查井配件请购：仓库每月30号盘点结束后，根据现有库存情况参照安全库存数据填写采购申请单，经财务审核后，并在次月1号的采购计划会上讨论批准。3、生产设备、配件、实验仪器设备等：设备采购由生产技术部提前填写采购申请单申请，经分管领导批准、财务审核后由采购部执行采购；实验仪器设备等由品管部填写采购申请单经分管领导批准、财务审核后由采购部执行采购；机器设备维修保养临时需要配件的由机器设备使用部门提出申请交分管领导批准后采购部执行。4、办公劳保用品等：其它各部门所需的办公物品、劳动保护用品、各种日常耗材及零星物资采购由综合部负责开立采购申请单，经财务审核后交采购部执行采购； 5、采购申请单应注

3、明物料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经主管审核，并依请购核准权限送呈相关人员批准； 6、紧急请购时，请购部门应于采购申请单备注栏注明“紧急”字样。 第五条 请购核准权限 1、生产所需原材料单笔请购金额预估在人民币2万元以下者，由副总核准，超过此数额的，由总经理核准； 2、生产需购买的机修配件、零件、配件等，价值在1000元以下的由生产负责人填写材料请购单报仓储部，价值在1000-20000元的由生产负责人上报副总签字确认后报仓储部，由仓储部统一汇总后报采购部；价值在20000元以上的由生产负责人申请、副总确认后上报总经理签字后方可送采购部。

4、60;3、常用办公物品、劳动保护用品、各种日常耗材及零星物资请购，由综合部填报采购申请单，综合部主管批准、财务部审核后方可交采购部执行，空调、热水器、高级家具及单件物品价格在1000元以上的由总经理核准。 第六条 请购的撤消 1、已开具请购单，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转送采购部，必要时应先口头知会采购部。 2、采购部门接获通知后，立即停止采购。 3、如遇特殊情况未能及时停止采购时，采购部应与原请购部门商讨并妥善处理善后事宜。 第七条 采购方式 根据本公司实际情况，公司物料采购采用以下四种方式

5、：1、公司通用性大宗物料（塑料粒子、井盖、密封圈等），依定时定量计划进行采购，尽量采用招标方式选择固定供应商，采购部应事先选择供应商，确定供应价格及交易条件，办理合约采购，根据公司生产经营需要分批送达； 2、办公劳保用品等采用定时采购的方式，每月1号前由综合部提出办公用品下月具体采购计划报财务审核后，经采购计划会讨论通过后交采购部执行，采购部于次月5日前一次性完成采购送达工作；3、一般采购除1、2以外的零星物料，采用按需求随时采购的方式；4、公司物流合作商、承运商、实验器材、宣传用品供应商等的合作价格、合作合同以及合作方式等均由采购部代表公司对口联系，确定固定供应商后统一交相关部门执

6、行，其他部门如原有供应商或有供应商信息的可交采购部统一联络。第八条 询价、议价1、采购部采购人员接获核准后的请购单，应选择至少三家列入公司合格供应商名录内的供应商作为询价对象； 2、确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受前条所限； 3、向供应商采购时，应附其报价明细表，如供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表； 4、选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商的顺序选择；5、供应商提供报价的物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应向请购部门确认； 6、专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价； 7

7、、询价后，如有必要，采购部应至少选择两家以上供应商进行交互议价；议价应注意品质、交期、服务兼顾。8、 采购部应针对每种产品建立完整的合格供应商档案，每月制作月度采购工作汇总表并每月30号在采购计划会上汇报当月的采购价格整体情况和对比分析情况以及当月供应商产品质量状况；9、采购部应保证完成一个季度一次的供应合作询价比价工作，扩大公司供应商名录，询价比价包括物流承运商、材料供应商等的所有与我公司的合作价格问题，并制作询价比价对比分析表向公司汇报。第九条 议价原则 遇以下状况时，采购部应及时与供应商议价：1、 市场价格下跌或有下跌趋势时； 2、 采购频率明显增加时；3、

8、 本次采购数量大于前次时； 4、本次报价偏高时； 5、有同样品质、服务的供应商提供更低价格时； 6、其他有利于公司条件时 。第十条 定价核准及采购原则1、采购人员询价、议价完成后，填写采购询价、议价单（对内使用），随附各供应商回传的采购询价单（对外使用），必要时附上书面说明，呈领导审核；领导审核时，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由分管领导亲自与供应商议价。 2、单笔采购金额在2万元以下的采购订单，价格由采购部分管领导核准，确定供应商；超过2万元的采购订单，其价格提交总经理核准后确定供应商。3、同一产品询价时有多个供应商报价的，

9、在保证质量、服务等的前提下按照低价优先的原则选择供应商，同等价格和品质的情况下按照长帐期优先的原则选择供应商。 第十一条 订购作业 1、采购人员接获经核准的供应商后，应尽量争取以我公司出具的购销合同模板作为对外签订合同的依据，尽量不变动合同条款，特殊情况需要变动合同条款的需先经综合部法务审核后方可修改，对外签订合同非特殊情况不得使用供应商提供的合同，以防出现对我公司不利的条款。 2、若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于购销合同上明确注明。 3、采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。 第十二条 验收与付款 1、

10、 采购的所有物品采购到公司后统一放入待检验区，由采购部开具检验申请单经领导批准后品管部安排进行检验，品管部检验合格的物品后由其他部门安排试用，由试用部门提供试用报告，检验不合格的物品直接联系采购部，不在安排试用，具体试用及检验部门如下：采购验收各部门参与信息表序号物品分类采购部品管部其他部门负责内容提供材料负责内容提供材料负责内容提供材料1塑料粒子、色母等核对产品及数量、检查产品合格证、安排货品进入待检验区、收集检验和试模报告检验申请单、试用申请单、样品封存质量检验质检报告生产部安排试模试模报告2井盖、井筒、胶圈等配件核对产品及数量、检查产品合格证、安排货品进入待检验区、收集检验和试用报告检验

11、申请单、试用申请单质量检验质检报告客服部技术员安排试用配件试用报告3机器设备、维修配件等核对产品及数量、检查设备合格证、安排货品进入待安装区、收集检验和安装调试报告检验申请单、试用申请单质量检验质检报告设备使用部门安排设备安装设备安装调试报告4实验仪器、器材核对产品及数量、检查设备合格证、安排货品进入待安装区、收集检验和试用报告检验申请单、试用申请单质量检验质检报告设备使用部门安排设备安装调试设备安装调试报告5办公用品、宣传用品、劳保用品等核对产品及数量、检查合格证、安排货品进入待检验区、收集检验报告检验申请单质量检验质检报告宣传用品由综合部安排复检质检报告6其他物品检查合格证、安排货品进入待

12、检验区、收集检验报告检验申请单质量检验质检报告2、经采购部验收材料齐全、质检报告结果合格、试用/试模报告结果合格且无其他质量问题等争议的，采购部凭申购单、到货物品清单、产品合格证、质检报告、试用/试模报告等材料到仓储部协调入库，入库时以上材料均需提供复印件交仓储部一并留存，凡资料不全者，仓储部有权拒绝安排物品入库。 3、各部门验收工作需在48小时内完成，严禁推诿、拖拉的工作作风。4、验收过程中为避免出现作弊等行为，所有供应商信息采购部不得对任何人透露或通过任何形式让其他人员知晓，同时采购部必须严格要求供应商做好保密工作，凡发现采购部泄露供应商信息的出现一次给予经济处罚200元，情节严

13、重的公司将给予责任人调岗处理，给公司造成损失的公司将追求相关人员责任。第三章采购物品的品质管理第十三条 采购品质文件资料要求  物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在购销合同、采购合约内予以明确规定： 1、 所订购物品的规格、图纸、技术要求等。2、产品技术精度、等级要求。 3、各种检验规范、标准或适用规格。4、所需的产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。5、其他特殊要求。 第十四条 合格供应商的选择  物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列 条件： 1、 经本公司供应商调查，列入合

14、格供应商名录内的供应商。 2、 提供的样品经本公司确认合格。 3、 类似物料以往采购的良好记录。 4、 公司其他要求。第十五条 品质保证的协定  物料采购，应由供应商承负品质保证的责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证： 1、 供应商品质管理体系需符合本公司指定的品质保证系统、如ISO9000等。 2、 供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。 3、 供应商应随货送交其出货品质检验合格的记录。 4、接受本公司必要的供应商调查。 5、保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致的不

15、良的责任承担与赔付。 第十六条 进货验收的规定  供应商提供的物料，必须经过本公司仓储部、品管部、采购部、生产技术部等部门人员的相关验收工作，主要包括下列几项： 1、 品质检验：品管部完善并依据产品检验标准、产品检验指导书进行抽样检验，以确定交货品质是否符合品质要求。 2、处理短损根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供应商索赔； 3、不合格品、检验不合格的物料，退供应商进行必要处理，由此造成的损失，向供应商进行索赔； 第十七条 品质纠纷处理  有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不

16、良等情况的处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下： 1、处理依据以双方事先约定的品质标准作为处理依据，并于购销合同上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司的要求为依据。 2、采购物料退货与索赔 （1）拟退回的采购物料应由仓储部清点整理后，通知采购部。 （2）采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。 （3）现货供应的退货，要求供应商更换合格的物料。 （4）订制品的退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。 （5）确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。 （6）

17、退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。 （7）双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司的损失向供应商索赔。 3、其它索赔规定 （1）供应商原因造成的交货延迟，以实际造成本公司的损失向供应商索赔。 （2）破损短少情形，由供应商补足合格物料，由此给本公司造成的损失，依实际发生状况索赔。（3）因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良，造成本公司的损失，依实际发生状况索赔。 （4）其他原因导致本公司的损失，依实际损失向供应商索赔。 第十七条 其他规定1、凡在采购、验收、试用、入库的环节中发现供应商存在行贿我公司相关人员行为的，立即终止合

18、同，停止合作，要求供应商赔偿我公司损失，并将此供应商列入我公司供应商黑名单，后期采购严禁使用此供应商，情节严重的我公司将通过法律途径解决。2、凡在采购、验收、试用、入库的环节中发现我公司员工存在受贿行为的立即给予放假反省处理，放假期限为1-12个月，放假期间公司不发放任何工资福利。情节严重的公司将追究相关人员法律责任。 附件一：供应商名录序号供应商名称供应商类别供应商编码联系人/职务移动电话固定电话传真地址主要供应产品名称录入人录入时间信用等级首次合作日期123456789101112131415161、供应商类别：a、生产商 b、代理商 c、其他 2、信用等级分为：A级（信用好）、

19、B级（信用一般）、C 级（信用较差） 附件二：采购询价比价对比分析表申购单位： 产品名称：规格型号： 数 量：序号供应商名称品牌总价格（元）发票及税率运费处理方式付款方式交货地点质保期限联系方式备注1234询价人建议采购部意见分管领导意见总经理意见 经办人： 日 期：附件三：月度采购工作汇总表（2015年 月）制表人： 制表日期：序号产品名称供应商名称采购明细采购总量平均单价（元）月度采购总额（元）已付款金额（元）前期欠款金额（元）待付款金额（元）备注 月 日 月 日 月 日 月 日1单 位数 量单 价总 价2单 位数 量单 价总 价3单 位数 量单 价总 价4单 位数 量单 价总 价附件四：

20、采购询价议价单（对内使用）序号物料名称规格型号计量单位计划采购数量供应商名称首次报价单价（元）议价后单价（元）付款方式交货日期运输方式收货地址备注12345678910111213141516制表人： 日期：附件五：采购询价单（对外使用）  单位           先生/女士：  本公司因业务需要拟向贵公司洽购下列物品，请速予报价，将作进一步联系。  待报价清单如下： 序号物品名称规格单位数量单价（元）总价（元）备注123456 一、

21、报价补充信息 1.交货期限： 囗于   年   月   日前交清                 囗订购后   天内交清  2.交货地点：  3.付款方法：囗交货验收合格后付款   囗交货后3个月内付款  囗其他付款方式请说明 4.订购方法：囗分项订购    囗以总金额为准 5、 发票以及运费信息：  发票情况：囗含发票，税率 囗不含发票   运费情况：囗含运费， 运输方式 囗不含运费 二、报价期限  上述报价有效期为 天。 报价单位： 报价日期：询价单位：合肥瑞瑶环保建材科技有限公司 单位地址：安徽省合肥市肥西县桃花工业园拓展区八公山路与长古路交口联系人：唐女士 电话： 传真件五：检验申请单品管部：  我部门经办的            货已到厂，共&#