电子著录软件使用培训 - 20130808

1、城建档案电子著录数据接收系统城建档案电子著录数据接收系统使用培训使用培训北京市城市建设档案馆北京市城市建设档案馆20132013年年0808月月0808日日系统概况系统概况01著录流程著录流程02提提 纲纲系统概况系统概况u 背景背景 北京市发改委、市档案局联合下发了关于印发北京市发改委、市档案局联合下发了关于印发北京市北京市“十二五十二五”时期档案事业发展规划时期档案事业发展规划的通知的通知（京档发（京档发【20112011】1111号），明确要求：号），明确要求：加快档案数字化步伐，加快档案数字化步伐，“十二十二”五末，市档案馆馆藏档案数五末，市档案馆馆藏档案数字化率达到字化率达到100%

2、；加强电子文件归档和接收工作，市和区县档案馆要稳步推进加强电子文件归档和接收工作，市和区县档案馆要稳步推进电子档案接收工作。电子档案接收工作。u 背景背景北京市北京市“十二五十二五”时期城建档案工作规划时期城建档案工作规划市规发市规发【20112011】10581058号号市城建档案馆新接收档案文件级著录达市城建档案馆新接收档案文件级著录达100%;100%;规划审批档案应数字化率保持规划审批档案应数字化率保持100%;100%;新进馆工程竣工档案中可公开的政府许可信息数字化率达到新进馆工程竣工档案中可公开的政府许可信息数字化率达到100%100%。系统概况系统概况市城建档案馆应力争在市城建档

3、案馆应力争在“十二五十二五”期间实现期间实现从建设单位直接接从建设单位直接接收工程档案电子著录数据收工程档案电子著录数据，并有选择的开展电子档案的接收工作。，并有选择的开展电子档案的接收工作。u 现状现状系统概况系统概况建筑工程资料管理规建筑工程资料管理规程程中规定：中规定：“工程资工程资料的形成、收集和整理料的形成、收集和整理应采用计算机管理。应采用计算机管理。”u 电子著录数据接收系统电子著录数据接收系统 有资料管理软件的建设单位按我馆数据标准导出有资料管理软件的建设单位按我馆数据标准导出XML格式的格式的著录数据移交档案馆。著录数据移交档案馆。 系统概况系统概况u 电子著录数据接收系统电

4、子著录数据接收系统 无资料管理软件的建设单位档案馆免费提供电子著录数据接收系无资料管理软件的建设单位档案馆免费提供电子著录数据接收系统软件，档案著录数据导出为统软件，档案著录数据导出为XML格式移交档案馆。格式移交档案馆。 系统概况系统概况u 电子著录数据接收系统电子著录数据接收系统 系统含两个功能模块：系统含两个功能模块：（1）城建档案著录）城建档案著录 建设单位使用，用于编制著录数据。建设单位使用，用于编制著录数据。（2）城建档案审查接收）城建档案审查接收 城建档案馆工程室使用，用于对著录数据进行检查。城建档案馆工程室使用，用于对著录数据进行检查。系统安装后默认的是著录系统。系统安装后默认

5、的是著录系统。系统概况系统概况系统概况系统概况u 软件概况软件概况目目录录区区工具栏工具栏著著录录数数据据区区著录流程著录流程 一、新建工程一、新建工程二、工程档案著录二、工程档案著录三、导出工程为三、导出工程为XML文件文件著录流程著录流程 一、新建工程一、新建工程（1）选择城建档案图标，右键增加下级工程。）选择城建档案图标，右键增加下级工程。 在建立新工程时，需要选择工程在建立新工程时，需要选择工程类型，选择不同的工程类型，系统类型，选择不同的工程类型，系统内表单的形式略有不同。内表单的形式略有不同。 后续内容以建筑工程为例。后续内容以建筑工程为例。（2）填写工程信息。）填写工程信息。（3

6、）填写案卷信息。）填写案卷信息。（4）完成工程创建。）完成工程创建。 如果信息填写有误，可以如果信息填写有误，可以通过通过“上一步上一步”回退。回退。著录流程著录流程 在工程属性填写时可在工程属性填写时可选择是选择是“纸质移交书纸质移交书”还是还是“缩微移交书缩微移交书”。著录流程著录流程 二、工程档案著录二、工程档案著录 （1）项目信息著录）项目信息著录 建设工程概况表一和表二按照纸质档案著录要求填写，其中必填建设工程概况表一和表二按照纸质档案著录要求填写，其中必填项、字数限制等填写要求见项、字数限制等填写要求见基于XML的城建档案电子著录数据格式规范。 软件中单元格的颜色软件中单元格的颜色

7、 分为三种，灰色格分为三种，灰色格:表格固定信息；黄色格表格固定信息；黄色格:必填信息；白色格必填信息；白色格:可为空。可为空。著录流程著录流程 二、工程档案著录二、工程档案著录 （1）项目信息著录）项目信息著录 建设工程概况表二中结构类型填写时，点击表格，出现下拉框，建设工程概况表二中结构类型填写时，点击表格，出现下拉框，选择其中的一项。如选项不符合时，也可以自主填写。选择其中的一项。如选项不符合时，也可以自主填写。著录流程著录流程（2）案卷著录）案卷著录 新建案卷新建案卷 有两种方法可以新建案卷：有两种方法可以新建案卷： 第一种方法：在工程节点上，点击鼠标第一种方法：在工程节点上，点击鼠标

8、右键，点击右键，点击“增加下级案卷增加下级案卷”。第二种方法：在案卷节点上，点击鼠第二种方法：在案卷节点上，点击鼠标右键，点击标右键，点击“增加同级案卷增加同级案卷”。著录流程著录流程 为了便于排序和检查，案为了便于排序和检查，案卷文件的显示是案卷序号卷文件的显示是案卷序号+案案卷名称。卷名称。 每建立一个案卷，自动建每建立一个案卷，自动建立封面、卷内目录和备考表立封面、卷内目录和备考表三个文件。三个文件。（2）案卷著录）案卷著录填写案卷中的表格填写案卷中的表格 按照纸质著录规范填写案卷级著录中的三个文件。其中必填项、按照纸质著录规范填写案卷级著录中的三个文件。其中必填项、字数限制等填写要求见

9、字数限制等填写要求见基于XML的城建档案电子著录数据格式规范。著录流程著录流程案卷封面名称填写第一行填案卷封面名称填写第一行填写规划审批名，第二行填写写规划审批名，第二行填写工程竣工名称。（软件自动工程竣工名称。（软件自动生成移交目录时提取第二行生成移交目录时提取第二行的名称。）的名称。）（2）案卷著录）案卷著录案卷封面案卷题名填写时可案卷封面案卷题名填写时可以双击然后选择下拉列表中以双击然后选择下拉列表中的选项，也可以自行修改。的选项，也可以自行修改。著录流程著录流程填写案卷中的表格填写案卷中的表格（2）案卷著录）案卷著录封面中保管期限和密级填封面中保管期限和密级填写时，点击其后空白处，写时

10、，点击其后空白处，出现下列列表进行选择。出现下列列表进行选择。 卷内目录填写时，当一页不能包含所需要的内容时，卷内目录填写时，当一页不能包含所需要的内容时，可以增加页。可以增加页。 在左侧页面的左下角点击鼠标右键，弹出菜单。在左侧页面的左下角点击鼠标右键，弹出菜单。点击点击“增加一页增加一页”，则系统会复制当前页面的内容，则系统会复制当前页面的内容，生成第二页。生成第二页。著录流程著录流程案卷调整操作案卷调整操作（2）案卷著录）案卷著录著录过程中需要对案卷进行排序、著录过程中需要对案卷进行排序、复制、删除等操作时，选择任一复制、删除等操作时，选择任一案卷，右键，选择案卷，右键，选择“案卷管理案

11、卷管理”菜单，进入案卷管理窗口。菜单，进入案卷管理窗口。著录流程著录流程案卷调整操作案卷调整操作（2）案卷著录）案卷著录案卷的位置发生变化，在案卷管理窗口通过案卷的位置发生变化，在案卷管理窗口通过“排序排序”恢复顺序。恢复顺序。在案卷管理窗口，可以调整任一案卷的位置，将案卷拖到指定位在案卷管理窗口，可以调整任一案卷的位置，将案卷拖到指定位置，选择全部案卷，点击置，选择全部案卷，点击“重标重标”按钮，案卷的册数和案卷题名按钮，案卷的册数和案卷题名可以根据已调整的位置自动更新。可以根据已调整的位置自动更新。著录流程著录流程案卷调整操作案卷调整操作（2）案卷著录）案卷著录按住按住“Ctrl”键，选择

12、多个案卷，点击键，选择多个案卷，点击“复制复制”按钮，进行案卷复按钮，进行案卷复制操作，复制的案卷自动排在末端。制操作，复制的案卷自动排在末端。按住按住“Ctrl”键，选择多个案卷，点击键，选择多个案卷，点击“删除删除”按钮，进行案卷删按钮，进行案卷删除操作。除操作。著录流程著录流程案卷调整操作案卷调整操作（2）案卷著录）案卷著录选择多个案卷，点击选择多个案卷，点击“规划审批名称规划审批名称”按钮，可以统一修改已选按钮，可以统一修改已选案卷封面上的规划审批名称。案卷封面上的规划审批名称。选择多个案卷，点击选择多个案卷，点击“工程竣工名称工程竣工名称”按钮，可以统一修改已选案按钮，可以统一修改已

13、选案卷封面上的工程竣工名称。卷封面上的工程竣工名称。（3）移交目录和移交书自动生成）移交目录和移交书自动生成 当所有案卷填写了相应的内容之后，系统可以自动提取每个案卷当所有案卷填写了相应的内容之后，系统可以自动提取每个案卷“封封面面”和和“备考表备考表”中的数据，生成中的数据，生成“移交目录移交目录”。 著录流程著录流程 移交书在移交目录生成后自动更新。移交书在移交目录生成后自动更新。在移交目录上点击鼠标右键，点击在移交目录上点击鼠标右键，点击“生成目录生成目录”，弹出数据操作窗口。点击右侧按钮弹出数据操作窗口。点击右侧按钮“移交目录移交目录”，自动生成移交目录。自动生成移交目录。 移交书和移

14、交目录自动生成的内容不允许修改，如要修改，必须在概移交书和移交目录自动生成的内容不允许修改，如要修改，必须在概况表和案卷封面上进行修改，然后重新生成。况表和案卷封面上进行修改，然后重新生成。 工程数据需要转换为档案馆著录系统需要的格式，才能工程数据需要转换为档案馆著录系统需要的格式，才能导入到档案馆的导入到档案馆的MIS系统，所以需要导出著录完成的数据。系统，所以需要导出著录完成的数据。三、导出工程为三、导出工程为XML文件文件（1）导出步骤）导出步骤 在工程节点上点击鼠标右键，点击在工程节点上点击鼠标右键，点击“导出工程为文件导出工程为文件”，然后选择，然后选择导出文件的路径。导出文件的路径

15、。著录流程著录流程（2）导出）导出数据检查数据检查 导出同时检查所有字段，如果发现应该必须填写的单元格为空或字导出同时检查所有字段，如果发现应该必须填写的单元格为空或字段格式不符合要求，系统会给出提示段格式不符合要求，系统会给出提示且不能导出文件。且不能导出文件。 著录流程著录流程（3）定位出错定位出错位置位置点击某个错误提示，系统直接定位到该点击某个错误提示，系统直接定位到该错误所在的位置错误所在的位置，修改相应错，修改相应错误，点击按钮误，点击按钮“重新生成重新生成”，再次检查是否存在其他错误，再次检查是否存在其他错误。著录流程著录流程 著录过程中需要注意问题：著录过程中需要注意问题： （1）工程合并）工程合并 选择一个工程，拖到待合并的工程上，选择选择一个工程，拖到待合并的工程上，选择“工程下案卷合并工程下案卷合并”，可以将选择工程中的，可以将选择工程中的案卷合并到已有工程中。合并工程后，只移案卷合并到已有工程中。合并工程后，只移动案卷，并不移动原工程的动案卷，并不移动原工程的概况表概况表移移交书交书等