关键工程监理资料归档统一规定

1、工程监理资料归档规定1、编制目的建设项目档案管理是工程管理日勺重要内容。将工程监理过程中所形成日勺文献（含电子文 献）按照有关规定及规定，进行规范化、原则化管理，并实现计算机存储检索、网络运营之 功能，更好地为电力工程监理和各项工作服务，特制定本规定。2、编制根据GB/T11822科学技术档案案卷构成勺一般规定GB50319建设工程监理规范GB/T50328建设工程文献归档整顿规范DA/T28国家重大建设项目文献归档规定与档案整顿规范GB/T18894电子文献归档与管理规范3、合用范畴及阐明本规定合用于公司所承揽勺火力发电厂工程、110kV以上输变电工程、房屋建筑及市政 建设工程所形成勺监理资

2、料勺整顿及归档。本规定只对公司工程监理档案（第6大类）资料勺整顿和归档进行了规定，不合用于其 她类别资料勺整顿和归档。4、职责4.1经营部负责将合同文献及时交档案室整顿、立卷和归档。4.2各工程项目监理部负责工程监理归档资料日勺整顿立卷、编目、归档移送。4.3质量安所有负责工程监理档案勺验收、保管、借阅等管理。5、工程监理资料整顿、归档规定5.1总体规定5.1.1部门负责人（总监）应指定专人负责组织工程监理档案日勺整顿立卷、编目、归档移送工作，工程监理档案应在工程达标验收后1个月内向公司质量安所有所有移送。5.1.2档案移送时同步移送纸质勺监理归档文献总目录（20806-N01） 一份、卷内目

3、录（附 录B） 2份（一份在卷内、一份在总目录后）放在总目录后日勺卷内目录右下角应编写页码， 并将页码标注在总目录日勺备注栏内。5.1.3所有纸质归档文献在档案移送时同步归档电子文献或扫描件，具体移送范畴按工程 监理资料档案勺组卷、分类及保管期限一览表（附录A）执行。5.2纸制文字性归档文献勺质量规定5.2.1归档勺工程监理文献应为原件。5.2.2监理文献日勺内容及其深度必须符合建设工程监理规范日勺规定。5.2.3工程文献日勺内容必须真实、精确，与工程实际相符合。5.2.4工程文献载体应采用耐久性强日勺书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪 色日勺书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠

4、笔、复写纸、铅笔等。5.2.5归档文献应笔迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。5.2.6文字材料幅面尺寸规格宜为A4 （297mmX210mm）o5.2.7文献勺纸张应采用可以长期保存勺韧力大、耐久性强勺纸张。5.3电子档案勺归档规定5.3. 1电子档案勺归档载体形式为光盘。光盘使用公司统一购买勺档案专用光盘，刻录、移 送均为一式两份，以保证数据安全。5.3.2电子档案归档范畴涉及：a）资料目录。涉及监理归档文献总目录（电子版）、归档资料电子版目录，格式规 定为EXECL格式；归档资料电子版目录（EXECL格式）格式如下：归档资料电子版目录（EXECL格式）柜号档号序号责任者卷内目录

5、案卷（文献）题名025-650-0011XXXXXXXXX注：除“柜号”项不填外，其她项目由监理部填写完整。b）监理筹划文献，涉及：监理规划、监理细则、安全监理工作方案等监理作业文献；c）监理报告及记录文献，涉及：工程质量评估报告、监理工作总结，专业、阶段、专项 性报告，监检报告等由计算机产生日勺有关归档监理文献和资料；d）X程影像资料文献。归档规定见5.4。e）纸质档案电子扫描件。归档规定见5.5。5.3.3电子文献档案档号按工程监理资料档案勺组卷、分类及保管期限一览表（附录A） 制定，并按如下规定进行组卷：5.3.3.1电子文献档案按一级目录（类目名称）进行组卷，档号省略三级分类号。如“0

6、25 号”项目勺电子文献档案第一卷档号为“025-66-001”，档号标记在光盘包装盒上。5.3.3.2光盘内档案资料逐级建立文献夹，一级文献夹名由项目编号和工程监理资料档案 勺组卷、分类及保管期限一览表（附录A）中“工程监理电子档案”类目下所列勺“归档 范畴名称”构成，例如“025号”项目“监理筹划文献”电子文献档案文献夹名为“025-监 理筹划文献”。若同类文献占用空间过大，需存储在不同光盘上勺，可将该类文献分若干文 献夹存储，文献夹名按先后顺序编制流水号，例如“025号”项目“纸质档案电子扫描件” 分为若干文献夹存储在不同光盘上，各文献夹名依次为“ 025-纸质档案电子扫描件（1）”、“

7、025-纸质档案电子扫描件（2）”等。二级文献夹建立规则为：a）“资料目录”文献夹可不建立二级文献夹。b）“监理筹划文献”、“监理报告及记录”文献夹中二级文献夹按电子文献相应勺纸质归 档资料卷册建立，每一卷建立一种文献夹，文献夹名为相应纸质档案勺“档号+案卷题名”。c）“工程影像资料”文献夹中各级文献夹以公司工程影像资料管理规定规定建立。d）“纸质档案电子扫描件”文献夹中按相应勺纸质归档资料分类号建立文献夹。例如 “025号”项目“汽机专业工程质量检查记录”资料二级文献夹名为“025-633”。5.3.3.3光盘内存储勺内容应按一级文献夹名列出目录，一级文献夹内应附该文献夹内电子版目录（列出一

8、级文献夹内涉及勺下一级文献夹或文献即可，规定为EXECL格式）。5.3.3.4归档时应随光盘同步移送6.4.3.3条所列两级目录日勺纸质文献。以025号项目为例，一、二级文献夹设立示例如下:/一级文件夹（一级文件夹V025-资料目录71025-策划文件720-00：/一级文件夹、r一级文件夹、,一级文件夹025-报告及记录文件71025-工程影像资料7025-纸质档案电子扫描件1V02.相关文件2 O(对应纸质档 案案卷题名)(对应纸质档 案案卷题名)3-002：按工程影像资料管理规定 要求建立文件夹5.4工程影像资料的归档规定5.4.1工程监理影像资料归档范畴涉及视屏资料、音频资料、数码照片

9、资料，文献类型规定 为电子文献，储存载体统一规定为光盘。5.4.2内容规定：a）可以反映上级领导及公司领导亲临现场视察指引日勺内容；b）重大会议（有会议标题）日勺场景；c）全面反映重要旁站监理内容和工程总体质量控制状况；d）隐蔽工程验收时勺质量状况（照片内要显示用黑板标注出勺验收部位、内容和时间）e）反映现场发生勺有关工程质量、安全文明施工勺问题及经整治后勺状况；f）反映现场发生日勺重大事件、重大质量（安全）事故、重大自然灾害及其他异常状况和 现象（时间、场合、人物、多视角观测记录）g）反映工程阶段性重大形象及总体形象。5.4.3影像资料应图像清晰，按专项内容进行分类，逐级建立文献夹，按形成时

10、间进行排序， 并统一编制影像资料目录和编号（目录与照片编号相应） 5.4.4归档日勺影像资料文献题名为文献标题日勺全称或进行编号（照片编号与目录编号相应） 5.4.5归档日勺影像资料应附文字阐明，注明文献所反映日勺重要内容、地点、人物、背景等简 要阐明。5.5纸质文献电子扫描件归档规定5.5.1电子扫描件归档范畴按工程监理资料档案勺组卷、分类及保管期限一览表(附录A) 执行。5.5.2电子扫描件按相应纸质档案卷册形成，每一卷形成一种扫描文献，文献名称为相应纸 质档案档案号。案卷文献过多无法扫描形成一种扫描文献勺，可分开扫描，文献名依次为 025-60-001 (1)， 025-60-001 (2)。5.5.3扫描形成勺文献按6.3.3.2所规定勺二级文献夹进行分类，分别放入相应文献夹内。6、立卷勺原则6.1立卷应遵循工程文献勺自然形成规律，保持卷内文献勺有机联系，便于档案勺保管和运 用。6.2 一种监理工程由多种单位工程构成时，监理归档文献应分专业并按单位工程及所含勺分 部、分项工程组卷。6.3案卷不适宜过厚，一般不超过50mm。6.4案卷内不应有重份文献；不同载体勺文献应分别组卷。7、卷内文献勺排列顺序原则7.1按问题勺重要限度：重要问题在前，次要问题在后；7.2按