内务岗位要求与规范

1、内务岗岗岗位要求求熟悉公司司经营品品种的相相关知识识：品种种通用及及商品名名称、规规格、包包装大小小、公司司的销售售政策、供货渠渠道、供供货价格格、运输输要求等等。熟悉公司司办公系系统和业业务网络络系统的的使用，严严格执行行公司相相关规定定及业务务操作流流程,进进行审核核、录入入及处理理各类单单据，提提供的各各类单据据应完整整清晰。与储运部部及时有有效沟通通：对于于商品的的状况进进行实时时的跟踪踪及掌握握，把握握商品的的批次，做做到先进进先出；特殊事事宜应标标注明确确。了解解各种运运输方式式到货正正常所需需时间，协协调货品品自提与与发货运运输过程程中的有有关事宜宜，并对对发货运运输的特特殊要求

2、求与相关关人员进进行有效效沟通。与采购部部门之间间进行有有效沟通通：了解解产品采采购计划划及到货货情况，了了解特殊殊品种（非非正常调调拨品种种、非正正常销售售渠道）的的销售价价格等，并并将信息息反馈给给相关业业务人员员。与其他各各部门间间建立良良好的合合作与沟沟通，信信息共享享，互敬敬互助。工作认真真仔细，对对各种票票据、协协议、部部门资料料能妥善善管理归归档， 建立票票据专柜柜，方便便查询使使用；并并根据公公司规定定定期将将有关票票据转相相关部门门。内务岗岗岗位作业业流程指指导销售出库库开票流流程内务人员员接到业业务员签签订的销销售合同同及商业业客户盖盖章确认认的回传传传真件件后，在在业务系

3、系统中录录入销售售订单的的同时并并对合同同进行常常规审核核，（供供货价格格、信誉誉额度、是否首首营）特特殊合同同需部门门经理签签字认可可。在业务系系统里录录入销售售订单时时，应核核对销售售价格与与上次价价格是否否相符、发货方方式是否否符合品品种运输输要求，并并及时提提醒商务务代表；同时审审核合同同内容，在在超商业业客户信信誉额度度、有超超期应收收款、超超商务代代表的授授权额度度、新增增销售品品种的情情况下，及及时与商商务代表表沟通，并并报大区区经理和和经理审审批后方方可录入入订单。录入订单单后进入入销售开开票环节节，录入入客户名名称，勾勾对订单单生成销销售出库库单，认认真复核核商品名名称、规规

4、格、销销售价格格、数量量、运输输方式、业务员员，根据据先进先先出的原原则选择择货品批批号，注注意处理理零散批批号、近近效期药药品，并并及时与与商务代代表沟通通，有必必要需征征求商业业客户意意见。保存出库库单，并并查询打打印，打打印出的的出库单单一式五五联（存存根联、业务员员留存联联、仓库库联、随随货同行行联、回回执联）；一联由由内务留留存做开开具增值值税发票票的依据据，二联联转业务务员存留留，三、四、五五联转外外运发货货员与仓仓库配货货单一起起作为商商品出库库的凭据据。内务人员员依据出出库单的的第一联联，开具具当日所所销售发发货的一一式四联联增值税税发票：第一联联由内务务留存并并月装订订（出库

5、库单汇总总记录编编号为：GYGGFC-SW-07-R033），每每季度转转财务档档案室留留存；第第二、三三联盖发发票专用用章，由由业务员员在发发票签收收登记本本（编编号为：GYGGFC-SW-07-R011）中登登记签领领后定期期转寄客客户；第第四联转转由财务务部作相相关确认认及处理理。开具具的增值值税票内内容要求求准确，税税票密码码区和所所盖发票票专用章章必须保保证清晰晰。对公司有有不同回回款要求求的商品品，内务务人员应应与商务务代表沟沟通将其其分开开开具税票票；对于于特殊商商品或特特殊商业业单位（医医院等）需需要开具具普通发发票的，内内务人员员与医院院部沟通通开具普普通发票票。内务人员员每

6、日必必须依据据开具的的税票号号第一联联将发票票号填入入业务网网络系统统；在业业务系统统的销售售结算管管理里，对对应每位位商业客客户当日日发生的的每笔销销售准确确填入完完整的税税票号。内务人员员从财务务部领回回新的空空白税票票后，须须将发票票的起止止票号分分别输入入税控机机和公司司业务信信息系统统。对于现款款自提的的商业销销售流程程如下：内务人人员同样样根据商商务代表表签订的的合同原原件和传传真件，按按照1.1.11、1.11.2、1.11.3、1.11.4、1.11.5步步骤执行行，商业业客户的的提货人人员将增增值税票票的第一一联、第第四联连连同现金金或现金金支票去去财务部部交款，财财务部收收

7、取现款款后留存存税票第第四联，并并在税票票第一联联加盖收收讫章交交商业客客户提货货人员；内务组组收到加加盖收讫讫章的税税票第一一联后，将将增值税税票和出出库单三三、四、五联交交商业客客户提货货人员，并并让对方方签收；商业客客户凭出出库单的的三、四四、五联联可去库库房提货货。销售退货货流程接到商务务代表填填写并由由部门经经理签字字确认的的退货货通知单单,一一式三联联（申请请单必须须填清退退货单位位、品规规、产地地、批号号、效期期、出库库时间、退货理理由、后后续发票票处理办办法等），一一联由商商务代表表留存，二二联转仓仓库收货货员，三三联由内内务部留留存。核对退货货商品：核对批批号是否否由我公公司

8、售出出，核对对商品有有效期，有有效期半半年内的的货品原原则不予予退货。编辑收货货通知单单：内务务人员根根据退货货通知单单在业务务系统里里编辑到到货通知知单，选选择通知知单类型型、部门门、来货货单位、入库库库房，录录入货品品名称、数量、批号和和处理人人操作码码，并选选择到货货状态，保保存收货货通知单单。完成销售售退货单单：收到到仓库的的商品到到货验收收单后，进进入业务务系统的的销售退退货功能能录入退退货客户户名称，勾勾对由收收货通知知单生成成的销售售退货单单，并进进行打印印。销售退货货单一式式五联：第一联联由内务务部留存存，并与与商务代代表填写写的退货货通知单单、仓库库的商品品到货验验收单入入库

9、验收收单一起起装订保保存(退退换货记记录编号号为：GGYGFFC-SSW-007-RR04)，进行行后续处处理；第第二联转转业务员员留存；第三联联转至仓仓库库管管处作入入库凭据据，第四四、五联联由商务务代表转转给退货货的商业业客户。后续处理理：如退退货所涉涉及的当当前发票票已经抵抵税则由由退货方方开具退退税证明明，如没没有抵税税则原票票退回重重新开具具税票。内务人员员依据退退货方开开具的退退税证明明开具增增值税红红字发票票（内容容同1.1.55），将将质管部部验收单单与退税税证明、增值税税发票财财务记帐帐联一同同转给财财务记帐帐。换货流程程（同退退货流程程但不涉涉及发票票处理）报损单管管理（直

10、直接报损损出库：在招标标过程中中需少量量样品的的情况下下）接到业务务员填写写的由相相关部门门经理签签字的报报损单一一式三联联（一联联开票留留存、二二联财务务记帐、三联转转至仓库库），进进入业务务系统里里的报损损单管理理，录入入客户名名称，选选择货品品名称、批号、成本价价计价方方式，录录入报损损数量、原因、成本单单价，并并保存。查询出该该报损单单，并选选择确定定审批，审审批人为为签字的的部门经经理，保保存报损损单。内务行政政事务管管理完成部门门的文件件收发、传递与与归档，具具体规定定见文文件、记记录管理理规范（文文件编号号：GYYGFCC-SWW-100）。组织安排排各种会会议、培培训，并并做好会会议记录录（编号号：GYYGFCC-SWW-077-R001）、培训记记录（编编号：GGYGFFC-SSW-007-RRO2）、做好会会议及培培训的签签到（编编号：GGYGFFC-SSW-007-RRO3）。负责对商商业客户户的档案案、和商商业客户户的信函函、销售售合同、协议、招标资资料的档档案整理理与管理理。负责本部部门的日日常接待待，完成成各项活活动酒店店的联系系预定、各项会会议的组组织准备备工作、商务代代表出差差车票的的购买等等。负责各种种报表的的整理编编制、办办公用品品的领发发等工作作，