电子公文传输管理系统

1、.自贡电信实业 公文传输系统用户运用手册：.；第 PAGE 58 页 共 NUMPAGES 58 页电子公文传输管理系统Official Document Transmission Center用户运用手册目 录 TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc109504441 1 普通用户 PAGEREF _Toc109504441 h 4 HYPERLINK l _Toc109504442 1.1 登陆系统 PAGEREF _Toc109504442 h 4 HYPERLINK l _Toc109504443 1.2 公文签收 PAGEREF _Toc109504443 h

2、5 HYPERLINK l _Toc109504444 1.2.1 操作界面引见 PAGEREF _Toc109504444 h 5 HYPERLINK l _Toc109504445 1.2.2 提示助手 PAGEREF _Toc109504445 h 6 HYPERLINK l _Toc109504446 1.2.3 如何签收公文 PAGEREF _Toc109504446 h 6 HYPERLINK l _Toc109504447 1.2.4 文件签收情况 PAGEREF _Toc109504447 h 8 HYPERLINK l _Toc109504448 1.2.5 文件搜索 PAG

3、EREF _Toc109504448 h 9 HYPERLINK l _Toc109504449 1.3 公文管理 PAGEREF _Toc109504449 h 10 HYPERLINK l _Toc109504450 1.3.1 发布文件 PAGEREF _Toc109504450 h 10 HYPERLINK l _Toc109504451 1.3.2 管理文件 PAGEREF _Toc109504451 h 12 HYPERLINK l _Toc109504452 1.4 文件资料 PAGEREF _Toc109504452 h 14 HYPERLINK l _Toc109504453

4、 1.4.1 操作界面引见 PAGEREF _Toc109504453 h 14 HYPERLINK l _Toc109504454 1.4.2 提示助手 PAGEREF _Toc109504454 h 15 HYPERLINK l _Toc109504455 1.4.3 如何签收资料 PAGEREF _Toc109504455 h 15 HYPERLINK l _Toc109504456 1.4.4 资料搜索 PAGEREF _Toc109504456 h 17 HYPERLINK l _Toc109504457 1.5 资料管理 PAGEREF _Toc109504457 h 18 HYP

5、ERLINK l _Toc109504458 1.5.1 发布资料 PAGEREF _Toc109504458 h 18 HYPERLINK l _Toc109504459 1.5.2 管理资料 PAGEREF _Toc109504459 h 20 HYPERLINK l _Toc109504460 1.6 会议通知 PAGEREF _Toc109504460 h 22 HYPERLINK l _Toc109504461 1.6.1 如何签收会议通知 PAGEREF _Toc109504461 h 22 HYPERLINK l _Toc109504462 1.6.2 如何签到和反响 PAGER

6、EF _Toc109504462 h 24 HYPERLINK l _Toc109504463 1.6.3 查看签收和签到情况 PAGEREF _Toc109504463 h 26 HYPERLINK l _Toc109504464 1.6.4 查看反响情况 PAGEREF _Toc109504464 h 26 HYPERLINK l _Toc109504465 1.7 公告栏 PAGEREF _Toc109504465 h 27 HYPERLINK l _Toc109504466 1.7.1 发布公告 PAGEREF _Toc109504466 h 27 HYPERLINK l _Toc10

7、9504467 1.7.2 管理公告 PAGEREF _Toc109504467 h 29 HYPERLINK l _Toc109504468 2 管理员用户 PAGEREF _Toc109504468 h 31 HYPERLINK l _Toc109504469 2.1 登陆系统 PAGEREF _Toc109504469 h 31 HYPERLINK l _Toc109504470 2.2 公文签收 PAGEREF _Toc109504470 h 32 HYPERLINK l _Toc109504471 2.3 会议通知 PAGEREF _Toc109504471 h 33 HYPERLI

8、NK l _Toc109504472 2.4 文件资料 PAGEREF _Toc109504472 h 34 HYPERLINK l _Toc109504473 2.5 文件管理 PAGEREF _Toc109504473 h 35 HYPERLINK l _Toc109504474 2.5.1 文件类型管理 PAGEREF _Toc109504474 h 36 HYPERLINK l _Toc109504475 2.6 资料管理 PAGEREF _Toc109504475 h 38 HYPERLINK l _Toc109504476 2.6.1 资料类型管理 PAGEREF _Toc1095

9、04476 h 39 HYPERLINK l _Toc109504477 2.7 用户管理 PAGEREF _Toc109504477 h 42 HYPERLINK l _Toc109504478 2.7.1 群组管理 PAGEREF _Toc109504478 h 44 HYPERLINK l _Toc109504479 2.7.2 添加用户 PAGEREF _Toc109504479 h 46 HYPERLINK l _Toc109504480 2.7.4 用户维护 PAGEREF _Toc109504480 h 49 HYPERLINK l _Toc109504481 2.8 数据库管理

10、 PAGEREF _Toc109504481 h 53 HYPERLINK l _Toc109504482 2.8.1 系统根本数据 PAGEREF _Toc109504482 h 53 HYPERLINK l _Toc109504483 2.8.2 公文文件管理 PAGEREF _Toc109504483 h 54 HYPERLINK l _Toc109504484 2.8.3 资料文件管理 PAGEREF _Toc109504484 h 55 HYPERLINK l _Toc109504485 2.8.4 会议文件管理 PAGEREF _Toc109504485 h 551 普通用户下面操

11、作以“县委办用户做为例子，详细阐明做为普通用户运用系统的各种操作步骤。1.1 登陆系统翻开Internet Explorer阅读器，在地址栏中输入电子公文传输系统地址，出现如下登陆界面，如图一所示。在页面中输入用户名xwb和密码123456，点击“进入按钮，登陆系统。图一 系统登陆登陆系统以后，首先进入的是文件签收操作界面。1.2 公文签收1.2.1 操作界面引见文件类型列表，界面的左边导航栏中，包括文件类型列表，点击相应的文件类型，右边文件列表区域中就会出现相应的类型的文件；文件列表区，界面右边区域，称之为文件列表区。包括已签收文件，未签收文件，本部门发布的文件的统计。还可以根据不同形状“已

12、签收，“未签收，“本部门分类查看文件。文件行，每个文件行中由 “文件类型，“文件字号，“文件标题，发文时间，发文单位，签收形状，文件内容简介组成。形状栏，操作界面右下方区域，称为形状栏，包括当前时间，用户，权限，修正密码，注销用户等。图二 操作界面1.2.2 提示助手每次进入系统后，在文件签收界面右下角“提示助手中，假设有新文件、新资料需求签收，“提示助手会及时弹出提示用户。1.2.3 如何签收公文本节重点是引见如何正确签收一份公文。这是作为普通用户常用的一个操作，必需能熟练掌握。方法一第一步，在文件列表区域中，未签收文件会有粗体红色“未签收字样提示，并在文件列表行中右边区域，有“点击签收链接

13、字样；第二步，点击“点击签收链接，弹出输入签收人姓名对话框，输入用户名后，点击确定，出现如以下图示；图三 签收文件第三步，文件不直接在网页中显示，需求下载文件后打印。点击“点此下载按钮，把文件下载到本地机器后，翻开查看或打印；第四步，点击按钮栏中的“前往 按钮，前往到文件列表区界面，可看到该文件形状已变为“已签收形状。方法二第一步，在文件列表区域中，未签收文件会有粗体红色“未签收字样提示，可以点击文件标题，翻开如图四所示界面；图四 签收文件第二步，点击“点击签收链接，弹出输入签收人姓名对话框，输入用户名后，点击确定，出现如上图三所示；第三步，文件不直接在网页中显示，需求下载文件后打印。点击“点

14、此下载按钮，把文件下载到本地机器后，翻开查看或打印。第四步，点击按钮栏中的“前往 按钮，前往到文件列表区界面，可看到该文件形状已变为“已签收形状。1.2.4 文件签收情况特别阐明：各用户只能查看本人发布文件的签收情况。第一步，在文件列表区域中，假设是当前用户发布的文件，在文件形状中，就会有青色文字所示“签收情况链接；第二步，点击“签收情况链接，出现文件签收情况报表界面，如以下图五所示；图五 签收情况第三步，在文件签收界面中，可以查看各接纳用户和单位签收情况，在签收情况表格中，对某个接纳单位可以列出收文单位称号，签收形状，签收时间，签收人，IP地址等信息；第四步，在签收情况页面中，有“签收情况，

15、“已签收，“未签收三个标签，可以切换这些标签，查看该形状下的收文单位列表，例如：已签收文件列表和未签收文件列表。1.2.5 文件搜索第一步，在文件列表区域中，点击按钮栏中的“搜索 按钮，出现如以下图六所示界面；图六 文件搜索第二步，在文件检索操作界面中，检索条件包括文件标题，发文字号，发文类型，发文单位，接纳单位，发文时间，内容简介，检索条件可以相互组合进展模糊查询。检索条件输入完成以后，点击“提交按钮，会在“文件检索下出现检索结果的列表；文件检索条件是可以组合模糊查询。例如图五所示，文件标题包含“行动和发文类型“上级文件和发文时间“2005-6-1到“2006-6-30间的文件。第三步，在检

16、索结果列表中，可以直接对文件进展处置，例如翻开下载，文件签收等。1.3 公文管理1.3.1 发布文件特别阐明：系统中阅读者不允许发布文件，只需具有阅读者权限以上的用户才干发布文件。第一步，进入系统后，点击文件列表区域上方的“发布文件，出现如以下图所示界面；图七 发布文件第二步，选择接纳单位和用户，在发布文件界面中，接纳单位栏，点击“选择链接，出现以下图八所示界面。如在发文文件界面中，勾选“群发一切用户复选框，文件群发给系统中一切的用户。图八 选择用户第三步，填写发布文件表单的内容，文件标题，发文字号，发文单位，文件类型，内容简介，上传文件文件大小不超越4M，假设是多个文件需求把文件打包紧缩成r

17、ar和zip格式等。表单中打“*号的代表必填工程。第四步，点击按钮操作栏中的“提交按钮，把文件发布给接纳单位，系统会提示“发送胜利。图九 文件发布胜利1.3.2 管理文件特别阐明：当前用户和单位只能管理和查看本人发布的文件。翻开管理文件，进入系统后，点击“后台管理链接，进入后台。点击左边操作栏的“管理文件，系统显示该用户以往所发布文件的列表，出现如以下图所示界面；图十 管理文件查看签收情况，在各文件行，点击“签收情况列中的 “查看链接，出现该文件对应的签收情况报表，如文件签收情况章节所示。删除文件，请勾选文件行中第一列的复选框，可多项选择，也可勾选“选中一切显示的记录前的复选框，选择一切文档。

18、需求删除的文件选中后，点击“直接删除按钮，把选中的文件删除。修正文件，在各文件行，点击“操作列中的“修正链接，出现文件修正界面，在修正界面中，对已发布的文件进展修正，然后重新发布，如以下图所示。图十一 修正文件1.4 文件资料文件资料是用于一些非正式公文文件的传输管理，例如任务汇报资料，政务信息资料，政务公开资料，指点讲话等。1.4.1 操作界面引见资料类型列表，界面的左边导航栏中，包括文件类型列表，点击相应的文件类型，右边文件列表区域中就会出现相应的类型的文件；文件列表区，界面右边区域，称之为文件列表区。包括已签收文件，未签收文件，本部门发布的文件的统计。还可以根据不同形状“已签收，“未签收

19、，“本部门分类查看文件。文件行，每个文件行中由 “文件类型，“文件字号，“文件标题，发文时间，发文单位，签收形状，文件内容简介组成。1.4.2 提示助手每次进入系统后，在文件签收界面右下角“提示助手中，假设有新文件、新资料需求签收，“提示助手会及时弹出提示用户。1.4.3 如何签收资料本节重点是引见如何正确签收一份资料。这是做为普通用户常用的一个操作，必需能熟练掌握。第一步，登陆系统以后，点击“文件资料模块链接，进入文件资料主界面，如以下图所示；图十二 资料管理第二步，在文件资料列表区域中，未签收文件会有粗体红色“未签收字样提示，并在文件列表行中右边区域，有“点击签收链接字样；第三步，点击“点

20、击签收链接，弹出输入签收人姓名对话框，输入用户名后，点击确定，出现如以下图示；图十三 资料签收第三步，文件不直接在网页中显示，需求下载文件后打印。点击“点此下载按钮，把文件下载到本地机器后，翻开查看或打印。第四步，点击按钮栏中的“前往 按钮，前往到资料列表区界面，可看到该文件形状已变为“已签收形状。资料签收情况特别阐明：各用户只能查看本人发布文件资料的签收情况。第一步，在文件资料列表区域中，假设是当前用户发布的文件资料，在文件形状中，就会有青色文字所示“签收情况链接；第二步，点击“签收情况链接，出现资料签收情况报表界面，如以下图所示；图十四 签收情况第三步，在资料签收界面中，可以查看各接纳用户

21、和单位签收情况，在签收情况表格中，对某个接纳单位可以列出收文单位称号，签收形状，签收时间，签收人，IP地址等信息；第四步，在签收情况页面中，有“签收情况，“已签收，“未签收三个标签，可以切换这些标签，查看该形状下的收文单位列表，例如：已签收资料列表和未签收资料列表。1.4.4 资料搜索第一步，在文件资料列表区域中，点击按钮栏中的“搜索 按钮，出现如以下图所示界面；图十五 资料搜索第二步，在检索操作界面中，检索条件包括文件标题，发文单位，发文类型，发文时间，内容简介，检索条件可以相互组合进展模糊查询。检索条件输入完成以后，点击“提交按钮，会在“文件检索界面下出现检索结果的列表；文件检索条件是可以

22、组合模糊查询。例如图五所示，文件标题包含“日本和发文单位“县团委和发文时间“2005-6-8到“2006-6-30间的文件。第三步，在检索结果列表中，可以直接对文件资料进展处置，例如翻开下载，文件签收等。1.5 资料管理1.5.1 发布资料特别阐明：系统中阅读者不允许发布文件，只需具有阅读者权限以上的用户才干发布资料。第一步，进入系统后，点击文件资料列表区域上方的“资料管理，然后在出现界面中点击左边操作栏的“发布资料，出现如以下图所示界面；图十六 发布资料第二步，选择接纳单位和用户，在发布资料界面中，接纳单位栏，点击“选择链接，出现以下图八所示界面。如在发文文件界面中，勾选“群发一切用户复选框

23、，群发给系统中一切的用户。图十七 选择用户第三步，填写发布资料表单的内容，文件标题，发文单位，文件类型，内容简介，上传文件文件大小不超越4M，假设是多个文件需求把文件打包紧缩成rar和zip格式等。表单中打“*号的代表必填工程。第四步，点击按钮操作栏中的“提交按钮，把资料发布给给接纳单位，系统会提示“发送胜利。图十八 资料发布胜利1.5.2 管理资料特别阐明：当前用户和单位只能管理和查看本人发布的资料。翻开管理文件，进入系统后，点击“后台管理链接，进入后台。点击“资料管理，然后在出现界面中点击左边操作栏的“管理资料，在界面上所出现的资料列表是当前用户以往一切发布过的资料历史记录，如以下图所示界

24、面；图十九 管理资料查看签收情况，在各资料列表行中，点击“签收情况列中的 “查看链接，出现该资料对应的签收情况报表，如资料签收情况章节所示。删除资料，请勾选资料列表行中第一列的复选框，可多项选择；也可勾选“选中一切显示的记录前的复选框，选择一切文档。需求删除的文件选中后，点击“直接删除按钮，把选中的资料删除。修正资料，在资料列表行中，点击“操作列中的“修正链接，出现资料修正界面，在修正界面中，对已发布的资料进展修正，然后重新发布，如以下图所示。图二十 修正资料1.6 会议通知1.6.1 如何签收会议通知本节重点是引见如何正确签收会议通知。这是做为普通用户常用的一个操作，须能熟练掌握。第一步，登

25、陆系统以后，点击“会议通知模块链接，进入会议通知主界面，如以下图所示；图二十一 会议通知第二步，在会议通知列表区域中，未签收通知会有粗体红色“未签收字样提示，并在旁边区域，有“点击签收通知链接字样；第三步，会议通知签收完成以后，在“点击签收通知链接字样变为“点击下载通知，点击此链接下载会议通知的详细内容文件，操作界面如以下图所示。图二十二 下载会议通知1.6.2 如何签到和反响延续如何签收会议通知章节，只需签收完会议通知以后，才干查看会议反响。第一步，在会议通知列表区域中，未签到通知会有粗体红色“未签到字样提示，并在旁边区域，有“点击签到通知链接字样，如以下图所示；图二十三 会议签到第二步，会

26、议通知签收完成以后，反响情况会有粗体红色“未反响字样，该区域旁边会“我要反响链接，弹出会议反响新窗口，在新窗口中输入反响内容，点击“反响按钮，操作界面如以下图所示。图二十四 会议反响1.6.3 查看签收和签到情况第一步，在会议通知列表区域中，假设是当前用户发布会议通知，就会有青色文字所示“签收签到情况链接；第二步，点击“签收签到情况链接，就会进入以下页面；图二十五 签收签到情况第三步，在会议签收签到界面中，可以查看各与会用户和单位签收签到情况，在签收签到情况表格中，对某个与会单位可以列出与会单位称号，签收形状，签收时间，签到情况，签到时间等信息；第四步，在签收签到情况页面中，有“签收签到情况，

27、“已签收，“未签收，“已签到，“未签到五个标签，可以切换这些标签，查看该形状下的与会单位列表。1.6.4 查看反响情况第一步，在会议通知列表区域中，假设是当前用户发布会议通知，就会有青色文字所示“查看反响情况链接；第二步，点击“查看反响情况链接，就会进入以下页面；图二十六 会议反响情况第三步，在查看反响情况界面中，可以查看各参会用户和单位反响情况，在会议反响表格中，对某个参会单位可以列出与会单位称号，反响情况，反响时间，反响内容等信息；第四步，在会议反响情况页面中，有“反响情况，“已反响，“未反响三个标签，可以切换这些标签，查看该形状下的参会单位列表。1.7 公告栏1.7.1 发布公告第一步，

28、进入系统后，点击公告列表栏上方的“发布公告，出现如以下图所示界面；图二十七 发布公告第二步，填写发布公告的公告标题和内容。第三步，点击按钮操作栏中的“提交按钮，系统会提示“发送公告胜利 图二十八 公揭露送胜利1.7.2 管理公告特别阐明：当前用户和单位只能管理和查看本人发布的公告翻开公告文件，进入系统后，点击“后台管理链接，进入后台。点击“公告管理，然后在出现界面中点击左边操作栏的“管理公告，出现如以下图所示界面；图二十九 管理公告情况修正公告，在公告列表行中，点击“操作列中的“修正链接，出现公告修正界面，在修正界面中，对已发布的公告进展修正，然后重新发布，如以下图所示。图三十 修正公告删除公

29、告，请勾选公告列表行中第一列的复选框，可多项选择；也可勾选“选中一切显示的记录前的复选框，选择一切公告。需求删除的文件选中后，点击“直接删除按钮，把选中的公告删除。2 管理员用户以下操作以用户：admin888作为管理员身份进入系统，详细阐明做为管理员用户如何设置、初始化系统、及其数据管理的各种操作步骤。管理员同时也具有普通用户权限，在此不再描画，请参考普通用户运用阐明章节。2.1 登陆系统翻开Internet Explorer阅读器，在地址栏中输入电子公文传输系统地址，出现如下登陆界面，如以下图所示。在页面中输入用户名admin888和密码123456，点击“进入按钮，登陆系统。图三十五 系

30、统登陆登陆系统以后，首先进入的是文件签收操作界面。2.2 公文签收管理员可在此界面查看系统中一切文件列表、签收情况。如以下图：图三十六 文件签收2.3 会议通知管理员可在此界面查看系统中一切会议通知文件列表、签收情况。如以下图：图三十七 会议通知2.4 文件资料管理员可在此界面查看系统中一切文件资料列表、签收情况。如以下图：图三十八 文件资料2.5 文件管理管理员登陆胜利后，然后点击界面上部菜单栏中的后台管理，即进入了文件管理的界面，如以下图所示：图三十九 文件管理2.5.1 HYPERLINK 127.0.0.1/huili/zysoft_filetype.asp t main 文件类型管理

31、此模块的主要功能是新增、修正、删除文件分类类型。进入后台管理文件管理界面后，点击左侧的文件类型菜单，进入如以下图的界面：图四十 文件类型管理此时用户可以看到文件类型信息列表及允许发布相应类型的用户信息。添加类型第一步，进入文件类型界面后，点击界面右上侧的按钮，进入新增类型界面，如以下图：图四十一 添加文件类型第二步：在“新文件类型中输入类型称号，如：上级文件，在“类型简介中输入引见信息，简介必需填写。删除文件类型信息当用户处于如图文件类型管理时，类型信息列表中每一行的右侧都有一个“删除字样，用户只需点击删除字样，即可删除文件类型。2.6 资料管理第一步：管理员登陆胜利后，然后点击界面上部菜单栏

32、中的后台管理，即进入了后台管理。第二步：点击界面上部菜单样中的“资料管理进入如以下图的界面：图四十二 资料管理2.6.1 资料类型管理此模块的主要功能是新增、修正、删除资料分类类型。进入资料管理界面后点击左侧的资料类型菜单，进入如以下图的界面：图四十八 资料类型列表添加类型第一步：进入资料类型初始界面后，点击界面右上侧的按钮，进入类型新增界面，如以下图：图四十九 新增资料类型第二步：在“新文件类型中输入类型称号，如：指点讲话，在“类型简介中输入备注信息，简介必需填写。第三步：点击提交 按钮即可保管类型信息。修正资料类型信息当用户处于文件类型管理初始界面时，类型信息列表中每一行的右侧都有一个“修

33、正字样，用户只需点击修正字样，就可以进入如以下图的修正界面：输入相关信息后，点击提交按钮即可。删除资料类型信息当用户处于文件类型管理初始界面时，类型信息列表中每一行的右侧都有一个“删除字样，用户只需点击删除字样，就可以删除对应行中的资料类型。2.7 用户管理第一步：管理员登陆胜利后，进入如图一 系统登陆，然后点击界面上部菜单栏中的后台管理，进入如以下图的界面：图五十五 后台管理第二步：点击菜单中的“用户管理链接进入如以下图的界面：图五十六 用户管理2.7.1 群组管理此时点击界面左侧的“群组管理进入如以下图的界面图五十七 群组管理在此界面中，用户可以看到群组信息列表。添加群组进入群组管理的界后

34、，点击界面右上侧的按钮，进入信息输入界面，如如以下图：图五十八 添加群组在表格中输入相关信息后点击按钮即可保管信息，同时系统会出现“添加胜利的提示信息，如以下图：点击确定按钮后，系统会自动前往群组信息列表界面，用户可看到添加的群组信息出如今列表中。修正群组信息假设用户想修正某一群组的信息，请在群组管理的列表中点击群组所在行右侧的修正字样，进入如以下图的界面：图五十九 修正群组信息管理根据实践情况对信息进展修正后，点击界面右上角中的按钮即可。假设不想修正信息或者不想保管修正后的信息，直接点击按钮即可。删除群组信息删除群组信息的操作非常简单。用户进入群组管理的界面后，在列表每一行的右侧都有一个“删

35、除字样，用户只需点击删除字样，就可以删除对应行中的群组信息。2.7.2 添加用户第一步：管理员登陆胜利后点击界面上部菜单栏中的后台管理，进入如以下图的界面：图六十五 后台管理第二步：点击后台管理的界面上部菜单样中的“用户管理进入如以下图的界面：图六十六 用户管理第三步：此时点击界面左侧的 添加用户 进入如以下图的界面图六十七 添加用户第四步：在表格中输入相关信息，其中用户名是指用户用于登陆系统的称号，建议以英文做作为登陆的称号，以便以后方便输入，在所属群组中选择用户所在的群组，在权限级别中选择用户权限级别，假设用户不清楚每个权限级别所拥有的权限，可直接单击界面左侧 的权限管理进展查看。以下图给出填写范例：第五步：信息输入完成后点击按钮即可保管信息，此时系统会出现如以下图的界面：图六十八 添加用户在界面中我们可以看到，表格上部分中出现了“新用户添加胜利！，阐明用户曾经胜利的参与了系统中。此时，假设用户还想继续添加新的用户，只需反复第四步、第五步操作即可。2.7.4 用户维护第一步：管理员登陆胜利后点击界面上部菜单栏中的后台管理，进入如以下图的界面：图六十九 后台管理第二步：点击后台管理界面上部菜单样中的用户管理进入如以下图的界面：图七十 用户管理如上图所示，用户可在此界面中看到用户的信息列表。信息列表可按照权限级别、所属群组进展排序查看，只需点击如以下图中的【按级别】或者【