公司公文管理办法

1、公司公文管理办法公文管理办法第一节总则第一条为提高公司的公文质量和办结效率，实现公文管理工作的 规范化、制度化及标准化，综合管理办公室结合公司实际，特制 定公文管理办法（以下简称办法）。第二条本办法适用于000有限公司（以下简称公司）及下属 各分子公司（以下简称各公司）。第三条公文是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规 范体式的公务文书，是传达贯彻公司精神与政策，发布规章制 度，实行管理措施，请示、答复问题，指导、布置和商洽工作， 报告情况及交流经验的重要工具。使用OA等办公软件行文的，审 批流程及办文要求等均遵循本办法规定。第四条公文管理包括公文的拟发、收文、办理、整理（立卷）、 归

2、档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条公文必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、 准确、安全。第六条各级办公室（以下简称办公室）是公司公文处理的管理机 构。公司综合管理办公室负责指导各部门、各公司的公文管理工 作。第七条 公文中公司对外、内的简称均按以下规范执行。第八条公文处理必须严格执行国家的保密法规及公司的有关规定，确保国家秘密安全和公司利益不受损害。第二节公文种类第九条 公司的公文种类主要有：命令（令）；提案；决定；指 示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪 要，简报；意见等。一、命令（令）：适用于颁布重要规章、制度和管理办法；采取 重大强制性行政措施；任免

3、、奖惩有关人员；撤销各部门及各公 司不适当的决定。二、提案：又称议案，是有提案权的组织或个人提交会议讨论的 方案、建议。适用于各级部门按照程序向同级办公会、专项委员 会、专题会或者各公司向上一级办公会、专题会提请审议事项； 适用于有提案权的人员按程序向同级董事会提请审议事项。三、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排；任免有关人 员；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定 事项。四、指示：适用于对公司各部门、各公司布置工作，阐明经营管 理活动的指导原则和要求的下行文。五、公告：适用于向公司内外宣布重要事项。六、通告：适用于在公司所辖范围内公布应当遵守或者周知的事 项，通告主要用

4、于有关单位开展业务工作需要。七、通知：适用于转发政府机关及公司股东大会、董事会的公 文，批转各部门、各公司的公文；发布规章；传达要求各部门、 各公司办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。八、通报：适用于公司内部表彰先进，批评错误，传达重要精神 或交流重要情况。九、报告：适用于向上级组织机构汇报工作，反映情况，提出意 见或建议，答复上级组织机构的询问。十、请示：适用于向上级组织机构就有关事项请求指示、批准。十一、批复：适用于答复下级单位或人员的请示事项。十二、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复 问题。十三、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。十四、简报：适用于上下级、

5、平级之间互通情况、反映问题、交流经验、传递信息。十五、意见：适用于对重要问题提出看法和处理办法。第十条 发文机关根据工作实际确定公文文种，不确定的可向办公 室咨询。第三节组成及格式第十一条 公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签 发人、标题、主送单位及人员、正文、附注、附件、发文机关署 名和日期、印章、抄送单位及人员等部分组成（参见附件一“公 文模板”）。此处主要以红头文件为阐述对象，其它种类公文参 照红头文件。一、版头：由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成， 并用套红大字居中，印在公文首页上中部，字体为楷体55号，行 间距为60磅；联合行文，主办单位应当排列在前，字体为楷

6、体40 号，“文件”二字字体为50号。可根据单位名称字数适当调整字 体宽度和字间距。二、秘密等级：公文须设秘密等级。秘密等级分为“机密”、 “秘密”、“普通”，秘密等级标注在文件版头右上方顶格位置。文件秘密等级，由发文单位根据文件内容确定。OA行文，秘 密等级须在系统送文单中标明。（一）机密：指所涉内容只能由收文者本人知晓的公文。（二）秘密：指所涉内容不能向无关人员透露的公文。（三）普通：指所涉内容可在公司内传达的公文，但不可擅自对 公司以外公布。三、紧急程度：对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分 别标明“特急”、“加急”。特急公文，是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形 成、运转

7、和办理的公文。加急公文，是指涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公 文。常规公文，是指能够按正常速度形成、运转和办理的公文。但常 规公文也要及时办结。紧急程度标注在版头右侧秘密等级垂直下方位置。收文部门收到 特急文件后，须立即转呈收文人，不可延误。非特急、加急文 件，此处标示可省略，收文部门按正常要求时限传递。OA行文， 紧急程度须在系统送文单中标明。四、发文字号：包括单位代字、部门代字、年份、序号，标注于 版头下方居中或者左下方；联合行文只需标明主办单位发文字 号。发文字号排序原则上所属单位简称位于年份前，部门代字、 文种依次位于年份后。部门代字原则上以第一个字作为简称，会 议纪要以“会”

8、字作为简称。五、签发人：公司（或部门）下发带有版头的正式公文应当在发 文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。六、公文标题：由发文机关名称、公文主题和文种组成；应当准 确简要地概括公文的主要内容；标题中除制度、规章名称加书名 号外,一般不用标点符号；一律用“二号”、“黑体”、“加粗”，间距为“自动、固定值36磅”。构成标题的三个方面，视情形可省去发文机关名称。公告或某些 内容十分简单的公文，视情形可省去事由。七、主送单位：主要受理公文的机关。主送单位名称应当用全称 或者规范化简称，位于正文上方，顶格排印；一律用“四号”、“仿宋_GB2312”、“加粗”，间距为“0行、固定值25

9、磅”。特别注意请示或报告类文件，须写明“主送单位及人员”，如关 于缴纳税款的请示，直接写“财务管理部”，严禁出现“公司领 导”字样。八、正文：即公文的主体。用来表述公文的内容，位于标题或者 主送机关下方；应简明扼要，叙述明了；一律用“四号”、“仿 _GB2312间距为“0行、固定值25磅（可根据页面结构、空 间适当调整）”。正文中其它规定为：（一）时间形式按照“二0 一 O年五月一日”的形式，“零”写 为 “O”。（二）引用公文应先引标题，后注明文件字号；或引用文件字号，省略标题亦可。（三）结构层次序数:第一层为“一”，第二层为“（一）”，第 三层为“1”，第四层为“（1）”，依次类推。（四）使用计量单位的应当使用国家法定计量单位。（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；使用 国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确 的中文译名。（六）公文中的数字，除印发日期、部分结构层次序数和在