60210CTGPNRV13固定资产零星购置内控手册v69

1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.1.3固固定资产零零星购置业业务流程一、业务务流程范围围1所涉及及的业务范范围填报固定资资产零星购购置申请表表；下达固固定资产零零星购置计计划；选择择供应商；组织采购购；签订合合同并对合合同的执行行和存档进进行管理；对购入物物资的数量量、质量和和单价金额额进行检验验并对相关关资产项目目以及应付付帐款进行记记录；对帐帐；向供应应商支付货货款。2所涉及及的部门范范围财务部门、审计部门门、纪检监监察部门、网络发展展部门（计计划建设、采购）、运行维护护部门、综综合管

2、理部部门、企业业信息化部部门以及有有零星资产产购置资本本性支出需需求的部门门。3所涉及及的计算机机系统和相相关维护部部门计划建设管管理系统、财务管理理系统、办办公自动化化系统、网网上报销系系统企业信息化化部门、计计划建设部部门、采购购部门、综合部二、目标标1保证有有零星资产产购置资本本性支出项项目所涉及及的相关资资产和应付付帐款记录符符合有关会会计准则的的要求，做做到及时、真实、准准确和完整整；2资产采采购及项目目招标行为为规范，符符合国家法法律法规、相关国际际惯例和公公司管理制制度的要求求。三、风险险1实际发发生的资本本性支出未未能在帐上及时、真实、准准确、完整整地反映；2固定资资产的购置置

3、成本计算算和时间记记录不准确确，导致资资产负债表表中的固定定资产、累累计折旧和和利润表中中的折旧费费用不准确确；3其他不不符合有关关会计准则则的会计处处理；未遵守合合同条款要要求；未遵遵循有关法法律、法规规，导致合合同索赔、项目停滞滞或政府处处罚。四、相关关会计科目目银行存款款、固定资资产、其他他应付款和和应付帐款五、流程程概述1固定资资产零星购购置预算的的编制与审审批各级公司于于每年规定定的编制预预算的时间间，按照资资本性支出出预算牵头头部门的要要求，各固固定资产零零星购置申申请部门根根据本部门门的预计需需求、部门门发展情况况，编制相相应的固定定资产零星星购置申请请。各固定定资产零星星购置申

4、请请部门的负负责人依据据本部门业业务发展或或管理需求求，对本部部门编制的的固定资产产零星购置置申请进行行审核签字字。固定资产零零星购置申申请部门将将固定资产产零星购置置申请表提提交网络发发展（计划划）部门汇汇总整理，由由网络发展展（计划）部部门按照固固定资产零零星购置分分类分别请请相关固定定资产实物物管理部门门会同财务务部门对零零星购置物物品的种类类、型号和和数量进行行审核。网网络发展（计计划）部门门汇总固定定资产实物物管理部门门及财务部部门审核意意见后，经经网络发展展（计划）部部门负责人人或其授权权人审核，形形成年度固固定资产零零星购置预预算和计划划预案，提提交公司管管理层审批批。本流程中的

5、的相关ITT控制点参参见流程111预算管理理和财务分分析业务流流程的1.9确定省省市子公司司预算目标标。2下达固固定资产零零星购置计计划固定资产零零星购置计计划预案审审批通过后后，由网络络发展（计计划）部门门编制下达达固定资产产零星购置置计划。各各相关部门门按照下达达的固定资资产零星购购置计划执执行。在当年固定定资产零星星购置计划划下达后的的固定资产产零星购置置申请，原原则上不予予批准，待待下年度固固定资产零零星购置计计划时再予予考虑；如如确实急需需的，由固固定资产零零星购置申申请部门提提出申请并并经部门负负责人审核核签字，同同时送固定定资产实物物管理部门门、财务部部门及网络络发展（计计划）部

6、门门签署审核核意见。并并根据零购购资产的性性质和金额额，按权限限列表规定定的审批权权限进行审审批。审批批通过后，将将此固定资资产零星购购置申请追追加列入当当年固定资资产零星购购置计划。3零星固固定资产采采购固定资产零零星购置计计划下达后后，当固定定资产零星星购置申请请部门有使使用需求时时，需填写写固定资产产零星购置置申领表，并并由其部门门领导审核核签字后交交由固定资资产管理部部门、采购购部门依据据已下达的的固定资产产零星购置置计划进行行审核，审审核通过后后，由采购购部门进行行采购。固固定资产零零星购置实实行分类集集中采购，基基本运作可可采用“供应商招招标谈判签订订框架协议议按需订货货”的模式，

7、或或采用询价价谈判的方方式，原则则上向生产产厂家或其其直接授权权的具有合合法资质的的高级别代代理商订货货。需要进进行供应商商招标时，由由采购部门门组织相关关使用单位位对各供应应商进行综综合论证评评估，招标标流程参见见流程1.4“采购及合合同管理业业务流程”。需要签签订采购合合同的，参参见流程11.4。相关ITT流程：电子项目建建议书由计计划财务部部或企业发发展部导入入到计划建建设管理模模块中。项目由需求求部门通过过计划建设设管理系统统输入，经经相关部门及公公司领导在在系统中审审批。相关部门或或公司领导导在办公自自动化系统统中的立项项审批系统统进行审批批，计划建建设管理模模块通过接口口自动反映映

8、审批信息息。4到货验验收及相关关会计处理理采购的零星星固定资产产到货后，采采购部门、固定资产产零星购置置申请部门门和固定资资产管理部部门的相关关人员共同同验收并在在验收单上上签字确认认。验收单单分别由固固定资产管管理部门、财务部门门与固定资资产零星购购置申请部部门备案。固定资产产管理部门门和财务部部门相关人人员据此分分别登记固固定资产实实物帐和财务帐。在收到到供应商开开具的发票票后，采购购部门相关关人员进行行核对，由由资产管理理部门填报报付款申请请表，并由由资产管理理部门负责责人或其授授权人审核核。审核无无误后，交交由财务部部门负责人人或其授权权人依据年年度固定资资产零星购购置计划审审批付款。

9、如果供应应商不能及及时提供发发票，则财财务部门相相关人员应应根据合同同约定的价价格及时记记录固定资资产财务帐帐。相关IT流流程：计划建设管管理系统生生成到货确确认、付款款计划等信信息，相关关部门和公公司领导在在系统中进进行审核。物资采购人人员凭相关关凭证在工工程模块中中入帐。综合部或企企业信息化化部人员在网上报报销系统进进行报销。相关领导导在网上报报销系统中中审批。若财务管理理系统与计划建设设管理系统统有接口，财财务管理系系统通过系系统接口从从计划建设设管理系统统中获取上上述信息。相关会计人人员从网上上报销系统统中导出报报销专用文文件，再导导入财务管管理系统做做帐。财务部门人人员在财务管管理系

10、统中中确认过帐或进行会计处理。财务管理系系统按会计计科目匹配配映射关系系入帐。若财务部门门发现入帐帐信息需要要更改，需需由物资采采购人员在在计划建设设管理系统统/工程模模块中进行行更改。5对帐财务部门定定期与有频频繁往来交交易的固定定资产供应应商进行书书面对帐，并将书书面对帐单据妥善善存档保存存。如果存存在差异，应应由财务部部门会同相相关部门找找出差异原原因，并起起草差异分分析报告，交交上述部门门负责人审审批。审批批通过后，财财务部门按按审批意见见进行会计计处理，并并将经审批批的差异分分析报告留留档备查。六、控制制点及监督督检查方法法控制点手工/自动动原有/新增增监督检查方方法1固定资产产零星

11、购置置预算的编编制与审批批1.1固定定资产零星星购置申请请部门填写写固定资产产零星购置置申请表，并并由其部门门负责人审审核签字。手工原有1.1检查查部门负责责人对固定定资产零星星购置申请请表的审批批意见及签签字。1.2网络络发展（计计划）部门门汇总整理理固定资产产零星购置置申请表。手工原有1.3网络络发展（计计划）部门门按照固定定资产零星星购置分类类分别请相相关固定资资产实物管管理部门会会同财务部部门对零星星购置物品品的种类、型号和数数量进行审审核。手工原有1.4网络络发展（计计划）部门门汇总固定定资产实物物管理部门门及财务部部门审核意意见后，经经网络发展展（计划）部部门负责人人或其授权权人审

12、核，形形成年度固固定资产零零星购置预预算和计划划预案，提提交公司管管理层审批批。手工原有1.4检查查网络发展展（计划）部部门负责人人对年度固固定资产零零星购置预预算和计划划预案的审审批意见及及签字。2下达固定定资产零星星购置计划划2.1固定定资产零星星购置计划划预案审批批通过后，由由网络发展展（计划）部部门编制下下达固定资资产零星购购置计划。各相关部部门按照下下达的固定定资产零星星购置计划划执行。手工原有2.2对于于计划外的的购置申请请，如确实实急需的，由由固定资产产零星购置置申请部门门提出申请请并经部门门负责人审审核签字，同同时送固定定资产实物物管理部门门、财务部部门及网络络发展（计计划）部

13、门门签署审核核意见。并并根据零购购资产的性性质和金额额，按权限限列表规定定的审批权权限进行审审批。手工原有2.2对于于计划外的的购置申请请，检查相相关单位和和相关权限限机构审批批意见及签签字。3零星固定定资产采购购3.1当固固定资产零零星购置申申请部门有有使用需求求时，需填填写固定资资产零星购购置申领表表，并由其其部门负责责人审核签签字后交由由固定资产产管理部门门、采购部部门依据已已下达的固固定资产零零星购置计计划进行审审核，审核核通过后，由由采购部门门进行采购购。手工原有3.2只有有计划财务务部或企业业发展部的的经授权人人员可以在在计划建设设模块中导入电电子项目建建议书。自动新增3.2检查查

14、只有授权权的相关部部门人员才才可以在计计划建设模模块导入项目目建议书到到计划建设设模块中。3.3项目目由需求部部门通过计计划建设管管理系统输输入，相关关部门及公公司领导在在系统中审审批。自动新增3.3 检检查只有授授权的相关关部门人员员才可以在在计划建设设管理系统统中输入项项目建议书书。只有授权的的相关部门门领导才可可以在计划划建设管理理系统中进进行审批。3.4相关关部门或公公司领导在在办公自动动化系统中中的立项审审批系统进进行审批，计计划建设管管理模块通通过接口自自动反映审审批信息。自动新增3.4检查查只有授权权的相关部部门领导才才可以在办办公自动化化系统中的的立项审批批系统进行行审批。检查

15、在计划划建设管理理模块中经经过与办公自动动化系统的的接口自动动反映审批批信息的完完整性和准准确性。4到货验收收及相关会会计处理4.1零星星固定资产产采购到货货后，由采采购部门与与零星固定定资产购置置申请部门门和固定资资产管理部部门的相关关人员共同同验收并在在验收单上上签字。手工原有4.1检查查采购部门门与零星固固定资产购购置申请部部门和固定定资产管理理部门的相相关人员在在验收单上上的签字。4.2计划划建设管理理系统生成成到货确认认、付款计计划等信息息，相关部部门和公司司领导在系系统中进行行审核。自动新增4.2 检检查只有授权权的相关部部门和公司司领导才可可以在计划划建设管理理系统进行行审批。4

16、.3 只只有经授权的物资采购购人员可凭相关凭凭证在工程程模块中入入帐。自动新增4.3 检检查只有经授权的物资采购购人员可在工程模块块中入帐。4.4综合合部或企业业信息化部部有经授权人人员在网上上报销系统统进行报销销。相关领领导在网上上报销系统统中审批。自动新增4.4检查查只有授权权的综合部部或企业信信息化部有有经授权人人员才可以以在网上报报销系统进进行审批。4.5 若若财务管理理系统與计计划建设管管理系统有有接口，财财务管理系系统通过系系统接口从从计划建设设管理系统统中获取上上述信息。自动新增4.5检查查在财务管管理系统中中经与计划划建设管理理系统的接接口自动反反映审批信信息的完整整性和准确确

17、性。4.6 只只有经授权的相关会计计人员可从网上报报销系统中中导出报销销专用文件件，再导入入财务管理理系统做帐帐。自动新增4.6检查查只有经授权的会计计人员才可可以在网上上报销系统统导入报销专专用文件到到财务管理理系统中做帐。4.7只有有经授权的财务部门门人员能在在财务管理理系统中确确认过帐或进行会会计处理。自动新增4.7 检检查只有经经授权的财务部门门人员能在在财务管理理系统中确确认过帐或进行会会计处理。4.8 财财务管理系系统按会计计科目匹配配映射关系系入帐。自动新增4.8检查查财务管理理系统自动动准确地按按会计科目目匹配映射射关系入帐帐。4.9 若若财务部门门发现入帐帐信息需要要更改，需

18、需由物资采采购人员在在计划建设设管理系统统/工程模模块中进行行更改。自动新增4.9检查查只有授权权的物资采采购人员能能夠在计划建设设管理系统统/模块中中更改入帐帐信息。5 对帐5.1财务务部门定期期与有频繁繁往来交易易或者有较较大应付款款余额的固固定资产供供应商进行行书面对帐帐。手工原有5.1检查查财务部门门与供应商商定期对帐帐的书面对对帐单据。5.2对帐帐差异分析析报告经财财务部门及及相关部门门负责人审审批。审批批通过后，财财务部门按按审批意见见进行会计计处理，并并将经审批批的差异分分析报告留留档备查。手工原有5.2 检检查差异分分析报告及及财务部门门、相关部部门的审批批意见及签签字；检查查差异的处处理结果是是否与经过过审批的处处理意见相相符。七、主要要控制点相相关文件1单独/零星采购购申请单2用款计计划3委托采采购单4合同相相关文件5签收单单6发票7固定资资产实物帐帐8相关凭凭证9相关明明细帐八、相关关制度及备备查文件1国务院院、国家计计委、建设设部、信息息产业部工工程管理文文件汇