公司供应商货款结算流程

1、 PAGE 10银河集团股份有限公司供应商货款结算流程目录 HYPERLINK l _TOC_250005 目的1 HYPERLINK l _TOC_250004 适用范围2 HYPERLINK l _TOC_250003 管理事项2 HYPERLINK l _TOC_250002 管理部门及职责2财务本部结算中心2区域或配送中心财务部2 HYPERLINK l _TOC_250001 付款审批程序3供应商预付款3供应商付款单3 HYPERLINK l _TOC_250000 管理事项规则及流程描述4供应商预付款4供应商结算单5供应商服务系统说明6供应商发票接收6供应商收款账户维护7供应商货款

2、停付7供应商货款支付8付款账务处理及专用发票认证抵扣9供应商账扣费用10目的为指导、规范公司供应商货款结算业务管理，明确岗位责任，强化资金支付安全，维护公司利益，结合公司实际，制定本流程。适用范围本流程适用于公司零售门店及配送中心的供应商货款结算工作。管理事项供应商预付款供应商结算单供应商服务系统说明供应商发票接收供应商收款账户维护供应商货款停付供应商货款支付付款账务处理及专用发票认证抵扣供应商账扣费用管理部门及职责财务本部结算中心负责总部结算供应商服务工作；审核接收总部结算供应商发票及结算单、生成付款单；受理公司范围供应商货款停付、解停；审核上收区域门店供应商付款单；维护总部结算供应商收款账

3、户信息；支付总部结算供应商货款；监督资金使用费收取情况；上收区域门店付款凭证账务处理；整合发放总部结算供应商账扣费用发票或收据；维护结算系统门店发票开具资料信息；维护财务人员登录结算系统权限。区域或配送中心财务部负责区域结算供应商服务工作；审核供应商结算单；审核接收区域结算供应商发票及结算单、生成付款单；受理本区域范围供应商货款停付、解停；审核本区域门店供应商付款单；维护区域结算供应商收款账户；支付区域结算供应商货款；检查供应商预付款平账情况；本区域门店付款凭证账务处理；增值税专用发票的认证及抵税凭证账务处理；整合发放区域结算供应商账扣费用发票或收据。付款审批程序供应商预付款供应商预付款的审批

4、，实行纸质单据和财务结算系统（以下简称结算系统） 单据双重流转。纸质单据审批程序非直供供应商：商场经理或商品课长门店财务负责人门店总经理 区域采购部或招商部负责人区域财务负责人区域总经理。直供供应商：配送业务负责人配送财务负责人配送总经理。预付款合同（政策类商品及店间商品调拨合同除外）、非预付款合同办理预付款另行呈报：采购本部或招商本部品类负责人采购本部或招商本部总监财务本部总监公司总经理公司董事长审批。系统单据审批程序总部结算供应商：会计审核区域或配送财务负责人区域或配送总经理采购本部或招商本部负责人财务本部负责人。区域结算供应商：会计审核区域财务负责人区域总经理。发起系统预付款单据时，须附

5、审批完毕的纸质预付经销商品订货款审批单。供应商付款单供应商付款单的审批，在结算系统中流转。总部结算供应商：会计审核区域或配送财务负责人区域或配送总经理财务本部负责人。区域结算供应商：会计审核区域财务负责人区域总经理。管理事项规则及流程描述供应商预付款经营方式为经销的商品购进，可办理预付款（新店开业支付给联营供应商的启动资金，属于给供应商提供的借款，不包括在预付货款管理范围内）。供应商预付款管理实行采购本部或招商本部负责制。订货部门结合库存周转情况制定订货计划，采购本部或招商本部负责预付款的审核并核定预付款金额。所订商品原则上应于支付之日起 10 日内完成验收入库，相应的发票应随货同行；供应商逾

6、期到货及到票的，采购本部或招商本部负责协调及追缴。预付款实行纸质与系统双重审批形式（烟草、食盐及店间调拨预付款不需纸质审批）。非预付款合同供应商申请预付款的，需计收资金使用费。预付款订货及审批订货部门申请预付款金额不得超过订货计划金额，分批订货或供应商分批到货的，一次性申请预付款金额不得超过最近 30 天的销售额。预付款审批单须附订货部门负责人签名的订货计划、发票或发票未到说明书； 非预付款合同供应商申请预付款时，需提供加盖供应商公章的申请及费用计算单。采购本部或招商本部负责审核纸质预付款审批单。品类负责人综合考量供应商信用、库存余额及周转情况、应付账款余额等，同意预付款的核定预付金额，报本部

7、总监审批后按规定程序逐级报权限审批人审批。区域或配送中心根据审批完毕的纸质预付款审批单于结算系统内进行流 转。预付款支付及账务处理财务本部结算中心或区域财务部据审批完毕的系统及纸质预付款审 批单付款，区域或配送财务部进行账务处理，系统及纸质审批单作凭证附件。经支付的预付款系统默认已收取发票，预付及发票金额自动进入供应商下期结算单，抵减实付及发票开具金额。商品验收入库后，冲抵预付款后的结算金额按付款单审核流程进行支付。预付款平账检查订货部门负责按照订货计划、约定到货日期收货并收取增值税专用发票。预付款时发票未提供的，应随货到达并在发票未到备查簿中予以核销。区域或配送财务部负责检查供应商预付款平账

8、情况，平账是指按照订货计划及规定到货日期收货时对该笔预付款的冲抵账务处理、发票随商品入库前的收取认证。供应商逾期 30 天未到货或到票的，区域或配送财务负责人及时向区域或配送总经理、财务本部总监汇报。预付款跟踪机制采购本部或招商本部建立预付款台账及跟踪机制。预付供应商货款后未按时到货及到票且经区域或配送总经理协调后仍未解决的，采购本部或招商本部负责协调并采取措施追缴。预付款商品到货前，不得再次对该供应商付款。预付款计收资金使用费非预付款合同供应商申请预付款的，计收资金使用费，费用专用代码 W6， 以付款日至商品验收入库后按结算方式及账期规定付款日为计息期，以期间天数按日息计算收取。供应商结算单

9、结算单是供应商结算货款的依据，根据商品购销合同定义条款于结算系统内生成，体现经营门店和供应商资料信息及各类结算数据。根据合同结算地点，分为总部结算及区域结算。济南门店供应商、配送中心供应商、跨区域经营供应商、上收区域供应商（结算业务上收至总部结算中心的区域，以下简称上收区域），合同结算地点约定为总部；仅经营济南外埠同一区域内门店的供应商、经营政策类商品供应商，合同结算地点约定为区域中心店。根据合同经营方式，分为经销、成本代销、联营和租赁。根据合同结算方式，分为月结、半月结和货到付款，并约定不同账期。货到付款适用于经销方式，不适用进货频繁且账期较长的合同。结算单生成及审核日期合同月结结算方式为每

10、月 1 日生成上月结算单， 4 日前完成审核工作。半月结方式为每月 1 日、16 日生成半月结算单，货到付款（日结）方式为货到日期+账期天数即时生成，非月结方式结算单生成后即时审核。结算单审核要求区域或配送中心财务部负责审核结算单。对结算系统生成的供应商结算单，同GS 账务系统供应商应付账款入账金额相核对，确保无单边扣费或入账情况。审核人员应确保 GS 账务系统供应商应付账款余额与结算系统未付款结算单累计实结金额保持相符，不符的查明原因予以调整。对金额无误且无停款因素的结算单予以审核，一经审核禁止随意取消调整，确需调整的通知供应商重新打印。有停款因素的点击至报批状态， 录入停款人及原因。预收供

11、应商发票的调整结算单相应发票金额直至开票金额为 0，余额下期继续调减。供应商服务系统说明供应商可登陆供应商服务系统自助查询结算单、跟进发票受理情况、付款进度及停款情况。服务系统网址 ，凭密码登录。公司通过供应商服务系统不定期发布相关结算须知及通知事宜。供应商凭密码登录服务系统，查询审核状态的结算单，如有异议须于发票开具前向区域或配送财务部提出，待对账完毕后供应商打印结算单， 加盖公司公章或财务专用章。供应商可于服务系统内自助跟进发票受理情况、付款进度及停款情况， 未付款的结算单、付款单状态及明细表单，服务系统与结算系统同步显示。供应商发票接收每月 5-10 日为供应商发票及结算单集中接收期，货

12、到付款（日结）方式为随时接收，半月结方式为每月 6 日、21 日前接收。供应商未按时递交的， 延迟至下期受理。为明确责任及结算事宜的准确传达，供应商须持本人结算证办理结算业务， 每个父供应商编码仅可办理一张结算证。供应商按照结算单备注栏显示的发票金额开具增值税专用发票，在规定的发票接收日期，供应商持发票与结算单向所属结算地点财务部门交纳，总部结算的交至财务本部结算中心，区域结算的交至区域财务部。财务人员对供应商开具发票的类型、内容与金额等，与结算单相核对， 审核无误后接收供应商发票与结算单并登记发票号码。结算系统内的发票单根据审核状态的结算单生成，财务人员接收供应商发票及结算单后，审核系统发票

13、单，生成供应商付款单。供应商收款账户维护供应商收款账户须经供应商加盖公章确认，采购本部或招商本部品类负责人或相关权限负责人审批后在结算系统内建档，并区分新建管理和变更管理。收款账户名称应与合同签订名称、发票开具单位名称一致。每家供应商在结算系统内有且只能有一个收款账户。供应商信息建档表或变更表须明确供应商编码、名称、汇入省市（县）、开户行名称及账号，一份由财务本部合同管理部维护供应商合同档案、一份按照合同结算地点由财务本部结算中心或区域财务部维护供应商付款信息。新引进供应商应于商品进销业务发生前，将信息建档表传递至结算中心或区域财务部。即有供应商变更结算账户的，结算中心或区域财务部接收变更表后

14、，自下个付款账期按新账户支付货款。供应商结算账户信息未建档、信息不全或不准确、父子供应商信息不一致、未及时规范传递等情况造成供应商收款账户无法维护的，货款不予支付。延伸产业链金融服务协议供应商，协议金融服务结束前，不得变更金融方指定的供应商收款账户。供应商货款停付对于在公司经营中存在清退、商品质量问题、合作问题、纠纷、欠资费、未完成保底等各类问题的供应商，由相关总部部室、门店商场或商品课提出纸质停款申请，经审批后传递财务部门进行货款停付。在收到法院协助执行等法律文书时，按照法律文书的要求或可能引发的损失或赔偿数额暂停支付或配合扣划。停款纸质审批方式纸质停款申请需列明供应商信息、停款事由、停款部

15、门等内容，公司范围停款的由本部负责人审批，财务本部结算中心受理，区域或配送范围停款的由区域或配送总经理审批，区域或配送财务部受理。停款部门应及时跟进供应商存在问题的处理情况，对已得到解决的，由原停款部门提出解停申请。停款系统控制方式超市业态供应商停款实行系统控制付款单会计审核方式，由财务人员在供应商停付定义模块中，准确录入停款供应商信息，对应新单状态的付款单控制点击会计操作；录入解除停款信息后，系统恢复会计审核权限。非紧急停款或解除停款情况，原则上自下个账期进行货款停付或支付。百货业态供应商停款暂实行人工控制付款单会计审核方式。供应商货款支付供应商付款单根据审核状态的发票单生成，结算系统生成付

16、款单后，经财务人员审核、权限审批人审批后付款。已支付的付款单，转入 GS 账务系统进行付款凭证的账务处理。为确保资金安全，财务本部结算中心及区域财务部应严格遵照供应商合同约定结算地点接收发票及支付货款。付款单审核财务人员负责审核供应商付款单，其中未上收区域、配送中心供应商付款单由区域或配送财务部负责审核，上收区域付款单由财务本部结算中心负责审核。财务人员于每月 1 日、13 日开始进行付款单审核工作。综合供应商应付账款余额、停款、结算月份至审核期间的进销及扣费情况、未交负数结算单等因素，符合付款条件的点击会计操作，不予审核付款的录入停款人及原因，便于供应商自服务系统查询，并向供应商做好解释工作

17、。清退供应商付款单的审核，参照供应商清退流程。付款单签批供应商付款单经财务人员审核完毕后，于每月 4 日、18 日前报区域或配送财务负责人及总经理审批。百货战略品牌供应商按照公司领导审批确定的名单，先行审核签批。付款单支付财务人员据审批完毕的审核状态付款单支付货款，已支付的付款单按管辖结算地点，由财务本部结算中心、区域财务付款专员点击至付款审核状态，点击付款操作时应确保财务公司系统付款金额与结算系统付款单金额相符。合同月结结算方式：超市业态供应商货款根据合同结算方式及账期，以发票递交截止日为账期开始计算日，到达账期后安排付款。百货业态供应商自递交发票当月下旬开始安排付款。合同非月结结算方式：为

18、减少付款工作环节，本着高效原则，在不影响门店经营的情况下，非月结形式的付款单采取集中支付形式，跟随超市月结供应商付款单审批付款流程，每月安排两次付款。未达账期供应商货款申请提前支付，须呈报公司采购本部或招商本部总监财务本部总监审批，同时计收资金使用费。付款单据与发票交接传递完成供应商付款指令的制单及稽核工作后，财务本部结算中心将总部结算的供应商付款单汇总表、附属结算单及发票，传递区域或配送财务部。根据付款日期，每月分两次传递，分别为月中及 25 日前，采取邮寄形式传递的，结算中心及区域财务人员跟踪单据到达情况，并对邮件内容进行检查。区域或配送派人前往结算中心领取的，办理交接手续。付款账务处理及专用发票认证抵扣付款完毕的付款审核状态的供应商付款单、已付款状态的预付款单，转入GS 账务系统进行付款凭证账务处理，区域或配送财务人员于财务公司系统内打印付款回单同付款凭证相核对。区域（门店）或配送财务人员负责增值税专用发票认证工作，区域财务人员负责抵税凭证的账务处理工作。供应商同一合同内存在跨大类经营的付款单，根据各品类付款金额分拆入账。因收款方名称、开户银行及账号