第11-12课 报表

1、第十二课第十二课 报表报表报表概述创建报表编辑报表使用计算控件报表排序和分组创建子报表设计复杂报表报表预览和打印1 1、报表概述、报表概述1.1、报表的定义、报表的定义1.2、报表的视图、报表的视图1.3、报表的结构、报表的结构1.4、报表的分类、报表的分类什么是报表什么是报表 报表是数据库中数据信息和文档信息输出的一中形式，它可以将数据库中的数据信息和文档信息以多种形式通过屏幕显示或通过打印机打印出来。报表和窗体的区别报表和窗体的区别 报表对象本身又完全不同于窗体对象，报表对象仅仅是一个具有单向功能的对象。即报表对象从数据源中取得数据用于显示或打印，而并不能接受任何数据的输入，并以此去修改数

2、据源中的数据。在什么情况下使用报表在什么情况下使用报表 1.11.1、报表定义、报表定义1. 报表的设计视图报表的设计视图：在该视图方式下，可完成报表的设计与编辑。2. 报表的打印预览报表的打印预览：在正式打印报表前，总要先预览报表，在报表设计过程中，还要反复通过“打印预览”视图方式，在“打印预览”中，可以看到报表的打印外观。3. 报表的版面预览报表的版面预览：在“版面预览”中，可以预览报表的版式。在该视图中，报表只显示几个记录作为示例。1.2 报表的视图报表的视图1.3 报表的结构报表的结构报表页眉显示整个报表的一般性说明文字，以及报表的标题、图标等，将显示在报表中每一页的最上方，其信息包括

3、报表的标题、图标、日期及字段的名称等。用于显示该分段组的标题及相关信息，还可以显示分组字段的名称等。主体节包含了报表数据的主体，报表的基表记录源中的每一条记录都放置在主体节。分段组页脚出现在报表每一个分组的末尾，用于显示该分段组总结性信息。页面页脚和页面页眉对应，出现在报表每一页的末尾，其信息包括报表页码、日期等。用于在报表的底部放置信息。例如：报表总结、总计数等。1.4 报表的分类报表的分类Access系统提供了比较丰富、多样的报表样式。主要有4种类型：纵栏式报表表格式报表图表报表标签报表纵栏式报表纵栏式报表是在每页中从上到下按字段打印一条或多条记录的一种报表，其中每个字段占一行。这类似于纵

4、栏式窗体，只不过纵栏式报表可以显示多条记录，记录与记录之间用一条横线隔开。表格式报表以表格，即行和列的形式显示和打印表或查询中的数据。与普通表格不同的是，表格式报表还可以对数据记录进行分组，对分组结果进行汇总等计算。所以这类报表很常用标签报表标签报表一般很小，类似于一个标签。一张纸往往可以打印几个到几十个标签报表图表报表是指报表中的数据以图表格式显示，类似“Excel”中的图表，图表可直观地展示数据之间的关系2 创建报表创建报表2.1、自动创建报表、自动创建报表2.2、报表向导、报表向导2.3、图表向导、图表向导2.4、标签向导、标签向导2.5、设计试图创建报表、设计试图创建报表2.1自动创建

5、报表快速创建纵栏式和表格式报表只能基于一个表或查询，并自动输出给定表或查询中的所有字段和记录2.2、报表设计向导的应用报表设计向导的应用使用“报表向导”创建报表时，向导将提示输入有关数据源、显示的字段、版面已经所需要的格式，并根据用户的选择创建报表。打开数据库，在数据库窗口下，单击“对象”栏中的【报表】，然后单击【新建】按钮。在弹出的“新建报表”对话框中选择【报表向导】选项，点击【确定】。出现“报表向导”对话框时，从“表/查询”框中选择作为报表数据源的表或者查询，然后确定在报表中所使用的字段，可以从多个表或查询中选取。用报表向导创建报表对象的用报表向导创建报表对象的7 7个步骤个步骤2.2、报

6、表设计向导的应用报表设计向导的应用步骤1：报表选择数据源步骤2：根据需要为报表选定分组字段步骤3：确定报表记录的排列顺序和汇总信息步骤4：确定报表的布局方式步骤5：选择报表样式步骤6：指定报表标题步骤7：修改报表设计2.3 用“图表向导”创建报表如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能十分强大，它提供了多达20种的图表形式供用户选择，用户据此可创建出外观漂亮的图表方式。与启动“自动创建报表”类似，用户可以在“新建报表”对话框中首先选择【创建图表的来源表或查询】，然后选择【图表向导】选项，单击【确定】按钮，即可启动图表向导。2.3 用“图表向导”创

7、建报表启动图表向导后可按下列步骤来进行设置：选择可用字段。选择图表类型。指定图表布局方式。指定图表标题。生成报表。保存生成的报表。2.4使用“标签向导”制作标签报表一般可通过向导创建。2.5使用设计试图创建报表在报表设计视图中从“零”开始自定义报表2.5使用设计试图创建报表相同类属的对象在报表对象容器中的实例，即相同类属的对象在报表对象容器中的实例，即控件，将具有与窗体上不同的属性。控件，将具有与窗体上不同的属性。例如，文本框控件是这样一种控件，当一个文例如，文本框控件是这样一种控件，当一个文本框控件被置于本框控件被置于窗体窗体对象容器中时，这个文本对象容器中时，这个文本框控件将具有一系列的事

8、件属性，因而它可以框控件将具有一系列的事件属性，因而它可以响应并处理相关事件；而同样是文本框控件，响应并处理相关事件；而同样是文本框控件，当它被置于当它被置于报表报表对象容器中时，可以看到这个对象容器中时，可以看到这个文本框控件却不具有任何的事件属性，因而它文本框控件却不具有任何的事件属性，因而它没有能力处理任一发生在其上的事件。没有能力处理任一发生在其上的事件。几种创建报表方法的比较几种创建报表方法的比较创建报表方创建报表方法法优点与特点优点与特点不足不足1 1自动创建自动创建报表报表操作最简单操作最简单依操作步骤，形成报表依操作步骤，形成报表时，选择了全部字段，时，选择了全部字段，若需取舍

9、还要再进入若需取舍还要再进入设计视图中操作设计视图中操作2 2报表向导报表向导操作较简单，可以在创建过程的对话操作较简单，可以在创建过程的对话框中，按照系统提示，设计分组字框中，按照系统提示，设计分组字段、排序字段和方便的对报表中的段、排序字段和方便的对报表中的字段取舍等完成全过程字段取舍等完成全过程但是操作步骤较多但是操作步骤较多 图表向导图表向导操作简单、方便，设计该类报表，只操作简单、方便，设计该类报表，只能依靠该方法能依靠该方法- 标签向导标签向导操作简单、方便，设计该类报表，只操作简单、方便，设计该类报表，只能依靠该方法能依靠该方法-3 3使用设计使用设计视图自行视图自行创建创建能够

10、创建风格各异的报表。能使用系能够创建风格各异的报表。能使用系统提供的所有工具，是创建报表的统提供的所有工具，是创建报表的基础。前几种方法创建的报表，若基础。前几种方法创建的报表，若需要修改时，也要使用此方法。需要修改时，也要使用此方法。用户需要熟练掌握用户需要熟练掌握“工工具箱具箱”的使用的使用3、编辑美化报表3.1、设置报表格式3.2、添加日期和时间3.3、添加分页符和页码3.4、绘制线条和矩形3.1设置报表格式报表格式分类 报表格式 节格式 报表中控件格式报表格式设置方式 利用工具栏“自动套用格式”按钮或对应菜单 利用报表、节或者控件的“格式”“属性”报表属性在报表设计视图中，单击常用工具

11、栏上的“属性”按钮，或单击菜单栏上的【视图】|【属性】命令，即弹出报表属性设置对话框。3.2、在报表中添加日期和时间在报表中添加日期和时间在报表中显示日期和时间使用的是文本框控件。 首先在报表中添加一个文本框控件。 然后在文本框的属性对话框中选择“数据”页面中的“控件来源”进行设定。 在控件来源中，使用表达式生成器输入日期和时间函数就完成了设定。也可以在表达式生成器的最左列中选择“通用表达式”，然后再进一步选择日期和时间设置。3.3、 在报表中添加页码在报表中添加页码 在报表中显示页码和叶数使用的是文本框控件。 首先在报表中添加一个文本框控件。 然后在文本框的属性对话框中选择“数据”页面中的“

12、控件来源”进行设定。 在表达式生成器的最左列中选择“通用表达式”，然后再进一步选择页码设置。一般报表都具有一些表格线，下面说明表格线段的绘制方法。点取报表设计视图控件工具箱中的“直线”控件按钮，逐一绘制各线段。注意，如果两段直线分别位于“页面页眉”和“主体”中，则必须分别绘制。在“页面页眉”中的底部绘制一条横线，用以分隔字段名与字段数据；在“主体”中的底部绘制一条横线，用以分隔各条记录数据。 注意注意：表格线段也是报表对象中的控件，而任一个控件都不可能跨越报表中的两个节，因此，上述竖线只能分成两段绘制；两条横线的绘制位置也必须合理地安排。3.4、绘制表格线段、绘制表格线段4 使用计算控件使用计

13、算控件4.1、计算控件、计算控件4.2、使用计算控件、使用计算控件4.1 4.1 计算控件计算控件 有时候不仅显示打印原始数据（比如：销售数据），而且显示打印计算得到的数据（比如：销售金额的合计数），这就需要在报表上安置一个文本框对象，并将这个文本框控件设置为计算型文本框，用以显示通过计算得到的销售金额合计数。 为这个文本框对象设计计算表达式，选中这个需要为之设计计算表达式的文本框控件，单击其控件来源属性行左端的“表达式生成器”按钮。在随即弹出的“表达式生成器”对话框中设计该控件的计算表达式（比如：=Year(Date()-Year(工作时间)） 4.2计算控件的使用主节内使用计算控件 主节内

14、计算控件对每条记录的若干字段进行求和、平均等计算。 控件的来源一般为不同字段的计算表达式。其他节内使用计算控件 该节内计算控件是对该节内的所有记录的字段进行计算。 一般是对该节内的字段进行纵向统计，比如求某一列的均值、计数等。5 报表排序和分组报表排序和分组5.1、记录排序和分组、记录排序和分组5.2、组页眉页脚使用、组页眉页脚使用5.1排序和分组对报表进行排序与分组的设置，可以使报表中的数据按照一定的顺序和分组输出，这样的报表既有针对性又有直观性，方便用户使用。打开“分组与排序”窗口，然后进行分组设置。如果设置了组页眉、组页脚为是，则为分组，否则是排序。5.2组页眉页脚使用需要对数据进行分组

15、统计汇总的时候就需要设置分组，并显示组页眉页脚。组页眉主要设置组的信息。组页脚主要设置计算控件，对改组内的信息进行汇总统计。6、创建子报表、创建子报表6.1、直接创建子报表、直接创建子报表6.2、已有报表应用为子报表、已有报表应用为子报表6.3、链接主报表和子报表、链接主报表和子报表子报表：插在其他报表中的报表。合并两个报表时，其中一个必须是主报表。主报表根据需要可无限量地包含子报表，但是最多只可以包含两级子报表。主报表是一个基于多重数据源的报表对象。设置子报表的两种方法： 在已有报表中创建子报表 将已有报表作为子报表添加到另一个报表中6.1在已有报表中创建子报表 前提：前提：“导师导师”表和

16、表和“研究生研究生”表之间必须已建表之间必须已建立起以立起以“导师编导师编号号”为关联字段为关联字段的一对多表间关的一对多表间关系。系。6.1在已有报表中创建子报表在设计试图中利用工具箱在界面上放置一个子报表控件。然后在子报表控件向导中设置子报表信息。 首先选择子报表的数据源和显示字段。 其次确定主报表和子报表之间的关系。 最后确定子报表名称。利用向导无法定制子报表外观格式。6.2将已有报表作为子报表方法一：方法一：(1)在设计视图中打开希望作为主报表的报表，并调整需要插入子报表的节的高度。(2)适当移动主报表设计视图，使“数据库”窗口和设计视图都可见。(3)将已有报表从“数据库”窗口拖放到主

17、报表中需要出现子报表的节中。方法二：方法二：使用子报表向导进行子报表的选择。6.3链接子报表和主报表主报表和子报表必须通过字段进行有意义的连接。在向导中可以选择连接字段和连接方式。也可以在子报表属性中进行选择设定。7 设计复杂报表设计复杂报表7.1、创建多列报表、创建多列报表7.2、报表及节属性设置、报表及节属性设置7.3、给报表加页分割、给报表加页分割7.1、创建多列报表、创建多列报表节省打印纸张空间，最常用的是标签报表步骤 先创建普通报表 利用“文件”菜单中“页眉设置”命令。 在页眉设置对话框中进行列的设置。7.2、报表及节属性设置、报表及节属性设置可以利用报表及节属性进行复杂报表的设计。在设计试图中利用右键快捷菜单或者工具按钮调出属性对话框，然后进行设置。“组结合方式”属性 其属性值需在“每列”、“每页”两个选项中选取，它决定分组报表中的分组计算范围是每列进行分组计算，还是每页进行分组计算。7.3、给报表加页分割、给报表加页分割如果手工改变打印的分页模式可以使用两种方式：利