大学档案工作管理暂行办法

1、XX大学档案工作管理暂行方法第一章总那么第一条为加强我校档案工作，进一步提高档案管理水平，更有效 地保护和利用档案，充分发挥档案在教学、科研、党政管理以及其它 各项工作中的作用，根据中华人民共和国档案法、普通高等学 校档案管理方法和全国档案信息化建设实施纲要的要求，结合 我校档案管理工作的实际，制定本方法。第二条我校档案是指在从事教学、科研、生产、党政管理以及其 它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图 表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。第三条档案工作是学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。必须全面贯彻国家档案工作法令、 法规和各项方针

2、政策，把档案工作纳入学校整体开展规划，纳入管理 制度、纳入学校各级领导及有关人员的职责范围和议事日程，做到各 项工作与档案工作实行”四同步管理，即布置、检查、总结、验收 各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作，保持档案工 作与学校各方面工作的协调开展，在人员、经费、库房、设备等方面 给予保证。第二章档案管理体制、机构和职责第四条我校档案工作应在校长的统一领导下，由主管副校长负 责。学校成立以校长为组长的档案工作委员会，负责审议学校档案工 作的重大问题。学校档案工作委员会下设档案馆，对学校的各类档案 实行集中统一管理。各部门应明确一名负责人分管本单位的档案工 作，并根据实际情况，配备一

3、名兼职档案员，负责本部门档案的收 集、整理和移交工作。第五条主管校领导的工作职责.贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规，审批学校有关档案工 作的规章制度，并结合学校实际，提出指导性意见。.主持全校性档案工作会议，决定档案馆开展中的重大问题和奖惩 事项，保证档案工作所需经费的落实。.将档案信息化建设纳入学校信息化建设的总体规划中同步开展，为实现档案管理信息化创造必要条件.注重档案队伍建设，支持档案管理人员参加国内外档案学术交流 活动。.负责需要销毁档案的审批工作。第六条档案馆既是学校档案工作的业务管理部门，又是永久保存 学校档案并提供利用的档案文献信息中心，业务上接受上级档案行政 管理部门的领导

4、、监督和检查。第七条档案馆的基本任务.贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定本校档案 工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。.统一管理学校各部门的档案工作，履行档案行政管理职能，负责 组织全校档案工作网络，指导和协助各单位做好各类档案的收集（征 集）、整理、分类、鉴定、保管、统计等工作。对接收的各类档案资 料进行科学管理，开展档案开发利用工作。.维护学校历史的真实面貌，发挥档案原始凭证作用，使档案成为 学校领导做出各项决策时的重要参考依据。.组织实施档案的信息化建设，负责电子文件归档和电子档案的规 范化管理。.编制检索工具，编研档案史料和参考资料，多形式深层次开发档 案信息资

5、源，把档案馆建成学校的档案文献信息中心。.保守档案机密，做好档案的保护工作，确保档案平安。.明确档案工作岗位职责，对全校专（兼）职档案工作人员和有关 业务人员进行档案业务培训，开展档案学术研究和档案政策、法规的 宣传教育活动。.完成上级部门和学校领导交办的其他任务。第八条各部门负责人工作职责.参加学校召开的档案工作会议，组织本部门人员学习档案法规， 执行学校档案工作的各项规章制度。.把档案工作纳入本单位的议事日程，制定相应的措施，组织实 施，每年定期检查一次档案工作。3加强与档案馆的联系，共同做好本部门档案业务指导、检查、监 督工作，审核向档案馆移交的案卷，保证归档案卷的质量。第九条兼职档案人

6、员工作职责.坚持平时立卷，参照本单位归档范围及保管期限表，合理分类存放，便于利用和立卷归档。.负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作， 保证归档文件材料完整、准确、系统。.归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，文件目录打印规范，案 卷标题简明扼要。.主动接受档案馆的业务指导和催促检查，按规定时间向档案部门 归档。.积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。.注意文件材料的平安和保密工作。第三章档案管理第十条建立和完善归档制度，将档案工作纳入教学、科研和行政 管理人员的职责范围，做到每项重要工作都有完整、准确、系统的文 件材料归档保存。实行纸质档案和电子档案同时归档的管理制度。第十一

7、条学校实行部门和课题组立卷归档制度，各类文件材料应 由形成部门按档案馆制订的各门类档案立卷归档范围及要求，依据文 件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号和件号，打印 卷内文件目录，并连同电子文件，在规定期限内向档案馆移交，档案 馆应加强立卷指导工作。第十二条我校形成的各类档案材料是对学校工作的真实记录，必 须实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统与平安。各单位及其 个人在教学、科研、党政管理等各项职务活动中形成的各种载体形式 的文件材料，必须按照规定归档移交。任何单位和个人不得以任何借 口长期滞留或据为己有。对于非职务活动中形成的重要文件材料，档案部门可采取征集、代管等形式收集保管

8、。第十三条档案信息化建设应纳入学校信息化建设规划，以档案的 信息资源为核心，以档案的网络建设为基础，以扩大档案信息资源的 开发利用为目标，加快档案信息化的设施建设，加快档案数据库的建 设，加强标准和规范的管理，建设数字化档案馆。第十四条做好档案的鉴定工作，对保管期限已满、失去保存价值 的档案，由档案馆和业务主管部门组成鉴定小组对档案密级调整和需 要销毁的档案提出建议，报主管校领导批准后实施。未经鉴定和批 准，不得销毁任何档案。销毁档案要造具清册组织监销。第十五条档案馆应认真执行档案统计年报制度，并按国家有关规 定报送档案工作基本情况统计报表。第四章文件材料的归档、移交和接收工作第十六条归档范围

9、以我校各单位产生的文件材料为主，要把反映 本单位职能活动所产生的具有长远和重要查考价值的文件材料作为本 单位立卷归档的重点。依照普通高等学校档案管理方法和我校实 际情况，我校文件材料归档范围包括：党群类、行政类、教学类、科 研类、基建类、设备类、产品生产与科技开发类、出版类、外事类、 财会类、学生类、声像类、实物类等。第十七条归档时间。.党政、财会和能按年度归档的部门，应在每年6月底以前完成上一年度立卷归档工作。.教学部门和能按教学年度立卷归档的部门应在每年10月底以前 完成上一个学年度的立卷归档工作。.科研、基建、设备、工厂等部门应在工程完成，鉴定验收后两个 月内完成立卷归档工作。第十八条向

10、档案馆移交档案必须履行手续，填写移交清册，一式 两份，交接双方要签名盖章，各保存一份。第十九条档案分类编号力求统一规范，档号编制要便于手工检索 和计算机管理。第五章档案的利用和开放第二十条建立档案借阅制度，积极提供查询利用。档案查阅一般 应在档案阅览室，档案借出须办理登记手续”艮期归还，健全催还制 度。复制档案一般应由档案馆负责办理，并按规定收费。严禁拆卷、 抽取、涂改、圈点、损坏档案或转借他人。第二十一条查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案部门负责 人同意，其中涉密档案须经保密工作部门、档案形成单位或本人同 意，必要时报请校领导审查批准。第二十二条建立档案统计、检查和利用效果登记制度，检查

11、分析 利用效果及存在的问题。第二十三条按照档案法的规定，对属于应向全校和社会开放的档 案由档案馆依照程序组织实施。第二十四条学校档案部门提供利用重要、珍贵的档案，一般不提 供原件。如有特殊需要，须经档案馆负责人同意。加盖档案部门公章 的档案复制件，与原件具有同等效力。第二十五条高等学校档案部门是学校出具档案证明的唯一合法部 门，应按照有关规定向档案利用者收取费用。第六章奖励与处分第二十六条有以下事迹之一的单位和个人，由学校给予表彰与奖 励：.对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；.对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；.对档案学研究及档案史料研究做出重要贡献的；.将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案部门的；.同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。第二十七条对于违反中华人民共和国档案法的行为，应按照 中华人民共和国档案法实施方法规定的程序和处理方法予以处分，并按有关规定建立备案制度。第二十八条有以下行为之一的,由档案馆责令限期改正，或者报 请学校处理情节严重的，由学校报请地方档案行政管理部门对直接 责任人给予处分