《商务文书礼仪》PPT课件（完整版）

1、第六章 商务文书礼仪 第一节 请柬礼仪第二节 信函礼仪第三节 电子邮件礼仪PART ONE礼仪概述第一节 请柬礼仪 一、请柬的格式与书写请柬的形式单柬帖，又称卡片式，为一张硬纸片，正面印有“请柬”二字及美术装潢，背面为空白，供填写请柬内容。双柬帖，又称折叠式，是将纸片折起来，分为内、外两部分，外面印有“请柬”二字做封面，里面是空白，留作书写请柬内容。竖式与横式，中国传统的请柬写法多为竖式，竖式为中式，横式为西式。商务活动中的请柬书写以横式居多。一、请柬的格式与书写2. 请柬的格式标题：“请柬”二字，单柬帖写于正面或顶端第一行，双柬帖写于封面。称谓：顶格写被邀请单位名称或个人姓名，后加冒号。个人

2、姓名后要注明职务或职称，如“教授”、“经理”等。正文：另起一行，前空两格，写明活动的主题、时间、地点及其他应知事项。敬语：一般以“敬请(恭请)光临”、“此致敬礼”等专用敬语作结。书写时，四字敬语中的前两字应另起一行，空两格写，后两字应再起一行，顶格书写。落款和日期：写明邀请单位名称或个人姓名（个人姓名不宜加职务或职称）。落款和日期写于请柬正文的右下方。一、请柬的格式与书写3. 请柬的内容活动的主题；活动的时间和地点；参加活动的要求，例如着装、座位席号等，如果请人看戏或其他表演还应将入场券附上。联系电话。如果在电话号码前注明Regrets only，表示“如果不出席活动，必须电话回告；如果出席活

3、动，就不必回话，届时可直接前来”。汉语一般写为“如不出席请赐电告”。如果注明RSVP，则表示“不管出席与否，一定要电话明告”，汉语一般写为“能否出席，请回电赐告”或者“能否出席，务请赐电”。标有RSVP的请柬会安排固定的坐席，如果不能出席，而又不电告主人，在活动现场出现空座位的情况，这对主人而言是一件非常尴尬的事情。一、请柬的格式与书写4. 英文请柬的书写一、请柬的格式与书写5. 请柬书写礼仪 汉语中应注意多使用雅语和敬语：“诚意邀请”、“敬请”、“特邀”、“恭请”、“敬请出席”、“届时光临”、“届时莅临”、“敬邀”、 “赐教”、“恭候”等。 在英文中，应注意使用如“On the occasi

4、on of”、“request the honor of your presence (attendance) at”、“request the pleasure of the company of”等。一、请柬的格式与书写5. 请柬书写礼仪 请柬中应避免出现“准时”二字。 写为“请届时光临”，“届时”是到时候的意思，表示出邀请者的诚意。 在活动中对受邀者有特殊要求的，应在请柬中注明，如“请准备发言”等。防止受邀者对特殊情况毫无准备，在活动中出现尴尬的情况。 如受邀者对活动地点不甚了解或活动举办地点较为偏僻，应附周边路线图，以帮助受邀者准时到达。二、请柬的发送请柬的寄发较为正式和隆重的商务活动

5、，以寄发纸质请柬为主。请柬亲手送达是最有尊敬的做法。2. 请柬寄发的时间请柬需提前1015天发送。3. 寄发请柬的注意事项请柬如果是放入信封当面递送，要注意信封不能封口。4. 请柬的回复如不能出席活动，不管何种原因都应告知邀请人，以体现对他人的尊重。PART ONE礼仪概述第二节 信函礼仪 一、信封格式国内标准信封格式一、信封格式 2. 国际标准信封格式 一、信封格式 3. 书写国际标准信封的注意事项 寄信人不自称Mr.、Mrs.或Miss，但是在收信人的姓名前则必须加上尊称Mr.、Mrs.或Miss以示礼貌。使用Dear Personnel Director或Dear Personnel M

6、anager，而不宜使用To Whom It May Concern。写国名时，除了美国(U.S.A.，the United States of America的缩写)外，其他国名一般不缩写，城市名后无须加“City”。一、信封格式 4. 信封标注的投递事项 航空(By Air-Mail)挂号(Registered，或Reg；Regd.)快递邮件(Express)包裹邮件(Parcel Post)印刷品(Printed Matter)样品(Sample)商业文件(Commercial Papers)密函(Confidential)亲启，私人信(Private)赠品(With Complimen

7、ts)如无法投递，请退某处(Please return to)退还邮费(Return Postage)留存邮局(Post Restitute/Care Postmaster)无商品价值样品(Sample of no commercial Value)一、信封格式 5. 使用信封的要求 不准使用旧信封或废旧纸张和有字纸张制成的信封装寄；信件应装入标准信封内，并将封口粘固；如用透明窗信封装寄，透明窗必须是长方形的，其长的一边应与信封长的一边平行；信件应适当折叠，其在信封内有所移动时，收件人的姓名、地址仍能通过透明窗清晰露出。 6. 折叠信件的方式 两折法 三折法二、国内商务信函的格式与书写 1.

8、国内商务信函的格式及基本内容 开头写收信人或收信单位的称呼。也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加冒号，单独占行。 正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题： 问候语。 “您好！”，写在称呼下一行，前面空两格，自成一段。 写信的事由。何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题的答复等。 询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。 如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重。 提出进一步联系的希望、方式和要求。二、国内商务信函的格式与书写 1. 国内商务信函的格式及基本内容 结尾用简单的一两句话，写

9、明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复”。同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼” 则转行顶格书写。署名即写信人签名，通常写在结尾后空一两行的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。日期一般写在署名的下一行，商业信函的日期很重要，不能遗漏。二、国内商务信函的格式与书写 2. 国内商务信函的写作要求 目的明确态度诚恳结构严谨用词准确简洁得体三、涉外商务信函的格式与书写 1. 涉外商务信函的内容 信

10、头包括发信人地址、发信日期、收信人地址、称呼、事由。所占页面一般不超过三分之一。Mr. Peter LawrencePurchasing ManagerPort City Investments，Inc.3117 Avenue ESeattle，Washington 20103U.S.A.三、涉外商务信函的格式与书写 1. 涉外商务信函的内容 信文信文包括开头、主要内容、将来的打算和行动、结束语。开头(Opening)说明为什么写此信。例如：We are writing to enquire about.我们想询问We are interested in . and we would like

11、 to know.我们对感兴趣，因而想知道如果是回信，可用：Thank you for your letter of(date)，asking if .感谢贵方某月某日来信询问We have received your letter of(date)，concerning .我们已收到贵方某日关于的来信三、涉外商务信函的格式与书写 1. 涉外商务信函的内容 信文信文包括开头、主要内容、将来的打算和行动、结束语。主要内容(The Main Message)是信的主要部分，在这里，答复对方或向对方询问信息，说明事实。将来的行动和打算(Future Action or Response)：可以陈述一

12、下自己将采取的行动或希望对方作什么样的答复，例如：If payment is not made within ten days，we will have no alternative but to place the matter in the hands of our solicitor.(如果十天内不付款的话，我们只能由律师来处理此事了。)If after reviewing this information，you have other questions，please write me again. And if you feel that an inspection of our o

13、peration would help，you are welcome to visit us.(看了情况介绍后，如果您还有什么问题，请来信，如果觉得有必要来视察一下我们的运作情况，我们非常欢迎。)三、涉外商务信函的格式与书写 1. 涉外商务信函的内容 信文信文包括开头、主要内容、将来的打算和行动、结束语。结束语(Closing Section)一般用一句话结束即可。例如：I look forward to receiving your reply/order/products/etc.(等待您的答复/订单/产品等。)If you require any further information

14、，please let me know.(若需询问信息，请来信。)We genuinely appreciate your order，Mr. Anderson. And we look forward to a mutually rewarding relationship in the years ahead.(Anderson 先生，非常感谢您的订单，期待着今后双方互利的合作。)三、涉外商务信函的格式与书写 1. 涉外商务信函的内容 信尾信尾包括结尾敬辞、信末签名、口述者/打字员姓名缩写、附件、抄送、附笔等内容。结尾敬辞。国际商务信函的结尾一般以Yours Sincerely结束，相当于

15、中文书信信末的“敬上”等词。通常紧贴信文最后一行下一两行书写，并加逗号。依据交往的程度，从浅到深分别是Yours、Your Sincerely、Your Ever、Yours Always等。还有些用法如Your Affectionately虽然显老式，但仍很有魅力。写商业信函时用Yours Faithfully、Your Sincerely较为得体。三、涉外商务信函的格式与书写 1. 涉外商务信函的内容 信尾信尾包括结尾敬辞、信末签名、口述者/打字员姓名缩写、附件、抄送、附笔等内容。信末签名。涉外信函一般宜用打印机制作，但签名必须用笔实签。在结尾礼词下方留出三四行空档，供签名用，下面用打字机

16、打印上签署者姓名，然后是其职务名称。口述者/打字员姓名缩写又叫关系人姓名缩写，是写信执笔者和打字者姓名的缩写，通常是执笔人和打字员姓名的第一个字母组成，以示负责或必要时查找。一般执笔者写左侧，打字者写右侧，如YCL/HT。三、涉外商务信函的格式与书写 1. 涉外商务信函的内容 信尾信尾包括结尾敬辞、信末签名、口述者/打字员姓名缩写、附件、抄送、附笔等内容。Enc.Catalog1 附寄目录册一份Price list 2 价格单两份cc Harold Jones，Accountant 抄送：会计 Harold JonesDavid Piper，Managing Director 总经理 Davi

17、d PiperP.S.Please send us your quotation urgently.(附笔：请立刻寄上报价单)P.S.Hope we meet again soon.(附笔：希望很快再见面)三、涉外商务信函的格式与书写 2. 涉外商务信函的格式 全齐头式(Full-blocked)：信函全部内容都从左边空白处写起，方便省事，是常用的格式之一。除了信件正文，其他部分都采用免标点法，即日期、称呼、结尾礼词、地址各行的末尾均不用标点符号，除了缩写点之外。齐头式(Blocked)：与全齐头式相似，只是结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔都从中间写起。日期可以从中间起行，也可以靠右对齐。

18、 半齐头式(Semi-blocked)：与齐头式雷同。不同的是半齐头式的每个段落缩进5或10个英文字母；结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔从中间写起。简化式(Simplified)：没有称呼和结尾敬语，收信人姓名必须在信文内的某个地方出现。事由和写信人姓名必须大写。三、涉外商务信函的格式与书写 3. 涉外商务信函的写作原则 体谅原则礼貌原则明晰原则简洁原则具体原则正确原则完整原则三、涉外商务信函的格式与书写 4. 涉外商务信函中应避免的语气 不信任的语气指责的语气自以为是的语气讽刺的语气暴躁的语气侮辱的语气居高临下的语气过分亲热的语气PART ONE礼仪概述第三节 电子邮件礼仪 1. 电子邮件的格式 一、电子邮件的书写电子邮件传递速度快、使用频率高等特点，对格式并没有特别严格的要求，以清楚地表达所要通知或讨论的内容为第一目的。在初次使用电子邮件进行交流或向职位较高的人士汇报工作等比较正式的信件中，电子邮件可以依照纸质商务信函的格式进行书写，以显示对讨论内容的重视程度非常高。 2. 电子邮件的书写礼仪 一、电子邮件的书写主题要明确语言要流畅内容要简洁签名档的使用附件的使用“回复”功能的使用避免全部使用大写字母避免缩略语、网络用语和符号表情的使用避免在邮件中添加