Excel2003精品教程数据操作实用教案

1、7.1 使用(shyng)数据清单输入职工原始数据 在Excel中，用于管理数据的结构叫数据清单，它是包含一系列数据的工作表行。清单的第一行具有列标志，紧随其后的行是数据行，在标题与数据、数据与数据之间不能有空行，而且同一列数据必须具有同样的类型和含义。数据清单可以同数据库一样使用，其中行表示(biosh)记录，列表示(biosh)字段。实际上，在Excel中“数据库”与“数据清单”已成为同义词了。在执行数据操作的过程中，Excel会自动将数据清单视作数据库，即数据清单中的列被视作数据库的字段，数据清单的列标记被视作数据库的字段名称，数据清单的每一行被认为是数据库的一条记录。 第1页/共48页

2、第一页，共49页。7.1.1 创建并格式化表格(biog)框架 初始化工作(gngzu)表 第2页/共48页第二页，共49页。7.1.2 建立数据清单(qngdn)的规则 每张工作表仅使用一个(y )数据清单：避免在一张工作表中建立多个数据清单，因为某些清单管理功能只能在一个(y )数据清单中使用一次。 将相似项置于同一列：在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相似的数据项。 使清单独立：在数据清单与其他数据之间至少留出一个(y )空白列和一个(y )空白行，这样在执行排序、筛选和自动汇总等操作时，便于Excel检测和选定数据清单。 将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单

3、的左右两侧。因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。 第3页/共48页第三页，共49页。 显示行和列：在更改数据清单之前，请确保隐藏的行或列也被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。 使用带格式的列标：在数据清单的第一行里建立列标志，利用这些标志，Excel可以创建报告并查找和组织数据。对于列标志应使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写样式等。 使用单元格边框：如果要将标志和其他(qt)数据分开，应使用单元边框（而不是空格或短划线）在标志行下插入一行直线。 避免空行和空列：在数据清单中可以有少量的空白单元格，但不可有空行或空列。 不要在前面或后面键

4、入空格：单元格中，各数据项前不要加多余的空格，以免影响数据处理。 第4页/共48页第四页，共49页。7.1.3 建立数据(shj)清单 完成数据清单(qngdn)的结构设计后，就可以建立工作表了。首先在工作表的首行依次输入各个字段，操作步骤见视频7-1。 第5页/共48页第五页，共49页。7.1.4 用记录单管理(gunl)数据清单 利用记录单，既可进行数据清单的建立工作，输入记录，也可以(ky)查看、修改、添加、删除和浏览记录等 第6页/共48页第六页，共49页。7.2 排序(pi x)工作表 排序就是按照一定顺序将数据清单中的数据重新排列(pili)。在Excel中，可以按默认序列，按升序

5、或降序排列(pili)数据，也可以按一个或多个关键字排序，还可以按自定义的序列排序。 Excel可以根据数字、字母和日期等顺序排列数据。排序有递增和递减两种。第7页/共48页第七页，共49页。按递增方式排序时，Excel使用顺序如下所示。数字：数字从最小的负数到最大的正数进行排序。按字母先后顺序排序：在按字母先后顺序对文本进行排序时，Excel从左到右一个字符一个字符地进行排序。例如，如果一个单元格中含有(hn yu)文本“A100”，则这个单元格将排在含有(hn yu)“A1”的单元格的后面，含有(hn yu)“A11”的单元格的前面。文本以及包含数字的文本，按下列次序排序：0 1 2 3

6、4 5 6 7 8 9（空格）! “ # $ % & ( ) * , . / : ; ? _ + A B C X Y Z ，撇号“”和连字符“-”会被忽略。但例外情况是：如果两个文本字符串除了连字符不同外其余都相同，则带连字符的文本排在后面。逻辑值：在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。错误值：所有错误值的优先级相同。空格：空格始终排在最后。 第8页/共48页第八页，共49页。7.2.2 按单列排序(pi x) “工龄(gnglng)”从大到小排列后的工作表 从大到小排序(pi x)“工龄”第9页/共48页第九页，共49页。7.2.3 多列排序(pi x) 使用工具栏上的排序按钮虽然方便，但

7、只能按单个字段名的内容进行排序，若要根据两个或两个以上字段名的内容进行较为(jio wi)复杂的排序，则可以利用“排序”对话框来完成。 单击数据(shj)清单中的任一单元格 第10页/共48页第十页，共49页。排序(pi x)后的工作表 第11页/共48页第十一页，共49页。若对排序还有一些特别要求(yoqi)，可单击“排序”对话框中的“选项”按钮，在打开的“排序选项”对话框中根据需要进行设置。 使用“排序(pi x)”命令最多可同时按3个字段名的递增或递减顺序对数据进行排序(pi x)，若要按4个数据列排序(pi x)，则必须重复使用两次或两次以上的排序(pi x)操作来完成 第12页/共4

8、8页第十二页，共49页。7.2.4 按自定义序列(xli)排序 按自定义序列(xli)排序，首先创建自定义序列(xli) 第13页/共48页第十三页，共49页。创建(chungjin)的自定义序列自定义排序(pi x)结果第14页/共48页第十四页，共49页。7.3 筛选(shixun)数据 在Excel中，数据筛选是指在工作表中找出满足一定条件的几行或几列数据，并将所有不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示那些满足条件的数据行。Excel提供了两种不同的筛选方式自动筛选和高级筛选。自动筛选可以轻松地显示出工作表中满足条件的记录行，高级筛选则能完成(wn chng)比较复杂的多条件查询。 第15

9、页/共48页第十五页，共49页。7.3.1 自动(zdng)筛选 如：要查找职工学历为“本科(bnk)”的记录 第16页/共48页第十六页，共49页。 此时，标题(biot)列右侧出现自动筛选箭头 筛选(shixun)结果 第17页/共48页第十七页，共49页。在使用“自动筛选”命令筛选数据时，还可以利用“自定义”功能来限定一个或两个筛选条件(tiojin)，以显示出所需的数据。 第18页/共48页第十八页，共49页。 设置筛选(shixun)条件 “自定义”筛选筛选出“工龄(gnglng)”在710年的职工 第19页/共48页第十九页，共49页。7.3.2 高级(goj)筛选 使用高级筛选时

10、，可以用两列或多于两列的条件，也可以用单列中的多个条件，甚至(shnzh)计算结果也可以作为条件。高级筛选的结果可以放在原数据清单处，也可以复制到工作表中其他地方，它适用于复杂条件下的筛选。 条件(tiojin)区域与数据清单之间至少要有一个空列或空行 第20页/共48页第二十页，共49页。“与”关系(gun x)筛选条件 单击“高级筛选”对话框中 “条件(tiojin)区域”右侧的折叠按钮，选择条件(tiojin)区域 单击“高级(goj)筛选”对话框 中“复制到”右侧的折叠按钮，选择复制到的位置 第21页/共48页第二十一页，共49页。“与”条件筛选(shixun)结果 “或”条件(tio

11、jin)筛选结果 第22页/共48页第二十二页，共49页。7.3.3 取消(qxio)筛选 如果(rgu)要在数据清单中取消对某一列进行的筛选，可以单击该列列首单元格右端的下拉箭头，再选择“全部”选项。若要在数据清单中取消对所有列进行的筛选，可选择“数据”“筛选”“全部显示”菜单。如果(rgu)要删除数据清单中的筛选箭头，可选择“数据”“筛选”“自动筛选”菜单。 第23页/共48页第二十三页，共49页。7.4 分类(fn li)汇总 分类汇总是指对不同逻辑组的数据进行规类，分类汇总能使人们快速(kui s)地获得需要的数据并作出判断，例如当一个工作表中的数据行太多时，分类汇总可以帮助人们看清需

12、要的信息。 7.4.1 自动分类自动分类(fn li)汇总汇总 u第一需要注意数据清单的第一行必须有列标记。u第二是要进行分类汇总的数据列是否已经排好序。要注意的是，这个排序的列表题称为分类汇总关键字，在进行分类汇总时，只能指定已经排好序的列标题作为汇总关键字。例如，要完成我们下面介绍的按性别分类汇总，则必须首先对性别进行排序。第24页/共48页第二十四页，共49页。 选择(xunz)“数据”“分类汇总”菜单，打开“分类汇总”对话框 下面在“分类(fn li)汇总”工作表中按“性别”对“年龄”和“工龄”进行汇总 第25页/共48页第二十五页，共49页。分类(fn li)汇总结果 第26页/共4

13、8页第二十六页，共49页。7.4.2 多重分类(fn li)汇总 单击任一单元格，选择“数据(shj)”“分类汇总”菜单 第27页/共48页第二十七页，共49页。 设置(shzh)分类汇总条件多重分类(fn li)汇总 结果第28页/共48页第二十八页，共49页。7.4.3 嵌套分类(fn li)汇总 嵌套分类汇总，是指在一个已建立了分类汇总的工作表中，再进行另外一种分类汇总。与多重分类汇总的区别在于，多重分类汇总每次汇总的关键字相同，而嵌套分类汇总每次使用(shyng)的关键字不同。 建立嵌套分类汇总前也首先需要对工作表中用来进行分类汇总的关键字进行排序。 第29页/共48页第二十九页，共4

14、9页。 在“分类汇总”工作表中，要统计男女(nnn)的平均工资和奖金，以及本科生和专科生的平均工资和奖金 先排序(pi x)排序(pi x)结果第30页/共48页第三十页，共49页。 单击数据清单中的任一单元格，选择“数据”“分类汇总(huzng)”菜单 设置(shzh)外部分类汇总 第31页/共48页第三十一页，共49页。 再次打开“分类(fn li)汇总”对话框 并设置条件第2次分类(fn li)汇总 第32页/共48页第三十二页，共49页。7.4.4 分级显示(xinsh)工作表 对数据清单分类汇总后，Excel便可以对工作表进行分级显示，这样就能按照所需的明细程度显示或隐藏(yncng

15、)内容。 第33页/共48页第三十三页，共49页。1明细明细(mn x)数据和汇总数据数据和汇总数据 明细数据是指在分类汇总中要进行汇总的具体数据，汇总数据是指对明细数据进行汇总的结果。明细数据和汇总数据是相对而言的。汇总数据可以是明细数据的求和，也可以是平均值、最大值或者其他汇总函数的结果。汇总数据必须与其(yq)汇总的明细数据相邻。汇总行可以在明细数据的下方或上方，一般在下方；汇总数据可以在明细数据的左方或右方，一般在右方。 第34页/共48页第三十四页，共49页。2改变显示改变显示(xinsh)内容内容 在插入分类汇总后，数据窗口行号左边出现了“1”、“2”、“3”的数字，还有“”、大括

16、号等符号，这些符号是Excel的分级(fn j)显示符号。 第35页/共48页第三十五页，共49页。3取消取消(qxio)分级显示分级显示 不需要分级显示时，可以(ky)删除一部分分级显示或全部的分级显示。若要取消部分分级显示，先选定有关的行或列，然后选择“数据”“组及分级显示”“清除分级显示”菜单。若要取消全部分级显示，单击工作表中的任一单元格，选择“数据”“组及分级显示”“清除分级显示”菜单。 4创建分级创建分级(fn j)显示显示 分级显示可以自动建立也可以手工建立。在分类汇总时，Excel 按分类汇总格式建立了分级显示。我们可以取消已经建立的分级显示，然后选择“数据”“组及分级显示”“

17、自动建立分级显示”菜单，在数据清单中自动建立分级显示。 第36页/共48页第三十六页，共49页。7.4.5 删除分类(fn li)汇总 对于不需要的或错误的分类汇总，可以(ky)将其删除。在分类汇总数据清单中选择任一单元格，然后(rnhu) 选择“数据”“分类汇总”菜单 第37页/共48页第三十七页，共49页。7.5 列表(li bio) “列表(li bio)”命令使得对数据进行排序、筛选以及汇总变得非常容易。列表(li bio)是指按一定条理组织的数据行。在工作表中可以设置多个列表(li bio)，将某区域设置为列表(li bio)后可方便地对列表(li bio)中的数据进行管理，而不必理

18、会列表(li bio)之外的数据。 第38页/共48页第三十八页，共49页。7.5.1 创建(chungjin)列表 选择要指定为列表(li bio)的数据区域，然后选择“数据”“列表(li bio)”“创建列表(li bio)”菜单 第39页/共48页第三十九页，共49页。 打开“创建列表”对话框，此时所选区域显示在“列表中的数据(shj)的位置”文本框中 带有蓝色边框线的区域(qy)为创建的列表，同时还显示了“列表”工具栏 第40页/共48页第四十页，共49页。7.5.2 列表的相关(xinggun)操作 1插入插入(ch r)行和列行和列 单击包含星号的单元格A13，输入填充(tinchng)的内容 插入行 在右边的空列中键入数据，然后按【Enter】键，将自动插入一个新列 第41页/共48页第四十一页，共49页。2删除删除(shnch)行和列行和列 删除(shnch)行和列后的列表 第42页/共48页第四十二页，共49页。3排序排序(pi x)和筛选和筛选 在已创建列表的标题行中将自动添加“自动筛选”箭头(jintu)，因此可以对列表中的数据进行排序和筛选。如要筛选出“工龄”是“9（年）”的数据 。 单击“自动(zdng)筛选”箭头，在