文书的体式与稿本

1、文书的体式和稿本第一节 文书的文体第二节 文书的格式第三节 文书的稿本本章学习目标v 1、了解文书体式特征及表达要素；v 2、掌握现行国家行政机关公文格式，能够按照办法的规定处理文书；v 3、熟悉文书稿本的种类、特征；v 4、会用国家行政机关公文格式印制公文，懂得各种文稿、文本的特征及使用。第一节 文书的文体一、文体的分类（一）文体与文书文体的含义 1、文体。文体又称语体，是为适应不同的交际需要而形成的语文体式。v 2、文书文体。文书文体是为适应行政工作、公共事务管理的需要而形成的语文体式。它是一种兼有议论文、说明文、记叙文的一般特点的应用文。v （二）文体的分类v 文体可分为政论文体、科学文

2、体、文艺文体、公文文体。v 讨 论：上述四种文体各有何特点？举例说明。二、现行机关文书文体的特征v （一）文书文体的特征v 文书文体是一种兼有议论文、说明文、记叙文三种表达方式和一般特点的应用文体。v 1、叙述。完整的叙述有六要素，即时间、地点、人物、原因、结果。v 2、议论。议论三要素，论点、论据、论证。论证方法有例证法、分析法、引证法、对比法因果法等。v （二）文书文体的应用特点v 文书文体的三种表达方式在各个文种使用中，侧重点是不文书文体的三种表达方式在各个文种使用中，侧重点是不同的。同的。v 1、命令、批复、议案多以说明为主；v 2、决定、通知多以议论、说明为主；v 3、通报、报告、请

3、示多是议论、叙述、说明兼而有之。v3、说明。是对事物的性质、成因、功能等进行解释、介绍的一v种表达方式。说明方法有定义说明、分类说明、比较说明、数字v说明、图表说明等。第二节 文书的格式主要内容包括：一、公文用纸及印装要求二、公文眉首格式三、公文主体格式四、公文版记格式五、公文特定格式v文书格式就是文书的表现形式。通常我们国家行政机关公文格式作为文书格式的范本。1、公文的介质。纸介质是公文的基本表现形式。2、公文的表现形式。公文的表现形式可以是文字、符号、数字、图表、图形等。3、公文的组成要素。标题、发文字号、收文机关、正文、发文机关、成文日期、印章、附件、附件标注、抄送机关、主题词、印发机关

4、、印发日期、秘密等级、保密期限、紧急程度等。引 子：公文格式标准化的意义 1、公文格式标准化是公文的性质决定的。公文具有法定的效力，要求公文的规范化和标准化，以体现公文的法定性、权威性、严肃性。 2、公文格式标准化是公文处理所需要的。公文格式的标准化是实现公文处理“制度化、科学化、规范化”的重要形式保证。3、公文格式的标准化是顺应社会发展而产生的。引 子：现行国家行政机关公文格式v 国家质量技术监督局于1999年12月27日发布了国家行政机关公文格式。v 公文格式将公文各要素划分为三个部分：v 1、眉首（文头部分）v 2、主体（行文部分）v 3、版记（文尾部分）v 公文格式对公文用纸及印装格式

5、都作了规定。一、公文用纸及印装要求v （一）公文用纸采用A4型，尺寸为：210mm*297mmv 天头为：37 mm+-1mm 地脚为：35 mm+-1mmv 订口为：28 mm+-1mm 翻口为：26 mm+-1mmv 版心为：156 mm*225 mmv （二）公文印装要求v 公文正文用3号仿宋体，一般每面22行，每行 28个字。从左至右横写、横排，双面印刷；左侧装订，封面与书芯不脱落，后背平整、不空。二、公文眉首格式二、公文眉首格式v 眉首又叫文头，由发文机关标识、公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、红色反线等公文要素组成。v （一）公文份数序号v 1、公文份数序号（又称

6、份号）。是指依据同一文稿印制若干份时，每份在总印数中的顺序编号。v 2、如需标识公文顺序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。一份公文一个号，带有秘级的公文及国务院公文都编有公文号。v 3、公文编号便于准确掌握公文的印制份数、分发范围、分送对象。二、公文眉首格式（公文份数序号）v （二）秘密等级和保密期限v 1、秘级是标识公文保密程度的一种标志。秘级分为：绝密、机密、秘密三个等级。v 2、秘级标识在版心右上角第一行，用三号黑体字。v 3、保密期限是对公文秘级时限加以规定的说明。保密期限按照国家保密局的要求确定。v 4、保密期限标注在秘级后，秘密等级与保密期限之间用“”隔开，用三号黑体字。

7、如不标识保密期限，秘密等级两字之间空一字距离。二、公文眉首格式（保密等级期限）v （三）紧急程度 v 1、紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。v 2、紧急公文的标注分两种：特急、急件。另可采用限时送达方式。v 3、电报的紧急分为特提、特急、加急、平急四种。v 4、紧急程度标识于版心脏右上角第一行，用三号黑体字，两字之间空一字。如公文同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级在版心右上角第一行，紧急程度在第二行。二、公文眉首格式（紧急程度）紧急程度v （四）发文机关标识v 1、发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。v 2、“命令（令）”、“会议纪要”在发文机关名称后加上文种名称。v

8、 3、发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上行文为80mm；发文机关标识用小标宋体，红色，居中排布，字体小于22mm15mm；联合行文时主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧。二、公文眉首格式（发文机关标识）发文机关标识v （五）发文字号v 1、发文字号由机关代字、年份、序号组成。v 2、发文字号位于发文机关标识下空2行，用三号仿宋体，居中排布，年份用六角括号括入，序号不编虚位，不加第字。例如：国发200418号。如是上行文，发文字号标在左侧，签发人姓名放在右侧，二者对称。如是平行文的函，发文字号标在公文标题右上方，间隔横线的右下方。v 3、发文字号下4mm处印一条与版心等宽

9、的红色反线。二、公文眉首格式（发文字号）发文字号v （六）签发人v 1、上行文应当注明签发人、会签人的姓名，以示文件生效并对文件内容负责。v 2、签发人的姓名平行排列于发文字号右侧，据右空一字，签发人用三号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。有多个签发人，按顺序从第二行依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处于同一行并使红色反线与之的距离为4mm。二、公文眉首格式（签发人）签发人v （七）红色反线（间隔横线）v 1、红色反线的作用在于把眉首部分和主体部分隔开。v 2、党的领导机关的专用公文眉首，在红色反线中间印一颗红五星。v 公文主体格式包括：公文标题、主送

10、机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等。v 由于公文的实质性内容均在此部分，所以称为“主体”v （一）标题v 1、标题是对公文中心内容的高度概括与提炼，是整个公文内容的总括。v 2、标题由发文机关、事由、文种三个要素组成。文种为中心词，作者与事由之间一般用“关于”、“对”等介词连接，组成一个介词结构。标题三、公文主体格式v 公文主体格式包括：公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等。v 由于公文的实质性内容均在此部分，所以称为“主体”v （一）标题v 3、标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。v 4、标题在红色反线下空2行，用2号小标宋体，居中

11、排布，要求词义完整、排列对称、间距恰当。v （二）主送机关v 1、主送机关是公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。v 2、主送机关位于标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。v 3、如主送机关名称过多，而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词下，抄送之上，标识方法同抄送。三、公文主体格式（主送机关）主送机关v （二）主送机关v 4、抄送机关在主题词下一行，左空一字用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号，应当使用全称或规范化简称、统称。v 5、所有上行

12、文都有主送机关，且一般只能有一个，以便于办理，切不可多头主送。v 6、下行文、平行文的主送机关可以是一个或多个。v 7、下行文的主送机关是一个受双重领导的单位，在文尾抄送另一个领导机关。三、公文主体格式v （二）主送机关v 8、公文一般不主送领导者个人。v 9、收文对象无法或无须限定时，可省去主送机关。v 10、下行文主送机关有多个时的排序问题，按性质、级别、有关法规和具体排列，同性质、同级别的机关之间用“、”分隔，不同性质和级别的机关之间用逗号，最后一个机关后用全角冒号。三、公文主体格式v （三）正文v 1、正文是文件的主体部分，用来表述公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心部分。

13、v 2、正文的写作必须符合一定的规定。v 3、正文位于主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格。v 4、数字、年份不能回行。v 5、数字的多层次结构序数用：“一”、“（一）”、v “1”、“（1）。三、公文主体格式（正文）正文三、公文主体格式（正文）正文v （四）附件及附件说明v 1、附件是用以说明、补充、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其它文字材料。v 2、附件说明是指用于说明公文正件之后的有关文件材料的名称及件数的专用格式。v 3、附件说明在正文下一行左空2字用三号仿宋体字标识，附件后标全角冒号和名称；有多份附件用阿拉伯数字标序号。v 4、附件与正件一起装订，附件左上角第一行顶格标

14、识“附件”，有序号时标序号；附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。三、公文主体格式（附件）附件v （五）成文日期v 成文日期是文件的制成日期，也是公文生效的日期。v 1、成文日期的确定有以下几种情况：v 1）重要的命令、决定、通告、通知以领导人签发日期为准；v 2）两个以上机关联合发文，以最后签发日期为准；v 3）会议讨论通过的公文，以通过日期为准；v 4）电报，以发出日期为准；v 5）法规性文件以批准日期为准；三、公文主体格式（成文日期）v （五）成文日期v 成文日期是文件的制成日期，也是公文生效的日期。v 2、成文日期的书写位置一般在发文机关名

15、称的左下方，用汉字年、月、日。零写作“0”单一发文只有一个印章时，右空4字。有两个印章时，将成文日期拉开，左右各空7字，居中排布。，三个以上印章，在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。v 3、法定会议通过的公文，成文日期放在标题之下，正文之上，并加括号。v 4、党委机关公文的成文日期用阿拉伯数字。三、公文主体格式v （六）印章v 1、印章是正文文尾加盖的发文机关的印章，公文除会议纪要、电报、翻印件外，均应加盖印章。v 2、印章的作用。证实公文的效力、证实公文的信用、表示对公文负责。v 3、印章的刻制：根据国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定执行。三、公文主体格式（印章）v

16、 （六）印章v 4、盖印的位置和规范v 单一机关制发的公文落款处只标识成文日期，加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文日期，印章用红色。v 当印章下弧无文字时，采用下套方式，下弧压在成文时间上，当印章下弧有字时，采用中套方式，印章中心线压在成文时间上。v 联合行文需加盖两个印章时，将成文日期拉开，主办机关印章在前，两个印章之间不相交、不相切。三、公文主体格式v （六）印章v 4、盖印的位置和规范v 三个以上的印章，应将发文机关名称按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。每排三个印章，不得超出版心。v 5、公文盖印注意事项：v 1）杜绝空白印章；v 2）印章与正文必须

17、同处一面。三、公文主体格式v （七）签署v 签署是发文时，由机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章，代表公文作者，证实公文的执行效用。v 1、签署的适应范围。以行政机关负责人名义发布的命令不用加盖印章，而要由行政机关的负责人的签署，行政机关向同级国家权力机关提出的议案，也由机关首长签署。v 2、签署的权限。公文签署只限机关首长一人，首长因故离职时，可以由指定的代行职务的副首长代为签署。但公开发布的公文，仍然由正职首长署名。三、公文主体格式（签署）三、公文主体格式v （七）签署v 签署是发文时，由机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章，代表公文作者，证实公文的执行效用。v 3、签署的位置

18、。位于正文下一行右空4字标识签发人的签名章，签名章左空2字标识签发人职务，签名章下一行右空2字标识成文日期。签署可亲手签，也可加盖签署人的签名专用章。v 4、注意点。签署与签发不同，签署是在外发的正本上签字，签发是在最后审定的发文稿纸上签字。v （八）附注v 附注是对公文的发放范围、使用时的注意事项等情况的说明。如：次件传达至县、团级。v 附注位于成文日期下一行，居左空2字，用3号仿宋体加圆括号标注。v “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。三、公文主体格式（附注）四、版记（文尾）格式v 版记位于公文最后一页（封底），版记的最后一个要素置于最后一行。v 版记一般由主题词、抄送机关、印发机

19、关、时间、份数和版记反线等要素组成。四、版记（文尾）格式四、版记（文尾）格式四、版记（文尾）格式v （一）主题词v 主题词是揭示文件重要内容的规范化名词和名词性词组。是供制作公文索引和电子计算机检索之用。v 1、主题词的作用v 1）提高文件的检索和查询速度，有利于提高机关办事效率；v 2）有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化；v 3）可以准确简要地概括文件的主要内容。四、版记（文尾）格式（主题词）四、版记（文尾）格式v （一）主题词v 主题词是揭示文件重要内容的规范化名词和名词性词组。是供制作公文索引和电子计算机检索之用。v 2、主题词的标注方法与步骤v 1）审阅文稿，了解主题；v 2）

20、分析主题，确定主题概念；v 3）查阅主题词表，转换主题概念；v 4）著录标引（誊录主题词）。四、版记（文尾）格式v （一）主题词v 主题词是揭示文件重要内容的规范化名词和名词性词组。是供制作公文索引和电子计算机检索之用。v 3、主题词的位置、排列顺序、数量v 1）位置。主题词标注在公文末页下部、抄送范围上方。主题词用三号黑体，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字，不用标点。v 2）顺序。主题词之间的排列顺序，应根据主题词的涵义，由小到大，从内容到形式。v 3）数量。主题词的数量一般不超过5个。四、版记（文尾）格式v （二）抄送机关v 抄送机关是指除主送机关之外需要执

21、行或知晓公文内容的其它机关。v 1、抄送机关的标识方法。抄送机关标识在主题词下一行，左右各空1字，用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。四、版记（文尾）格式（抄送机关）四、版记（文尾）格式v （二）抄送机关v 抄送机关是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其它机关。v 2、确定抄送机关应掌握的原则v 1）本机关的重要下行文，可以抄送直接上级机关；v 2）双重领导的机关要处理好主送与抄送的关系；v 3）因特殊情况，必须越级行文时，应抄送越过的机关；v （二）抄送机关v 抄送机关是指除主送机关之外需要执行或知晓

22、公文内容的其它机关。v 2、确定抄送机关应掌握的原则v 4）抄送只限于同文件内容有关、需要对方知道或协助办理的机关；v 5）向上级机关的请示、报告，不得抄送下级机关。v 6）对于同时既要抄送下级或平级机关，又要抄送下级机关的公文，应分段书写，先上级，后平级，在下级。v （三）印发机关和印发日期v 印发机关是指具体承办公文印制和发出的部门，通常是机关的办公部门或秘书部门。v 印发日期是指办公部门接到定稿后的起印日期，以公文的付印日期为准，一般写出“年月日印发”。v 印发机关和印发日期位于抄送机关之下占1行位置；用三号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字。四、版记（文尾）格式

23、（印发机关）四、版记（文尾）格式v （四）版记中的反线和版记的位置v 1、版记中的反线，版记中各要素之下加一反线，宽度同版心。v 2、版记的作用。一为显示各要素之间的区别，二是显得美观好看。v 3、版记的最后一个要素之下要有一条反线。v 4、版记置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。目的是保证公文的完整性。v （四）版记中的反线和版记的位置v 5、有关版记的注意点v 1）带附件的公文版记设计。一是放在附件下面；二如是被转发的公文，其后也有版记，转发公文应标识自己的版记。v 2）如果公文主体之后的空白容不下版记，应另起一页，放在封四位置。v 3）公文篇幅在一个折页以上，公文的页数一般

24、是4的倍数，版记一定放在最后一面。五、公文的特定格式v 公文的特定格式有三种：信函式、命令式、会议纪要v 信函式公文主要用于处理日常事务的平行文。v 会议纪要是各级国家行政机关的办公会议纪要（即简报式会议纪要）。v 命令是一种强制性、权威性、指挥性的公文，使用有严格限定。v （一）信函式公文的格式v 信函式公文的格式与一般文件不同之处有五：v 1、发文机关标识不同。发文机关标识只标发文机关全称，不缀“文件”字样。v 2、间隔线不同。发文机关标识4mm之下有一条上粗下细的武文线，在距下页边20mm处印一条上细下粗的文武线。v 3、上白边留得较少。发文机关标识上边缘距上页边30mm。五、公文的特定

25、格式v （一）信函式公文的格式v 信函式公文的格式与一般文件不同之处有五：v 4、份数序号、密级、紧急程度、发文字号等均在武文线之下。前三要素置于武文线下一行版心左边缘顶格标识；发文字号位于右边缘顶格标识。v 5、无需签发人五、公文的特定格式（函）五、公文的特定格式（函）五、公文的特定格式（函）v （二）会议纪要格式v 会议纪要标识由“会议纪要”组成。v 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，用红色小标宋体，发文字号由发文机关酌定。v 会议纪要不加盖印章。五、公文的特定格式（会议纪要）五、公文的特定格式（会议纪要）五、公文的特定格式（会议纪要）五、公文的特定格式（令）五、公文的特定格式（令

26、）五、公文的特定格式（令）第三节 文书的稿本主要内容包括：一、文书的稿本二、文书的指称单位一、文书的稿本v 文书的稿本是指文书的文稿和文本，同一内容和形式的文件，会形成不同的文稿和文本。二、文书的指称单位v 在文书处理过程中，对文书有不同的指称单位，常见的指称单位有五种：篇、文本、稿本、写本、份。v （一）篇v 凡相同文字内容的文书称为一篇。篇是文书的最大指称单位。公文大多编列发文字号，一号即一篇。v （二）份v 文书每一存在的实物谓之一份，同篇文书的若干份称之为重份文书，份是文书的最小指称单位。二、文书的指称单位v 在文书处理过程中，对文书有不同的指称单位，常见的指称单位有五种：篇、文本、稿

27、本、写本、份。v （三）文本v 文本是对使用多种语言文字的同篇文书的区分。使用不同语言文字来表达相同内容，遂使用同一篇文书区分成不同文本。v 文本分为三类：行文文本，译文文本和第三文本 。v 1、行文文本具有法律地位，实施效用，相互监督功用，正式凭证作用。v 2、译文文本，只作参考作用。v 3、第三文本，仲裁作用。v 在文书处理过程中，对文书有不同的指称单位，常见的指称单位有五种：篇、文本、稿本、写本、份。v （四）稿本v 稿本是作者在对所述实际事务活动推动过程中，对同一篇名文书一连串变化阶段上相对静止点的划分。v 公文的稿本可分为三大概念：草本（草稿、讨论稿、修正稿、送审稿、草案、修正草案）

28、，标准本（定稿、正本、存本、副本）和复本（初复本、再复本）。v 定稿、正本、存本、副本是文书的重要稿本。v 在文书处理过程中，对文书有不同的指称单位，常见的指称单位有五种：篇、文本、稿本、写本、份。v 1、草本。草本是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。v 草本有多种名称，但具有共同的特点，未定型，无正式效用。v 草本一般无须存档，但重要的草本，有领导人批示和亲自修改笔迹的草稿应当保存。v 在文书处理过程中，对文书有不同的指称单位，常见的指称单位有五种：篇、文本、稿本、写本、份。v 2、定稿。定稿是经法定作者（或其合法代表）签发（或经会议正式通过）文字内容完全确定，并具有法律效用的初始标准稿本。v 定稿来源于最后一份草本，是第一份最终确定文字内容的稿本，是制作和纠正正式标准稿本的初始依据。v 定稿上有签发人的签发标记，是印