《医疗器械有限公司会计档案管理办法》 模版

1、医疗器械有限公司会计档案管理办法 为加强会计档案管理，根据财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法及医药集团总公司会计核算手册，结合我公司具体情况，特制定本办法。 一、会计档案的范围 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据，包括纸质档案和各种电子介质档案。具体包括： 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证； 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿； 财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告； 其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、

2、其他应当保管的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册； 增值税专用发票和普通发票； 存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。 二、会计档案管理的基本要求 1、公司负责人必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体的管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。 2、公司每年形成的会计档案，应由财务部门按归档要求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管/移交清册。 出纳人员不得兼管会计档案。 移交档案保管部门或保管人员的会计档案，原则上应当保持原卷的封装。需

3、要拆封重新整理的，档案保管部门应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 三 、 会计档案的整理 会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。 1、 会计凭证 按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。 分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。 装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。 2、 会计帐簿 现金日记帐和银行存款日记帐要每天登记，做到日清月结。现金日记帐和银行存款日记帐要按月打印并装订成册，如

4、果每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印。 一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印。 总分类帐可用“总分类帐本期发生额及余额对照表”替代。 会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面按本账簿页数，顺序装订账页会计账簿装订封底。 (5)装订后的会计帐簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。 帐簿装订的封口处，应加盖装订人印章。 装订后，会计帐簿的脊背应平整，并注明所属年度及帐簿名称和编号。 会计帐簿的编号为一年一编，编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存（借）款日记帐、分户明细帐、辅助帐。 3、 会计报表（包括文字分析） 会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一

5、归档保管。 四、 会计档案的保管 当年形成的会计档案，为了便于查阅，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一至三年，期满后应当移交公司的档案管理部门保管或由财务部门指定专人保管。 会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。 机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案保管/移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。 保管环境 会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材。 会计档案室内应经常保持清洁、卫生。 会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿。 会计档案应

6、注意防尘，防虫、防盗。 严防会计档案毁坏、损失、散失和泄密。 会计电算化档案保管要有防磁等安全措施。 5、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，各类会计档案 低保管期限如下： 会计凭证保存15年。 会计帐簿保存15年，其中现金和银行存款日记帐保存25年。 会计报表（包括文字分析）保存10年，其中年度决算表（包括文字分析）永久保存。 银行对账单、银行存款余额调节表保存5年；会计档案借阅清册保存15年；会计档案保管/移交清册、会计档案销毁清册永久保存。各类会计档案保管期限见附件一，会计档案保管/移交清册见附件二。 五、 会计档案的借阅 财务部门建立

7、会计档案借阅清册（见附件三）。 凡需借阅会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。 借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。 借阅会计档案人员，不得将会计档案携带外出，特殊情况，须经单位领导批准，需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。 借出的会计档案必须按期如数收回。 六、会计档案的销毁 保管期限届满的会计档案，可以按照以下程序销毁： 由公司档案保管部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册（见附件四），列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容； 公司负责人在会计档

8、案销毁清册上签署意见，并报医药集团总公司审批； 3、销毁会计档案时，应当由档案保管部门、财务部门、集团总公司共同派员监销； 4、监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司负责人和集团总公司。 对保管期限已满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 七、其他事项 采用电子计算机进行会计核算，也应当保存打印出的纸质会计档案； 单位因撤销、解散、破产或者其他原

9、因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管； 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，会计档案应当经各方协商后其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案； 单位合并后原单位解散或一方存续其他解散的，原单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后各单位仍存续的，其会计档案仍由原各单位保管； 正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按

10、规定办理交接手续。 八、本办法由国药器械财务部门负责解释，经公司经理办公会议通过后，自2010年7月1日起执行。 附件一： 会计档案保管期限表 序号 档案名称 保管期限 备注 纸质 电子 一 会计凭证类 1 原始凭证 15年 2 记账凭证 15年 3 汇总凭证 15年 二 会计账簿类 4 总账（科目发生额及余额表） 15年永久包括日记总账 5 明细账 15年永久 6 日记账 15年永久纸质现金和银行存款日记账保管25年 7 固定资产卡片 固定资产报废后保管5年8 辅助账簿 15年永久 三 财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告 9 月、季度财务报告 3年永久包括文字分析 10 年度财务报告（

11、决算） 永久永久包括文字分析 四 其他类 11 会计档案移交清册 永久 12 会计档案保管清册 永久 13 会计档案销毁清册 永久 14 会计档案借阅清册 15年 15 银行余额调节表 5年 16 银行对账单 5年 附件二： 会计档案保管/移交清册 案卷目录号 文 件编号 文 件名称 页数 保管/移交日期 保管人 移交人 监交人 保 管期限 备注 附件三： 会计档案借阅登记清册 会计档案借阅须知： 凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。 借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。 借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准，需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。 借阅日期 文件编号文件名称 借阅/复制用途 申请人 预计归还日期同意调阅/复制总经理或财务负责人签字 实际归还日期 经手人 附件四： 会计档案销毁清册 保管期限满的会计入档案，可以按照以下程序销毁： 由公司档案保管部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容； 公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见，并报医药集团总公司审批； 销毁会计