秘书学概论复习资料整理

1、精选优质文档-倾情为你奉上第一章 绪论 第一节 秘书的涵义和职业特征一、秘书的涵义 1宫中秘藏之书 2辅臣(Secretary )3行政职位4社会职业 二、秘书的类别和层次 1.秘书的类别 秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。 2.秘书的层次 秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，在纵向上有层次之分。 三、秘书的职业特征 1服务的直接性 2服务的稳定性 3知识化 4年轻化 5女性化 第二节 秘书工作的内容、特点和作用一、秘书工作的内容 美国：文书、事务、一般管理 中国：1文书撰写 2文书制作 3文书处理 4档案管理 5会议

2、组织 6调查研究7信息资料工作 8信访工作 9接待工作 10协调工作 11.督查工作 12日程安排 13日常事务 14办公室管理 15其他临时交办事项 二、秘书工作的要求 1秘书工作的“四个转变” (1)由单纯地办办事转变为既办文办事又出谋献策； (2)由单纯地传递信息转变为综合处理信息； (3)由被动服务转变为主动服务；(4)由凭老经验办事转变为科学化管理。 2秘书工作的“六个强调” (1)强调调查研究工作； (2)强调信息工作；(3)强调信访工作；(4)强调协调工作；(5)强调督查工作； (6)强调党务、政务服务工作。三、秘书工作的性质与特点 1辅助性 2综合性 3机密性4服务性四、秘书工

3、作的作用 1助手作用2参谋作用3协调作用4信息枢纽作用5公共关系作用第三节 秘书学的涵义、研究对象和研究方法 一、秘书学的涵义和研究对象 1秘书学的涵义 秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。2秘书学的研究内容(1)研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；(2)研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求；(3)研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分；(4)研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德

4、，了解秘书的任职资格与要求；(5)研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。二、秘书学研究的兴起三、秘书学研究的发展方向 1秘书学教学理论 2秘书工作理论 3秘书学相关学科研究四、秘书学研究的方法与方式 1从实际出发，由经验上升为理论的方法2运用其他学科的先进方法研究秘书学 3有经验的秘书人员与理论研究人员相结合 第四节 我国秘书工作的发展趋势一、我国秘书工作职能的转变 1.支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案2.辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制3.处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息 4.计划工作，由重在层层传达计划转变为重

5、在独立企划 二、我国秘书工作方式的转变 1服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务 2办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公 3会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展 4操作方式，由手工操作转变为电子操作 第二章 秘书的基本条件第一节 从事秘书工作的职业准备一、必须是成熟的白领 具备相当的社会常识，了解组织的规章制度（各种潜规则），做事沉着而又灵活，具备相当的责任感，富于团队精神。二、必须能自觉进行自我管理 1 学习管理2 时间管理3 健康管理4 感情管理5 金钱管理第二节 从事秘书工作的思想准备一、适应秘书新人工作的特点 1 工作“简单”

6、 2 工作繁重3 待遇较“低” 4 工作“清闲”二、注重自我提升 1 充分发挥主观能动性2 提高工作的含金量 3 充分发挥职务优势4 在“打杂”中创造机会第三节 秘书必备的品质一、认真 二、诚实 三、谦逊四、合群 五、宽厚 六、自信七、缜密 八、有上进心 九、幽默风趣第四节 秘书必备的能力一、判断能力和执行能力 1 能分析问题 2 具备解决问题的常识和经验 3 能迅速采取行动二、理解能力和洞察能力 三、信息收集能力和写作能力4、 交流沟通能力第五节 秘书的仪表一、装扮的基本原则 1 保持大众化2 切忌标新立异3 保持蓬勃朝气二、基本的仪表要求 三、举止优雅 四、健康的生活方式第六节 秘书的自我

7、调节一、心情舒畅 二、释放压力 三、情绪管理第七节 秘书的从业要求保密一、保密应是秘书的职业习惯 二、日常保密 三、电子信息保密 四、保密不是封闭第三章 秘书与主管上司的关系第一节 秘书与上司关系的特征一、工作上的主从性 二、知识、能力、体力、思维的补充性 三、人际关系的首属性 四、人格上的平等性 于雪是一家私营煤矿的老总的秘书。该矿的规模虽然很大，但在安全生产方面存在许多隐患；对于这些隐患，老总总是抱着侥幸的心理。这天，老总得到消息，说有关部门要组织安全生产大检查，于是，老总让于雪赶紧准备一份材料应付检查组。面对这种情况，于雪该如何处理？现在有这么几种选择：A.“好，我马上就办。”B.“老板

8、，这种技术性很强的资料我不会做，你还是找别人吧。”C.“老总，这事事关重大，最好实事求是地汇报，对于安全隐患，我们应尽快采取措施。否则，一旦出事，后果不堪设想。”D.当面什么也不说，背后写匿名信给有关安全检察部门。E.表面上答应，但就是拖着不办！请选择你认为最合适的一种，说明理由，并对其他选择进行评析。 一天，老总怒气冲冲地把秘书于雪叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄来了一封非常无礼的信。他自己起草了一封简短的回信，让于雪马上把信寄走。信的内容是这样的：“我没有想到会收到这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行

9、知道你的行为！”面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：A“好，我马上就办！”说完，于雪立即回到自己的办公室，把信寄走了。B如果将信寄走，对公司和老总本人都非常不利。于雪想到自己是老总的助手，有责任提醒老总；为了公司的利益，得罪了老总也值得。于是对老总这样说：“老总，这封信不能发，别发了吧！”C于雪非但没有退下去寄信，反而前进一步向老总提出忠告：“老总，请您冷静一点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们自己就没有值得反省的地方吗？”D当天快下班的时候，于雪对已经心平气和的老总说：“老总，可以将信寄走了吗？”E默默地回到自己的办公室，当作什么也没听见。对于

10、以上几种选择，你认为哪种选择比较合适？哪种选择最为恶劣？请说明理由。这天下午，总经理对秘书于雪说马上就要开公司董事会了，他要在会上做上半年的工作总结报告，然后递给于雪两张纸，说是自己草拟的工作总结报告大纲，上面还有些基本数据，让她根据这个大纲帮他起草工作总结。于雪一看，上面有“公司今年上半年增加了经济效益500万元”的字样，这是个常识性的错误。面对这种情况，于雪当如何处理？选择如下：A.“老总，您用500万元这个数表示经济效益，真是恰如其分。”B.“老总，您有没有常识，经济效益是个相对数，怎么能用500万元这个绝对数表示呢？”C.“老总，您这个大纲很全面，不过，如果把增加了经济效益500万元改

11、为增加了利润500万元可能会好理解一些。当然，这是我个人的看法，您是老总，还是由您定夺。”D.“有意思，用经济效益表示500万元的利润，真新鲜。”E.“老总，我一定按照您的意思把报告写好。”选择你认为最合适的一种，说明理由并对其他几种选择进行评析。 第二节 秘书与上司关系的处理原则 一、主动配合、适应 二、服从，但不盲从 三、委婉提醒，适时规劝 四、维护上司间的团结 1正确对待 2一视同仁 3化解矛盾 4保持中立第三节 秘书与上司沟通交往的原则 一、正位 二、适人 三、合时 四、择地 五、善言 六、渐进 七、谦让实训：提醒上司 按原定的日程安排，今天上午公司老总从9：30到10：30与恒欣公司

12、老总见面，10：45开始与大地公司老总见面，并一起吃饭。10：40分，大地公司老总和他的助手到了，秘书于雪领他们到会客室后，来到老总的办公室，准备向他通报大地公司老总已到一事，却发现老总与恒欣公司老总两人谈兴正浓。请演练如何提醒上司。要求：1、分组进行，5人一组，其中1人扮演于雪，1人扮演上司，2人扮演客人，1人进行监督评价。2、在演练过程中必须严肃认真，言行符合规范。3、每个同学最好能按照实训内容设演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分配角色。第四章 秘书的素养第一节 秘书的知识和能力 一、秘书的知识结构 秘书应有四方面知识的纵横结合。 1基础知识 2专业知识 3行业知识 4相关知识

13、二、秘书的能力要求 秘书人员需要具有多种能力。主要是： 1写作能力 2口头表达能力 3听知能力 4阅读概括能力 5社交活动能力 6协调能力 7观察分析能力 8应变能力 9使用先进办公器械的能力 10预测能力案例分析：背景： 于雪所在的公司是一家开发生产医疗麻醉设备的高科技公司，公司正准备明年在香港上市。星期一早晨一上班，于雪就收到一份传真。传真是青海一家医院发来的，说是本公司生产的麻醉机出现质量问题，造成严重的医疗事故，病人家属情绪很激动，不仅提出巨额赔偿要求，而且准备向新闻界披露，因此，院方要求公司尽快派人过去处理。 面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： A.马上与医院联

14、系，了解事故发生的具体原因。 B.马上与正在香港出差的老总通电话，向他汇报情况，并听取他的指示。 C.因为情况紧急，马上以老总的名义给对方院长发传真，并请院长代表公司向病人家属表示慰问。 D.与公司有关部门联系，商量这次事件有可能对本公司的影响，并采取相应的对策。 E. 向有关技术人员咨询这类医疗事件到底是设备质量问题还是医务人员操作失误所致。分析： 对于以上几种选择，你认为哪种选择不合适？请说明理由，并对其他几种选择进行评析。实训这天上午十点左右，公司秘书于雪正在前台值班，进来一位中年客人。他掏出名片，自我介绍是西安某公司负责市场营销的副总经理，希望能见一下公司总经理，商谈做陕西总代理的事。

15、而于雪知道公司上个星期就确定了陕西的总代理。这时，工商银行信贷部经理也推门而入，说是路过，好久不见公司刘总，想跟他聊聊天。1、本实训应分组进行，可以四人一组，一人扮演于雪，二人扮演客人，一人进行监督和评价。然后进行交换角色轮训。2、每个扮演者要严肃认真，言行符合规范，且最好按照实训内容设计演练的脚本（包括情节和台词）。第二节 秘书的思想修养和职业道德 一、理论修养 秘书人员必须认真学习和掌握马克思主义的基本理论。理论的具体化就是政策和法规。二、思想作风 秘书人员必须具有良好的思想修养和工作作风，具体有： 1全心全意为人民服务 2对党和人民负责 3密切联系群众 4谦虚谨慎 5实事求是 6踏实细致

16、，一丝不苟 7敏捷干练，讲究时效 8富于创造，勇于开拓三、职业道德 1忠于职守 2严守机密 3. 任劳任怨 4文明礼貌 5. 恪守信用 6. 廉洁奉公第三节 秘书的心理和性格 一、个性心理 心理，是人脑的机能，是客观现实在人的头脑中的反映，它决定于人的内在需要和周围环境的相互作用。主要有： 1兴趣 2意志 3情绪 4思维 5记忆二、气质与性格 1气质的含义 气质是人的生理和心理特征。现代心理学家把气质解释为人的心理活动的强度、速度、灵敏度等典型的、稳定的心理特征。气质表现为人的感受性（感觉能力的大小）、耐受性（感觉的强化或消退）、敏捷性（言语、动作、记忆、思考、注意力转移的快慢）、可塑性（根据

17、外界事物变化而改变自己适应性行为的程度）、兴奋性（情绪兴奋的强弱和情绪表现的强烈程度）、倾向性（情绪、言语、动作等反应倾向于外或是倾向于内）。 2气质和性格的关系 气质部分地决定或构成了人的性格。气质是先天性的、遗传的，性格虽与气质有关，却在更大程度上受后天影响，也即，性格可以改变，可以有意识培养。 3气质、性格与秘书职业的关系 气质、性格与秘书职业有一定的关系。三、性格要求 性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。现代秘书人员除了理论修养、知识、能力之外，最好能具有以下几个性格侧面： 1开朗 2敏捷 3稳健4坚毅 5幽默6自制四、心理调适 秘书人员要善于调适自

18、己的心理，保持稳定、乐观、健康的心态。下面是几种行之有效的方法。 1博览群书，开阔胸襟 2培养广泛兴趣，丰富业余生活 3善于反省，自我调适 4倾诉、宣泄、调节情绪第四节 秘书的性别特征 一、性别的性格、职业特征 1性别的性格特征 不少心理学家研究表明，人的性格与性别有关。 2性别的职业特征 不同的职业固然对知识、技能、体力要求不同，而对心理、性格的要求也有些区别。而秘书这个职业就更适合于女性。 3秘书的女性特征二、女性秘书的自我保护 1正确的认识和心态 2自我保护意识和方法 第五节 秘书的培训与考核一、秘书的培训 秘书的培训主要有三种模式： 1学历教育2岗前培训 3在职培训二、秘书的职业资格鉴

19、定 我国目前进行的秘书职业资格鉴定有多种形式，主要有： 1国家秘书职业资格证书考试 2剑桥秘书证书考试 3. LCCIEB(伦敦工商会考试局）秘书证书考试 4. IAAP（国际职业秘书协会）秘书资格考试 5上海市职业秘书专业技术水平认证考试 6上海市高校学生秘书类职业资格（准高级）证书考试三、秘书的考核 1考核内容 考核内容包括德、能、勤、绩四个方面，重点考核工作实绩。 2考核标准 秘书的考核没有统一的标准，各机关、单位可自行制订。但制订考核标准应该定量和定性（质）相结合。具体有四种方法： (1)直接量化。 (2)比率化。 (3)综合指标化。 (4)类比指标化。 3考核方法 考核方法通常分平时

20、考核和年终考核两种 第五章 日常工作（上）第一节 办公室管理一、办公室管理的作用 1办公室是指挥部 2办公室是工作室 3办公室是“窗口” 二、办公室的布局与布置 办公室一般有两种类型： 一种是由多间的小办公室（每间16平方米左右）组合而成；另一种是大办公室（40平方米以上）。两种办公室各有利弊，布局和布置的要求也不同。 1小办公室 2大办公室 3接待室、会议室 三、办公室管理的内容与要求 其管理要求和特点为： 1整洁 2安静 3光线、空气与温度 4色调与美化 5设备与用品 第二节 通讯工作 一、电话接打 秘书接打电话的要求有： 1正确、有效、礼貌 2接听电话的程序和要求 3打出电话的程序和要求

21、模拟接打电话实训以秘书的身份在以下情景中模拟接打电话：（1）一位报社广告部的客户要找公关部经理，经理不在。（2）一位客户来电咨询宣传画册设计的费用，秘书回答或转接。（3）某喷绘公司经理来电，此前平面设计部经理曾交代秘书不要转给他。（4）某作者来电，投诉签约书籍印刷质量太差，火气很大。（5）一位客户来电了解公司新代理销售的某部畅销书是否已经开始批量销售，秘书需要查资料回答，故让对方等候。（6）一个推销电话唠唠叨叨地跟秘书套近乎。（7）同时处理两个来电。（8）又到了周四，按照公司的日常工作惯例应该在下午召开公司各部门经理会议，但这个周四恰好公司总经理和副总经理到北京参加一个重要的洽谈会，秘书电话通

22、知各个部门经理本周四的例会取消。二、邮件收发 1邮件收进的程序和要求 (1)分类 (2)拆封 (3)登记 (4)分送 (5）阅办 2邮件发出 秘书需在发出邮件前完成下列工作程序。 (1)内容校核 (2)信封、封皮查对 (3)邮件寄发3现代通讯事务 现代秘书应掌握运用现代通讯技术。 (1)传真 (2)电传 (3)电脑网络通讯第三节 接待工作 一、接待工作的类型与方式 1接待的类型 不同的接待类型有不同的特点和要求，现择其重点作简要介绍。 (1)上级检查 (2)会议接待 (3)外宾接待 (4）随机接待2接待的方式 秘书应掌握并熟练运用的接待方式主要有以下几种： (1)迎送式 (2)引见式 (3)参

23、与式 (4)陪同式 (5)完全式二、接待工作的原则与要求 1文明礼貌2负责 3与人方便4讲求时效 5按制度办事 6遵守纪律办公室接待实训（1）请模拟演示前台秘书小李、小王接待来访客人的情景。（2）要求演示过程包括来访客人踏出电梯进入办公室、秘书接待处理、秘书送别来访客人，整个过程必须完整。通过训练，要求掌握办公室日常接待程序、接待礼仪，提高学生的口才和临场应变能力。实训知识链接秘书接待礼仪1 接待引导礼仪 （1）在走廊的引导方法（2）在楼梯的引导方法（3）在电梯的引导方法（4）客厅里的引导方法2 接待来宾握手的礼仪3 接待中作介绍的礼仪三、接待工作的程序与内容 1内宾接待的一般程序与内容 预定

24、性的内宾接待一般按下列程序进行： 接受任务一了解来宾一制订计划一预订食宿一迎接来宾一商议日程一安排会谈一陪同参观一送别客人一接待小结。 2外宾接待的一般程序与内容 外宾接待较之内宾通常要复杂一些，内容要求也有所不同，一般程序如下： 接受任务一了解来宾一制订计划一预订食宿一欢迎来宾一商议日程一礼节性拜访一宴请一正式会谈一签订协议书一陪同参观游览一互赠礼品一欢送来宾一接待小结。第四节 日程安排 一、日程安排的原则和要求 1服从于组织的总目标和整体计划 2区分轻重缓急3随时补充、调整 4提示和督促5. 酌留弹性、劳逸结合二、订约事宜 为上司订约除了需遵循日程安排的原则和要求外，还应注意以下几点： 1

25、事先征求上司意见 2. 再次确定，及时提醒 3善用台历和备忘录三、差旅事宜 差旅事宜是指秘书为上司办理并随同出差旅行的一应事宜，主要有以下几方面： 1做好准备工作2旅途服务3随时联络第六章 日常工作（下）第一节 督查工作 督查，是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。一、督查工作的作用 1.督查对领导的作用(1)督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段。 (2)督查是促进领导决策正确、科学的必要环节。 (3)督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段。 2督查对秘书的作用 (1)督查是秘书的一项重要职责 (2)督查是

26、秘书发挥参谋、助手作用的重要方面二、督查工作的原则和程序 1.督查工作的原则 秘书督查工作必须遵循以下原则： (1)领导负责 (2)分级负责 (3)实事求是 (4)不直接办案 (5)讲求时效 2.督查工作的程序 领导临时交办的督查任务,秘书可随机执行，及时汇报；较重大的事项则需按以下程序进行： (1)查办立项 (2)查办通知 (3)催办 (4)直接调查 (5)商讨处理 (6)结案反馈 (7)立卷归档第二节 保密工作 一、保密的概念与意义 1秘密的概念与类型 我国保密法对国家秘密下了明确的定义： “国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。” 秘

27、密有多种类型。 2保密的意义和作用 保密，就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密。 保密的意义和作用在于： (1)关系到国家的安危 (2)关系到经济、科技、文化教育等事业的发展 (3)关系到领导工作的成败(4)关系到社会的安定团结1保密工作的内容 对于无形秘密，秘书要牢牢树立保密观念，时刻警惕并养成随时随地保密的习惯。 有形秘密的保密有如下内容： (1)文件保密(2)会议保密 (3)通讯保密(4)电脑保密(5)涉外保密2保密工作方针 (1)积极防范 (2)突出重点 (3)既确保国家秘密，又便利各项工作3 保密工作的具体规定第三节 印信工作 印信工作是指机

28、关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围。一、公章的样式、种类和刻制 1公章的样式 公章的样式由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。2公章的种类 (1)单位印章 (2)套印章 (3)钢印 (4)领导人签名章 (5)其他印章3公章的刻制二、公章的保管和使用 1公章的启用 2公章的保管 3公章的使用 盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。 使用不同的印章，或加盖在不同的位置，其意义、作用是不同的，常见的有以下几种： (1)落款章 (2)更正章 (3)证见章 (4)骑缝章 (5)骑边

29、章 (6)密封章 (7)封存章 盖章一般使用红色印油，应摆正位置，用力均匀，使章印完整、印文清晰可识。 4公章的停用与销毁3、 电子签名和电子印章1电子签名、电子印章的特点及作用 电子签名具有三个作用：一是证明文件的来源，即识别签名人；二是表明签名人对文件内容的确认；三是构成签名人对文件内容正确性和完整性负责的根据。 2电子印章的制作、使用和保管 党政机关、企事业单位为保证电子印章的安全使用，应做到以下几点： (1)确保电子印章私钥的完整性，防止私钥的泄露和损坏，禁止将电子印章交于他人使用。 (2)一旦发现私钥丢失或泄露，立刻向有关电子印章审核部门报告。 (3)如果发现电子印章数字证书内的信息

30、发生任何变化，立即通知电子印章审核部门。 (4)如要撤销电子印章，可以向电子印章审核部门提出申请并办理相关撤销手续。 3电子签名的使用及保管责任 电子签名接收的时间、地点的确认方式是： (1)法律、行政法规规定或者当事人约定数据电文需要确认收讫的，应当确认收讫。发件人收到收件人的收讫确认时，数据电文视为已经收到。 (2)数据电文进人发件人控制之外的某个信息系统的时间，视为该数据电文的发送时间。 (3)收件人指定特定系统接收数据电文的，数据电文进入该特定系统的时间，视为该数据电文的接收时间；未指定特定系统的，数据电文进入收件人的任何系统的首次时间，视为该数据电文的接收时间。 (4）发件人的主营业

31、地为数据电文的发送地点，收件人的主营业地为数据电文的接收地点。没有主营业地的，其经常居住地为发送或者接收地点。 (5)当事人对数据电文的发送和接收时间、地点另有约定的，从其约定。 4电子签名的认证四、介绍信的保管和使用 1介绍信的保管2介绍信的使用第四节 值班工作 一、值班工作的组织形式 1办公室值班2值班室和总值班室 3首长电话值班室二、值班工作的基本任务 1来访接待2通讯联络3安全保卫三、突发事件的处理 1突发事件的种类 一般而言，有以下几种： (1)自然灾害 (2)人为灾难2突发事件的处理 处理突发事件的基本原则是加强组织领导，坚持实行统一指挥，分级、分部门负责。秘书处理突发事件的基本过

32、程如下： (1)有思想准备和心理准备 (2)做好通讯准备 (3)问清详细情况(4)采取应急措施 (5)及时向领导、上司和上级汇报、请示 (6)根据领导指示及时处理四、值班工作的制度与要求 1交接班制度 由于值班工作是由秘书和其他行政人员轮流进行，有些事在一个班次内办理不完，有些事则要交给日间上班的部门处理，值班人员必须认真做好值班记录，并严格执行交接班制度。 2请假制度 3安全、保密制度第七章 秘书写作第一节 秘书写作概述 一、秘书写作的内容 大致如下： 1公文类2法规类3经济类 4事务类主要有：信函、计划、总结、讲话稿、简报、调查报告、声明、启事、条据等。 5礼仪类主要有：贺词、祝词、请柬、

33、讣告、悼词等。二、秘书写作的特点 1代单位立言，非个人意愿 2集体成果，非个人创作 3内容真实、实用、客观，符合政策 4语言要求流畅、平实、简洁、规范5讲究文体格式三、秘书写作的过程 秘书写作的过程大致有立意、选材、组织结构、文字表达、修改、审核六个步骤。 1立意 立意，就是确立文章的主题或中心思想。 2选材 秘书选用的材料通常有四种： (1)典型事例 (2)概括事例 (3)统计数据 (4)理论依据3.结构 应用文的结构讲究的是完整、匀称、平稳、层次分明，连接自然。通常有以下几种： (1)串联式(2)并列式(3)总分式(4)综合式4文字表达 从秘书写作的特点来说，特别应该强调的综合起来的要求还

34、是两条：一是实用，二是简洁。 (1)实用 即实在、有用 (2)简洁 即以最少的文句表达最多的内容5修改 修改，就是文章在初步形成之后再作修饰、改动。修改的方法主要有： (1)提炼 (2)调整 (3)改、删、增 (4)誊清6.审核 审核的标准共有六条： (1)是否需要行文； (2)是否符合现行政策和法律，是否符合领导意图； (3)是否符合客观实际，要求和措施是否明确、具体、可行； (4)重要的事实、引文、人名、地名、日期、数据是否都经过核实； (5)涉及其他部门的问题是否经过协商而取得一致； (6)文字表达和格式是否规范。四、秘书写作的表现手法 1一般写作的表现手法 一般写作的表现手法共有六种，

35、即：记述、叙述、描写、抒情、说明、议论。 (1)记述。就是从特定的角度对人、物、景的存在、形态、数量、特征、位置等，以及事情的结果作“静态”的表述，相当于拍摄的黑白照片。 (2)叙述。就是从多角度对事、物的变化、发展过程作“动态”的表述，相当于黑白的影片。 (3)描写(4)抒情(5)说明(6)议论2秘书写作的表现手法 秘书写作的表现手法有如下特点： (1)多用说明，少用议论 (2)多用记叙，少用描写(3)基本不用抒情第二节 秘书写作的原则和要求一、秘书写作的原则 秘书写作必须坚持遵循三大原则： 一是符合方针、政策、法令、法规 二是忠于机关制文意图 三是坚持实事求是的精神二、秘书写作的要求 秘书

36、在写作中应注意并做到： 1信息量大，措施具体，指示性强 2内容高度概括，语言表达实用、精确 3用材精要，语言深入浅出，主题富有个性 4讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味第三节 文书的结构和标印格式一、文书的结构元素及其表述方法 文书的结构元素是指表现文书主题信息的各个组成部分，包括标题、稿本性质、题注、作者姓名、称呼、主送机关、正文、签署、盖章、成文时间等。（一）标题 1.文书标题组成方式（1）发文机关或会议名称事由文种中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议（2）发文机关或会议名称文种 上海市人民政府令（3）事由（主题）文种 中华人民共和国加入世界贸易组织议定书（4）仅标明文

37、种：新闻公报、联合声明（5）主标题副标题 找准定位，加强规划，创建品牌西安市2010年会展工作总结2.标题制作应注意的问题 （1）发文机关用全称或规范化简称 （2）事由部分准确、简要概括文书的主要内容，并注意语法的规范性和语意的准确性 （3）发布、印发、批转、转发文书时，标题中对被发布、印发、批注、转发的文书标题外加“”，如： 中共上海市委关于转发中共上海市人大常委会党组关于<上海市五年立法规划的请示>的通知.（4）一般而言，公文标题应由发文机关、事由和文种三部分构成。（二）稿本性质 两种标注方式： 1.提交会议讨论或表决、尚未产生法定效力的文书，需在标题之后或下方居中用括号标明，

38、如（草案）、（讨论稿）。 2.暂行本和试行本的“暂行”和“试行”可置于文种之前，也可于文种之后用括号括入。如：社会保险费征缴暂行条例，车辆识别代号管理办法（试行）。（三）题注 即对标题的注释，主要用于在会议上表决通过的文件和法律、法规、规章以及企事业单位内部的规章制度。 结构形式： 一般由通过（批准、发布）的日期、会议（机关）名称和对应的程序词构成。如：国家行政机关公文处理办法（国务院2000年8月24日发布） 又如：中华人民共和国合同法（1993年3月15日第九届全国人民代表大会第二次会议通过）使用题注要注意以下几点：1.采用题注的文件，一般不再标注主送机关，成文日期等项目。2.题注的位置在

39、标题的正下方，用圆括号括入。3.题注中的日期可用阿拉伯数字表述。（四）作者名称或姓名 会议报告和讲话、调查报告、经验介绍等文书，要在标题下方标明法定作者或报告人的名称或姓名。（五）称呼 主要用于信函、讲话、报告、致辞一类的文书。在标题之下空一行顶格书写，后标冒号。 称呼要把握的原则： 一是身份从高到低； 二是性别先女后男； 三是尽可能覆盖全体参加对象。 （六）主送机关 1.特称或单称。用于向一个特定的机关行文 2.并称。用于同时向两个以上的机关行文。此时，要将主要的机关写在前面，如果采取并报的形式，则在主要机关的后面写“并报××”。 3.转称。用于主送某一机关，同时要求转送

40、另一机关的公文。如“市委并转报省委” 4.统称。即将同一类型的机关名称的共同中心语抽出，前面加“各”字，如“各直属机构” 5.递降称。用于多级下行文，如“各地、市、县委”（七）正文（八）印章或签署 1.印章 具有法定效力的文书，除了在媒体上公布、会议通过和领导人签署以及会议纪要外，应在落款处按规定的方式加盖机关的印章。 2.签署 两种情况： （1）以领导人名义发出的文件，由签发文件的领导人在正本的正文末尾亲笔署名，用以证实其法定效力或体现礼节。签署的文件一般不再标写发文机关，也不加盖公章（特殊文件除外）。联合发文需要签署的，应当联合签署。 （2）具有协议性质的文书，如合同、会议纪要、联合公报、

41、共同宣言等，由有关各方派代表在文案的末尾共同签署姓名。（九）成文时间 如果正文没有特别说明，文书一般都以成文时间作为法定的生效时间。二、公文标印格式（一）眉首 标识于公文首页红色反线以上的个要素的统称。 1.公文份数序号 带有密级的公文必须标明份数序号，用阿拉伯数字顶格标示在版心左上角第一行，不少于两位数，不足两位数用“0”补足。 2.秘密等级和保密期限 凡有密级的公文均应用3号黑体字标识秘密等级，位置在版心右上角。国家秘密必须标识“”符号， “” 前用汉字标注密级，“”后标注保密期限（保密期限为个位数时用汉字，为两位数时用半角阿拉伯数字。）特殊情况下，保密期限为长期的，标为“绝密长期”。保密

42、期限与密级的最长保密期限一致时，可免标保密期限，如“绝密”，并按该密级的最长保密期限处理。 3.紧急程度 凡属紧急公文，均应在版心右上角第一行（如同时标识密级，则在密级标识的下一行）用3号黑体标注“急件”或“特急”，两字之间空1字 4.发文机关标识 三种标写方法： （1）发文机关名称加“文件”二字。主要用于发布方针、政策和重要的工作部署，批转下级机关的重要来文等； （2）只写发文机关名称。主要用于通知重要事项，批复下级机关的请示，发布任免通知，或向上级机关报告、请示； （3）发文机关名称加文种名称。只限于命令、任免通知、会议纪要几个文种。 格式要求： 红色小标宋体字，居中排列，以醒目为原则，但

43、一般应当小于“国务院文件”字号22×15mm. 5.发文字号 构成：机关代字、年份、序号，如“沪府发200945”。年份写全称，不应简化，用阿拉伯数字书写，外加六角括号。序号按年度统一编制，用阿拉伯数字标识，不必前置“第”和虚位“00” 。 格式要求：发文字号位于发文机关标识下空两行，用3号仿宋体字，居中排列。联合行文时，只标注主办机关的发文字号。 6.签发人 上报的公文应当标注签发人姓名，以示对公文内容的郑重负责。平行排列于发文字号右侧，签发人姓名居右空1字，3号楷体字书写。 如有多个签发人，则主办单位签发人的姓名应标识与第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下，按

44、发文机关的顺序逐行依次排列，同时下标红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之距离为4mm 。（二）主体 置于首页红色反线（不含）以下、末页主题词（不含）以上的各要素统称为主体。 1.公文标题2.主送机关3.正文4.附件 5.成文时间 6.公文生效标识域（1）印章（2）签署人姓名（3）发文机关署名 7.附注（三）版记位于主题词以下的各要素统称为版记。 1.主题词 2.抄送 3.印发机关和印发时间 4.版记中的反线（四）公文的特定格式 1.信函式格式 2.会议纪要格式（五）页码（六）用纸格式附：一个公文样本几种常用的公文种类及写法一、命令（令）命令是一种非常庄严的指挥性

45、下行公文，要求所属机关坚决执行，是强制性的领导与指挥文件。 命令的分类： 1.公布令 2.奖惩令 3.行政令命令的构成： (1)标题 (2)正文 (3)签署 范例 中华人民共和国国务院令(第351号) 医疗事故处理条例已经2002年2月20日国务院第55次常务会议通过，现予公布，自2002年9月1日起施行。 总理 朱镕基 二O O二年四月四日二、决定对重要事项或重大行动做出安排，用“决定” 决定的结构一般由标题、正文、制发机关和制发时间三个部分组成。 (1)标题。一般由制发机关的名称、事由和文种类别构成。 (2)正文。一般包括三个层次： 根据和缘由； 决定的事项； 对决定事项的评价及执行的希望

46、和要求。评价和希望可放在开头，也可放在结尾。范例 三、公告公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。属于公开宣布的告晓性公文，它与其它告晓一般事件的“通知”和用于表扬、批评和传达重要情况的“通报”不同，它具有高度的庄严性和权威性。 公告包括标题、正文、签署和日期等。（1）标题 发文机关加事由加文种；发文机关名称加文种；事由加文种，前加“关于”； 只写“公告”。（2）正文 直述公告缘由，宣布事项。（3）签署 写明公告发布机关全称。 （4）日期 范例中华人民共和国最高人民法院公告 最高人民法院关于如何处理农村五保对象遗产问题的批复已于2000年6月30日由最高人民法院审判委员会第1121

47、次会议通过。现予公布，自2000年8月3日起施行。  二年七月二十五日 四、通告 通告是行政公文的主要文种之一。适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。通告和公告二者有一些相似之处，也有一些不同之处。  相似之处：都具有晓谕性和公布性，也即，内容都是知照性的，发布范围都是面向全社会。    区别： 内容的重要程度不同； 对发文机关的限制性有较大不同 ； 发布范围有所不同 ； 发布的方式不同。 通告的写法 1通告的标题     通告的标题，主要有两种写法。 一是全题写法，也就是公文标题的常规写法，由发文机关、主要内容、文

48、种三者共同构成。二是省略主要内容的写法，由发文机关、文种组成。 2通告的发文字号     通告的发文字号不像一般公文那样只用常规方式，在实践中有多种情况并存。 3 通告的正文 正文采用公文通用结构模式撰写，共分三大部分。 即通告缘由、通告事项 和通告结语 范例 中国人民银行通告明日起发行1990年版壹圆券人民币 以国务院批准，我行定于1995年3月1日起发行1990年版壹圆券人民币。 一、1990年版壹圆券与1980年版壹圆券比较，总体设计不变，对局部图案和色调稍有调整，具有以下特征： (一)由双面凹印改为正面单面凹印； (二)正面：中间部位的底纹全部由假金色底纹

49、代替了原来的黄色和桔黄色底纹。两侧部分的底纹全部由大红色代替了原来的大红色和黄色。背面：以桔黄色代替了假金色。 (三)年号由1980改为1990。 二、新发行的1990年版壹圆券人民币与现行壹圆券人民币在市场上同时流通使用，任何单位和个人不得拒收其中任何一种人民币。 行长××× 一九九五年二月二十二日 五、通知 凡向下级告知事项、布置工作、安排活动、召开会议等，均可以使用通知。 分类： 发布性通知 指示性通知 任免性通知 构成： 标题、主送部门、正文、附件和落款国务院办公厅关于印发促进生物产业加快发展若干政策的通知国办发200945号各省、自治区、直辖市人民政府，

50、国务院各部委、各直属机构：促进生物产业加快发展的若干政策已经国务院同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。                                         

51、60;    国务院办公厅                    二九年六月二日六、通报 适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。 分类： 表彰性通报 批评性通报 情况通报 构成： 标题、正文和落款。 正文一般由基本情况、分析和评价、决定。希望和号召四部分组成。国家计划委员会、国务院生产委员会 关于表彰陈学忠等30名在工作中成绩显著的回国留学人员的通报 各省、自治区、直辖市经委（计经委）；有关企业；经济管理二部学院、企业经济培训中心： 党的十一届三中全会以来，为了贯彻执行党中央、国务院引进国外智力，以利四化建设的战略方针，我委通过各种渠道，引进和借鉴国外先进的管理经验、方法，先后从一些企业、经济管理二部学院、企业管理培训中心选派了一批企业厂长、二部、教师到国外培训，学成后回国服务，他们在各自的工作岗位上为社会主义现代化建设潜心钻研、勤奋工作，取得了显著的成绩。为了表彰他们的先进事迹，鼓励