电商采购新模式操作手册

1、 操作手册 中铁十七局集团有限公司2016年1月目 录 TOC o 1-1 h z u HYPERLINK l _Toc441761311 1、新模式运行概况 PAGEREF _Toc441761311 h 3 HYPERLINK l _Toc441761312 2、账号注册及认证 PAGEREF _Toc441761312 h 5 HYPERLINK l _Toc441761313 3、子账号权限设置 PAGEREF _Toc441761313 h 21 HYPERLINK l _Toc441761314 4、发布询价信息 PAGEREF _Toc441761314 h 26 HYPERLI

2、NK l _Toc441761315 5、选择供应商 PAGEREF _Toc441761315 h 31 HYPERLINK l _Toc441761316 6、下单操作 PAGEREF _Toc441761316 h 32 HYPERLINK l _Toc441761317 7、提取付款单 PAGEREF _Toc441761317 h 33 HYPERLINK l _Toc441761318 8、付款操作 PAGEREF _Toc441761318 h 36 HYPERLINK l _Toc441761319 9、发票的收取 PAGEREF _Toc441761319 h 42 HYPE

3、RLINK l _Toc441761320 10、确认收货及售后事宜 PAGEREF _Toc441761320 h 43 HYPERLINK l _Toc441761321 11、邀约既有供应商 PAGEREF _Toc441761321 h 45 HYPERLINK l _Toc441761322 附件一： PAGEREF _Toc441761322 h 471、新模式运行概况1.1手册目的应集团公司传真电报16-5号文件要求，网络竞价采购模式进行了相应调整，于2016年2月1日起实施。本手册旨在明确新模式下的集团物资网络竞价采购的使用者,指导使用者正确地、有效地来使用这些功能，规范新模式

4、下的网络采购业务流程。1.2手册范围本手册的使用范围是中铁十七局集团有限公司。1.3.新模式流程简述网络竞价采购新模式流程：项目部发布询价单，待报价完毕后填写网络竞价采购付款申请书并提交子分公司审核，子分公司审核无误后在阿里巴巴平台下单，同时项目部根据审批通过的网络竞价采购申请单在财务共享系统上提交付款单。共享中心审核通过后，子分公司财务部根据财务共享系统的付款通知书在阿里巴巴平台和网银页面制单付款，项目财务部在网银页面复核后，该笔订单支付完毕。待项目部收到货物后，对货物和发票进行验收，合格的请子分公司物资部在阿里巴巴平台确认收货，不合格的请子分公司物资部在阿里巴巴平台做售后处理。中铁十七局网

5、络竞价采购新模式流程图2、账号注册及认证由子（分）公司物资部在阿里巴巴平台注册，具备对各项目部的网上竞价、成交、到货、支付、确认付款等信息的监督、操作功能。子（分）公司账号是独立的阿里巴巴企业账号，需绑定企业支付宝，具有最高权限,。子（分）公司阿里巴巴账号申请好之后需将账号及密码报电子商务中心备案。2.1阿里巴巴账号的注册及认证2.1.1阿里巴巴账号的注册点击阿里巴巴首页（ HYPERLINK ）顶部的【免费注册】。跳转到注册页面，填写注册信息，点击【同意条款并注册】。注意：会员账号是作为子（分）公司后期采购后台的管理账号使用，会员名注册支持字母、数字、汉字，建议使用公司全称注册为会员登录名。

6、2.1.2阿里巴巴账户认证登录1688首页后，点击右上角【我的阿里】进入用户信息界面，然后点击【公司未认证】，进入认证界面。进入认证界面后，根据自身需求选择认证类目。点击进入企业名称认证界面，填写相关信息。完成信息提交，等待阿里巴巴向对公账号打款。查询到对公账号打款金额并输入，完成认证2.2支付宝账户的注册及认证2.2.1支付宝账户的注册输入网址 HYPERLINK ，点击【免费注册】点击【企业账户】，填入电子邮箱和验证码（企业账户只能邮箱注册），点击【下一步】点击【立即查收邮件】，进入邮箱在邮箱中会收到一封激活支付宝账户的邮件，点击【请激活您的支付宝账户】点击【继续注册】填写相关信息，点击【

7、确定】申请公司类型的支付宝账户，需进行支付宝实名认证，点击【立即申请】。如果您还没有准备好公司认证的相关资料，走到这一步说明您的支付宝账户已经注册成功，可以登录支付宝账户，进行网上购物的操作。2.2.2支付宝认证打开 HYPERLINK ，登录支付宝账户，点击【立即点此申请】。点击【立即申请】。在法定代表人或代理人这一列，选择【立即申请】填写企业基本信息，上传营业执照填写对公银行账户信息填写法人或代理人信息，上传法人（或代理人）证件图片；（注：手机号码仅支持11位数字，且以13/14/15/18开头）等待认证（审核营业执照、代理人身份证图片、法人证件图片，时间为2天）审核成功，等待银行卡给公司

8、对公银行账户打款确认银行打款金额注意：此打款账号作为该子（分）公司下所有项目部在财务共享系统付款单的供应商收款账号，请妥善记录。认证成功。若法人或代理人身份信息未通过审核，可以重新输入法人或代理人信息或者提交证件人工审核。2.3绑定支付宝在【 HYPERLINK t _blank 我的阿里】中找到并进入【 HYPERLINK t _blank 账号管理】应用，点击【 HYPERLINK t _blank 交易资料管理】，在【已有支付宝账户】的栏目下，勾选【已阅读并同意支付宝绑定协议】后，再点击【登录支付宝账户】按钮。点击【确认此协议，开始绑定支付宝】输入支付宝账户和密码，登录支付宝最终完成绑定

9、的状态界面如下3、子账号权限设置3.1项目子账号项目经理部向子（分）公司申请使用分配账号并进行登录。该账号具备发布询价、显示各厂家报价、付款的功能，不具备下单、确认付款功能。3.2设置子账号权限由于新注册的子（分）公司账号不是诚信通用户，也不是名企账号，此时需要与阿里巴巴客服取得联系，开通子账号权限。登录系统后，点击【我的阿里】-【服务】-【子账号管理】。找不到这一服务的话点击【我的服务】左上角的【编辑】，添加【子账号管理】功能到常用服务里。子账号管理界面如图所示。登录此页面系统会发送手机验证码保证安全。在此创建组织架构。点击上方选项卡切换至【员工管理】界面，点击【部门-新建】创建一级部门【项

10、目部】，点击【新建子部门】创建多级部门。点击【新手操作指引】有更详细的说明。 按照部门查看子账号。支持子账号列表按照部门，角色，状态查看子账号。子账号批量更换部门。勾选需要批量更换的部门的子账号，点击【更换部门至】。选择需要更换的新部门。4）创建新角色【项目部】，设置该角色权限如下，具有发布和查看询价单、查看部门订单以及付款的权限：角色权限只需设置一次，设置好后，再新建项目部账号，直接把角色设置成【项目部】即可，角色权限可以随时修改。4、发布询价信息各项目在网上采购二、三类材料及办公用品，均需通过发布询价信息来确定供应商。采购询价信息由项目部相关人员登录阿里巴巴平台，点击【我的阿里】，在系统内

11、点击【发布询价】即可发布相应二、三类材料及办公用品询价信息。发布网络竞价采购需要注意以下事项：4.1标题发布询价单时标题统一命名为：中铁十七局XX公司XX项目XX询价采购信息。4.2询价产品尽量按照不同的物资分类进行发布询价，避免供应商因缺少某种材料无法进行报价。产品描述请将规格型号、品牌要求（如果需要）、国标/非标、材质要求等尽可能详细填写，避免因供应商报价悬殊太大而无法选择供应商。4.3采购要求报价截止时间尽量选择3天，如加急或者订制品可根据项目具体情况适当延长或者缩短报价时间！期望收货时间可以依据项目要求自定，一般7-9天的收货时间较为合理。报价要求必须勾选需要报价含税。对供应商要求交易

12、方式选择默认的支付宝担保交易，严禁使用线下交易；发票选择普通发票即可；经营地点可根据项目实际进行勾选；注册资金可根据产品特殊性选择填写；证照要求，尽量只选择营业执照、税务登记证、组织机构代码证，特殊情况视情况而定；需供应商签署保密协议才能查看详情、报价，可根据项目上传的任何附件或详细说明中是否包含商业保密信息进行勾选。4.4询价方式及隐私设置询价方式选择默认的广泛征集供应商报价。采购门户选择默认的公布到我的采购门户。为了防范风险，杜绝报价泄露，报价查看要求必须勾选报价截止时间到期后才能查看报价单。为了保护各自隐私，联系方式请选择报价后可见。4.5联系工具物资人员与供应商沟通时尽可能选择用聊天工

13、具-千牛工作台，如与供应商有扯皮现象可以通过千牛佐证。网上洽谈使用的软件工具。 HYPERLINK 4.6采购信息补充说明4.6.1收货相关信息收货地址：XX省XX市XX县/区XX镇/路（具体位置），收货联系人，联系方式。收货条件：符合XXXX国家标准，及以下提到的相关技术要求。不达标准将退货处理，所有损失由卖方承担。收货日期：XX年XX月XX日。技术要求：1、；2、；3、；。包括材质、品种、型号、规格、图纸、参数、承重、重量、样品、其他。4.6.2报价要求供应商可多次报价/调整报价，以最后的一次报价为准。报价为交货价，填写的报价单价应为包含运杂费、卸车费、税费等计算后的结算单价，结算采用一票

14、制。货物要求送达XXXX，若不能请勿报价。为防止恶意报价，不能按报价单价执行供应的供应商，将限制其在【大企业采购】专区对中铁十七局的交易行为。4.6.3供应要求货到现场后，随货附企业资质、产品质量保证书、合格证明、检验报告、送货清单。经验收发现数量、质量问题，供应商要承诺给予解决并承担相应费用。4.6.4发票要求营改增前，项目部索要的发票为普通机打发票或增值税普通发票（税率为17%、13%、3%），发票抬头为各项目所要求开具的名称；营改增后，项目部需向供应商索要增值税专用发票（税率为17%、13%、3%），如供应商开具的增值税专用发票为低税率发票，需物资人员与供应商协商在单价上让出税费差额。4

15、.6.5结算要求货到工地验收合格后由支付宝付款，不接受预付款等任何形式的结算方式。4.6.6对供应商要求特殊需求时，可对供应商要求提供样品图片、提供规格参数等才能报价。条件不让步：信息发布规则和信息发布规范中的各项条件必须满足。报价有效性：供应商一旦报价，报价视为响应需求，报价有效。5、选择供应商供应商的报价，采购单位应实时进行查看，与报价的供应商联系，审核报价的有效性。对满足条件的供应商，可点击报价单中【在线洽谈】模块，和卖方建立联系，及时取得卖方反馈的信息。网上洽谈是买卖双方在线沟通的主要方式，买卖双方可以对整个网上交易流程中双方所享有的权利、所承担的义务、对所购买商品的种类、数量、价格、

16、交货期、交易方式和运输方式、违约和索赔等细节进行谈判。原则上选择报价最低的供应商下单。项目部与供应商沟通后，如果由于最低价供应商不能按要求开具合法有效票据、不能供应符合要求的货物，项目部有权选择价格顺位第2的供应商，以此类推。采购金额在50万元（含50万元）以上的，各采购项目必须与成交供应商签订线下协议。填写网络竞价采购付款申请书项目部选好供应商后，填写网络竞价采购付款申请书（附件一），提交子分公司物资部审核，子分公司审核通过后，项目部方可在财务系统上提交付款单。6、下单操作双方达成一致意见后，由项目物资人员向子分公司提交网络竞价采购付款申请书（附件一），子（分）公司相关物资人员可根据付款申请

17、单登录阿里巴巴平台进行下单操作。点击【我的阿里】进入【询价管理】， 选择【报价已截止】如下：选择相应的询价单点击【查看报价】，如下图显示：进行查看报价，选择相应供应商点击查看【报价单详情】，如下图显示：点击【立即订单】 ，提交订单，完成下单流程。注意：所确定订单金额为包含运费等其他费用后的最终交易金额，无特殊情况不得随意修改成交金额。7、提取付款单在IE浏览器中输入财务共享系统网址 HYPERLINK 输入用户名密码及验证码登陆，进入主界面。选择上方的报账系统，并双击打开付款单页面填写付款单【支付方式】填写【0107第三方电子平台支付】【收款人类别】填写【供应商】【业务大类】填写【预付账款类的

18、支付】【科目】填写【预付账款预付购货款】【供应商】填写网络订单的发货供应商【金额】填写需和订单金额一致【银行账号】填写阿里巴巴交易订单号【收款人户名】填写订单供应商全称【账户类型】、【银行大类】、【收款省份】、【收款地市】、【收款行名称】均不填写。随后填写附件张数及付款行信息，保存提交即可。扫描时需附上以下资料作为单据附件：子（分）公司审批通过的网络竞价采购付款申请书（附件一）阿里巴巴平台上打印出的订单详情注意：仅限于网络采购付款单可以一个付款单支付多笔订单；仅限于网络采购付款单预付款不需附承诺函；仅限于网络采购付款单不需引用采购合同。8、付款操作目前支持支付宝的企业网银银行有：中国工商银行、

19、中国建设银行、中国农业银行、招商银行、中国银行、浦发银行六家银行，支付限额以在银行设置的限额为准。请各项目部在实施付款前开通企业网银的网上支付功能，确保网络订单顺利支付。8.1支付方式项目部开户行为上述六大行。在公司物资部下单后，由项目财务部在财务共享中心提交付款申请单，待付款申请单审批通过后，项目财务部登录阿里巴巴账号，对该订单点击付款。项目部开户行不是上述六大行。需提付款申请单付款到公司本级账户，由公司本级财务人员登录阿里巴巴账号，点击付款。8.2具体付款操作流程在【我的阿里】下的【已买到货品】找到订单，点击【付款】。在支付界面选择【使用企业网银】并进行选择，选择【登录到网上银行付款】在界

20、面中输入客户识别码。（注：用户识别号是网银端登陆的号码）输入客户识别号，确认信息无误后，选择【立即支付】支付时 HYPERLINK 登录网上银行B2B系统在【电子商务】【网上支付】【网上支付制单】下进行操作，若订单内容正确，点击【确定】进行制单，若不正确，【删除该笔单据】，重新制单。制单成功标识；复核员登录网上银行B2B系统。在【电子商务】【网上支付】【网上支付复核】下选择订单进行复核。 复核员核对信息无误，复核通过，则支付过程结束，网上支付完成；若信息有误，选择复核不通过，并通知机关财务部重新制单。9、发票的收取项目相关人员应联系供应商索要合法有效的票据并附上相应发货清单。9.1营改增前可收

21、取的发票：17%的增值税普通发票13%的增值税普通发票3%的增值税普通发票通用机打发票9.2营改增后可收取的发票17%的增值税普通发票（发票联和抵扣联）13%的增值税普通发票（发票联和抵扣联）3%的增值税普通发票（发票联和抵扣联）9.3注意事项如果发票票面不能打印全部物资明细，应附上相应发票清单。请项目人员准确填写所在单位的发票信息，专票需填写企业名称、税号、地址和开户行信息。营改增前收取低税率增值税普通机打发票可以降低采购成本；营改增后应尽量收取17%的增值税专用发票，增值税普通发票和其他税率的专用发票会减少公司可抵扣进项，无形中增加采购成本。营改增后，如项目部在询价单注明需开具17%的增值

22、税专用发票并且后期与供应商协商确定开具17%的增值税专用发票而供应商无法开具相应发票的情况，项目部应与供应商协商退回税差，降低采购成本。10、确认收货及售后事宜货到现场后,项目部现场业务人员及时验货、确认数量、质量，填写物资验收记录。发现与订单不符，有数量、质量问题的，要在物资验收记录标明清楚，及时和供应商沟通、协商处理，并同时通知子（分）公司物资部网上退货并申请退款处理。10.1确认收货在【我的阿里】下的【已买到的货品】中，对订单进行【确认收货】、【申请退款】等操作。确认收货的产品，点击【确认收货】，此时会跳转到支付宝的输入支付密码页面。由子分公司物资部核实后进行付款确认。10.2售后事宜申

23、请退款的产品，点击“申请退款”，根据实际情况选择退款货品，并提供相应的凭证进行退款。注意：项目退款或退货前需与供应商沟通协商达成一致，方可实施操作；如遇到纠纷无法解决，可提交退款或退货申请后，请阿里巴巴客服介入协调处理。11、邀约既有供应商为满足发布规则【需求信息在线上完成采购】的要求，可邀请既有线下供应商参与网络采购报价。在采购管理中选择【供应商管理】，对供应商进行报价邀请。供应商一旦报价，报价视为响应需求，报价有效。注意事项：既有供应商要先注册阿里巴巴免费账号，并且注册企业支付宝。注册好后点击新增供应商，然后可以定向发送询价单。附件一： 项目网络竞价采购付款申请书公司：我单位（项目或单位名

24、称）（物资品种）网络竞价采购，2015年 月 日已报价结束，已确定供应商，为由低到高报价排名第X名的 （供应商名称） ，总价 （不是最低价的供应商需在此注明原因），请审批。发票信息(各单位视自己情况选择填写)：名 称 纳税人识别号 地址、电话 开户行及账号 审批结果（子分公司填写）：审批通过 审批不通过订单号： 原因为： 子（分）公司物资部公章 子（分）公司物资部公章 XXXX年X月X日 附录资料：不需要的可以自行删除 电商网站建站说明前言Internet迅速发展和普及，使得Internet成为国际信息化的加速器，其影响已延伸到地球的每个角落。并随着我国加入WTO，本世纪我国将成为世界极具影响

25、力的经济强国已成趋势，企业面向电子商务化无疑也成为未来国内最强劲的经济增长点。建立企业网站是传统经营转向电子商务化的最直接的突破口，是中国企业面向全国乃至全球，宣传公司形象的大窗口。随着大众上网的普及化，网站建设系统化、网络已成为时代要求的必然产物。为了更好的占领市场，发挥企业的实力，因此建立一套网上网站运营系统，进一步为顾客提供便捷的服务，成为中国企业的当务之急。我方作为国内优秀的互联网应用服务商，为国内外大、中型企业单位等知名企业提供互联网顾问、策划、建设服务，现专业为企业定制展现企业形象、产品宣传的解决方案。此解决方案在获得客户认可后，将作为本项目建设的纲领性文件，指导本项目建设过程中的

26、每一个环节。其间所涉及的相关技术指标和相应服务指标资料将作为本项目完工验收是否合格的参核标准。网站策划与设计开发根据贵公司基本需求情况，针对企业发展方向及战略部署计划，结合目标客户特性及浏览习惯与文化等，对网站进行全面规划，以实现网站架设的目标。网站定位宣传展示商城商品品牌及服务，扩大商城知名度，树立品牌与行业形象；整合商城现有资源，进一步提高品牌融资效应，让商城网站达到实质性的应用。商城网站建设的商业价值分析一次投资进行网上商城网站建设后，您便可以实现：（1）产品销售：7*24小时永不关门的产品展示、商品销售平台；（2）订单来源：提供自助式的订单填写向导，历史订单追溯，在线比价等多种销售服务

27、。增加了销售服务水平，同时降低了销售服务的人力成本；（3）售后服务：保留历史账单有助于加强顾客的消费体验，用户消费行为分析。在网站上提供相关产品的有关知识，使用说明、选购指南等引导、帮助消费者购买产品；（4）品牌价值：在订单、投诉、购买指南等方面细致的体验有助于培养网站顾客的品牌忠诚度。设计理念人性化：通过引导性文字语言、图形语言、个性互动等方式，使网站平台更利于客户浏览，以吸引并留住客户。 方便性：网站操作简便、易用，内容分布合理，符合客户的行为习惯。 逻辑性：整体网站策划流程符合客户心理，且在充分分析客户行业特征的基础上，建立网站内部功能之间的逻辑转换，让客户享受整个访问过程。 科学性：网

28、站栏目策划、定位科学性，其既充分代表网站的意图，又能充分调动访客继续点击，引导客户购买产品。 控制性：网站在建立客户行为权限控制方面，必须符合公司业务规则，根据不同的客户类型产生不同的权限。 交互性：建立异步沟通系统（留言板）达到即时双向沟通目标。 界面友好性：心理学表明，适合的界面对于客户点击欲望的提升和印象指数的提升效果明显，网站界面是客户与网站交流的重要载体。但思想方法确保以下内容您做到了： 同样的界面对象是否具有一致性、连续性的行为？各种提示信息是否简单、清晰？色彩是否统一、协调？是否避免同时使用太多的颜色文字内容是否简洁、重点突出？字体、字号、字型是否合适？界面对象的动静处理是否得当

29、？f. 布局合理、简洁、协调、美观，画面是否均衡等等？网站技术实施采用技术开发体系：Windows + IIS + ASP + Access；使用Dreamweaver、Fireworks、PHOTOSHOP、等工具，设计、制作网页，测试环境：Windows XP + IIS v5.1 + Microsoft Internet Explorer 6.0网站LOGO网站导航大篇幅变幻广告网站结构导航设计网页头部管理员可在后台对商品进行设置特价商品最新商品热卖商品商品预展示展示新闻中心联系我们滚动公告新闻列表购物专题列表新闻信息管理模块后台可自由添加发布新闻或信息，支持图片新闻。 前 台 首 页

30、首页 页在线即时交流管理员后台可台自由添加客服QQ修改邮箱和电话浮动QQ客服客服邮箱客服电话客服中心联系我们子类1产品大类产品类列表产品一产品二产品信息管理模块可自由添加修改产品分类及产品详细信息（大小图片、名称、型号、库存、产品详细说明、等）产品品牌后台可自由设置当前商品为特价、热卖、推荐等子类2.产品大类商品分类联系我们大小图片名称/型号产品详细说明(后台可自由添加分类与子分类)可设置类别排序申请注册会员会员登陆管理员后台可删除会员信息可对注册会员的资料进行修改和删除商城会员中心联系我们匿名会员 订货模块管理员可对通过后台对文字修改，和订货单的查询，销售量的查询代理商可查看当前订单进展与历

31、史订单信息订货流程我的订货单查看购物车 订货（购买）商品搜索可根据商品名称关键字搜索还可进行高级搜索便利的商品搜索商品搜索此显示为根据商城实际动作显示的销售排行最新订单新订单数新增商品数商城动态后台管理员可对投票系统进行管理和设置前台显示单选投票投票统计投票调查1管理员可对留言及评论查询2管理员可以设置留言、评论前台是否显示3管理员可在后台对留言及评论进行回复商城留言簿商品评论留言中心联系我们内容管理模块管理员可在后台自由填加内容管理员拥有添加、删除的权限联系方式网店联盟地理位置联系我们帮助管理模块从人性化角度出发，制定了一系列的帮助文档，可以帮助用户全方位的了解和使用我们的网站。后台管理员可

32、在“其他信息设置”中对帮助内容进行编辑在线帮助友情链接可以方便的与一些大型的友好的其他网站进行信息交换，从而更大的实现信息推广。可在后台自由添加、修改、删除友情链接网站后台系统功能说明添加/修改/删除产品分类添加/修改/删除产品信息产品查询，设置产品前台显示位置与排序内容管理联系我们产品管理网站后台管理添加/修改/删除新闻公告内容管理（图文）新闻管理后台查看产品订单的情况订单管理后台可以设置栏目显示不显示与排序栏目管理关于我们联系我们栏目内容管理：编辑：文字、图片、表格、动画、影片、等。提交后台可以查看客户留言，管理留言系统，回复留言留言中心管理联系我们后台可以查看会员资料，会员详细资料，修改

33、会员等级会员管理联系我们后台可以设置一系列的推广活动（特价，优惠券）生成用户站外推广链接用户名密码验证码营销推广管理管理联系我们后台可以查看网站流量统计（IP、PV、地区、时间段、来路、页面等）、销售统计统计报表联系我们最新订单、咨询留言消息提示联系我们系统用户管理联系我们修改密码联系我们系统管理联系我们退出系统联系我们网站建设服务内容及费用网页设计制作费用栏目内 容费 用网站风格视觉设计内容：根据大多数访问者的浏览阅读习惯，以色彩、线条、图片等要素将导航条、各功能区以及内容区进行分隔，注重协调各区域的主次关系，营造高易用性与视觉舒适性的人机交互界面及网站基本模型，以贯穿整个网站的风格基调。2000元页首横幅网页首部横幅Banner制作，或修饰动画，778150像素以内。100元/个赠送网页设计栏目页是指网站各主要栏目或频道的页面，为体现栏目信息内容特色而进行个性化设计的。预计15页，单位：80元/页800元广告图片网站页面的相关广告图片的设计。预计5-10个，50元/个200元内容制作内容功能系统开发完成后，通过后台添加资料（图文处理排版设计），赠送资料录入60（60个产品内）条信息以内；超出部分，按30元/页计。