记录控制程序ZHEN

1、1目的 用记录证实产品质量符合规定要求，质量体系运行有效及实施必要的追溯。2 范围 本程序适用于本厂质量体系运行，产品质量验证和来自供方记录的控制。3 职责3.1 供销科负责 供方记录的长期归档保管。3.2 质检科负责 检验记录的归档保管。3.3 生产技术科负责 a）全厂记录的统一控制； b）除上述3.1、3.2以外的全厂质量活动记录的收集及长期归档管理；3.5 质量负责人负责记录控制的全面领导。4 程序4.1记录的标识、编号、发放、更改及其文件格式4.1.1各部门负责人组织有关人员编制本部门控制条款所需记录的文件格式并予以审阅4.1.2记录发放时经生产技术科统一印制，不再登记，当记录填写后须

2、按文件发放时，执行文件控制程序。4.1.3生产技术科对所有记录编号、更改、作废销毁时均执行文件控制程序，并填写其中记录。4.2记录的填写及填写失误的更改4.2.1填写应做到： a）不得使用铅笔填写； b）字迹工整，清晰，标点符号、计量单位准确； c）各个栏目的文字含义明确，具有可追溯性； d）有效数字位数完整，计算公式、给定常数齐全，使用依据明确有效； e）活动的日期及其责任人、审批人签字齐全且符合程序文件的规定； f）记录的页次应予以明示； g）必要时，应标注相关的附件名称及其份数。4.2.2填写失误的更改 a）填写失误时不得涂抹，不得在原有文字上进行更改； b）应将错误的内容划一斜杠，在其

3、附近空白处填写正确的内容，然后应注明更改人的姓名及更改日期。4.3记录的保管4.3.1记录的保管分现场保管、部门保管和归档保管三种形式。4.3.2记录的保管部门、人员及责任 a）现场保管由记录的填写人予以承担应保障其可靠及有效传递； b）部门保管由各部门的文件管理员予以承担，每月将现场使用完毕的质量记录从现场收回，装订成册，按期归档。对于本部门长期保管的记录应进行编目登记，填写“记录保管登记表”，并按程序文件规定的日期予以归档。应保障其有效使用和齐全完整； c）归档保管应按4.3.3规定的部门及人员予以承担并按本程序实施归档保管的要求，各类记录按记录控制清单及保存期限规定保管期限。归档保管的记

4、录应由其责任人填写“文件发放回收登记表”，应保持登记内容及份数与实物相符。不同用途、不同部门、不同载体的记录应适当区别存放及保管。4.3.3记录归档保管的分工 a）供销科的文件管理员负责全厂供方记录的长期归档保管； b）生产技术科的文件管理员负责上述a.规定以外的其它质量记录的长期归档保管。4.3.4长期归档保管质量记录的场所应具有防潮湿、防鼠害及其它防止损害的环境条件。存放质量记录的器具应专物专用，不得将质量记录与其它资料、图书、办公用品等杂物混放。当质量记录利用计算机管理、以硬拷贝或电子媒体的形式贮存时，应具有防病毒感染，防磁等抗干扰的安全措施。4.4记录的查阅和借阅4.4.1本厂人员因工作需要而查阅记录时，由保管部门负责人同意后查阅。4.4.2顾客或其代表查阅时，应经管理者代表同意，可指定人员引导，到该记录保管部门查阅，以可由保管部门提供复印件。4.4.3第三方质量体系审核查阅质量记录时，应由质量负责人通知归档管理责任人提供。4.4.4记录的原件一般不得由各种查阅人员带走，必要