业务跟单流程教学课件

1、业务跟单说明第1页，共27页。跟单员的定义：Documentary Handler 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。围绕着订单去工作，对出货交期负责的人。第2页，共27页。 PART 1：合同评审 第3页，共27页。 1、订单确认后，在平台上进行自评，缮制销售合同， 采购合同，形式发票等客户需要的文件资料； 1）新合作的工厂必须做“供方调查工作”，成为“合格供方”后才 可以做采购合同；新合作的客户必须录入客户资料才可以增加新自评。 2）了解所有有关订单的信息 例如成交方式 （CIF/CNF/FOB）、付款方式（L/C T/T）、数量、销售价格

2、、采购 价格、单据要求、包装要求 海运费、港杂费、装船唛头等等。 （操作说明） 2、随后在平台上提交自评，销售合同(sell contract)，采购合同给 相关领导评审；（业务经理财务部经理总经理） 3、评审通过后将打印的自评表，销售合同及采购合同等纸 质文件交相关领导签字盖章后，及时传真或扫描发邮件 工厂及客户； 4、及时跟踪合同回传，并将已回传的合同交综合部相关人员缮制正副本，自评表及合同副本归本部门归档； 第4页，共27页。 标 准 1.拼箱：个小时内完成； 2.普通订单：个小时内完成； 3.合同回签：当天完成，原则上不超过24小时 4. 合同管理规定 1）货款在20万以上的必须要红章

3、正本合同； 2）货款在5-20万之间的可以传真回传件，但要工厂必须 设置好其传真信息（工厂名称、传真号，传真日期）； 3）货款在5万以下的，由业务员自己来控制风险； 4）对样品采购，采购金额在人民币2万以上（含2万）的， 均必须签立采购合同； 5）特殊情况须提请领导审批。 第5页，共27页。 PART 2：配运 第6页，共27页。 内 容 单据配运交接：提供给船务部单据/配运交接跟踪表，注明该合同项下的要求及需注意的事项。L/C : 配运交接的制作以客户的L/C 为主，客户的PO 为辅！ T/T 和 D/P: 配运交接的制作以客户的PO 为主，和客户来往邮件内容为辅！ （操作说明） 标准： 老

4、客户：完成自评和合同后当日完成，最多不超过24小时。 其它客户：收到预付款或者后小时内完成如遇特殊情 况，按照经理指示 这项工作非常重要，如果交接不清楚或是出错就会严重影响到船务部的配运和单据制作工作！ 第7页，共27页。 注意事项： 1、报关品名和增税税发票的开票品名保持一致,否则影响退税。(建议报关后才催票)； 2、H.S CODE 的准确性,否则影响报关、退税。 3、重量、体积、件数的准确性（尤其是针对非整箱合同）；尤其是危险品报关的毛重必须与危包证保持一致，否则会影响报关。 4、货源地要与增值税票的抬头地区一致。 5、单据要求要写清楚，尤其是T/T，D/P单据。 6、如是危险品，要提供

5、危包证COPY 给船务部定仓，并保证正本在报关前提供给货代报关； 7、备注栏很重要，记录配运表里没有的信息。例如是否做船前检验、产装、打托、客户的特殊要求等。 第8页，共27页。 PART 3：货物装船前工作 第9页，共27页。1）验货申请资料：提交合同的贸易产品交货跟踪表，验货申请书并安排合同项下相关事宜，如唛头需另发邮件通知监装部，商检等； 这两个表与船务发送的“验货资料”是监装部门开展监装工作的依据，非常重要！ （操作说明）2）审核报关单据：将船务部提供的报关单据按“配运表”要求审核无误后签字确认交回船务部。严格审核报关单信息（品名、数量、金额、海关编码、目的港等）否则会影响退税。 （报

6、关单据的制作由船务部讲解）3）催证：如果是L/C 订单，就要及时催客户开证。(必须收到客户信用证后才能通知工厂发货、付款给工厂）4）信用证审核：接到船务部交来的信用证COPY件和审证记录卡，业务部主要对货描部分正确与否，最晚装船期是否能满足进行审核。审核完签字确认，在接到船务部初审件后当天完成。 （信用证知识由船务部讲解） 第10页，共27页。5）确认发货/到货情况： 船期前一周向船务部索要送货地址并连同贸易产品交货跟踪表传真给工厂，要求在出货前连同工厂分析单一起回传我司，并确认具体送货时间通知船务部和监装部。收到分析单回传要自审一遍，符合合同要求后才交给船务部做单。跟踪到货情况及相关文件（例

7、如报关单据，通关单、危包证）寄送情况。6）监装过程跟踪：及时配合监装部门协调和处理监装过程出现的突发情况。7）查看监装报告：监装部门会在装柜当天或第二天上传监装报告，结合监装人员提供的(照片,反馈信息)对品质，包装，数量，唛头进行核对.并及时对监装报告做意见，出货前将监装照片发给客户（如需）。 第11页，共27页。 业 务 部船 务 部 监 装 办 供 应 商 业 务 部财 务 部 客 户提交验货申请抄送验货申请配合装箱过程传真送货地址贸易跟踪表,确认到货时间(现款现货的合同安排付款)提交货代及验货资料按时送货提供COA，贸易跟踪表给船务部.提供监装相片及报告提供COA， 贸易跟踪表,发票提供

8、装船通知 提供合格发票 提供装箱相片,shipping advice第12页，共27页。PART 3：装船后工作 第13页，共27页。 1）发送装船通知：船期前一天会收到船务部提供的装船通知，最迟于 装船 当天以邮件/传真形式提供给客户；（船务部制作） 2）确认运费确认函：船务部会在装船前一天将货代的“运费船期确认函” 交给业务部经理确认，跟单员必须在自评表中登记运费。 3）扫描装船单据COPY：原则上在装船日后三天内由船务提供全套单 据COPY，跟单员必须先审核一遍后，再以邮件/传真形式当天提 供给客户，并在船务部提供的商业发票上予以确认预 计收汇情 况。 5）寄正本装船单据：原则上要求船务

9、部需在装船日起七个工作日内交单；质保部交单到财务部前会发邮件通知业务部，业务部必须要及时对 船务操 作员、 供应商、货代进行评价。工 6）交单：不同付汇方式的交单处理，请见下表： 内容第14页，共27页。交单给银行，办理T/T商贴。给银行提供客户订单及客户地址。第15页，共27页。 ISO相关制度规定 货物监装流程 配运流程环节控制方案 单据流程环节控制方案 第16页，共27页。 PART 4：其它 第17页，共27页。1、付货款：根据合同要求按排付款时间。每周一统一申请“需付款”，注意超过20万元的付款要提前一个星期申请，超过30万元的付款要提前二个星期申请。2增值税发票催收及交票（代理合同

10、不开票）：报关后及时催票。船开后30天内必须收到，最晚不能超过45天。收到票审核无误，交票给财务部签收（跟踪表上做登记，平台上签出）；3审核海关返回的报关单提交财务部： 严格审核报关单内容，并在平台上签收。4代理方式合同：需财务部办理未退税证明与海关退回的报关单、核销单一起寄给工厂办理退税（附上回执），寄出天后要及时催收回执；5跟踪收汇情况： 按付款方式及时跟踪，尤其是T/T D/P O/A收汇。有必要的话要提前提醒客户付款到期日。收到汇时要在自评表上登记，并让出纳签字。（尽量做到向出纳索要每笔收汇的银行水单，计算银行的收费）6运费付款：将船务部提供的需付运费的“用款申请书”与自评表核实后一并

11、交部门经理确认后返回船务部。对于超预算的运费要说明原因。 第18页，共27页。 PART 5：归档 第19页，共27页。*合同执行过程中相关的ISO文件归档：合同的运费确认函(由部门经理确认后签字交船务归档，并在自评表上做好记录)供方提供的检验报告(合同的商检证明或合同的分析单) (确认后交船务归档)合同的贸易产品交货跟踪表 (交船务归档)合同的监装报告 (船务归档)合同(内外贸)正本 (由合同保管员直接归档)监测评审记录表 (船务归档)审证记录(确认签字交船务归档)交单记录卡(船务质保财务归档)配运委托书/SHIPPING ADVICE (船务-归档)配运交接表(确认-船务归档)合同项下相关

12、资料(按经理指示归档) 第20页，共27页。 PART 6 平台快捷键设制及需跟踪模块 第21页，共27页。 平台快捷键设制 合同自评 销售合同录入 采购合同录入 形式发票 提交产品交货跟踪表 提交验货申请书 单据/配运交接表 监装报告查询 业务申请付款录入 打印用款申请书 已收汇查询 第22页，共27页。 PART 7：样品的封存和邮寄 第23页，共27页。一、船前样的封存：(参考公司封样规定）二、样品的邮寄、将工厂寄来的样品重新换袋打包，并贴上中信的样品标签。、选择价格最合适，寄送最安全的快递公司。、平台申请样品编号，并发送给部门经理审批。、做好部门内的样品登记工作。、及时查询和跟踪样品的

13、到件情况，并在平台录入到件时间。 第24页，共27页。 希望本说明会对大家有所帮忙， 在繁琐的跟单过程中，做好部门间 的交接工作，临忙不乱，井然有序， 使得每一个合同都得以顺利完成！ HAPPY ENDING 第25页，共27页。 需跟踪模块 （电脑实操） 第26页，共27页。1、不是井里没有水，而是你挖的不够深。不是成功来得慢，而是你努力的不够多。2、孤单一人的时间使自己变得优秀，给来的人一个惊喜，也给自己一个好的交代。3、命运给你一个比别人低的起点是想告诉你，让你用你的一生去奋斗出一个绝地反击的故事，所以有什么理由不努力!4、心中没有过分的贪求，自然苦就少。口里不说多余的话，自然祸就少。腹

14、内的食物能减少，自然病就少。思绪中没有过分欲，自然忧就少。大悲是无泪的，同样大悟无言。缘来尽量要惜，缘尽就放。人生本来就空，对人家笑笑，对自己笑笑，笑着看天下，看日出日落，花谢花开，岂不自在，哪里来的尘埃!25、你不能拼爹的时候，你就只能去拼命！26、如果人生的旅程上没有障碍，人还有什么可做的呢。27、我们无法选择自己的出身，可是我们的未来是自己去改变的。励志名言：比别人多一点执着，你就会创造奇迹28、伟人之所以伟大，是因为他与别人共处逆境时，别人失去了信心，他却下决心实现自己的目标。29、人生就像一道漫长的阶梯，任何人也无法逆向而行，只能在急促而繁忙的进程中，偶尔转过头来，回望自己留下的蹒跚

15、脚印。30、时间，带不走真正的朋友；岁月，留不住虚幻的拥有。时光转换，体会到缘分善变；平淡无语，感受了人情冷暖。有心的人，不管你在与不在，都会惦念；无心的情，无论你好与不好，只是漠然。走过一段路，总能有一次领悟；经历一些事，才能看清一些人。31、我们无法选择自己的出身，可是我们的未来是自己去改变的。32、命好不如习惯好。养成好习惯，一辈子受用不尽。33、比别人多一点执着，你就会创造奇迹。50、想像力比知识更重要。不是无知，而是对无知的无知，才是知的死亡。51、对于最有能力的领航人风浪总是格外的汹涌。52、思想如钻子，必须集中在一点钻下去才有力量。53、年少时，梦想在心中激扬迸进，势不可挡，只是

16、我们还没学会去战斗。经过一番努力，我们终于学会了战斗，却已没有了拼搏的勇气。因此，我们转向自身，攻击自己，成为自己最大的敌人。54、最伟大的思想和行动往往需要最微不足道的开始。55、不积小流无以成江海，不积跬步无以至千里。56、远大抱负始于高中，辉煌人生起于今日。57、理想的路总是为有信心的人预备着。58、抱最大的希望，为最大的努力，做最坏的打算。59、世上除了生死，都是小事。从今天开始，每天微笑吧。60、一勤天下无难事，一懒天下皆难事。61、在清醒中孤独，总好过于在喧嚣人群中寂寞。62、心里的感觉总会是这样，你越期待的会越行越远，你越在乎的对你的伤害越大。63、彩虹风雨后，成功细节中。64、

17、有些事你是绕不过去的，你现在逃避，你以后就会话十倍的精力去面对。65、只要有信心，就能在信念中行走。66、每天告诉自己一次，我真的很不错。67、心中有理想 再累也快乐68、发光并非太阳的专利，你也可以发光。69、任何山都可以移动，只要把沙土一卡车一卡车运走即可。70、当你的希望一个个落空，你也要坚定，要沉着！71、生命太过短暂，今天放弃了明天不一定能得到。72、只要路是对的，就不怕路远。73、如果一个人爱你、特别在乎你，有一个表现是他还是有点怕你。74、先知三日，富贵十年。付诸行动，你就会得到力量。75、爱的力量大到可以使人忘记一切，却又小到连一粒嫉妒的沙石也不能容纳。1、这世上，没有谁活得比

18、谁容易，只是有人在呼天抢地，有人在默默努力。2、当热诚变成习惯，恐惧和忧虑即无处容身。缺乏热诚的人也没有明确的目标。热诚使想象的轮子转动。一个人缺乏热诚就象汽车没有汽油。善于安排玩乐和工作，两者保持热诚，就是最快乐的人。热诚使平凡的话题变得生动。3、起点低怕什么，大不了加倍努力。人生就像一场马拉松比赛，拼的不是起点，而是坚持的耐力和成长的速度。只要努力不止，进步也会不止。4、如果你不相信努力和时光，那么时光第一个就会辜负你。不要去否定你的过去，也不要用你的过去牵扯你的未来。不是因为有希望才去努力，而是努力了，才能看到希望。5、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里

19、的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。6、人性本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然有一道彩虹，亮丽于心中某处。7、每个人的心里，都藏着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只要在路上，就没有到达不了的远方！8、不要活在别人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的

20、只有改变你自己！9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你会觉得解脱。但舌头总会不由自主地往那个空空的牙洞里舔，一天数次。不痛了不代表你能完全无视，留下的那个空缺永远都在，偶尔甚至会异常挂念。适应是需要时间的，但牙总是要拔，因为太痛，所以终归还是要放手，随它去。11、这个世界其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。12、逆境给人宝贵的磨炼机会。只有经得起环境考验的人，才能算是真正的强者。自古以来的伟人，大多是抱着不屈不挠的精神，从逆境中挣扎奋斗过来的。13、不同的人生，有不同的幸福。去发现你所拥有幸运，少抱怨上苍的不公，把握属于自己的幸福。你，我，我们大家都