文书归档的收集与整理

1、文书归档的收集与整理综合办公室授课人 沈程程课程提纲谁来做工作网络与管理职责收什么怎么收归档文件材料的收集如何规范整理归档文件材料的整理文书档案预立工作网络图-解读工作职责是什么？基本定义归档范围收什么不归档范围怎么收？定义整理依据整理工作的意义整理基本原则和要求PPT模板下载：/moban/ 行业PPT模板：/hangye/ 节日PPT模板：/jieri/ PPT素材下载：/sucai/PPT背景图片：/beijing/ PPT图表下载：/tubiao/ 优秀PPT下载：/xiazai/ PPT教程： /powerpoint/ Word教程： /word/ Excel教程：/excel/ 资

2、料下载：/ziliao/ PPT课件下载：/kejian/ 范文下载：/fanwen/ 试卷下载：/shiti/ 教案下载：/jiaoan/ 纸质材料的收集质量要求整理工作流程第一部分 文书档案预立工作网络与管理职责预立工作网络图-解读1工作职责是什么？2新疆天文台XXXX处档案材料形成人员综合办公室综合档案室兼职档案员挂靠配合工作职责是什么？按“重要程度”划分负责做好预立卷材料日常形成工作配合兼职档案人员完成预立卷材料的收集、整理、移交工作协助综合档案室完成档案等相关工作检查验收归档文件的质量，依据建档规范对文书档案进行整理编目;督促并指导兼职档案人员做好文件材料的收集、积累、预立卷及归档工

3、作文书档案的预立卷工作。督促、指导分管预立卷文件材料的形成积累、整理、审查、建立等；负责本部门归档文件的整理、归档；协助综合档案室做好日常档案宣传、培训；第二部分 文书归档文件材料的收集5 Parts上级位的文件材料本单位的文件材料同级和非隶属单位的文件材料下级单位的文件材料不归档范围参考相关文件查漏补缺做好文件材料的预归档怎么收？“原件原则”“齐全完整”“长久保存”收集质量要求归档范围收什么基本定义定义解析收集具有保存价值的文件材料收集不同载体形式的文件材料收集具有历史真实性的原始记录收集“以我为主”的文件材料“归档文件”的基本定义 “归档文件”是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应

4、作为文书档案保存的文件材料，包括纸质、声像和电子文件材料。凡是反映单位的职能活动，对单位工作和历史沿革具有查考利用价值和凭证作用的文件材料均应归档保存。文书档案归档材料收什么？新疆天文台XXXX室文书档案归档范围及保管期限表新疆天文台XXXX处文书档案归档范围及保管期限表上级单位的文件材料本单位的文件材料同级单位和非隶属单位的文件材料下级单位的文件材料参考中科院文书档案建档规范（ZKY/B00242006）中“附录 C 文件材料不归档范围参考表”不属于归档范围的文书材料有哪些？明确归档范围后，怎么收？参考相关文件查漏补缺年报、大事记等各项工作流程已归档文件材料工作计划、工作总结收发文登记做好文

5、件材料的预归档归档材料形成人员兼职档案员办结后的文件材料收集齐全后交给兼职档案员“谁形成谁积累”“随办随归”做好接收审核、交接登记分类存放、安全保管定期自查、及时编目做好借阅登记PPT模板下载：/moban/ 行业PPT模板：/hangye/ 节日PPT模板：/jieri/ PPT素材下载：/sucai/PPT背景图片：/beijing/ PPT图表下载：/tubiao/ 优秀PPT下载：/xiazai/ PPT教程： /powerpoint/ Word教程： /word/ Excel教程：/excel/ 资料下载：/ziliao/ PPT课件下载：/kejian/ 范文下载：/fanwen/

6、 试卷下载：/shiti/ 教案下载：/jiaoan/ 归档的文件材料应为原件，不得擅自修改或事后补制“原件原则”纸质材料的收集质量要求 不同载体形式的记录都应归档一“件”文件应完整签字、盖章手续齐全，确保档案的法律效力和参考、凭证价值“齐全完整”纸质材料的收集质量要求 归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求档已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制值“长久保存”纸质材料的收集质量要求 第三部分 文书归档文件材料的整理5 Parts整理的意义原则要求 基本原则和要求？组件分类编页修整与装订整理工作流程整理依据中科院规范行业标准基本定义定义解析“归档文件材料的整

7、理”的基本定义 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程“归档文件材料的整理”纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。“编页”工作，有些部门是交给形成人员办理，但要按“件”整理好后再编页（多做宣传、部门内部培训）。 问题 ？整理的意义是整个档案管理工作的基础是发挥档案效用的前提条件是检查收集工作质量的依据是管理科学化和标准化基础中国科学院规范整理依据行业标准归档文件整理规则（DA/T22-2015）中国科学院文书档案建档规范（ZKY/B002-4-2006）中国科学院规范整理基本原则和要求 来源

8、、内容遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系.保证纸质文件和电子文件整理协调统一不同保管期限分开整理区分不同价值，便于保管和利用从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理符合文档一体化管理要求1234分类科学、排序合理、编目清晰、装订规范 要求！整理工作流程_组件 “件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。组件即件的组织，包括件的构成和件内文件排序，即件由哪几部分构成的，这些构成部分如何排序。“件”&“组件”的基本定义正本在前， 定稿在后转发文在前， 被转发文在后原件在前， 复制件在后件内文件的排序整理工作流程_组件正文在前， 附件在后中文本在前，外文本在后文件处理单在前，收

9、文在后文件正本在前，发文稿纸在中，定稿在后复文在前，来文在后整理工作流程_组件件内文件的排序“件”与“件内卷”的区别？“ARP发文”与“线下发文”的“过程稿”怎么办？ 问题 ？整理工作流程_分类“分类”的基本定义 按照本单位确立的文书档案分类方案，将归档文件进行归类。原则：要结合本单位实际，按照科学、适用的原则，选择分类方法，制定文书档案分类方案，确保归档文件整理质量。整理工作流程_分类按年度分类将文件按其形成年度分类保持文件在形成时间方面的联系标准客观，便于归类按文件形成年度分类？一般应以文件成文日期（即落款日期）为准来判定文件所属年度。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件

10、等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。按文件办结年度分类？跨年度的文件要归入办结年。当几份文件作为一件时，应以排放在前的文件日期为准。当文件形成年度无法考证时？分析文件内容、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确或近似日期，并据以按年度归类；确实无法考证的，年度为其归档年度，并在备注项加以说明。 问题 ？整理工作流程_分类按“问题”分类法 按照文件内容所反映的问题或事由分类。 优点：保持文件内容方面的联系，分类方案比较稳定，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案；适用于内部机构职能有交叉或文件来源混淆的立档单位示例： 学会成立、

11、解散类 01 管理工作类 02 重要会议类 03 大型活动类 04整理工作流程_分类按“保管期限”分类将文件按划定的保管期限分类复式分类法年度问题年度机构年度问题/机构保管期限整理工作流程_分类优点： 保持分类方案的一致性和稳定性XX所文书档案分类方式 ： “年度-问题-保管期限” 或 “年度保管期限问题文件顺序号”整理工作流程_排列“排列”的基本定义 文件经过分类，整体上具有了一定的系统性，但每一类内的文件，仍处于杂乱无章的状态，需要通过有序的文件排列，使之有序化。原则：在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列不同事由间按时间顺序、重要程度排

12、列同一事由的归档文件应集中排列在一起同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列整理工作流程_编页4 Parts固定档案位置，便于档案安全保管和利用目的一般以件为单位逐页编制页码（每件从1开始编页）注意文件处理单、发文稿纸、浮贴页、空白表格等均应编写页码编页方式文件正面右上角或背面左上角的空白位置编页位置编制页号要求不漏凡具有有效图文信息，均需编页不跳页号具有连续性，不跳号不重页号具有唯一性，不重号重点也是问题：浮贴页在纸上贴的带有重要信息的纸条空白表格什么情况下材料可以不编页码？整理工作流程_修整与装订I 修整归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行

13、修整，包括：对破损文件进行修补对字迹模糊或易褪变的文件进行复制剔除易锈金属物展平褶皱文件对幅面过大的文件进行折叠整理工作流程_修整与装订II 装订原则：归档文件一般以件为单位装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变应根据归档文件保管期限确定装订方式，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用整理工作流程_修整与装订II 装订方式：线装法：适用于永久保管的归档文件。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订；文件较厚的，使用“三孔一线”装订粘接法：使用