河北集团公司接待工作管理规定

1、河北集团管理标准QG / Y 08-2021接待工作管理规定（试行）河北集团发布QG/H 20.02-2021司、该机构考核分数3-5分。公司公司各部门、公司所属各公司有关人员，应当按照要求参加接待或接待服 务工作，未经批准不参加或迟到、早退，扣发考核分数35分。接待人员泄露河北集团商业秘密，扣罚考核分数1020分；给公司 造成经济损失的，承当经济赔偿及行政责任。12. 2.7接待工作的相关公司、部门不按照接待通知要求提供协助或服务工作，扣罚该 公司、部门考核分数510分。12. 2. 8公司公司各部门、公司所属各公司对于B类及B类以上接待任务不及时告知综 合办公室，导致接待任务不能顺利完成，

2、或者给河北集团声誉带来不良影响， 扣罚该部门、公司考核分数510分。说明；本标准由总经理办提出、起草并负责解释。本标准修改于2003-03-10o12QG/H 20.02-2021河北集团管理标准QG/Y 08-2021接待工作管理规定1主题内容与适用范围本标准规定了接待工作的分类、接待规格及标准、职责分工、工作程序、接待规范、 接待室和产品展示厅管理、接待费用来源及管理、人员培训、奖惩规定等内容。本标准适用于河北集团及事业部、分公司。2接待工作分类按照内容不同，接待主要分为政务接待、商务接待、公关性接待、一般接待等四种。政务接待指应上级国家机关、党群组织要求或指令，安排其他国家机关、党群 组

3、织、外宾到河北集团进行视察、考察、参观等活动而进行的接待工作。商务接待指国内外社会团体、企事业单位与河北集团就资金、材料供 应、技术、营销、管理、人才等方面的合作事宜进行磋商的一系列活动。1.3公关性接待指公司或各事业部、分公司为获取订单、工程、资金支持，邀请特 定人员到河北集团进行视察、参观或其他公关活动的接待工作。一般接待指河北集团对企事业单位、外宾、社会公众等基于考察、学 习、拜访、参观等目的而采取的针对性较强的欢迎或其他应对活动。河北集团与外界之间进行的一般性会面、约见、处理公务等不属本标 准所指的接待事宜。根据规格高低，接待分为六类，分别用A类、B类、C类、D类、E类和V类表示。2.

4、 2. 1 A类来宾包括1. 1石家庄市及其他城市副市长及以上领导，或其他城市的同级领导。2. 2. 1. 2占公司销售额20%以上的客户负责人。2.2.2 B类来宾包括2.2.2. 1河北省及石家庄市局长领导，或其他城市的同级领导。2. 2. 2. 2占公司销售额10%以上的客户负责人。2. 2. 2. 3国外政权机关、国际政治、经贸、金融组织负责人。2. 2.3 C类来宾包括2. 2. 3. 1政府检查人员。2. 2. 3. 2占公司销售额5%以上的客户负责人。2. 2. 3. 3普通大型企业公司的主要负责人。D类来宾包括2.2.4. 1政府一般工作人员。2. 2. 4. 2普通大型企业（

5、企业公司）的部门负责人，中小企业的主要负责人。QG/H 20.02-20212. 2. 4. 3地方社会团体、经济组织的部门负责人。2. 2. 4. 4占公司销售额3%以上的客户负责人。2.2.5 E类来宾包括2. 2. 5. 1普通社会公众。2. 2. 5. 2 一般企业、机构的来访人员。2. 2. 5. 3占公司销售额1%以上的客户负责人。2.2.6 V类接待包括2. 2. 6. 1特别重要的不应适用A类接待的国内外党和国家领导人。2. 2. 6. 2公司主要领导邀请或建议提高接待规格的的来宾。2. 2. 6. 3传统意义上与河北集团密切联系的来宾。. 2. 6. 4对河北集团的开展有重要

6、影响，不能或不便按照上述五类接待规格安 排的特殊来宾。3接待人员和接待标准A类接待，公司主要领导主接待。接待室摆鲜花、水果（外宾可免），河北集团介绍、产品介绍或专项汇 报材料，桌牌，参加接待的公司领导的名片、接待议程表、纸、笔。. 1.2饮品准备茶水、矿泉水、咖啡或其他饮料。.1.3准备签名、题词用品。.1.4摄影和/或摄像，根据需要拟写新闻稿或邀请记者采访。1. 5 录音。根据需要赠送接待礼品。根据需要向来宾赠送来访照片。3.2 B类接待，公司领导主接待。. 2.1接待室摆鲜花或水果，河北集团介绍、产品介绍或专项汇报材料，桌 牌，参加接待的公司领导的名片、接待议程表、纸、笔。.2.2饮品准备

7、茶水、矿泉水。3. 2. 3准备签名或题词用品。3. 2.4安排有关部门摄影或摄像。3. 2. 4可以录音。3. 2.5可赠送接待礼品。根据需要向来宾赠送来访照片。3.3 C类、D类、E类、V类接待。3. 3.1公司领导或公司公司中层、直属公司经营层管理人员主接待。3. 3.1接待室摆河北集团介绍或专项汇报材料，可打桌牌，准备参加接待的QG/H 20.02-2021公司领导的名片、纸、笔。3.2饮品准备茶水。公司领导可参加各种规格的接待工作。对于向公司领导请示的接待工作，如公司领导因故不能参加，应在请示单上提出 建议，由其他领导代为接待。主接待人员，由公司领导或综合办公室确定。陪同接待人员，由

8、主接待人员或综 合办公室确定。4接待机构设置与职责分工公司综合办公室负责统一安排、组织协调接待工作，公司各部门、事业部、分公 司协助安排接待工作。综合办公室负责接待工作的综合管理和实施，协助、指导、督查事业部、分公司的 接待工作。综合办公室负责接待方案的拟定，协调公司领导、安排公司各部门、事业部、 分公司有关人员参加接待活动。综合办公室负责接待室的协调使用。2. 3综合办公室负责接待费用的使用和管理，负责接待用品、礼品的购置和使用管理。综合办公室负责协议酒店的预定和费用控制。2. 6综合办公室负责协调、安排接待礼仪服务和接待礼宾车辆的管理。5接待工作程序1接待前的准备工作5. 1.1根据公司各

9、部门、事业部、分公司的不同业务范围，分析接待性质，确定接待规 格，进行任务分配，落实接待人员。5. 1.2综合办公室安排的接待任务，填写接待请示单或接待通知单，拟定接待规格、接 待地点、路线、主接待人及陪同接待人。5. 1.3公司有关部门、事业部或分公司根据接待通知单要求准备接待事宜，包括卫生、 绿化、平安保卫、秩序维护、电梯检修、资料准备、接待用品和礼品准备、餐饮和住宿 预定等。5. 1.4综合办公室事先验收准备情况，发现问题时相关部门或公司应及时修正，直至符 合接待要求。5.2接待过程中的有关工作2.1来宾到来前10分钟，综合办公室人员到大厅迎接来宾。B类以上接待应由陪同 接待人员或主接待

10、人员参加迎接。所有接待人员、接待服务人员均应提前10分钟到达指定地点。2.2 B类以上接待，一般引导进入接待室，互相认识，观看企业介绍片；根据视察、QG/H 20.02-2021考察、参观、洽谈的不同目的，安排交流、参观。5. 2.3 C类接待，一般可安排在参观后根据来访目的进行考察、洽谈活动。5. 2.4 D类、E类参观，一般仅安排参观，不进入接待室进行交流。5. 2.5公关接待人员、接待服务人员根据接待规格、来宾身份的不同，提供不同的服 务和讲解内容。接待完毕，公关接待人员送别来宾，一般送至楼下适合告别的地方，等客人离 开视线范围后，方可回到各自工作岗位。B类以上接待，应由陪同接待人员或主

11、接待人 员送别来宾。2.7根据具体情况，可灵活安排接待中的具体工作。对于紧急接待任务，综合办公 室可以口头向公司有关部门、公司通知安排接待事宜。接待结束的善后工作3.1公关接待人员、接待服务人员清扫接待室卫生,整理物品。3.2对B类以上接待，综合办公室主管进行总结，根据需要向综合办公室负责人、公 司领导汇报接待工作总体情况。3.3对重大接待中的得失提请公司领导、综合办公室负责人进行奖惩。接待程序可根据需要进行临时调整或更改。公司各部门、事业部、分公司牵头组织的B类或B类以上的接待任务，应主动提 前告知综合办公室。综合办公室应协助协调、安排接待事宜。公司各部门、事业部、分公司提交的接待任务，如需

12、公司领导出面或综合办公室提 供协助或服务，应提前一日（24小时）向综合办公室申报。6接待工作规范公司各部门、事业部和分公司应重视接待工作，并予以支持、配合，接受接待任 务后指定专人负责接待工作的联系，不允许出现任何工作失误。按照通知应参加接待的人员必须服从综合办公室的工作安排，未经批准，不得擅 自不参加接待或迟到、早退。有特殊原因不能参加接待，须报经所在部门、事业部和分 公司分管批准后，提前向综合办公室请假。3所有接待人员、接待服务人员应处事稳健，思维敏捷，在保证圆满完成接待任务的 同时,注意保守商业秘密。7接待礼仪公关接待员礼仪服装服饰颜色、款式统一。夏天着白色上衣（统一长、短袖）、深色短裙

13、（男士 为长裤），系河北集团领带，穿黑色皮鞋；春、秋、冬季着深蓝色西服，系河 北集团领带，穿黑色皮鞋。工作过程中热情、大方，情绪饱满。工作中不卑不亢，文明礼貌，始终面带微QG/H 20.02-2021笑。声音甜美，普通话标准、流利，使用外语讲解语法无误，发音纯粹。工作积极主动，认真按时完成各项准备工作，服务意识、创新意识强。主接待人员、陪同接待人员礼仪按时参加接待，不缺席、迟到、早退。2. 2提前10分钟到位或主动迎接来宾，送别时应等来宾离开视线后方可返回。严格按照公司要求规范服装服饰，佩带工作牌。2.4接待过程中保持良好仪态和生活习惯，表达河北集团员工素质和企业 形象。礼宾车司机礼仪3.1严

14、格按照公司要求规范服装服饰，佩带工作牌。3.2认真维护、检查车辆，保持车况良好，车内外整洁，空气畅通，乘坐舒适。. 3. 3接送来宾时提前10分钟停放车辆至合适位置,积极主动为来宾提供上下车服务。 行驶过程中保持车辆平稳。.3.4文明礼貌，始终为来宾提供优质服务。4 其他接待服务人员参照公关接待人员的礼仪规范，按照综合办公室要求注重个人 礼仪。5 参加接待人员、接待服务人员的礼仪规定适用于全部工作日，包括有接待任务的 休息日。8接待人员的培训接待人员包括所有参加的接待人员、综合办公室人员和其他接待服务人员。接待人员的培训纳入公司人力资源管理体系，结合工作特点，进行礼仪、外语、普 通话等方面的教

15、育。公司公司为接待人员的培训提供资金支持，并提供良好学习环境。接待人员应不断加强外语学习，逐渐实现能够用熟练英语介绍产品和企业情况，进 行简单交流。接待人员应不断提高礼仪规范和接待水平，充分表达河北集团员工素质和 良好企业形象。9接待费用的来源与使用按照不同的情况，接待费用有不同来源综合办公室每年在公司公司制定管理费用计划时制定当年接待费用计划，用于 年度接待过程中安排住宿宴请、购置礼品、购买消耗品（饮品、鲜花、水果等）。公司所属各公司可根据工作需要，在当年财务计划中列支接待费用。按照不同情况，接待费用应分别承当2.1对于商务接待任务，按照“谁直接受益、谁支出”的原那么承当接待费用。QG/H

16、20.02-20211.1商务洽谈工程的直接受益人为公司公司的，公司公司领导、公司公司各部门、 公司所属各公司按照综合办公室的要求参加的商务洽谈工作，所需接待用品、礼品、住 宿、宴请费用由综合办公室按有关规定提供或支付。1.2公司公司各部门自行承接的直接受益人为公司公司的商务洽谈工作，无论是否 有公司领导参加，所需接待用品、礼品、住宿、宴请费用等由承接部门与其公司分管领 导商定，按照公司有关规定提供或支付。9. 2. 1.3公司所属各公司自行承接的直接受益人为该承接公司的商务洽谈工作，无论是 否有公司领导参加，所需接待用品、礼品、住宿、宴请等费用由承接公司提供和支付。9. 2. 1.4公司公司

17、承接或牵头洽谈中的工程，已明确工程预期归属哪个公司实施的，该 公司即为工程的直接受益者。如该公司已组建成立，商务洽谈所需接待用品、礼品、住 宿、宴请费用等由该公司提供或支付。如该公司未组建成立，所需接待费用由综合办公 室按公司有关规定提供或支付，根据实际情况待公司成立后划入公司开办费；有专项费 用的从专项费用中支付。9. 2.1. 5公司公司牵头洽谈中的合作工程，未明确工程预期归属哪个公司实施的，公司公 司即为该合作工程的直接受益者。商务洽谈所需接待用品、礼品、住宿、宴请费用由综 合办公室按公司有关规定提供或支付。9.2. 1.6公司洽谈中的合作工程归属多个公司实施的，多个公司为直接受益者。商

18、务洽 谈所需接待用品、礼品、住宿、宴请费用等由多个公司按照受益比例分担。9. 2. 2 公司公司组织的公关性质的接待工作,按照“谁直接收益、谁支付”的原那么支 付相关费用。9.2.2. 1公关活动的直接受益者是公司公司的，所需接待用品、礼品、住宿、宴请费用 由综合办公室按公司有关规定提供或支付。9. 2. 2. 2 公关活动的直接受益者是公司所各公司的，所需接待费用由该受益公司提供 和支付。公关活动的直接受益者是多个公司的，所需接待费用由多个公司按照受益比例 分担。政务接待的费用承当9. 2. 3. 1公司领导、公司公司各部门、公司所属各公司按照综合办公室要求参加的政 务接待，所需接待用品、礼

19、品、住宿、宴请费用由综合办公室按照公司有关规定提供或 支付。9. 2. 3. 2公司公司各部门承接的政务接待，无论是否有公司领导参加，所需接待用品、 礼品、住宿、宴请费用由承接部门与其分管领导商定，按照公司有关规定提供或支付。9. 2. 3. 3公司所属各公司（包括驻外地的公司、办事处）承接的政务接待，无论是否 由公司领导参加，所需接待用品、礼品、住宿、宴请费用由该承接公司、办事处自行解QG/H 20.02-2021决。9. 2.4 一般接待中的费用承当9. 2. 4.1公司公司领导、公司公司各部门、公司所属各公司按照综合办公室的要求参加 的一般接待工作，所需接待费用由综合办公室按公司有关规定

20、提供或支付。9. 2. 4. 2公司公司各部门承接的一般接待工作，所需接待费用由各部门自行或与其分管 领导商定，按照公司有关规定提供或支付。9. 2. 4. 3公司所属各公司承接的一般接待工作，所需接待用品、礼品、住宿、宴请费用 由该承接公司自行解决。3公司所属各公司提报的商务接待、公关性接待、政务接待和一般接待工作，经申请 在公司（包括产业园区、研发中心）接待室进行时，应提前与接待室管理部门商定，或 将所需接待用品送至接待室。4公司公司各部门、公司所属各公司需要综合办公室提供展示厅参观服务时，应提前 预约，并遵守综合办公室的时间安排。10接待室管理10.1本标准所指接待室指公司进行接待和商务

21、洽谈的专用接待室。10.2 接待室由综合办公室协调、安排使用，接待室管理部门、物业部门按照分工配 合进行管理。研发中心接待室由研发中心办公室负责协调、安排使用。10.3 接待室的卫生、秩序管理3.1接待室所在地的物业管理部门或者公关接待人员按照分工负责接待室的卫生 保洁、绿化美化等工作。3.1.1 接待室应做到每天清理、清扫，保持桌面、窗台、门框、电器设备清洁、 无灰尘，地面无纸屑、果皮等杂物。3. 1.2 接待室内物品摆放整齐有序、布局合理、高雅大方。3, 1.3 接待室内外墙壁无涂抹痕迹，照片、字画清晰，摆放位置适当，镜框外表 无灰尘。3.1.4 接待室内花草、植物的应经常提供、养护和更新。3. 1.5 根据季节不同，保持接待室内温度、湿度适宜。3.2物业管理部门负责接待室内外照明灯、装饰灯的维护，负责接待室内外电源设 备的提供和保障，负责桌椅、音响设备、常用电器等物品的维护。3. 3接待室内使用的桌椅、音响设备、常用电器、接待用品由产权单位或使用部门 购置。物业管理部门、平安保卫部门和公关接待人员按照分工负责接待室内物品的平安、 更换和维护。10.4每次接待前30分钟，接待服务人员按照接待规格与接待标准，提前完成接待室 的布置和物品准备。10QG/H 20.02-202111产品展示厅的管理产品展示厅的使用由综合办公室负责协调安排。产品展示厅用