高速公路档案管理办法

1、档案管理办法第一章总则第一条 为了加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在*高速公路*办各项工作中的作用，特制定本办法。第二条 本办法所指的档案，是指过去和现在驻地办在监理工作和社会活动中产生的各种具有保存和参考价值的文字、图表、声像等资料。第三条 档案管理的范围及分类(一)归档范围为驻地办在监理工作活动中直接形成和收集到的(包括上级文件、本级文件、下级文件、随机文件、荣誉档案、会议资料等)，具有保存和参考价值的各种文字、图表、声像等资料。(二)分类按照交通运输部公路建设项目文件材料立卷归档管理办法、*办*高速公路工程竣工资料编制管理办法、*高速公里工程档案预立卷制度和*办“鲁*

2、200998号”文等有关文件规定与要求，将其分为综合管理资料、工程质量、工程进度、工程费用、廉政建设、安全环保、创新创优文件材料等七大类别。第四条 综合档案室负责驻地办所有档案的集中统一管理工作，监督、检查和指导各科室的档案资料收集、整理工 - 1 -作及预立卷制度落实工作。第二章工作职责第五条 主管领导档案工作职责(一)依照国家的有关法律法规，对综合档案室实施行政管理，定期检查各项规章制度落实情况，对工作进行全面检查和指导。(二)协助档案室落实“三参加”、“四同步”管理工作。第六条综合档案室的主要工作职责(一)认真执行国家档案法、档案管理实施办法、交通运输部公路建设项目文件材料立卷归档管理办

3、法和*办*高速公路工程竣工资料编制管理办法，建立健全驻地办档案工作各项规章制度，并做到模范遵守、认真落实。(二)接受各科室移交的档案资料，对所保存的档案进行科学的整理和保管，发现问题及时报告并处理解决。(三)完成档案立卷归档工作。按照档案管理规范进行细致的科学分类立卷，案卷质量应符合*高速公路工程竣工资料编制管理办法、*高速公里工程档案预立卷制度要求，对室存档案实行数字化管理，建立档案目录数据库，实行机读目录检索，便于查阅使用，为中心提供方便快捷的服务。- 2 -(四)对各科室的文件资料管理，开展经常性的检查、监督和指导工作。(五)加强驻地办档案领导小组组建，组织专职、兼职档案员的业务学习和培

4、训工作，不断提高档案业务工作水平。(六)采取多种形式，开发档案信息资源，为驻地办*办以及社会提供服务。(七)负责各科室、部门引进、购进固定资产项目千元以上的车辆、办公用品、仪器设备开箱验收工作，收集随机文件装箱单、合格证、使用操作维修说明书、结构图纸和线路图，备件规格，验收清单等，建立仪器档案，并在发票上签收，否则不予报销。(八)参加工程竣工验收工作，按工程建设阶段进行资料收集、整理、归档。第七条 科室资料监理员的主要工作职责(一)认真执行驻地办档案文件资料管理的各项规章制度，做好文件资料的收集、整理和保管工作。(二)认真履行工作职责，加强责任心，完成中心下达任务及科室各项工作中产生档案资料的

5、收集整理工作，落实预立卷工作制度。(三)应该移交的档案资料，按照本年度工作方案进行分类移交。(四)经常进行业务学习，不断提高自己的资料管理水平， - 3 -虚心接受档案管理人员的检查、指导及培训。第三章 档案的移交第八条 科室档案资料的移交工作，由本科室兼职档案员负责办理。科室所有的文件资料，均属于应移交的范畴，任何科室和个人均不得据为己有或者扣留。第九条 科室应做好档案移交前的准备工作，资料收集齐全，分类整理形成预立卷，经各科室主任和监理组长审核，确认正确无误后，再进行移交。收发文等档案资料一月移交一次，抽检资料文件可一季度移交一次，一般采取一次性交接清楚的方法。第十条 档案室负责接收各科室

6、移交的档案资料。在接收案卷时，管理人员按照档案管理制度工作方案和各科档案分类表，一丝不苟，认真检查验收，并进行复核，合格后方可归档。接收的案卷一般应该是原件，对不应该归档的资料文件予以剔除，不规范或不符合规定的案卷拒绝接受。第十一条 移交案卷时，应办理好交接手续，交接双方在档案移交清册上签字认可。档案移交清册由档案室留存，以便于日后工作查询利用。第十二条 各科归档工作全部完成后，由档案室进行统计，统计结果纳入驻地办年度工作考核。第十三条 档案鉴定工作应成立“档案鉴定组”，鉴定组 - 4 -由驻地办档案管理领导小组组成。职责是：依据档案鉴定标准，对过期档案进行鉴定，对当年档案进行质量评估。档案的

7、鉴定可参照国家有关规定进行。在鉴定档案时，鉴定组成员应认真检查，反复核对，严格把关，保质保量的对档案进行鉴定，并对鉴定的档案完全负责，鉴定后应分别进行签字。第十四条 对超过保管期限的档案，经过鉴定后，有利用价值的，重新制定保管期限。确定无保管价值的，档案室工作人员应详细填写档案销毁清册，报档案管理领导批准后方可销毁。档案销毁工作由档案室人员参加的二人以上人员负责实施。第四章档案的管理第十五条 档案管理工作实施科学化、规范化、制度化的管理模式，建立科学的管理制度，培养优秀的管理人才，配备实用的基础设备和高新技术设备，吸收先进的管理经验，推行高效的管理方法，采取有力的管理措施。第十六条 档案工作人

8、员应当忠于职守，遵守纪律，熟悉档案专业知识和本单位业务工作，主动热情，诚恳耐心的进行服务。综合档案室及各科室的档案工作均应做到收发登记清楚，传阅运转快捷，交接手续齐全，分类统一标准，整理符合要求，存放井然有序，保管完整无损，调阅方便迅速，回归一步到位。- 5 -第十七条 档案工作人员应充分提高对档案管理的安全防范意识，严格遵守安全制度和保密制度，对档案采取有效的措施加以保护，防止损毁、丢失或泄密。在工作中应经常检查核对档案，维护档案的完整性，发现损毁或变质的档案应及时修复或复制，发现由于保管条件或其它原因可能导致档案损毁和不安全的因素，应立即报告。同时，并做出相应的应急处理措施。在工作中应做好

9、防潮、防霉、防虫蛀、防鼠、防晒、防高温、防尘、防火、防盗等9项安全防范措施，确保档案的绝对安全。第十八条 加强档案的规范性管理工作，各科室的资料、文件应入柜、落锁，办公桌上及办公室内暴露部位不得随意堆放文件资料，尤其是涉及保密性质或重要的文件资料，如各种文件、通知、报告、文书及报表等。文件柜内的文件、资料应随时拿放，随时落锁。第十九条 档案室应严格执行档案阅制度。借阅档案者需履行借阅手续，按要求填写借阅档案登记表，并注明借阅的是原件或复印件，归还时间以及其它应该填写的内容，经签字后方可借阅。查阅档案时，由管理人员从库房内提出，在阅览室进行查阅，闲杂人员不经允许不得进入库房。本中心人员因工作需要

10、可随时查阅档案，科室借阅、复印档案需经科长同意批准；外单位使用档案需持单位介绍信，并经主管领导批准签字。涉及机密的档案原则上一般不外借，特殊 - 6 -情况须经驻地办领导批准签字。第二十条 档案在借阅后，借阅人应及时主动的交还档案室，不得再转借他人，不得损毁或拆散原卷册。归还的档案应完好如初，归还期限最迟不得超过一周。归还档案时，借阅者需当面交清楚，同时办理好还档手续。对于因工作需要而暂不能归还的档案，借阅者应在借期未到之前，到档案室重新补办延期借阅手续。档案如发生丢失、损毁的，借阅者应自觉向管理人员说明，并将问题解释清楚，等候处理意见。超过归还档案日期时，档案室应负责催还，催还的限期为三天，

11、如三天后仍不归还者，档案室可按有关规定进行处理。第二十一条 在收回借阅的档案时,管理人员应对照档案借阅登记中填写的有关内容认真进行检查,核对、清点、验收,如果发现归还的档案出现问题，应立即报告档案室主任，按有关规定进行处理。收回的案卷应及时上架，将其回归原位，以便重新查找利用。第二十二条 档案工作人员应充分发挥档案在我中心各项工作中应有的利用价值和作用，平时注意加强信息收集，积极为本单位提供档案信息资源，为领导科学决策提供依据。第五章 检查督导制度- 7 -第二十三条 驻地办对档案工作实行检查督导制度。平时驻地办及科室均应开展不同形式的检查活动，对档案管理工作进行定期与不定期的自查、抽查和经常

12、性的检查。强化监督指导工作，促使档案工作人员的管理水平不断提高，加快档案工作科学化、规范化、制度化。主管领导应加强对分管科室档案工作的领导，对资料管理员强化思想教育，正确进行引导，使他们提高认识，端正工作态度，树立高度的责任心。同时，在管理科室工作中，兼顾对档案的抽查和指导。第二十四条 档案室应定期开展档案工作监督检查活动,每年对科室检查一至二次,听取资料员的意见和建议,同时进行现场技术指导。第六章 附则第二十五条 用语解释：(一)预立卷制度：指将各科室、各部门的工作人员在公务活动过程中形成的不同载体的文字 、图表、声像等资料，按照档案管理规范进行整理组成案卷，并编页、抄写案卷文件目录，拆除装

13、订物，各科室主任和监理组长审核签字后移交综合档案室，称为预立卷制度。(二)三参加：即参加驻地办的重要计划工作会议和科研课题、设计项目以及产品的评审、鉴定会；参加工程竣工验收和设备开箱等工作。对应归档的材料及时验收、督促归档。 - 8 -(三)四同步：即下达任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科研成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档和论文归档情况证明材料。第二十六条 法规文献依据：(一)交通运输部公路建设项目文件材料立卷归档管理办法交办发2010382号(二)省交通厅山东省公路工程项目文件材料立卷归档实施办法鲁交办20035号(三