吉林大学财会类档案立卷工作规范

1、.PAGE ：.；PAGE 6 吉林大学财会类档案立卷任务规范为了提高我校财会类档案以下简称财会档案任务的业务建立和科学管理程度，更好地为学校和具有中国特征的社会主义建立事业效力，并为考核财会档案任务提供根据，根据教育部、及财政部，结合我校实践，特制定本规范。财会档案任务的根本原那么. 高等学校在财务管理和会计活动中直接构成的具有保管利用价值的文字资料、凭证、帐簿、报表等资料，均属财会档案。. 高校财会档案是记录和反映学校经济业务活动的重要史料和证据,是高校全部档案的重要组成部分。. 财会档案必需实行集中一致管理,以确保其完好、准确、系统和平安、便于开发和利用。. 财会档案任务应纳入财会部门管

2、理制度，纳入财会任务方案、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会任务的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案任务。. 努力实现财会档案的科学化管理，大力开发档案信息资料，为高等学校进展会计监视、分析、决策和制定教育开展方案效力。. 要把财会档案任务列入学校开展规划 ，在经费、库房、设备和人员分配等任务条件上给予保证。财会档案归档范围确实定. 确定的原那么. 归档的财务任务管理和会计活动中构成的文件资料,必需对学校和社会当前与长久具有参考价值和凭证作用。.归档的财会文件资料,必需反映财务管理、会计活动的全过程，保证完好、准系统。.归档的财会文件资料,必需遵照其自然构

3、成规律,坚持其有机联络,充分思索财会档案的类型特点。. 归档的主要内容和重点. 归档的主要内容包括综合管理、会计报表、会计凭证、会计帐簿、工资清册等。详细范围见附件一。. 归档的重点是会计活动中各个阶段构成的不同类型的具有长期保管价值的文件资料。. 不归档的文件资料. 上级有关财务的普发的非专指高校、不办的文件；. 未定稿的文件；. 重份文件；. 无查考利用价值的普通性、暂时性文件；. 未生效的合同、协议、单据；. 与校外单位交换来的资料可作资料保管财会文件资料的部门立卷与预立卷制度. 部门立卷. 根据及相关的档案法规，我校档案任务实行部门立卷制度。学校各部门的兼职档案员在平常要作好档案的整理

4、，预立卷任务。.学校档案馆依法对财会管理部门的立卷任务进展业务指点、监视和检查。. 网上著录是财会管理部门立卷任务的组成部分，可随时进展网上归档。详细见。. 预立卷. 档案预立卷任务，是我校部门立卷的根底，是部门立卷制度的重要环节。规范学校档案预立卷任务，对学校立卷部门做好平常归档任务，提高立卷质量，方便归档前的查找利器具有重要的作用。.财会管理部门可根据本部门的任务职责和当年任务义务编写预立卷类目。预立卷类目既要反映出部门根本任务和常规任务又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款称号可简明概括地反映文件的内容、作者、称号。财会文件资料的归档流程. 构成与积累. 学校财会部门指点，在制定财会

5、方案时，要向会计经办人员布置构成积累财会资料的义务，确定本部门的专(兼)职档案员。. 财会部门的专(兼)职档案员，要督促会计承办人员，做好平常文件资料的搜集、积累，留意资料的完好、系统和准确。. 学校档案部门应了解会计业务，监视、指点、检查财会部门的档案业务任务。. 整理组卷. 学校财会部门及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。. 坚持财会文件资料构成部门立卷归档的原那么，各财会部门专(兼)职档案员担任将积累的文件组卷成册，向学校档案馆移交。. 遵照会计核算资料的构成规律和特点，坚持其有机联络，便于保管和利用的组卷原那么，将归档的会计核算资料搜集齐全、完

6、好，根据各类资料的时间顺序、内容价值、数量，保管期限分别整理组卷。. 按照会计年度时间进展组卷，不同年度的会计核算资料不能放在一同立卷。. 财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超越页，厚度cm为宜。. 按卷内文件顺序编排页号，无论单面或双面只需有书写文字均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的正面的右上角，反面的左上角，用铅笔书写。. 拟写案卷题名并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。案卷标题要求构造完好，普通应准确概括卷内文件主要责任者、内容、称号文种。除会议文件外，不得用“xxx文件资料。中文标题控制在个字符之内。外文标题控制在个字符之内。. 利用档案管

7、理软件著录并打印卷内文件目录时，实体分类号与其所在案卷的实体分类号应一致。序号一栏，应填写卷内文件陈列先后顺序的序号。文号一栏，应填写文件制发机关的发文字号。责任者一栏，应填写构成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。题名一栏，应填写文件标题，要照实抄录不得简单。没有标题或标题不能阐明文件内容的，可自拟标题，外加“ 号。日期一栏，应填写文件的构成时间。填写时可省略“年、“月、“日，在表示年、月数字右下角加“.号。页号页次一栏，应填写卷内文件起始之页的编号。.填写卷内备考表。本卷情况阐明一栏，应填写卷内文件的总件数与总页数，如有缺损、修正、补充、移出、销毁等情况。由有关的档案管理人员填写并签名

8、标注时间。立卷人一栏，由组本钱卷的责任者签名。检查人一栏，由对案卷质量进展审核的担任人签名或盖章。. 对于未了结的债务、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由档案部门保管到结清债务、债务时为止。. 卷内文件资料要去掉金属物，对破损的资料要修复。字迹模糊、分散的应复制并与原件一并归档。. 装订。对需求装订成卷的文件资料，采用三孔一线法装订。边孔位置距上、下纸边为cm，距左侧纸边，以不装订字迹为宜。假设装订线处有重要批注者，需进展贴边处置。会计核算资料的每个案卷脊背应贴有财会档案档号的标签，粗线装订成册。. 归档验收.财会类档案管理性文件资料于次年五月底以前归档。会计核算资料由本单位保管年后于月底前

9、由财会部门的专兼职档案员，打印档案移交明细单、案卷目录后向学校档案馆办理移交手续。 . 移交档案时，交接双方必需当面检查验收文件资料能否搜集齐全完好；陈列、书写、装订能否符合要求；标题能否准确。凡不符合规定要求的，接纳人可暂不接纳，并要求移交人矫正，补交。.移交时需备有：纸质档案，档案案卷目录一份，档案移交明细单一式两份。双方履行清点签字盖章手续，档案移交明细单按要求逐项填写，移交单位、接纳单位一栏，必需加盖单位公章；移交人、接纳人一栏，必需用碳素笔或蓝黑墨水钢笔书写；时间一栏，必需填写移交档案当天的日期。档案移交明细单，档案馆与归档单位各存留一份。.学校档案馆接纳保管的财会档案，原那么上应坚

10、持原装，个别需求拆封重新整理的，该当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。. 档案馆对违反财会档案管理制度的有权进展检查纠正。. 财会档案的管理. 分类编号 参照结合我校财会档案的内容和特点进展分类标引、给出检索分类号。.一级类目的设置与标识：采用类目称号主词的汉语拼音的第一个字母 “CK，即“CaiKuai 财会的缩写。. 二级类目的设置与标识：二级类目是对一级类目的细分，规范是根据该类档案的构成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进展设置。二级类目的标识，采用“双位制。如：“综合为“，其他二级类目依次层累为、 . .，但、 等带“的数字不用。.财会类档案类目的设置与标识其整体

11、标识方式为：全宗号+年度号+类目号一级类目+二级类目+案卷号CKn 案卷号财会综合代号(二级类目)财会类代号(一级类目)年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。附件一 吉林大学财会类档案归档范围和保管期限表CK 综 合序号 归档范围 保管期限 上级关于财务会计任务的文件 长期 本校财务管理规定、方案、总结、请示、批复等文件复等文件 长期 财务预、决算 永久 财务管理规章制度 长期 会计移交清册 长期 财会档案移交保管清册 永久 财会档案销毁清册 长期 其它需求归档的资料CK 会计报表序号 归档范围 保管期限 决算报表含基建综合决算 永久 预算会计报表 短期 年度以上规划表、分配方案、测算表 长期 年度以上各种统计报表含工资报表 长期 季度以下各种方案、统计报表 短期 其它需求归档的资料CK 会计帐簿序号 归档范围 保管期限 涉及外事会计帐簿 永久 总帐 长期 预算内帐簿含明细帐、分户或登记帐 短期 预算外帐簿含明细帐、分户或登记帐 短期 学校专项基金帐簿 短期 日记帐现金、银行存款日记帐 短期 固定资产明细帐卡片固定资产报废清理后保管五年 短期 其它需求归档的资料CK 会计凭证序号 归档范围 保管期限 涉及外事的会计凭证 永久 预算内各种原始凭证、记帐凭证 短期 预算