公文管理制度修稿(共12页)

1、公文(gngwn)管理制度 目的(md)为了规范公司(n s)公文管理，保证公文高效、安全、流畅运行，特制定本制度。行政人力部是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文处理和文档管理工作。2. 适用范围本制度适用于公司所属各部门。 公文的种类3.1 决定、决议类 对重要事项或重大活动作出安排，用“决定”。 对会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 通知、通报类 适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项，用“通知”。 表扬批评、处分奖励、传达重要情况，用“通报”。 报告、请示类凡上行文均使用呈批呈阅件。其中，向上级主管和部门汇报工作

2、、反映情况、提出建议，用“报告”；向上级主管和部门请求批示、批准，用“请示”。 公函类对外商洽工作、询问(xnwn)和答复，用“函”。 会议纪要记录和传达会议议定事项和主要精神(jngshn)，以便在一定范围内贯彻与执行，用“会议纪要”。公文(gngwn)的格式要求由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。公文内容要素分为版头、主体、版记三部分。版头指公文首页分隔线以上的部分；主体是指公文首页分隔线（不含）以下，公文末页首条分隔线（不含）以上的部分；版记则是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分记。 公文

3、标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并应标明发文部门和公文种类。如：公司部关于的通知。 发文字号4.2.1 包括公司、部门字号、年号、顺序号。4.2.2 集团公司级文件1、使用“上发”字的，仅限于由总经理起草和总经理办公会议确定的文件。2、使用“上（*）发”字的，特指由行政人力部主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件。（办）发部门2005年号2号序号集团公司上4.2.3部门文件不使用公司字号，直接由部门字号、年号、顺序号组成。部门文件主要用于部门内部(nib)管理事务，以下情况不得以部门文件下发：涉及规章制度类文件；涉及公司财务(ciw)制度或财务规定的制定、修改的文件，并以公司级文

4、件(wnjin)形式由总经理本人直接签发；涉及奖惩的文件;涉及其他部门的文件。4.2.4 主题词是公文标题的简缩词。如关于春节放假的通知主题词简写为“春节 放假 通知。4.2.5 公文一律加盖印章，并应注明签发人；加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方括弧说明（此页无正文）。4.2.6 公文应注明发送范围和印数。上行文用“报送、并报、抄报”字样，下行文用“发送”；平行文用“主送、抄送”字样。轮流传看一份文件，应注明“传阅”字样。上行文一般只标识一个报送领导，如需同时报送几个上级机关或领导，可以用并报、抄报形式。有时为了使领导之间、部门之间相互了解各自对某一文件的看法、意见、态度可采用传阅方式

5、。4.2.7 密级公文(gngwn)应分别标明“秘密”字样，是否属于秘密应由发文主管单位领导根据文件内容确定。紧急公文应分别标明“特急”、“急”。 文件页面标准(biozhn)格式（附件1-1、1-2、1-3）。5. 行文(xngwn)规则5.1 公司各部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。5.2 公司各部门可以联合行文。5.3 请示的公文一般应一文一事。6起草公文6.1 起草必须使用行政人力办公室统一的文件格式。6.2 公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。涉及某一方面工作的部门文件由主管副总签发。6.3 各部门发出的公文由部门经理起草，主管副总审核，行政办

6、公室备案存档。6.4 公文用印应填写用印登记，经主管副总签批后，行政人力办公室方可办理。部门自行用印，应建立登记制度，办公室将随时不定期进行检查。6.5 传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。7. 收文(shuwn)处理程序由行政(xngzhng)人力部专员收取(shuq)公文并作登记，经部门经理审核转呈总经理审阅，下发各部主管副总，下发各部门执行。7.1 公文的收发、传阅登记制度由行政人力部统一制定，并随时抽查各部门执行情况（收文登记、文件编号、记录等）。7.2 对需要催办的文件，要建立严格的登记制度。承办部门必须在规定的时间内将承办处理情况，填妥收文处理笺向发文部门复命。7

7、.3 公文办理完毕，主办部门应将公文处理情况和结果书面向主管副总回复。8. 公文立卷、销毁8.1 与公司经营活动有关的上级来文，重要会议文件资料，经济活动中的合同、协议、公司文件、部门文件等一切重要文件均应归档。8.2 公司各相关单位应在当年三月三十日前，将上年度应当立卷归档的材料收集整理后，向办公室集中移交。8.3 办公室收到各单位交来的归档文件、资料后，采取年度组织机构档案内容的分类编目方法，进行整理立卷。8.4 没有(mi yu)存档价值和存查必要的公文，应由办公室列出清单，征求业务部门意见后，经办公室主任批准即可销毁。对于批准销毁的文件，要指定专人（两人以上）监销，监销人应在销毁文件清

8、册上签名。9具体(jt)附件：公司(n s)文件格式如下：附件1-1：集团公司级文件格式附件1-2：部门主办的公司级文件格式附件1-3：部门文件格式附件1-4会议纪要文件格式附件1-1：集团公司级文件格式秘密等级紧急程度#有限公司文件上发年份(ninfn)号 签发人：标题(biot)字号：二号黑体字，黑色。发文字(wnz)号：小三号仿宋GB2312字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。分割线黑色，规格1.5磅,长度据页边距左、右各1.5cm。如果是某部门主办的公司级文件，在上和发之间加入带括号的部门简称。空一行关于的决定公文标题：

9、用3号仿宋GB2312体加深，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除引号“ ”和书名号 外，一般不使用其它标点符号。空一行、：主送机关：标题下空一行，左侧顶格用4号仿宋GB2312体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。（空一行）附件：1.2.（空一行）年月日时间：领导签发日期，用大写数字将年、月、日标全 （加盖公章）公文正文：为4号仿宋GB2312字体，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行，行间距为23磅。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。页码：阿拉伯数字1、2、3，居中

10、。公文如有附件，在正文下空一行，左空2个字符，用小4号防宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识要一致。如无附件(fjin)，在正文(zhngwn)下空一行(yxng)，右下方标注日期，空一行对应下方标注公司名称，公司名称正上方加盖公章。用印必须清晰、端正。（此外，页面边距为上下各1.5cm,左右各2.5cm） 年月日印发#有限公司空一行分隔线，粗细0.75磅，长度距离页边距左右各2.5cm，下面以此类推主报，分隔线，主送，分隔线等等，空行对齐主送，印发，同行右侧共

11、印份数。主 报： 小4号仿宋GB2312字，词目间两空格 主 送： 小4号仿宋GB2312字，词目间两空格 印发 小4号仿宋GB2312字，数字用阿拉伯数字小写 共印份附件1-2：部门主办的公司级文件格式秘密等级紧急程度#有限公司文件上（*）发年份号 签发人：标题字号：二号黑体字，黑色。发文字号：小三号仿宋GB2312字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。分割线黑色，规格1.5磅,长度据页边距左、右各1.5cm。如果是某部门主办的公司级文件，在上和发之间加入带括号的部门简称。空一行关于的决定公文标题：用3号仿宋GB2312体加深，

12、可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除引号“ ”和书名号 外，一般不使用其它标点符号。空一行、：主送机关：标题下空一行，左侧顶格用4号仿宋GB2312体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。（空一行(yxng)）附件(fjin)：1.2.（空一行(yxng)）年月日时间：领导签发日期，用大写数字将年、月、日标全 （加盖公章）公文正文：为4号仿宋GB2312字体，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行，行间距为23磅。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。页码：阿拉伯数字1、2、3

13、，居中。公文如有附件，在正文下空一行，左空2个字符，用小4号防宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识要一致。如无附件，在正文下空一行，右下方标注日期，空一行对应下方标注公司名称，公司名称正上方加盖公章。用印必须清晰、端正。（此外，页面边距为上下各1.5cm,左右各2.5cm） 年月日印发#有限公司空一行分隔线，粗细0.75磅，长度距离页边距左右各2.5cm，下面以此类推主报，分隔线，主送，分隔线等等，空行对齐主送，印发，同行右侧共印份数。主 报： 小4号仿宋GB2

14、312字，词目间两空格 主 送： 小4号仿宋GB2312字，词目间两空格 印发 小4号仿宋GB2312字，数字用阿拉伯数字小写 共印份附件1-3：部门文件格式 秘密等级紧急程度#有限公司文件上（*）发年份号 签发人：标题(biot)字号：二号黑体字，黑色。发文字(wnz)号：小三号仿宋(fn sn)GB2312字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。分割线黑色，规格1.5磅,长度据页边距左、右各1.5cm。如果是某部门主办的公司级文件，在上和发之间加入带括号的部门简称。空一行关于的决定公文标题：用3号仿宋GB2312体加深，可分一行

15、或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除引号“ ”和书名号 外，一般不使用其它标点符号。空一行、：主送机关：标题下空一行，左侧顶格用4号仿宋GB2312体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。（空一行）附件：1.2.（空一行）年月日时间：领导签发日期，用大写数字将年、月、日标全 （加盖公章）公文正文：为4号仿宋GB2312字体，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行，行间距为23磅。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。页码：阿拉伯数字1、2、3，居中。公文如有附件，在正文下空一行，左空2

16、个字符，用小4号防宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识要一致。如无附件，在正文下空一行，右下方标注日期，空一行对应下方标注公司名称，公司名称正上方加盖公章。用印必须清晰、端正。（此外，页面边距为上下各1.5cm,左右各2.5cm） 年月日印发#有限公司(yu xin n s)空一行(yxng)分隔线，粗细(cx)0.75磅，长度距离页边距左右各2.5cm，下面以此类推主报，分隔线，主送，分隔线等等，空行对齐主送，印发，同行右侧共印份数。主 报： 小4号仿宋GB2

17、312字，词目间两空格 主 送： 小4号仿宋GB2312字，词目间两空格 印发 小4号仿宋GB2312字，数字用阿拉伯数字小写 共印份附件1-4：会议纪要文件格式秘密等级紧急程度#有限公司文件上发年份号 签发人：标题字号：二号黑体字，黑色。发文字号：小三号仿宋GB2312字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。分割线黑色，规格1.5磅,长度据页边距左、右各1.5cm。如果是某部门主办的公司级文件，在上和发之间加入带括号的部门简称。空一行万马仕的会议纪要公文标题：用3号仿宋GB2312体加深，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除引号“ ”和书名号 外，一般不使用其它标点符号。空一行时间：#年#月#日星期# 地点：#办公室/会议室会议主持：# 参会人员：# # # 会议记录人：#会议(huy)内容：时间、地点、会议主持(zhch)、参会人员、会议记录人、会议内容均左侧(zu c)顶格用4号仿宋GB2312体字，并加粗体。后内容均为4号仿宋GB2312体字。会议纪要正文使用4号仿宋GB2312体字，正文完毕（空一行）在正文下空一行，右下方