费用报销系统操作指导和常见问题答疑

1、丰顺物流2012费用报销系统操作手册 基本操作及常见问题答疑IT服务中心IT服务中心目录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc314571919 系统菜单及基本操作 PAGEREF _Toc314571919 h 2 HYPERLINK l _Toc314571920 1.主菜单 PAGEREF _Toc314571920 h 2 HYPERLINK l _Toc314571921 1.1统计页面 PAGEREF _Toc314571921 h 3 HYPERLINK l _Toc314571922 1.2账户信息资料 PAGEREF _Toc314571922 h

2、 3 HYPERLINK l _Toc314571923 1.3报销工作流 PAGEREF _Toc314571923 h 4 HYPERLINK l _Toc314571924 1.4借支工作流 PAGEREF _Toc314571924 h 10 HYPERLINK l _Toc314571925 1.5付款工作流 PAGEREF _Toc314571925 h 10 HYPERLINK l _Toc314571926 1.6我的申请类别 PAGEREF _Toc314571926 h 11 HYPERLINK l _Toc314571927 常见操作问题答疑 PAGEREF _Toc31

3、4571927 h 12 HYPERLINK l _Toc314571928 一、权限问题 PAGEREF _Toc314571928 h 12 HYPERLINK l _Toc314571929 二、 账户设置问题 PAGEREF _Toc314571929 h 12 HYPERLINK l _Toc314571930 三、费用类型选择 PAGEREF _Toc314571930 h 14 HYPERLINK l _Toc314571931 四、打印相关 PAGEREF _Toc314571931 h 20 HYPERLINK l _Toc314571932 五、操作相关 PAGEREF _

4、Toc314571932 h 21 HYPERLINK l _Toc314571933 六、 系统异常 PAGEREF _Toc314571933 h 27 HYPERLINK l _Toc314571934 七、 常见操作答疑 PAGEREF _Toc314571934 h 28备注：按住ctrl并单击可访问超链接。系统菜单及基本操作主菜单主菜单中包含统计页面、报销工作流（见单付款）、借支工作流（适用内部员工）、付款工作流（适用外部客户、供应商）、账户信息资料、我的申请类别（自己设置）。 统计页面统计页面可以直接查看各种单据的状态信息，方便用户快速了解单据还款情况。账户信息资料使用费用报销系

5、统起草工作流前最重要的是要录入正确的账户信息资料，即收款人信息。点击“新增”即可添加账户信息：注意：请正确录入账户信息资料；收银员录入时需与OA财务管理下的个人银行账户资料信息一致，且账户处于正常状态，如果不一致会导致工作流无法提交。账户资料录入后可以起草报销、付款或借款工作流：报销工作流报销工作流（见单付款）主要用于各经营、运作部门日常补充备用金报销以及职能部门个人报销。且经营、运作、职能部门申请的借款单、付款单（除资金调拨、银行还贷、车辆还贷、车辆付款、月发月送）点击“冲借款”/“冲付款”后也会自动关联到报销单进行转报销。操作步骤：点击新增按钮，出现编辑界面：注意：请检查申请人部门及申请人

6、公司，如果费用报销系统和通讯录都显示错误，请联系IT服务中心；如果通讯录显示正确但费用报销系统中显示错误，请联系财务信息化项目推进小组进行修改。确定无误后选择工作流名称：正确填写收款方信息、汇款日期及手机号：选择收款方后会自动弹出对应的账户性质、省份、开户行等信息。点击“新增”添加费用类型及金额：其中费用类型的选择是根据第2步中所选择的工作流名称而对应出现的，如工作流名称为“日常”即出现以下选择：填写报销金额后界面会显示总金额、核定金额等项目：如果同一个工作流名称需要选择几个费用类型的话可使用批量新增：进行费用类型批量选择界面：填写相关是由说明后即可点击“提交”按钮提交工作流，或点击暂存，暂时

7、保存申请信息：7、如果工作流需添加附件，要先点击“暂存”按钮，然后点击“附件”按钮：选择附件并上传：添加附件后点击“保存”按钮即可提交工作流。暂存的工作流可选中后点击“编辑”按钮进行修改：工作流较多时可点击“查询”按钮进行搜索：输入查询条件：新增工作流时有相同类型的可直接复制，避免所有信息都要重新填写的麻烦：借支工作流借支工作流适用于经营、运作、职能内部人员因生活费、出差金额不足等其他符合公司借支管理规定的费用，需要向公司借款的情况。步骤：（申请步骤同报销工作流，不再重复）借支工作流共有5种，且费用类型均为“员工借支”：不同于报销工作流的是借支工作流需要转报销（即冲借款）：借款工作流审批完成后

8、，选中需要冲借款的项目后点击“冲借款”即可在费用报销工作流中生成一条对应的转报销工作流。付款工作流付款单适用于公司对外支付给客户或供应商的款项，如：工程款、银行还贷、车辆还贷，采购款，房租等。步骤：（申请及冲付款操作同付款工作流）我的申请类别我的申请类别主要用于设置用户日常工作中比较常用的工作流名称及费用类型，避免每次申请时都要花费时间查找：点击“新增”后即可出现添加界面： 选择对应费用类型：注意：设置后每次起草工作流时只能看到自己添加的工作流及费用类型，如果需要起草其他类型请重新添加或清空我的申请类别。 常见操作问题答疑 权限问题新入职员工，在打借支时，点击OA首页的费用报销显示404未找到

9、，找不到JSP文件；答：出现该提示是指没有费用报销系统权限，请联系财务信息化项目推进小组开通。注：所有用户在OA首页的系统菜单里都会有“费用报销”图标，但只有经理级以上的人员、职能员工及收银员才会有起草的权限，普通员工除私人借款时可开通权限外一律无权限。二、账户设置问题起草工作流之前首先要在费用报销系统主菜单“账户信息资料”录入账户信息，否则起草工作流时无法找到对应的账户信息，会导致工作流无法提交；账户性质分为如下四类：1.子公司账户：对公账户，一般用于大区出纳；2. 收银员卡账户：丰顺子公司账户：自行填写，提交时与OA-办公平台-财务管理-银行账户管理中的账户信息进行校验； 3. 内部员工账

10、户：可将自己平时报销用的账号信息填写并保存； 4. 公司外部账户：对外付款的业务，可将供应商账户维护到系统中。注：若账户信息发生变更，可将不用的账户禁用掉，再重新新增。常见异常：已经在OA-办公平台-财务管理-银行账户管理中录入了账户信息，打工作流时收款方里面是空白的，还是选不到账号，打字也打不进去，怎么办？答：在OA中录入账户后，还需要在费用报销系统-账户信息资料中录入账户信息，保存后再打工作流就可以选到账号了，不需要手动填写。提交工作流时提示“调用OA接口错误，没有找到对应的账户信息”怎么办？答：遇到这种情况，要把费用报销系统中的账户资料与OA中的账户信息核对，收银员卡核对路径：OA-办公

11、平台-财务管理-个人银行账户-个人银行账户查看录入，看账户信息是否录入，会计是否审核，与费用报销中的账户资料是否一致；子公司账户则在对公银行账户-对公账户查看录入中核对。核对内容同收银员卡。提交工作流时提示收款方，账户性质等不能为空，重新选择账户还是这样，怎么办？答：遇到这种情况时，要先把收款方里的内容清空，然后再重新选择账户，账户信息资料就会自动带出。新交接的收银员，在费用报销系统中录入银行账户信息时，直接把原收银员的账号、姓名修改成我的，可以吗？答：不可以，原收银员异动或离职，账户已注销，应禁用该账户，然后再新增新收银员的账户，不得在原收银员账户信息上做修改，以免账户信息交叉，影响您的日常

12、报销。 费用类型选择在报销物业管理费时，在日常里怎么找不到这个费用类型？答：物业管理费在工作流名称房租下，工作流路径为：付款单-房租-物业管理费。公司给领导配置的商务车产生的油费、路桥费在报销时应该选择什么费用类型？答：公司给区长，总监等领导配置的商务车产生的油费、路桥费等费用在报销时，应该选择商务车使用费。工作流路径为：报销单-日常-商务车使用费或付/借款单-日常-商务车使用费。部门申请房租费用打了日常借支，转报销的时候怎么找不到房租这个费用类型？答：房租费用有专门的工作流名称【房租】，如果申请付款，要打付款工作流，工作流路径为付款单-房租-房租费；如果是直接报销，工作流路径为：报销单-房租

13、-房租费。房租税金、物业管理费、取暖费同理。对公账户开户以及汇款等产生的开户费，手续费报销时应该选择什么费用类型？答：为方便财务部报销对公账户开户费，手续费等费用，我部新增费用类型：账户管理费，汇款手续费，工本费，工作流路径为：报销单-日常-账户管理费/汇款手续费/工本费。结婚贺礼申请、生小孩贺礼申请、小孩营养教育费申请应该怎么起草工作流？答：这三类工作流有专门的工作流名称【全程无忧】，申请请走报销工作流，工作流路径为：报销单-全程无忧-结婚贺礼申请/生小孩贺礼申请/小孩营养教育费。部门报销固定资产、办公用品、低值易耗品等购买费用应该怎么起草工作流？答：1）、采购中心报销资产采购类费用有专门的

14、工作流名称“物资资产采购”，工作流路径为：报销单/付款单-物资资产采购-办公设备/机械设备/IT设备/运输设备/低值易耗品/劳保费。根据资产类型选择对应的费用类型，根据实际情况（有无发票）选择报销工作流或付款工作流。 2）、除采购中心外的部门报销该类费用，请选择工作流名称“日常”，工作流路径为：报销单-固定资产采购/低值易耗品或付款单-固定资产采购。采购中心报销跟招聘、培训有关的低值易耗品采购费用要选择什么费用类型？答：根据账务处理细则规定：凡是跟招聘、培训有关的低值易耗品采购费用都应划入招聘费和培训费。所以我部在“物资资产采购”工作流中新增费用类型：其他（招聘），教学设施设备（为培训采购的低

15、值易耗品设备）。工作流路径为：付款单/报销单-物资资产采购-教学设施设备/其他（招聘）。请采购员根据具体费用合理报账。报销社保卡费用和生育保险费用应该如何起草工作流？答：关于报销为员工购买社保支付的社保卡费用以及返还社保局汇到我司的员工生育保险费用，统一走付款工作流，工作流路径为：付款单-社保-社保卡费用/员工生育保险。1）.社保卡费用：公司代员工办社保时的社保卡费用，此费用会从员工工资中扣除。2）.员工生育保险：我司代收员工生育保险返还给员工部分，要扣除已经发放的生育津贴。对公账户开户以及汇款等产生的开户费，手续费报销时应该选择什么费用类型？答：为方便财务部报销对公账户开户费，手续费等费用，

16、我部新增费用类型：账户管理费，汇款手续费，工本费，工作流路径为：报销单-日常-账户管理费/汇款手续费/工本费。部门报销给客户发票兑奖的费用是否要走费用报销流程？答：为方便营业部报销发票兑奖费用，规范操作流程，我部新增费用类型“发票兑奖支出”，即日起营业部报销发票兑奖费用需起草费用报销工作流，工作流路径为：报销单-日常-发票兑奖支出。特别提示：费用承担部门应选择部门所属财务部。注意：费用承担部门选择部门所属财务部。部门新员工参加新员工培训产生的交通费，报销时费用类型应该选择交通费还是培训交通费？答：因培训产生的交通费应该选择日常-培训交通费，日常-交通费一般是指市内交通费，即拜访客户、去银行办理

17、业务等产生的交通费。报销部门饮用水费用，费用类型是选择水电费还是办公费？答：部门饮用水不属于水电费核算内容，应该选择办公费，请各部门报销时注意区分这两种费用，正确选择费用类型。报销经营部门新开点时所产生的费用应该选择什么费用类型？答：经营部门新开点时所产生的费用，包括选点费用、人员工资、办公费、培训费、差旅费用、印刷费、注册登记费等费用在报销时选择开办费，工作流路径为付款单-日常-开办费或报销单-日常-开办费。打印相关费用报销系统打印首先要添加可信站点：添加可信站点后若出现异常，可参照以下两种情况及解决方法： 在打印费用报销明细表时，总是会跳出“限制此站点”，无法打印，怎么办？答：在工作流界面

18、，点击打印，会弹出费用报销明细表页面，在该页面点击鼠标右键，在弹出的界面中选择打印，就可以把当前明细表打印出来。打付款/借款工作流时，找不到打印按钮，怎么打印？答：付款/借款单是不需要打印的，等拿到发票，转报销时直接打印转报销工作流明细就可以了。操作相关为什么我的工作流打开后不能暂存和提交？答：因为工作流双击或查看进入的只是查看界面所以无法进行编辑，正确方法为选中工作流后点击编辑，这样才能对工作流进行修改、暂存和提交。打运作成本付款工作流时，为什么费用类型只显示现金和银行存款？答：因为运作成本仅限运作部门申请，经营部门日常成本请走报销单日常或借款单日常。打报销单选择工作流名称时，只显示一个名称

19、，其他的都看不到-如图1，怎么办？答：这个是因为自己设定的常用申请类别中只有一个，可以返回主菜单-如图2 ，打开我的申请类别，把里面的内容选中，删除，再进入报销工作流编辑界面，就可以选到所有的工作流名称-如图3。（借款单、付款单同理）为什么报销工作流提交后，出纳审批提示预算不足，无法审批下去？答：在报销工作流提交之前，选中一行，点击预算查询，可以看到该费用类型的预算余额，若报销金额大于预算余额，则说明超出预算，出纳无法审批，要修改报销金额后再提交。在打借款单-日常时，费用类型为空，重新选择工作流名称也不显示，怎么办？答：把之前选择的工作流名称“日常”删掉，重新选择，就会自动带出费用类型“员工借

20、支”。异动到新部门，费用报销系统中的部门也更改了，但是我复制之前的工作流时，申请人部门是正确的，但费用承担部门还是默认之前部门，怎么办？答：复制工作流，费用承担部门会直接复制过来，不会更改，如果刚刚更换了部门和子公司，打工作流时请新增工作流，以后可以复制这条新增的工作流。在使用批量新增功能时，把需要的费用类型移到右边后，点击确定，没有反应，怎么办？答：使用批量新增功能时，要把移到右边的费用类型选中，即在费用编码前面的框里打钩，然后再点击确定，才能新增费用类型。 打开暂存的工作流上传附件时，上传按钮是灰色的，怎么办？答：暂存的工作流，双击或点“查看”进入，都无法对工作流进行修改，也无法上传附件，

21、正确方法是选中该工作流，点击“编辑”进入，然后进行修改、上传附件、提交。想收回报销工作流，但是在OA工作流界面，“收回”按钮是灰色的，点击没有反应，怎么办？答：费用报销工作流在OA-工作流界面是无法收回的，要进入费用报销系统主菜单，在报销工作流界面，选中该工作流，点击收回按钮，收回工作流。（借/付款单同理）在打费用报销工作流时，选好了费用类型，但是修改费用承担部门后，费用类型就没有了，怎么办？答：在打工作流时，要先选择费用承担部门，如果先选了费用类型，则修改部门后，费用类型就会为空，要重新选择。为什么我的应酬费报销工作流总是被退回？答：起草应酬费工作流时，费用说明写上应酬费，具体详情写在“事由

22、及说明”里或做成“附件”上传，领导在审批时可以看到事由，若写在其他地方，则不予审批。 注：该工作流审批结束后，会自动屏蔽附件、事由及说明。六、 系统异常借款转报销工作流会计在审批时，提示预算余额不足，找预算管理部处理后，仍然无法审批，怎么办？答：遇到这种情况，有两种解决方法：1、让会计对该工作流审批不同意；2、申请人收回该工作流并删除。然后从借支工作流里重新推转报销工作流，就可以正常审批了。 费用工作流提交时提示：调用OA接口错误（新增单据获取OA编码错误）：1557438，提交不了，怎么办？答：其实这条工作流在OA系统-工作流-我的工作流中已经生成，1557438就是工作流号，由于网络或OA

23、不稳定导致报错，遇到这种情况，请先联系IT服务中心进行处理，不要删除该工作流重新起草。 费用报销系统中申请人部门和申请人子公司不对，怎么办？答：在费用报销系统中起草工作流时，请先核对申请人部门和申请人公司是否正确，如果有误或者空白，请联系财务信息化项目推进小组修改，不要在信息有误的情况下起草工作流，如果已经提交，请收回或联系审批人退回。为什么工作流在OA中显示已经审批完成，在费用报销系统中却显示审批中或未审批？答：当OA系统不稳定时，起草工作流或审批工作流，就会报错，造成OA与费用报销系统状态不一致，所以，当OA异常时，请不要提交工作流或审批工作流。当提交工作流出现该提示时，请联系IT服务中心

24、处理，不要删除该工作流。七、常见操作答疑我的付/借款工作流页面上的“是否转报销”已经显示【是】，为什么“已报销金额”里还显示为空呢？答：付/借款工作流在转报销工作流提交后，“是否转报销”下面就会显示【是】，但已报销金额里的内容要转报销工作流审批同意后，才会显示。例如付款单：1625053、1620488，两者都已转报销并提交，但1625053转报销工作流还未审批，所以已报销金额未显示。在打费用报销工作流时，报销明细金额里可以写负数吗？答：不可以，报销明细金额里不能有负数，如果出现负数，则会计审批时会报错，无法审批，请在提交工作流时认真检查，以免被退回。打费用报销工作流时，费用说明的填写有没有具

25、体要求？答：在填写费用说明的内容时尽量简单、明了，具体解释说明或替票等信息请在“事由及说明”里填写，如请XX吃饭产生的应酬费、由XX发票作为替票等信息直接写在事由及说明里，不要在费用说明以及备注中体现。 注：替票等解释说明请在事由及说明中填写填写。我的付款/借款工作流分两次转报销，第一次转报销的工作流还没有批完，可以再转一次吗？答：在上一次转报销工作流没有审批完成的情况下，是不能再次转报销的，必须等上个报销工作流审批流程结束，才能再次转报销。从哪里可以看到我的借支是否已经转报销，报销了多少?答：打开借支工作流界面，可以看到“是否转报销”“已报销金额”“借报差额”三个字段。以工作流1277108为例，是否转报销显示是，表示已经推转成报销工作流，已报销金额为1000表示已经报销了1000，借报差额为空表示已经全部报销，若有金额，则表示还未报销完。（付款单同理）可以把之前起草的工作流都导出来吗？答：现在系统已新增“导出工作流”功能，在主菜单界面，点击“导出工作流”，下载，保存，就可以看到之前起草的所有工作流。 员工私人借款：1） 新员工生活费借支，员工本人应该怎么操作？答：用新员工本人的OA，在费用报销系统中起草借支工作流，工作流名称选择”员工私人