基建项目工程合同管理规定

1、制度管理控制表制度名称基建项目工程合同管理规定制度编号* 0500-2013版本新订/修订编写部门审核分管领导审核签发人签发日期年度评估时间2011修订2011.9.302012.22012修订2012.4.282013.22013修订2013.9.302014.9本次修订原因根据公司各项目的2012年合同执行效果检查情况进行修订。本次修订主要内容 一、规定了工程项目（含公司承建移民工程项目）结算按照电源建设项目工程合同结算实施细则（制度编号：WLGC 0501-2013）实施。将原制度“特殊结算须报*公司审批”条款调整为“特殊结算实行分级审批，电厂负责原合同总额5范围内（包含5）且不超过20

2、0万元审批，*公司负责5%以外或200万元以上审批”。调整已投产电厂基建尾工竣工结算由电厂负责审批，但结算额不能超过竣工财务决算预留额。 二、新增条款“公开招标或邀请招标、200万元以下非招标项目的合同谈判由项目单位自行组织。工程管理部、审计内控部参与200万元及以上非招标项目的合同谈判，指导、监督合同定价过程。”。 三、取消3000万元以上合同签订要举行签字仪式的规定。四、立项流程增加法律审查。解释部门工程管理部基建项目工程合同管理规定 一、目的为进一步完善工程合同管理办法，规范合同管理，特制订本管理办法。二、适用范围本办法适用于*电力有限公司及其全资、控股公司电源建设项目新建、扩建、改建和

3、基建预留尾工的工程合同。三、管理职责工程管理部门是基建项目工程合同归口管理部门，*公司财务、审计、法律、纪检等职能部门是合同会签部门，项目管理单位、电厂、子公司、分公司是合同承办单位。（一）合同归口管理部门工程管理部门负责制定*公司合同管理制度、流程，负责审查限额以上的工程立项、合同结算、合同变更、索赔处理；监督、检查、指导、考核合同的立项、订立、结算、合同信息和投资控制。（二）合同会签部门1.审计部门对合同管理的制度、执行全过程进行定期审计，审核限额以上的工程立项、合同结算、合同变更和索赔处理。2.会计中心负责监督、检查、指导、考核会计账户设置、会计档案管理、合同支付等，负责项目竣工财务决算

4、。3.法律部门负责合同法律咨询、指导，组织对已提交诉讼的合同法律事项处理。4.安全部门与生产技术部门按照机组并网有关规定，指导项目与电网、安全生产有关的合同管理。5.监察部门组织检查合同执行全过程的合规合法性。（三）合同承办单位项目管理单位、电厂、子公司、分公司是电源建设项目合同管理的责任主体，全面负责合同立项申请、合同订立、合同执行等全过程的工作，确保合同管理规范、合法，投资得到有效控制。四、工程立项除突发事件、抢险等特殊、紧急情况外，凡纳入工程投资的项目，一律先立项，后实施。（一）立项范围1.年度招标计划：经*公司批准的年度招标计划或招标调整计划等同于立项。2.计划外立项：未列入年度招标计

5、划或招标调整计划的项目、合同中的工程变更项目需单独立项。（二）立项（变更）权限1.合同承办单位负责组织编制项目年度招标计划，报*公司批准后实施；负责工程（包括业主反包承建的移民项目）项目计划外立项申请工作。2.直管项目（电厂、*公司、*公司）：合同承办单位负责计划外的30万元及以下的立项审批。限额以上的计划外立项报*公司审批，合同承办单位根据*公司立项审批意见办理。3.分公司所属项目（*公司、*公司、*公司等）：合同承办单位负责计划外的工程类（含设备采购）50万元及以下、服务类项目30万元及以下的立项审批。限额以上的计划外立项报*公司审批，合同承办单位根据*公司立项审批意见办理。4.已投产电厂

6、（即工程已完成竣工财务决算）的移民项目由合同承办单位或合同归口管理部门发起立项。（三）立项要求1.立项申请时需说明项目内容和必要性（含经济分析），拟采用的采购方式，并附相关资料（如设计文件、实施方案及相关审批意见，工程量清单、投资估算、有关会议纪要，有无关联合同及其相互关系等），若为直接委托需明确推荐单位。2.协同平台立项摘要应填写清楚合同立项的基本情况，包括立项工程概要说明、工程量及费用审查情况、委托方式、合同承包方式等。3.施工合同的立项原则上须在施工图设计和工程预算获审批后进行，严禁在设计未完成且工程量未明确之前立项；设计、监理等服务合同的立项应于意向接触、资信调查、服务咨询、价格比较之

7、后立项。4合同承办部门收到承包方方案变更、合同申诉或立项申请后，应于7日内给予承包方明确答复，如立项条件成立，则14日内完成立项审批。经办人负责全过程工作的跟踪、催促。五、合同订立（一）物资采购部门负责将定标结果通知合同承办单位；负责在定标后7日内向公司档案室移交全部招投标资料。招标人为*电力有限公司的项目的中标（未中标）通知书由物资采购部门办理，其他项目由合同承办单位办理，中标（未中标）通知书须在合同预谈判完成后发出。（二）合同谈判1合同谈判实行首席代表负责制，合同首席谈判代表由合同承办单位实施负责人担任。2公开招标或邀请招标、200万元以下非招标项目的合同谈判由项目管理单位自行组织。工程管

8、理部门、审计部门参与200万元及以上非招标项目的合同谈判，指导、监督合同定价过程。3.合同谈判时需做好会议记录、拟定会议纪要，参加合同谈判的主要人员签字确认。招投标项目或者竞争性合同预谈判，发生有实质性变更或影响决标结果事项时，需投标方进行书面承诺。（三）合同文本由合同承办单位法人代表或委托授权人签字。（四）正式合同文本（商务、技术）每页必须由双方代表小签，正文第一页和价格页必须签全名，双方代表的签名必须清晰。（五）合同承办单位应当自中标通知发出或合同立项获批（非招标项目）之日起28日内签订合同，经办人负责合同订立全过程工作的跟踪、催促。六、合同结算工程项目（含公司承建移民工程项目）结算按照电

9、源建设项目工程合同结算实施细则（制度编号：WLGC 0501-2013）实施，移民资金拨付按照公司移民资金拨付管理规定（制度编号：2011-WLGC-04）实施。七、合同信息档案管理合同承办单位是项目合同信息档案管理的责任主体，物资采购部门负责招投标资料的收集、整理和移交。（一）合同资料指合同签订与合同履行的全过程资料。主要包括设计文件、招标及合同文件、项目立项及预算审核资料、承包商申请资料、监理签证与业主审核资料、会议纪要、工程测量与合同结算资料等。（二）合同承办单位应于合同签订后的7日内将合同文本送公司相关部门备案，原则上合同正本须存入项目单位档案室。项目合同管理人员负责合同副本及过程资料

10、的收集、整理、保存及移交。要求对每个合同独立分别建档，做到目录清晰、资料完整，合同竣工决算后移交电厂档案室。（三）项目合同管理、会计应建立相互独立的合同台帐（含预付款、工程预结款、施工电费、甲供材料、质保金等独立台帐）。合同台账的主要内容包括合同编号、名称、承包单位、签订日期、金额、招标方式、结算进度（包括当期及累计金额）等。（四）项目合同管理人员应建立施工期内所在地工程主要材料的价格信息台账（月报），包括钢材、水泥、柴油、汽油、火工品、电费、地材等。（五）项目竣工财务决算后应根据竣工财务决算报告及时完善合同管理台账。（六）在建项目合同承办单位应及时更新合同台账，每月28日前将合同台账、月度合

11、同结算情况、概算投资完成情况等方面的信息报送工程管理部门和审计部门。八、合同变更与索赔（一）合同变更1.合同主体变更时，在承包方提交完整、有效的工商变更审批、登记资料，证明履约能力的财务审计报告并进行法律咨询后，合同承办单位按照合同原审批程序办理变更。2.合同分包时，需提供分包方的有效工商登记、资质文件、证明履约能力的财务审计报告、施工经验、信誉、项目经理资质、经历等资料并进行法律咨询后，合同承办单位按照合同条款办理。3.合同价款变更时，承包单位提出变更要求以及相关设计文件、有效工程量清单等资料，监理审核并提出初步处理意见后，由合同承办单位按立项程序进行办理。4.合同变更价款的处理原则（1）合

12、同中有适用于变更工程的价格，按合同已有的价格变更。 （2）合同中有类似于变更工程的价格，可以参照类似价格变更。 （3）合同中没有适用或类似变更工程的价格，按照现行价格水平审核。5.合同承办单位负责变更增加费用在30万元以内的变更审批，合同规定的重大设计变更和变更增加费用30万元及以上的变更需报*公司审批。6.合同承办单位在收到承包人或监理人的变更申请或设计变更通知单的7日内，给予明确答复。合同承办单位负责审批的变更，应在14日内批复；*公司负责审批的变更，21日内批复。（二）合同索赔1.处理原则：坚持合同、实事求是、风险共担、及时处理。2.承包人索赔处理（1）监理调查、核实承包单位的索赔依据，

13、依据合同原则提出处理建议。（2）直管单位（筹建处、电厂、*公司、*公司）受理索赔后，收集、整理反索赔资料，组织监理进行调查分析，提出处理意见报*公司审批。（3）分公司（*公司、*公司、*公司等）负责审批所属项目的索赔处理，并报*公司备案。（4）非承包人原因引起的征地拆迁、移民阻工造成全面性的设备闲置、人员窝工一次性持续时间超过三个月，由合同承办单位组织监理对承包人损失进行调查，提出补偿处理方案后报*公司审批，给予承包人适当的损失补偿。（5）非承包人原因造成工程的实际工期超合同工期一年以上，可对涨价幅度较大的主要施工材料给予承包人适当的价差补偿；如因综合原因造成工程实际工期超合同工期一年以上，材

14、料价差应进行分摊，承包人应承担相应的责任价差。价差补偿由合同承办单位提出方案报*公司审批。3.业主索赔（反索赔）处理（1）由于承包人原因造成公司利益受损，合同承办单位应及时组织索赔工作，并报合同归口管理部门。（2）监理单位应依据合同规定对可能造成工程利益受损的事项及时书面提示承包人，并抄送合同承办单位。（3）涉及法律问题由法律部门负责答复、处理，相关部门予以配合。4. 合同承办单位在收到承包人索赔资料的14日内，须及时组织监理进行审核、提出处理意见后报工程管理部门，工程管理部门组织相关部门进行审查后报公司领导审批。（三）合同变更、索赔及相关问题的处理，必须有书面记录和依据。九、支持性文件（一）

15、合同法（二）建设工程施工合同（示范文本）（三）公司经济合同管理规定（四）公司对*、*、*分公司授权书十、附件附件1 xx年xx月xx项目合同管理信息汇总表附件2 xx项目xx年xx月甲供材料管理信息表附件3 xx项目XX年XX月投资完成汇总表附件4 计划外立项审批流程附件5 非正常合同结算（含竣工结算）审批流程附件xx年xx月xx项目合同管理信息汇总表（EXCEL表格）单位：元序号合同编号合同名称承包单位合同签订日期承包方式合同金额预付款开工累计结算xx年累计结算xx年xx月结算当月非正常结算非正常结算累计是否竣工是否新增填报：审核：1、 每月28日前报工程部；2、 “开工累计结算”包含非正常

16、结算金额，但不包含预付款；“当月非正常结算”承包方归还时为“-”；“预付款”由发包方扣回时为“-”；3、“是否竣工”根据实际情况，属竣工结算时填“竣工”，其他不填；4、“是否新增”根据实际情况，属新增合同时填“新增”，其他不填； 附件2Xx项目xx年xx月甲供材料管理信息表（EXCEL表）单位：元序号甲方采购供应和扣款合同名称累计采购本月采购供应量合计（t）已扣量合计（t）xx单位供应数量（t）应扣金额(元)已扣数量(t)已扣金额(元)填报： 审核：附件3xx项目XX年XX月投资完成汇总表（EXCEL表格） 单位：万元项目编号项目名称批准概算执行概算累计完成本年完成本月完成工程总投资枢纽工程一

17、建筑工程二临时工程三安装工程四机电设备五金结设备建设征地及移民独立费用预备费建设期贷款利息填报： 审核：每月28日前报工程部附件4立项（变更）审批流程立项（变更）审批流程编制部门工程管理部修改时间2013.7.1编制依据业务类别工程建设/投资管理/合同管理/立项重要性一般 重点 推进主办岗位电厂、子分公司/技术管理；工程管理部/合同管理是否归集为岗位职责发起方式定时发起工作周期开始时间完成时间人工发起完成时限7-14天1. 流程图2. 流程说明序号节点岗位工作标准工作内容、步骤1发起电厂、子公司/技术管理立项项目超出年度招标计划，工程量准确，建议可行，符合立项原则。1、 确认立项项目与年度招标

18、计划、已签订合同无关联性。 2、 复核立项设计方案、工程量、立项依据。3、 提出处理建议。2初审电厂、子分公司/合同管理立项合理，费用测算依据充分、准确。1、 初审附件资料齐全、准确。2、 属于变更部分应有监理签署意见，并审核监理意见；3、 测算增减费用，提供费用审核详细清单，说明费用测算原则；4、 提出处理建议。3审核电厂、子分公司/分管负责人立项符合预算管理原则。审核方案合理性、必要性，费用测算、立项依据准确，符合执行预算管理规定。4会签电厂、子公司/财务总监费用核算准确核算变更费用，会签后送第一负责人审核5审核电厂、子分公司/第一负责人全面把关，立项处理意见准确1、 公司直管项目：权限范

19、围内电厂第一负责人审批，权限范围外报公司审批。2、 子分公司所属项目：权限范围内由第一负责人审批立项；权限范围外报公司审批。6发起/初审工程管理部/合同管理立项项目超出年度招标计划，工程量准确，建议可行，符合立项原则。1、 已投产电厂的移民项目或必要时工程建设部可发起立项流程。2、 确认立项项目与年度招标计划、已签订合同无关联性。 3、 复核立项设计方案、工程量、立项依据。4、提出处理建议。7审核工程管理部/负责人全面审核，合理可行，处理意见准确审核立项的合理性、必要性，立项、费用预算符合公司规定。8法律审查政策与法律部/法律管理程序合法合规审查立项的法律依据，防控法律风险9会签审计与内控部/

20、负责人立项依据充分，费用合理审核合法性，费用预算符合同原则，提出明确的处理意见。10审核副总师方案合理、可行审核立项方案的合理性、可行性和优化。11审批分管领导全面审核，及时审批1、 批准限额内立项项目。2、 审核超限额立项项目，送总经理批准。12批准总经理批准批准超限额立项项目。13办理电厂、子分公司/技术管理人员准确、规范按审批意见和相关规定办理，送工程部合同管理备案。14备案工程管理部、电厂、子分公司/合同主管；办公室/档案管理及时备案、归档1、根据处理意见及时归档并执行，确保原始资料保存完整。说明1、立项范围：未列入年度招标计划或招标调整计划的项目、合同中的工程变更项目需单独立项。2、

21、立项权限（1）直管项目（电厂、*公司、*公司）：合同承办单位负责计划外的30万元及以下的立项审批。限额以上的计划外立项报*公司审批，合同承办单位根据*公司立项审批意见办理。（2）分公司所属项目（*公司、*公司、*公司等）：合同承办单位负责计划外的工程类（含设备采购）50万元及以下、服务类项目30万元及以下的立项审批。限额以上的计划外立项报*公司审批，合同承办单位根据*公司立项审批意见办理。（3）已投产电厂（即工程已完成竣工财务决算）的移民项目由合同承办单位或合同归口管理部门发起立项。3. 事由摘要填写内容1.立项项目名称：*2.立项内容：*3.主要工程量：*4.立项费用及测算依据：*5.立项依

22、据：根据合同*条规定及*,6.关联合同名称：*7.承包方式：直接委托 询价确定 公开招标8.推荐承包方及原因（直接委托方式）：*9.附件资料：*4. 工作文档u 工程立项申请纸质版、电子版u 工程立项审批意见纸质版u 设计方案或设计变更通知单u 费用审核清单（电子版、纸质版）附件5合同结算结算审批流程合同结算流程编制部门工程管理部修改时间2013.7.1编制依据业务类别工程建设/投资管理/合同管理/合同结算重要性一般 重点 推进主办岗位电厂、子分公司/合同（计划）主管是否归集为岗位职责发起方式定时发起工作周期开始时间完成时间人工发起完成时限7-14天1. 流程图2. 流程说明序号节点岗位工作标准工作内容、步骤1发起电厂、子分公司/合同管理竣工结算工程量及费用准确，结算规范，资料齐全。1、审核施工单位申请资料、监理审核资料齐全，无错误。2、依据合同原则审核结算费用及结算余额，编写结算审核意见。2审查电厂、子分公司/技术管理结算工程量把关1、审核是否具备结算条件，结算合理性、结算工程量，提出处理意见。2、竣工结算时，档案管理人员按国家或行业规范、*公司的档案整编要求，验收竣工档案，签署验收意见。3审核电厂、子分公司/分管负责人审核工程量和结算费用依据合同原则审核