档案的与编目方式x

1、档案的与编目方式x档案的与编目方式x档案的与编目方式x档案的整理与编目方法一、档案整理归纳（一）档案整理的看法和基本要求档案的整理，就是对办理达成的、拥有保存价值的文件资料进行系统化、条理化的过程。档案整理的基本要求：依照文件资料的形成规律和特点，保持文件资料之间的有机联系；区分文件资料的价值，确定档案的保存限时；便于保存和利用。档案整理的基本方法有两种：1、以模卷为单位整理。以模卷为单位整理就是立卷，即依照文件资料在形成和办理过程中的联系将其组合成模卷。所谓模卷，就是一组有亲近联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即依照立档单位的档案分类方案，对文件资料进行实体分类；组合

2、立刻经过分类的文件资料，按必然形式组合起来；编目立刻经过组合今后的文件资料，进行系统排列和编目。以模卷为单位整理的档案，其基本保存单位是模卷。2、以件为单位整理。以件为单位整理就是依照文件资料形成和办理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书资料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书资料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保存单位是件。二、文书资料的整理文书资料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的

3、文件资料。（一）以模卷为单位整理以模卷为单位整理文书资料时应当吻合文书档案模卷格式（GB/T9105-88）的规定。1、分类依照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书资料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书资料按以下特点逐项分开：1）分年度：将文书资料按其形成或针对的年度分开。2）分保存限时：依照国家有关规定和立档单位拟定的档案保存限时表，将文书资料按不同样的保存限时分开。3）分内容（1、分种类：将文件资料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。2、分问题：将文书资料按其内容所反响的问题再详细分开。2、组合（卷）组合的基本要求：以问题为主，兼顾其他特点，

4、使文书资料之间的联系亲近，分级合适，问题单一，种类鲜亮，年度不混，保存限时正确。组合（卷）的基本方法：1）党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研资料等，一般按问题进行组合。同一问题的来文与复文、转发件与被转发件等应组合在一起。2）会议文件，一般一会一卷，也能够依照文件多少，一会数卷或数会一卷。3）统计资料、表册等文件，一般同一种式样、名称或同一地区的组一卷。4）工作计划、总结等文件，一般可按作者或名称组合。5）案件资料，一般一案一卷，或一案数卷。6）人民来信，可按来信所反响的问题、信件作者或信件的办理形式组合。7）简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。8）其他特别性

5、文书资料可依照详细情况进行组合。3、编目（1）卷内文书资料排列卷内文书资料排列前，要对破坏、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。排列时，一般结合文书资料的形成时间、重要程度和互相联系进行排列。排列时，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件资料（诉讼档案除外）中结论性资料在前，依照性资料在后。（2）编页号与盖档号章卷内文书资料排列达成后，要在文书资料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的地址，正面在右上角，反面在左上角。整卷装订的模卷，若是文书资料与卷盒也许卷皮没有装订在一起，应在第一份文书资料首页的右上方，加

6、盖档号章。档号章的式样如图1所示；单份装订的模卷，应在卷内每份文书资料首页的右上方加盖档号章。档号章的式样如图2所示。填写方法是：全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。目录号：对每一本模卷目录的编号。模卷号：对每一个模卷所的编号。件号：对模卷中每一份文书资料的编号。图1：以模卷为单位装订时所用档号章式样全宗号目录号模卷号图2：以件为单位装订时所用档号章式样全宗号目录号模卷号件号（3）编卷内文件目录卷内文件目录的式样如图3所示，填写方法是：序次号：卷内文书资料依其排列先后填写序号。单份装订的模卷，其卷内文书资料的件号应与序次号一致。文号：填写卷内文书资料上注明的发文字号。责任者：填写卷内文书资料的

7、形成单位或个人。若是责任者全称太长，可采用通用简称。题名：即文件标题，一般照实抄录。卷内文书资料没有题名或题名不完满，不能够反响文书资料内容的，应自拟或重新拟写题名，外加“”号。日期：填写形成文书资料的年、月、日。宣告性文件或法规性文件，可填写经过或赞同、宣告日期。没有日期的文书资料应试据清楚后填写。页号：填写卷内每份文书资料的初步页号，卷内最后一份文书资料应填写起止页号。备注：对卷内文书资料作必要说明。4）编制卷内备考表卷内备考表的式样如图4所示，填写方法是：本卷情况说明：填写卷内文书资料缺损、更正、补充、移出、销毁等情况。模卷立好今后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签字、注明时间。立卷人：达成立卷