证书使用管理标准

1、 PAGE 9 证书使用管理标准1 范围本标准规定了集团公司证书日常使用、市场准入等管理内容。本标准适用于集团公司各区域经营指挥部、事业部及分子公司经营承揽过程中证书日常使用、市场准入工作的管理。本标准中的证书是指经营工作中投标、备案使用的集团公司营业执照副本、资质证书副本。2 规范性引用文件及术语和定义2.1 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 2.2 术语和定义无。3 职责3.1 集团经营计划部职责3.1.1 编制并实施证书使用管理标准工作计划；3.1.2

2、 负责证书使用管理标准的编制、修订、废止、宣贯、实施、监督检查、评价与改进；3.1.3 按证书使用管理标准对员工进行考核、奖惩；3.1.4 负责证书使用管理标准的信息化工作。3.2 区域经营指挥部、事业部及分子公司经营计划部职责3.2.1 根据本单位实际情况制定和完善与管理标准相关的管理制度；3.2.2 证书使用事项的合规性审查、判定；3.2.3 证书使用期间做好保管工作。4 证书使用管理目的与风险4.1 目的证书使用管理的目的是为了防止证书使用过程中出现污损、复制、遗失，通过制定本管理标准来规范证书日常使用、借用流程，确保集团公司证书的使用、去向清晰可查，证书的使用符合集团公司相关规章制度要

3、求，满足集团公司全国范围内经营工作需求。4.2 集团公司证书使用管理的关键绩效指标包括：证书未按时归还情况；证书丢失情况。4.3 集团公司证书使用管理的主要风险包括：证书使用人将证书私自使用或转借他人使用，帮助其他单位承揽工程，严重影响集团公司声誉，甚至造成重大经济损失；证书使用人责任心不足，导致证照使用过程中出现污损、复制、遗失。5 标准内容5.1 填写使用申请各使用单位按需求填写证书借阅表，填写借用人信息、借用证书信息、借用用途、借用期限、证书保管人等信息，然后由本单位领导评审。5.2 评审各使用单位领导对借阅证书用途进行确认，并在证书借阅表中签字。5.3 审批集团经营计划部对证书借阅表进

4、行审批，如用于工程投标使用，必须确保该工程已经过集团公司审批允许投标的项目，不能在其他项目使用；如用于备案，需在集团公司准入城市范围内使用，不在准入城市范围的还须提交当地市场调研报告。5.4 登记对审批通过的证书借用申请建立台账，方便使用查询。5.5 使用5.5.1 借用的证照原则上单位派专人借取，一般情况下不得办理邮寄，因时间关系确需邮寄的，公司需在借用申请表中明确说明并对邮寄的安全性和及时性负责。5.5.2 借出的证书须有专人保管，严禁将证书私自使用或转借他人使用，帮助其他单位承揽工程。各借用证书单位在使用期间，集团公司如有需要，须在规定时间将证书送达指定地点。5.5.3 对于超范围等擅自

5、使用集团公司证书进行经营活动，或者经营过程中将集团公司有关证书丢失，未及时上报和采取有效措施规避风险，视情节严重程度对相关责任人进行处罚，处罚标准参照集团有限公司市场经营违规行为责任追究制度执行。5.6 归还或转借各证书使用单位按照约定时间将证书归还集团经营计划部，遇特殊情况需延长使用时间的要进行延期申请，如直接转借其他单位须由该单位进行使用申请，并经集团经营计划部同意方可借出，证书的归还由后一单位负责。5.7 保存集团经营计划部收到归还的证书后或者同意由借用人直接转借其他单位的应及时更新证书借用台账，确保证书的使用流向可查询。6 报告和记录6.1 报告和记录表1给出了执行本标准形成的报告和记

6、录。6.2 支持性文件集团有限公司市场经营违规行为责任追究制度表1 报告和记录序号对应附录报告和记录编号名 称保存期限1附录BJY026B1证书使用管理证书借阅审批表长期2附录CJY026B2证书使用管理证书借阅登记表长期附录A.1 （规范性附录）证书使用管理流程图证书使用管理流程图JY026L1-1附录A.2 （规范性附录）证书使用管理流程说明表证书使用管理流程说明表JY026L1-2序号流程步骤步骤说明时限主责部门重要输入重要输出1开始各单位在经营工作（投标、备案）中，如有使用集团公司证书需求，即可启动证书使用管理流程，其中证书特指集团公司营业执照、资质证书。即时省市经营部、区域分公司、事

7、业部经营部2填写使用申请各使用单位按需求填写证书借阅表，填写借用人信息、借用证书信息、借用用途、借用期限、证书保管人等信息，然后由本单位领导评审。即时省市经营部、区域分公司、事业部经营部证书借阅表3评审各使用单位领导对借阅证书用途进行确认，并在证书借阅表中签字。1天省市经营部、区域分公司、事业部领导4审批集团经营计划部对证书借阅表进行审批，如用于工程投标使用，必须确保该工程已经过集团公司审批允许投标的项目，不能在其他项目使用；如用于备案，需在集团公司准入城市范围内使用，不在准入城市范围的还须提交当地市场调研报告。1天集团经营计划部5登记对审批通过的证书借用申请建立台账，方便使用查询。即时集团经

8、营计划部登记台账6使用【C01】借出的证书须有专人保管，严禁将证书私自使用或转借他人使用，帮助其他单位承揽工程。各借用证书单位在使用期间，集团公司如有需要，须在规定时间将证书送达指定地点。对于超范围等擅自使用集团公司证书进行经营活动，或者经营过程中将集团公司有关证书丢失，未及时上报和采取有效措施规避风险，视情节严重程度对相关责任人进行处罚，主要包括经济赔偿、经济处罚、组织处理、行政处分、职位禁入。省市经营部、区域分公司、事业部经营部7归还或转借各证书使用单位按照约定时间将证书归还集团经营计划部，遇特殊情况需延长使用时间的要进行延期申请，如直接转借其他单位须由该单位进行使用申请，并经集团经营计划

9、部同意方可借出，证书的归还由后一单位负责。 省市经营部、区域分公司、事业部经营部登记台账8保存集团经营计划部收到归还的证书后或者同意由借用人直接转借其他单位的应及时更新证书借用台账，确保证书的使用流向可查询。集团经营计划部9结束证书归还，此流程结束。集团经营计划部附录A.3 （规范性附录）证书使用管理风险控制矩阵证书使用管理风险控制矩阵JY026L1-3风险编号风险描述风险类别发生概率影响程度风险等级控制编号控制点控制措施责任部门R01集团证照证书使用人将证书私自使用或转借他人使用，帮助其他单位承揽工程，严重影响集团公司声誉，甚至造成重大经济损失。用人责任心不足，导致证照使用过程中出现污损、复

10、制、遗失。市场155低使用【C01】通过规范集团证书日常使用借用流程，确保集团证照证书的使用符合集团公司相关规章制度要求，满足集团公司全国范围内投标、备案需求。对于超范围等擅自使用集团公司证书进行经营活动，或者经营过程中将集团公司有关证书丢失，未及时上报和采取有效措施规避风险，视情节严重程度对相关责任人进行处罚，主要包括经济赔偿、经济处罚、组织处理、行政处分、职位禁入。省市经营部、区域分公司、事业部经营部备注：1、风险类别：按性质分别选填战略、财务、市场、运营、法律。2、发生概率按从小到大分为15级，影响程度按事项对本流程控制目标的影响严重程度从低到高分为15级。3、风险等级划分标准：极高风险

11、、高风险、中风险、低风险、极低风险。风险判定标准：极低风险：风险评分3分；低风险：3分风险评分6分；中等风险：6分风险评分12分；高风险：12分风险评分20分；极高风险：风险评分20分（风险评分=发生概率影响程度）。附录A.4 （规范性附录）证书使用管理权限指引表证书使用管理权限指引表JY026L1-4序号事项责任部门指挥部、区域分公司、事业部经营计划部指挥部、区域分公司、事业部领导集团经营计划部经营管理岗经营部部长副指挥长、副总经理、指挥长、总经理综合协调及内业管理负责人1填写使用申请省市经营部、区域分公司、事业部经营部执行审批2评审指挥部、区域分公司、事业部领导审批3审批集团经营计划部审批4登记集团经营计划部执行5使用省市经营部、区域分公司、事业部经营部执行6归还保存集团经