高效能时间管理

1、高效能时间管理第1页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四2习惯成自然知道相信实践绩效学习是能够正确地感知能够正确地采取行动能够正确地思考能够正确地生活重新定义学习学习三要诀：开心、开放、开动第2页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四认识时间的本质 1第3页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四管理者应该思考什么？第4页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四管理追求“效率”和“效果”手段：效率结果：效果 资源利用目标实现低浪费高成就目标管理者最重要的事：创造企业的价值、绩效和利润第5页，共43页，2022年，5月20日，

2、20点39分，星期四 时间是最贵而有限的资源，若不善加管理，一切失之于惘然，评估一个人日行成效，最容易的做法就是考核其对时间管理及应用世界管理大师彼德.杜拉克第6页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四工作效率低、办事拖拉时间观念差，工作时磨磨蹭噌工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次经常被电话、不速之客干扰上班时间不紧凑，晚上加班干什么事情都愿意管，认为自己很忙才好没有目标、没有计划、人云亦云零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间没有时间安排表，由别人来安排不会休息、不会娱乐、没有空闲你是否有这样的一些习惯第7页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四工作效

3、率不高的的根源?不速之客闯入 话干扰 经常加班加点 穷于应付突发事件漫谈、聊天 交待不清，事情做错 不敢拍板，等指示 考虑事情过于复杂 管事必亲躬 完美主义办事 凭记忆办事 主办人员迟到缺乏明确的目标拖延缺乏优先顺序想做的事情太多，而且有头无尾缺乏条理与整洁不懂授权不会拒绝别人的请求仓促决策懒惰与心理消极行动缓慢做事拖拉 会议很长第8页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四既然知道了问题：为什么安于现状?为何你我不满意现状, 但是却安于现状?1.无奈无奈2.不确认改变之后会更好3.因为现状是你我最熟悉的当你开始不满意现状时，表示会有新的事物发生在你的身上但是要用用“新的思考方

4、式”第9页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四时间管理的真相2第10页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四有效地利用时间是高效率的工作的基础把时间用于重要的事情上，而不只是紧急的事情上要能够区分什么是重要的，什么是紧急的结果而非方法是时间管理策略的重点有理由在必须说“不”的时候不感觉内疚时间管理的关键不在于是否懂得讲师们所说优先排序之类的那些方法，而在于个人习惯的知觉与克服，即:个人事务的管理。第11页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四时间发展足迹人生管理=指南针管理+时钟管理优先顺序日历与预约表便笺与备忘录第四代时间第三代时间第二

5、代时间第一代时间第12页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四周一 2010年11月9日按ABC分类起至时间今日事项 要事第一（A类最重要 B类重要 C类次重要）做 周绩效评估会议 2小时 天津代理商来参观公司 1小时 新产品新闻发布会 3小时 知名记者专访 1小时 杭州大客户来访 2小时 核心员工离职 2小时 与总经理开会 2小时 电话沟通华南工作 1小时背景：此表是一位营销副总王先生今天要做的事情，加起来要花去14个小时，如何安排好？原因？马上练习第13页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四Diarize（定出做的时间） 变为Do it later（呆

6、会做）4D原则Do it now！Dont do it。重 要 紧 迫Delegate规划做马上做放弃做授权做有多少做的总是紧急而不重要的？1、防患未然2、准备工作3、改进产能4、人际关系5、规划、休闲1、紧急状况2、迫切问题3、限期完成的会议或工作1、忙碌琐碎的事2、处理文件等函件3、无聊电话4、浪费性时间5、逃避性活动1、造成干扰的访问、电话、信件、报告2、许多迫在眉睫的急事3、不速之客4、某些会议5、受欢迎的事情第14页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四有远见、有理想平衡、纪律、自制少有危机偏重的结果压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局无责任感工作不保、经常跳槽依赖他人

7、或社会机构为生重 要 紧 迫短视近利危机处理轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系破裂不重要第15页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四营销经理如何安排这一天邀请总经理共进午餐（1-1.5小时）处理积压过多的公文（1-1.5小时）与业务经理讨论上个月的业绩情况（4 小时 ）处理急待回复的若干信件（1小时）浏览相关的行业杂志（0.5小时）为下个月的业务会议准备口头汇报（2小时）为客户撰写项目建议书（2-3天）回复总经理分派的工作（0.5小时）辞退小李，与其谈话（15分钟）参加公司下午两点召开的主管会议，但议题不明（1小时）聆听下属关于项目进展情况的报告（0.5小时）13小

8、时，如何安排？每人2分钟的时间案例研讨第16页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四用“6W 3H ”提高时间使用率WHY为什么要制定这个措施？WHAT到达什么目标？WHERE在何处执行？WHO有谁负责完成？WHEN什么时间完成？WHICH各种选择及优先顺序？How to怎么执行？ 找出问题的真正原因 确定解决问题的重点对策 制定解决问题的行动计划How many工作数量多少?How much多少预算费用?第17页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四工作效率提升的策略3第18页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四19彼得.德鲁克的问题是

9、先有工作 还是先有目标？第19页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四问题一 动机没有目标，人生、工作缺乏方向完成工作的时标准目标量化三要素数量质量目标量化三要素完成工作的时间量完成工作的时数量措施:以终为始，管道人生第20页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四互动：大家想3分钟工作上：您的目标在哪里？您的策略是什么？ （短中期目标）对于人生：您的目标在哪里？您的策略是什么？ （短中期目标）请大家写在白纸上第21页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四问题二 行为缺乏条理与计划，寻找占用了你所有时间 保持重点 80/20 的运用备注：做计

10、划是珍惜时间的最有效途径 ！ 80/20定律案例：在老家修车两家老板的对比措施:时间矩阵，实施计划第22页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四时间管理的策略与方法 保持办公桌的整洁有序工作环境“6”不同层次员工的准备工作金领高管的准备工作、整体工作目标、阶段性工作规划、下级状况备忘录、用好秘书这个帮手白领阶层的办公室“”、工作计划表、常用文件及工具书、柜子及办公室桌清理、相关人员通讯录杂乱的办公桌显示杂乱的心思。文件的堆积将妨碍注意力的集中，导致情绪紧张，以及增加翻查的时间掌握现时工作环境-找出影响你的外在的东西 第23页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星

11、期四如何保持办公桌的整洁有序将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座.)将你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励自己的金语良言放在你抬头可以看到的地方将一些你知道不会作出反应的信件抛弃利用文件夹来将不同的文件归档第24页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四时间管理的策略与方法 避免干扰不要采取无条件的“门户开放政策”安排秘书挡驾（电话、不速之客等）站立会客在办公室外接见外界不速之客让秘书控制会谈时间面谈以下时间问题如何解决？上级管理烦 同级管理-差 下级管理-松第25页，共43页，2022年，5月20日

12、，20点39分，星期四时间管理的策略与方法 学会说“不”拒绝的学问灵活运用日常价值法快速反应，马上决断注意国人的“讲面子”婉言谢绝，而非强力拒绝动之以情，晓之以理提供良好的建议不-学会对别人说这个字，可委婉可直接 第26页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四问题三 角色错位努力的做了不该做的事 高层战略方向 中层战术方案 员工战斗状态第27页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四时间管理的策略与方法 授权通过别人把事情做好 “事必躬亲”是管理者的一个严重的时间陷阱。跨越这种陷阱的唯一途径便是“授权”。 在探讨授权的真义与授权的技巧之前，希望你先根据底下的测

13、验，做一番自我考核，看看自己是否具有“事必躬亲”的倾向。 为什么怕授权？ 下属功高盖主/怕部属做不好/自己做比较放心/不愿意放弃权力/对下属不信任第28页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四1、拖延的现象分析背后本质是不用承担责任2、拖延的8大原因 复杂任务的担忧 / 害怕犯错 / 犹豫不决 / 对事先优先次序的困惑/对琐事的厌烦 / 缺乏关注的重点 / 懒惰 / 状态不精措施:立即行动，不进则退 1、立即行动，请勿拖延 2、职责所在，请勿推辞 3、关注细节，一丝不苟问题三 拖延乌龟跑的比兔子快 第29页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四导致一个人约会

14、迟到的理由大概有以下各种原因：(1)担心早到而无所事事；(2)对时间的敏感性及判断力不够；(3)处事不富条理而延误时间；(4)对约会的对象欠缺尊重；(5)轻视守时的价值；(6)视不守时为洒脱；(7)以约会迟到作为显示权威或身份的手段。时间管理的策略与方法 准时准点第30页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四1、正确认识执行力2、结果第一，完美第二3、认真第一，聪明第二4、歪歪斜斜的到达终点与整整齐齐的站在原地措施:职业素养，全力以赴问题四 只追求完美，缺乏迅速行动第31页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四1、沟通与做事的准则：讲到点上、反馈及时、主动协

15、商、对事不对人2、正确把握员工状态，有效安排3、把握沟通要诀，激励员工工作意愿问题五 无效沟通，工作滞后第32页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四自我否定，走不出自我的框架化繁为简与寻求合作措施:寻找捷径，脑力激荡问题六 自我设限，杀死了你的潜能力第33页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四 明确开 会目的 做好会 前准备准时出席会议严明会场纪律 会后既 要跟踪会上有议有决会议时间管理ABCDFE带着建议赴会，带着任务离开时间管理的策略与方法 开有效的会议第34页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四1、正确认识执行力2、结果第一，完

16、美第二3、认真第一，聪明第二4、歪歪斜斜的到达终点与整整齐齐的站在原地措施:职业素养，全力以赴问题六 过于追求完美，缺乏迅速行动第35页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四习惯的形成与人际4第36页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四时间管理的策略与方法建立良好的习惯（改变你的行动链） 结果导向 策略优先 行动快速写下想改变的习惯写下你的目标列出习惯带来的问题列出改变习惯的好处奖励自己坚持21天回顾新的习惯行为第37页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四团队组织的时间管理与工作效率案例：华为的时间管理韵律原则1、保持自己的韵律，具体方

17、法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌的挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟通减少上司地打扰等；2、要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。 第38页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四体质通过自我监测，发现并充分利用自己的高峰期一般10-12点，需要充足的睡眠和营养充足的早餐（防止低血糖时间）下午3-5点，午餐不能太饱晚上10-11点，晚上不能太饱，绝不能沉迷于电视连续剧提升精力 按时睡觉和起床 少食多餐，每天5-6餐 每天吃早餐 每天喝48-64盎(ang)司水 工作90分钟短暂活动一下 每天进行身体锻炼 每星期2次力量训练 做自己喜欢的事第39页，共43页，2022年，5月20日，20点39分，星期四今天事情今天办，困难事情想法办；复杂事情梳理办，琐碎事情抽空办；重要事情优先办，能办事情马上办；分外事情协助办，个