合肥学院档案管理办法

1、合肥学院档案管理办法第一章 总则第一条 为了加强我院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、普通高等学校档案管理办法、安徽省档案条例，结合我院实际，制订本办法。第二条 本办法所称的档案，是指我院从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 应把档案工作纳入院整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。第四条 实行集中统一管理档案的制度，维护档案完整与安全，便于开发利用。第二章档案机构及其职责第五条 院综合档案室在院办公室的领导下，主管全院档案工作，对全院

2、的档案事业实行统筹规划、组织协调、监督和指导。第六条 学院应确定院长或一名副院长分管全院档案工作。第七条 系、部、处、机关各部门、各单位必须有一名负责人分管本部门的档案工作，并配备一名兼职档案员，具体承办本部门档案的收集、整理、组卷和归档工作。第八条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。第九条 档案工作人员（包括档案部门中的专职档案工作人员以及各单位中的以做档案工作为主的兼职人员）属档案专业技术人员，按档案专业人员职务试行条例，实行专业技术职务聘任制。第三章文件材料的归档与交接第 十 条 建立和完善文件材料归档制度，并纳入学院教学、科研和党政管理

3、人员的职责范围内，做到每项教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。第十一条 各系、部、处各部门在教学、科研和党政管理活动中形成的文件材料属于归档范围的，应定期向院综合档案室移交。任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。第十二条 各项工作与档案工作应实行“四同步”，即在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。第十三条 学院对科研成果、重大设备开箱、基建工程等进行鉴定、验收时，必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案室对应归档的文件材料加以审查，签署意见；没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。第十四条 实

4、行文件材料形成部门、课题组立件（卷）制度。文件材料的归档范围按普通高等学校档案管理办法执行。第十五条 归档时间与要求：（一）各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年4月底前归档；（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年9月底前归档；（三）科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内归档；（四）财会部门及各经济实体单位，在会计年度终结后，可暂由财会部门保管1-2年，期满后的次年5月底前归档。第十六条 教职员工个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向院综合档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。第四章档案的管理第十七条 院综合档案室应遵循档

5、案分类的规则，按照高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范，结合我院的实际情况，编制全院档案分类大纲和编号方案。归档的文件材料必须依照档案分类大纲和编号方案以及部门立件（卷）的原则，由文书部门或业务部门进行分类、组卷、编目和编号。第十八条 建立健全档案管理制度。对档案要定期进行检查，切实做好档案的防潮湿、防高温、防光、防尘、防鼠、防盗、防火、防污染等工作，确保档案的安全。第十九条 销毁档案必须按国家规定的程序和办法进行。禁止擅自销毁档案。第二十条 加强对保密档案的管理。保密档案密级的变更和解密，依照中华人民共和国保密法及其实施办法的规定办理。第二十一条 档案管理的现代化应纳入学院办公自动化

6、系统，同步发展。第五章档案的开发与利用第二十二条 院综合档案室所保存的档案，主要供本院利用。如其他单位或个人需要查阅时，应持介绍信，经院办公室主任或综合档案室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经院领导批准。第二十三条 院综合档案室必须编制必要的检索工具，并积极开展档案的编研工作，更好地为学院教学、科研和党政管理服务。第二十四条 院综合档案室提供利用的档案，应当用复制件或缩微品，盖有综合档案室印章，具有与档案原件同等的效力。第二十五条 院综合档案室应采取多种形式，积极开展档案宣传工作。第二十六条 院综合档案室应加强对档案的研究、整理，有计划地编辑出版档案材料。第六章奖励与处罚第二十七条 学院档案部门应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对下列优秀的档案工作人员和突出的服务成果、研究成果给予表彰、奖励：（一）档案管理、保护、利用工作成绩显著的；（二）在档案科学研究方面做出重要贡献的；（三）同违反档案法律、法规行为作斗争表现突出的；第二十八条 对于违反中华人民共和国档案法、安徽省档案条例的行为，应按照中华人民共和国档案法实施办法及安徽省档案条例第五章规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。第七章 附 则第二十九条 党群、行政、教学、科学研究、