项目退出管理规程

1、编号：*-KF-03项目退出管理规程版次：2019-A/1贞他：第1页共7页1 .目的规范物业项目服务退出管理行为，维护当事人的合法权益，保持物业服务活动的正常秩 序，圆满完成退出物业管理工作。2 .适用范围适用于公司接管物业（包括住宅小区、写字楼及其他类型的物业）的退出过程控制。3 .定义“退出”专指物业服务企业由于某种原因结束（中止）物业服务委托合同或前期物业服 务合同，解除委托关系，退出该物业服务的过程。4 .职责部门/岗位工作内容总经理负责物业服务项目退出申请及方案的审批人资行政中心负责退出项目员工的分流管理工作负责退出项目设计外联单位通报及沟通工作根据项目退出的资料归整、财务帐目分析

2、以及设施设备及公共场地移交前的检查等情况，咨询法律顾问进行法律风险分析负责公司物资回收负责退出工作的资料的存档品质运营中心负责退出方案的审核负责组织退出项目对需移交的设施设备及公共场地进行移交前的全面检查负责退出项目水、电、气、二次供水、有限电视、网络、电话等经营中管理资源的过户艾更负责总结退出经验，形成书面报告财务核算中心负责协助退出项目内、外经济协议及合同、物业服务费用、水电能耗等费用的清理和核算等工作负责退出项目的财务账目存档管家服务中心负责发起物业服务项目退出申请负责编制物业项目退出方案负责项目退出的具体实施工作编号：*-KF-03项目退出管理规程版次：2019-A/1页码：第2页共7

3、页5 .方法和过程控制5.1 退出的前提5.1.1 公司因物业服务项目经营管理或其他因素做出退出决定的，由所在项目管家服务 中心经理在公司要求时间内（需要在合同期满前3个月，超期服务的需在退出期限前3个月）编制物业项目退出方案报公司总经理审批。5.1.2 退出前公司应向委托方（开发公司或业主委员会）提出退出意向，说明退出的原 因、依据和预定退出管理的大概日期，征求委托方的意见，并要求委托方做好后续 接管的相关准备。一般情况下，只有在相关法律法规允许的前提下，并取得合同的 委托方的认可，对退出管理的计划安排达成共识时，才能进行退出活动，以取得双 方满意的效果。5.1.3 在特殊情况下，如委托合同

4、已到期，但业主委员会既不能与我公司达成共识、消 除造成退出的原因续签委托合同，又不准备接收移交时，公司可取得相关主管政府 部门的支持，在合理合法的情况下，坚持退出管理，并向主管部门或社区进行移交。5.2 退出的计划安排5.2.1 成立退出工作小组，由该管家服务中心经理为组长，财务核算中心、品质运营中 心等相关职能部门予以配合，分工完成退出准备及移交工作。5.2.2 由退出工作小组组长制定退出工作计划，具体安排退出洽谈、退出准备、移交及 善后处理等各阶段工作，并与业主委员会沟通，争取业委会对退出工作安排的认可。5.2.3 在与开发公司或业主委员会取得退出物业项目合法决定时，退出工作小组做好退 出

5、预警报告工作：A.在3个工作日内，将决定的具体内容书面告知开发公司、业主委员会，并对退出工 作的交接事宜进行协商；B.在3个工作日内，将决定的具体内容书面告知所在街道办事处、乡镇人民政府、社 区居民委员会和当地房地产行政主管部门；C.在物业管理区域的显著位置公示项目退出信息 30日以上。5.3 退出的准备5.3.1 退出资料准备退出前退出工作小组应指导管家服务中心和相关职能部门做好资料移交的准备，将 委托方在交接时交给物业公司的资料，对照交接时的资料清单进行核对，并按清单编号：*-KF-03项目退出管理规程版次：2019-A/1页码：第3页共7页目录顺序归类整理。资料如有失少或破损的，应有充分

6、的理由说明或有委托方的认 可；如有外借的，应及时追还，以准备移交。开发商重大遗留问题、对日常管理影 响重大的其他问题，应整理相关材料以便在移交时一并说明。已过期的资料，应进 行销毁工作并作好记录。物业管理服务合同中明确约定的我方义务，需提供书面资 料的，应预先准备。资料移交的准备应在计划移交日前三天完成。5.3.2 账务的整理和移交准备A.退出过程中需移交的财务账目，包括物业维修基金账目、经营性收支账目及其他有 必要移交的财务账目。B.物业公司财务核算中心应督促、指导和协同该管家服务中心的客服，做好需移交财务账 目账册的整理和准备，必要时可进行财务审计。所有财务移交的准备须在计划移交日前 三天

7、完成。准备工作进展应及时与移交小组沟通，保证整个移交工作的顺利进行。5.3.3 设施设备及公共场地移交前的全面检查品质运营中心应组织该管家服务中心工程人员对需移交的设施设备进行一次全面的 检查和必要的维护保养，有需要时可组织相关部门的维修力量协同进行。设施设备 移交的依据是委托方在交接时提供给物业公司的设施设备清单或相关资料以及在经 营性收入或维修基金中列支购买的设施设备的清单或相关资料。可包括：A.给排水系统（机房、管路、泵及相关标识等）；B.供电系统（管路、配电箱及相关标识等）；C.照明系统（路灯、庭院灯、草坪灯及相关标识等）；D.景观（水系、小品、公共休闲桌椅、凉宇、小桥等）；E.健身娱

8、乐设施及场地；F.消防系统（消控系统、消防栓、消防箱、灭火器及相关标识等等）；G.道路交通（路面、侧石、窘井及相关标识等）；H.监控系统（监控中心、周界监控设施）；I.可视对讲等智能化系统设施.5.3.4 绿化移交准备要求在当初交接时设施设备清单的基础上对照进行，也可另作移交清单， 逐项检查和保养或安排必要的整改，同时做好相关记录。对于由于自然损坏或其他 不可抗因素造成的设施设备损坏或报废以及目前未能正常投入使用的设施设备情况 应在移交清单上作充分说明，取得委托方的认可。编号：*-KF-03项目退出管理规程版次：2019-A/1贞他：第4页共7页5.3.5 法律风险分析根据资料归整情况、财务帐

9、目分析以及设施设备及公共场地移交前的检查情况，对 其中存在的一些问题，退出小组认为有必要进行法律咨询的，统一整理后报公司品 质运营中心，由公司品质运营中心咨询法律顾问后出具书面意见。5.3.6 接收方意见处理委托方（开发商或业主委员会）或下一任来接管的物业企业在办理交接手续前提出 的意见，退出小组应进行核对，对其中的分歧之处，应及时与对方协调，达成一致, 5.3.7移交仪式的准备A.根据移交工作计划，移交工作小组应在计划移交日前一周发函至委托方，确定移交 时间及移交流程，必要时可邀请当地房地产主管部门、街道和社区领导参加。B.移交工作小组应组织移交工作现场，包括必要的环境布置、记录表式准备等，

10、本公 司相关移交人员应随带移交资料按约定移交时间提前半小时到达移交现场，迎候委 托方和相关领导。5.4 退出的实施5.4.1 退出在当地房地产主管部门、街道和社区领导的监督指导下进行，以保证移交工 作的规范性和公正性。退出移交由移交工作小组组长代表公司负责进行，必要时公 司领导可出席移交仪式。5.4.2 物业资料移交物业管理公司在退出过程中资料移交，其本质是将委托方在委托物业管理时交给物 业公司资料返还给委托方。资料移交的依据是物业公司在交接时有双方签字的资料 交接清单。资料一般可包括：A.物业产权资料：项目开发批准报告；规划许可证；投资许可证；土地使用合同；建筑开工许可证；用地红线图。编号：

11、*-KF-03项目退出管理规程版次：2019-A/1贞他：第5页共7页B.综合竣工验收资料： 竣工图（包括总平面布置图、建筑、结构、水暖、电、气、设备、附属工程各专业 竣工图及地下管线综合布置竣工图）；建设工程竣工验收证书；公共配套设施综合验收合格书；供水合同； 供电协议书、许可证； 供气协议书、许可证； 有线电视合格证；通信设施合格证；电梯许可证。C.机电设备资料： 机电设备出厂合格证；供电设备使用说明书；（要求中文） 机电设备安装、调试报告； 设备保修卡、保修协议。D.业主资料：已购房的业主姓名、位置、面积、联系电话等；购房合同（如有）。E.其他资料：物业管理用房的位置、面积等相关资料。F

12、.因委托方原因未能移交的设施设备及相关资料，必须整理成书面材料，以便明确问 题的责任。G.资料移交后应由物业公司和委托方（开发商或业主委员会）在资料移交清单上签字 确认，以示物业资料双方移交的完成。如有下一任来接管的物业企业一同参加移交, 应有三方的签字确认。1.1.3 设施设备等实物移交移交工作小组设施设备相关人员在移交工作组长领导下具体负责设施设备及公共场 地的现场移交。并就相关问题作解释和回答。移交工作由物业公司和委托方之间进编号：*-KF-03项目退出管理规程版次：2019-A/1贞他：第6页共7页行，也可在委托方的要求下，由物业公司、委托方和下一个来接管的物业企业三方 一同进行。如在

13、移交中有争议之处，可与委托方协商，按达成的共识采取必要的措 施后，双方（物业公司与委托方）或三方（物业公司、委托方和下一个接管的物业 企业）在移交清单上签字确认，完成设施设备及公共场地的移交。1.1.4 公共能耗的结算如委托方或物业公司认为有必要，需将公共能耗的结算有一个明确的移交记录，可 由委托方和物业公司双方（或有下一任接管的物业企业参加的三方）共同记录公共 电表、水表在移交日的读数。1.1.5 经营性收入及物业维修基金等账务移交移交工作小组应向委托方或在委托方要求下的下一任接管的物业企业移交本物业区域 的物业维修基金和经营性收支的账目，具体可由公司财务人员实施移交，并就有关账目 问题作必

14、要的回答或解释。如事先有财务审计的，也可出具财务审计报告供委托方查阅、 核实。移交完成后，双方或有下一任接管的物业企业在内的三方应签字确认。1.1.6 欠交物业服务费的处理对于少数住户欠交的物业服务费，物业公司保留取还的权利，可委托下一任接管的 物业企业代为收取或在该户产权变更、抵押时依法处理；也可采取其他方法进行索 取。物业公司可争取委托方和下一任接管的物业企业的支持，在相关的移交资料上 对此作明确的说明。5.5 退出管理后相关问题的处理5.5.1 退出后管家服务中心人员的安排退出管理后该小区的物业服务人员，由公司人资行政中心统一调配，并在换岗前进 行必要的培训。5.5.2 公司物资的回收由公司出资购买的物资，在该小区退出时由管家服务中心造册交回公司人资行政中心， 根据物资情况由公司领导决定物资去向。5.5.3 该物业区域财务账目的审核公司财务核算中心对退出的物业管理区域的财务状况进行再一次审核，并作出财务 报告，作为该小区财务的总结一并存档。5.6 退出资料的整理存档退出结束后本公司关于该小区的一切资料全部由人资行政中心归档。财务账目由公 司财务核算中心存档。所有退出的资料及账册都应长期保存。项目退