企业信息系统管理规定

1、*有限公司信息系统管理规定第一章总则第一条 本规定适用于公司信息系统使用、维护管理。信息系 统包含OA系统、+系统、共享服务、数据网络（服务器、交换机、 接口模块、光纤等X办公用电脑及相应外设（打印机、复印机、扫 描仪、显示器等X系统软件、应用软件数据等。第二条 凡接入公司信息网络的各类信息化应用都必须纳入 *有限公司信息系统管理规定管辖范围内，严格按照信息系统 管理规定进行管理。第三条 公司内所有信息系统使用人员必须保守公司商业及技 术秘密，泄露公司机密将会承担相应的法律责任。第四条信息系统管理实行既要维护公司信息系统的稳定与安 全，也要便于各处室、车间、中心实际应用。第五条 公司协同办公系

2、统（以下简称OA系统）是以管理系统 为平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖公司全体 人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。第二章名词解释第六条名词解释（一）电脑操作人员：+系统、OA系统操作人员。（二）信息专管员：#处信息专管人员（以下简称专管员）。第三章职责范第七条 #处职责（一）#处为信息系统监督使用、考核部门，负责本规定的 编制、修订及下发，并对执行情况进行监督检查、考核。（二）负责公司办公计算机、打印机设备的使用、维护，以及相 关计算机、打印机易耗品（网线、电话线、水晶头、交换机、硒鼓、 粉盒、碳粉等）的采购计划申报、管理及配备。（三）负责公司信息系统计算

3、机、打印机日常使用检查。（四）负责公司网络安全、信息化建设实施、OA系统、+系 统的运行维护工作。（五）负责+系统、OA系统监控、检查、督办核心工作流程 的工作流转。（六）负责OA系统用户权限申请、注销等管理。（七）负责转正员工用户增加权限的审核。（八）负责信息网络系统、信息机房的安全建设、维护工作，负 责新项目网络建设。（九）根据岗位职责，填写权限申请表，提交OA审批流程中+ 权限申请表，申请+权限。协助信息中心对公司各应用系统操作人 员权限进行分配，根据公司内部人员调动情况进行OA调整。第八条操作人员的职责（一）保证各自所使用的各类信息系统软件相关功能模块数据的 一致性、及时性、准确性。（

4、二）参与软件系统在构建和持续改进过程中的需求调研，对信 息系统软件应用提供改进意见。（三）当系统中发生数据错误或系统错误时，及时通知并协助信 息专管员查找原因。第四章文件管理第九条 公司各部门发出、报送的各类文件（包括通知、请示、 报告、简报、报表、信息等）原则上统一采用公司OA系统发送。第十条 OA系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置 的，OA系统处理后形成具有规范格式的公文电子数据。电子公文传 输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。第十一条 电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、 密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文 日期、附注、主题词、抄送单位等

5、。电子公文与纸质公文工作流程、 行文关系、归档管理基本相同。第十二条 各类电子公文处理程序按照*有限公司信息系统 管理规定在公司OA系统中办理。第十三条申请信息系统操作权限的操作人员必须为正式员工， 各处室、车间、中心经培训、考试合格后，确定电脑操作人员已经了 解本岗位及相关其他岗位的业务操作流程后，方可申请系统权限。第十四条电脑操作人员的权限设立、调整（一）OA系统内部人员新增、变动由各部门考勤员提供名单上 报#处，经人事部门审核后由专管员进行新增、调整，任何部门 自行提交的人员变动信息，专管员不予以调整。（二）电脑操作人员岗位调动或离职后，各部门需在15日内提 交变动名单上报#处，审核通过

6、后由信息专管员对变动人员+和OA系统权限进行清理，如发现未及时上报，#处将予以考核。第十五条 电脑操作人员按系统指定的权限对软件系统进行操 作，严禁盗用他人帐号或转借本人帐号。第十六条专管员在外部网络出现异常、信息系统无法正常使用 时应及时通知信息公司同时进行检测维护，尽快恢复信息系统使用。第十七条 OA门户流程新增、更改需求由#处通过OA系统 “审批流程”-“信息体系审批流程”-OA流程变更、新增、栏目增加审批 流程”，流程经相关审核人员确认后由信息公司专工进行调整。第十八条 OA流程新增、更改需求由各部门提交协作办公审批 流程，经部门领导、分管领导抄送给信息专管员进行更改。第十九条内、外部

7、各种电子版重要文件资料、报告、请求的传 输审批不能使用OA系统内部沟通，必须使用“审批流程”-“协作办公 流程”进行留痕。第二十条 由于OA系统与&软件不兼容，故OA门户中严禁 使用&软件，为保证OA系统正常登录，需使用$浏览器进行 浏览。第二十一条信息专管员在外部网络出现异常、信息系统无法正 常使用时应及时通知信息公司、生产调度，同时进行检测维护，尽快 恢复信息系统使用；调度接到通知后除解答公司内电话询问外，应当 主动向地磅、质检、仓储等应用信息系统不能间断的部门和区域通知， 以上敏感地区系统操作人员应及时转入手工纸质账单，确保正常业务 开展，待信息系统正常后进行补录工作。第四章系统模块第二

8、十二条各部门应按照系统功能模块的作用及相应管理程 序发布相关信息。系统设定规范协作、经验知识、行政办公、组织文 化等主要功能模块。第二十三条 规范协作模块：包括规范制度、内部沟通、任务分 派、审批流程等。经验知识模块：包括知识文档、知识互助、总结计 划、人才中心、业务文档库等。行政办公模块：包括办公文档、公文 流转、会议管理等。组织文化模块：包括新闻系统、内部论坛等。第二十四条 OA系统内部沟通模块仅限数据传输功能，不具有 行政发文的效力，不能作为工作考核依据。各部门不得使用内部沟通 模块发布通知通报，接收部门有权不予执行。第二十五条 各部门在OA系统中发布的信息必须交本部门领 导审核。各部门

9、领导对本部门在OA系统中对内、对外发布信息的可 靠性和严肃性负责。第五章 信息系统计算机网络管理程序及要求第二十六条 公司所有办公用计算机由各操作人员配合各部门 综合员进行日常保养维护，如有故障无法解决，各部门综合员及时与 专管员沟通，由专管员进行解决；办公用计算机如出现硬件故障，经 专管员检测确认后外送维修或报废。第二十七条 为便于综合管员和电脑操作人员日常维护，正确 使用计算机及周边设备，特对办公用计算机及周边设备使用行为做出 规范：（一）办公用计算机及网络设备、线缆放置在安全地域，在计算 机及网络设备周围1.5米范围内不得有漏水、高温、高磁及强电环境，摆放应平稳牢固避免摇晃震动。（二）计

10、算机及网络设备接电要安全，电源及电线确保无漏电、 无缺损，保证传导良好。（三）计算机键盘、鼠标、显示器等桌面配件附近避免放置水杯 等物件，主机箱应保证机盖完好，安装紧密，尽量不要直接放置在地 面。（四）在办公楼及有综合布线的场所，计算机连网实行就近原则， 即一台计算机使用网线连接在距离其最近的网络墙插上；如所在场所 网络墙插不足，则先按照一机一口连接，最后一个网络墙插使用集线 器将剩余计算机连接，集线器及电源要放置在离地面20公分以上， 网线和电线在确定位置后固定在墙边或桌子底部，以不妨碍行动和不 易磨损为宜。（五）开、关计算机机按正常程序操作，如计算机多次无法正常 开关机，应及时通知所属部门

11、综合管员进行检测；办公用计算机不得 连续开机24小时以上，各运转班信息点应在交接班前半个小时正常 关闭计算机，下一班接班后再开启计算机。（六）办公用计算机系统需要安装办公用软件（微软 OFFICE 系列软件、CAD等绘图软件与OA系统、杀毒软件及各种应用控制 台），严禁安装除微软补丁插件以外的各类插件、各类下载软件、各 种网络视频软件、各种网络游戏，允许使用系统清理优化软件。（七）严禁在计算机系统桌面和“我的文档”存放办公文件，可以 在除系统盘（C盘）以外的逻辑盘中建立文件夹，将其发送快捷方式 到桌面，避免因系统崩溃导致文件丢失。（八）严禁在无相关人员指导下自行打开主机，严禁对计算机设备带电进

12、行拆装和接口插拔，以免造成电路板烧坏事故。第二十八条 公司内所有电子版文件必须利用OA系统、KK系 统、共享服务等网络方式传输，不允许随意使用U盘等移动存储设 备，确需使用的，应先进行病毒检测，禁止使用来历不明的软盘或者 光盘，防止病毒的侵袭。第二十九条严禁工作时间内在办公用计算机上做与工作无关 的事，如玩游戏、听音乐，看电影、小说等，上班高峰期间禁止进行 大量的下载操作，如下载电影，如果发现#处将当即考核。第三十条 #处进行办公用计算机不定期抽检，对办公用计 算机使用违规行为进行统计、考核；督促电脑操作人员爱护办公设备， 计算机使用人在正确关机并完全关掉电源后，方可下班离开。第三十一条在#处

13、不知情情况下，任何人员不得移动更改 网络设备线路，包括：集线器、交换机、网线、光缆、光纤盒、光电 收发器等。厂区及周边区域土建作业时，涉及区域由各部门通知# 处00专员现场确认方可进行施工。第三十二条 办公用计算机及打印机采购、维修、报废（一）办公用计算机及打印机采购流程1、办公用计算机及打印机下年度需求计划根据股份公司通知， 由各部门电脑操作人员提出，#处核实，汇总后统一上会，并上 报信息公司审核，技措计划核准公布后，#处报至物流中心。2、计算机及打印机到货后，#处按需求计划分配，新增电脑、 打印机，使用部门进行安装，并及时办理转固手续。物流中心、财务 部对新增计算机及打印机进行固定资产标示

14、工作。3、计算机打印机等设备的新增及领用，需向#处报送申请计划，#处根据股份公司的相关通知，对计算机及打印机的需求进 行征集上报技措，根据计划进行计算机打印机的发放，在无申报或无 计划的不予发放。（二）办公用计算机及打印机维修流程1、办公用计算机及周边设备的范围概念：计算机主机（主板、 内存、硬盘、电源、各类板卡、机箱、键盘、鼠标、电源线）、显示 器（显示屏、座架、VGA数据线、电源线）.各类打印机（打印机主 机、硒鼓、色带架、数据线、电源线），设备员及使用人员必须保证 办公用计算机及周边设备的完整性，部件丢失将被列入考核。2、当办公用计算机借调、转办其他地方时，必须事先告知# 处，并填写*有

15、限公司计算机、打印机交接表（附表），经专管 员同意后方可搬离，如发现未经专管员同意,擅自搬离办公用计算机, #处将予以考核。3、各部门设备员在专管员的协助下建立各部门信息系统台帐， 及时将不在固定资产范围，属于各部门自行购买需维护的设备报 #处进行信息系统设备备案增加编号。4、#处接到报修后到达现场检测维护，对现场可以解决的问 题要向报修部门综合员和使用人员详细解释使类似问题再次出现时 综合员和使用人员可以及时解决；检测后需要委外维修的，经# 处联系外维单位，并告知报修部门综合员维修周期。5、送修或维修人员上门维护正常后，专管员需向维修部门索取 带有维修部门合法公章的维修单，维修的计算机、打印

16、机使用人员或 综合员在维修单上签字确认，专管员签字并标注维修设备固定资产编 号。各部门综合员对维护设备做好备案记录，方便日后检查和报废。（三）办公用计算机及打印机采购报废流程1、使用5年以上，硬件老化，运行缓慢，严重影响工作的计算 机及打印机，或维修费用已达到原值三分之二的设备可申请报废。报 废计算机及打印机在年初未做计划的不予新增，如遇特殊岗位的根据 具体工作内容酌情考虑新增；对于使用满5年以上，但各性能依旧完 好的计算机不予报废，将对其增加内存、更换硬盘等手段进行硬件升 级延长其使用期限。2、计算机及打印机报废由各部门综合员统一上报#处，经 #处鉴定签字后进行报废程序；确定报废的计算机必须

17、经过# 处技术处理后方可按照固定资产报废相关程序进行。第三十三条 计算机及打印机耗材使用、领用管理（一）计算机及打印机耗材是指计算机用键盘、鼠标，激光打印 机硒鼓、碳粉，针式打印机色带、色带架，网线、RJ45水晶头，网 络集线器，光电收发器等物资。（二）办公计算机的配备，由#处根据人员岗位职责及办公需 求进行配备，办公计算机配备定岗定人，人员发生变动或调动时应及 时报知#处，由专管员对办公计算机进行信息消除，交予#处 进行统一配备。（三）各类耗材由#处申报计划采购，由各部门综合员在# 处登记耗材领用表上进行登记、领用耗材，鼠标、键盘、硒鼓、色带 架、网络集线器实行交旧领新原则。（四）激光打印机

18、硒鼓使用细则1、安装新硒鼓时将新硒鼓从包装袋中取出，抽出密封条，然后 轻轻转动硒鼓使鼓粉在硒鼓中分布均匀，然后安装到打印机上即可。2、硒鼓保存在原配的包装袋中，常温下保存，不要使硒鼓直接 暴露在阳光或者其他强光源之下；不要打开硒鼓挡光板，以保护感光 硒鼓；不要用手碰感光的硒鼓的表面，要防止硒鼓表面被硬物划伤； 如果硒鼓来自寒冷的地方，那么移到温暖的地方并搁置一个小时或更 长时间再使用。3、硒鼓额定寿命一般约在600010000张左右，当硒鼓自带碳 粉用完后，可添加碳粉继续使用；各使用部门在添加碳粉时，需要在 较暗的地方进行，防止感光鼓曝光；在清洁过程中禁止用普通纸张擦 洗，应使用质地较柔软的进

19、行清洁。4、要求各使用部门的硒鼓至少添加1次碳粉继续使用，之后根 据使用部门在#处领取添加碳粉的记录，进行更换新的硒鼓。第六章用户权限第三十四条 系统用户如出差等原因不能正常办公，应提前在系 统中进行工作内容的授权，经授权审核批准后可设置个人授权，委托 他人办理。第三十五条用户主要权限如下：（一）普通员工在系统中根据各级领导批示，及时办理业务回复自己的直接领 导；可以使用点对点流程（内部沟通、协作办公等）向直接领导汇报、 请示工作；具有拟稿的权限；能够监控、查询自己参与公文的办理情 况；负责电子公文的校对；对自己所需的公文查阅。（二）一般管理人员在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文、本部

20、门发文中 接收并完成下级员工拟稿的公文审核，审核完毕返拟稿人或者送部门 领导审核、审批。（三）中层领导在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收并完成 下属员工拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿人或者送相关部门会 签（根据需要），会签后送公司分管领导审核、审批。部门发文中， 对部门发文予以签发。（四）公司领导在系统中具有普通员工的所有权限；公司发文中，负责对公司发 文的审批签发。（五）+办公室文印员在系统中具有普通员工的所有权限；负责对文件公文内容、格式 等进行审核把关；负责呈送公司领导签批文件的督办。在公司发文中， 负责将公司领导审批签发已经产生编号的电子公文按照公司公文处 理管理规

21、定的要求以规范化制作，经拟稿人校对无误后，进行排版， 发送至公司各部门；负责将已分发的公司发文制作成纸质文件，以备 归档及外派。第七章登陆规范第三十六条系统正式运行后，系统所有一般管理员以上职务的 用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午 下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。第三十七条 系统用户必须设置个人密码，填写个人信息，保护 好个人登陆密码。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销 或退出OA系统，以免他人介入工作环境。第三十八条 登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以 防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发

22、电子邮件、恶意增 删资料或干扰公文运转。第八章安全保密第三十九条 所有用户应认真贯彻执行中华人民共和国计算机 信息系统安全保护条例和公安部计算机信息网络国际联网安全保 护管理办法，严格遵守公司计算机管理规定。第四十条按照公司计算机管理规定，为了保证各部门的网 络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽 的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬 件进行非法操作。系统用户必须安装#处指定的杀毒软件，拒装 者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑。第四十一条 OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害 国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社

23、会治 安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安 全的数据。第四十二条 OA系统中的所有用户应按规定权限阅读和使用系 统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。第四十三条 涉及国家和公司秘密以及其它密级文件不得在OA 办公系统上进行工作流转。第九章管理考核第四十四条 系统应用人员盗用他人账号，经调查属实，考核 1000元/次。第四十五条 未经相关领导同意转借本人帐号考核500元/次。 情况严重者取消其使用权限。第四十六条OA系统操作考核（一）系统应用人员在系统中发布损害他人、公司及国家的信 息、言论，取消操作权限，部门批评教育并写出书面检查，由部门申

24、 请经公司主管领导同意后，恢复其操作人员的使用权限。第二次出现 同样错误，永久性取消其操作人员身份。（二）部门业务可以用系统实现而不使用，#处提出改进意 见后，没有改善的，考核责任部门100元/次，可累计扣罚。（三）错用审批流程，给予使用人考核100元/次，审批人给予 审批通过，给予审批人考核50元/次。在内部沟通中进行通知性质文 件传递的，给予发布人100元/次考核。（四）系统应用人员在应用系统时，编辑范围、阅读范围、文 档打印等设置出现误操作，自己发现并沟通解决的不予考核，反之每 次考核50元/次。（五）各类流程、文件的审批，各节点超过两个工作日未审批 的，考核审批人20元/次；超过三个工作日未审批，发起人不进行催 办，考核发起人50元/次。（六）OA门户中使用&软件，考核使用人200元/次。第四十七条计算机网络考核要求（一）办公用计算机及打印机