本科会计电算化第四章教学课件

1、YCF正版可修改PPT(本科）会计电算化第四章教学课件会计电算化授课教师：XX 用友U8V10.1第四章 UFO报表系统目 录 CONTENTS第一节 UFO报表系统概述第二节 UFO报表系统的业务处理第三节 UFO报表系统应用案例学习目标 会计报告是会计信息系统的最终产品。财务报表是会计报告的重要组成部分。UFO（user friend office，UFO）是用友财务软件的报表管理系统的简称。它是用友软件股份有限公司开发的通用电子表格软件，是报表事务处理的工具，是一个独立于系统后台数据库的模块，可通过定义各种函数与数据库保持密切的联系。理解报表编制的原理，自定义编制报表和利用报表模板生成报

2、表的流程，以及UFO报表系统与其他系统的关系。知识目标能力目标掌握报表格式定义、公式定义的操作方法，报表单元公式的定义和操作方法，以及报表数据处理与分析的方法。第一节 UFO报表系统概述01第一节 UFO报表系统概述 一、 UFO报表系统简介 UFO报表系统既可以独立使用，也可以与用友U8V10.1中的其他系统结合使用。UFO报表系统独立运行时，通常应用于处理日常办公事务，具有表格制作、数据运算、图形分析等电子表格的所有功能。UFO报表系统与总账系统同时运行时，可作为通用财务报表系统使用，应用于各行各业的财务、会计、人事等部门，总账、薪资管理、固定资产、应收款管理、应付款管理、财务分析、采购管

3、理、库存管理、存货核算和销售管理等系统均可向UFO报表系统传递数据，以生成各种财务报表。UFO报表系统无须启用，可直接使用。第一节 UFO报表系统概述 二、 UFO报表系统的功能概述 UFO报表系统的功能目标是，提供各类报表的格式设计和数据来源公式定义的功能；自动根据预设的报表格式和数据来源公式，从源数据库中提取数据进行数据处理，并生成报表；提供各种报表信息的查询功能；按照预定的格式输出各种报表。（一） 功能目标第一节 UFO报表系统概述 二、 UFO报表系统的功能概述 UFO报表系统的报表格式定义功能包括设置表尺寸、行高、列宽、线条、单元属性、组合单元、关键字等。1. 报表格式定义（二） 基

4、本功能 用户既可以对单元公式进行定义，也可以对审核公式和舍位平衡公式进行定义。公式定义可以通过公式向导逐步完成。2. 公式定义 UFO报表系统的数据处理功能是指根据定义好的报表格式和公式，生成报表数据、审核报表数据和进行舍位平衡操作。 3. 数据处理 UFO报表系统的表页管理功能包括表页排序、表页查找、表页透视、定义显示风格和设置报表的显示比例、打印分页等。4. 表页管理 UFO报表系统的图表功能是指将数据以图表的形式表现出来，直观地反映数据之间的关系。5. 图表功能 UFO报表系统为用户提供了不同行业的各种标准财务报表模板，用户可以直接引用；用户也可以自己编制报表模板；用户还可以根据需要对模

5、板进行修改。6. 报表模板功能 UFO报表系统还提供了文件管理、UFO数据与其他文件格式的转换，UFO数据的导入和导出、二次开发功能等，用户可根据需要选用。7. 其他功能第一节 UFO报表系统概述 三、 UFO报表系统与其他系统的关系 UFO报表系统与其他系统的关系主要是，UFO报表系统从其他系统中提取编制报表所需的数据；总账、应收款管理、应付款管理、固定资产、薪资管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算和财务分析等子系统都可以向UFO报表系统传递数据，以生成用户所需要的各种财务报表。第二节 UFO报表系统的业务处理02一、 UFO报表系统的初始设置 报表格式一般由表头、表体和表尾三个部分

6、组成，不同的报表，其表头、表体和表尾的内容不同。 （1） 表头。表头包括报表的标题、编制日期、编制单位及栏目等信息，是报表中说明报表整体性质的部分。报表栏目决定了报表的纵向结构、报表的列数及列宽，报表栏目可以是一层，也可以是多层。 （2） 表体。表体是报表的核心。报表中行和列的相交处称为表元或单元。单元是组成报表的最小单位。 （3） 表尾。表尾用来辅助说明该报表的补充信息，如制表人、审核人等。1. 报表格式的组成第二节 UFO报表系统的业务处理（一） 定义报表格式一、 UFO报表系统的初始设置 在定义报表格式时，要对报表进行整体设计，包括设计报表标题的位置、报表的项目、各行的行高、各列的列宽，

7、以及字体、字号等。一般而言，定义报表格式的步骤如下：（1） 设置表尺寸。（2） 设置行高和列宽。（3） 区域画线。（4） 设置组合单元。（5） 录入报表项目。（6） 设置单元属性。（7） 设置关键字。2. 定义报表格式的步骤第二节 UFO报表系统的业务处理（一） 定义报表格式一、 UFO报表系统的初始设置第二节 UFO报表系统的业务处理（二） 定义报表公式 定义报表公式是指为了从账（表）中获取数据，或将获取的数据进一步加工生成数据而定义取数公式。定义报表公式时，应明确从哪里取数据、取什么条件的数据和数据要经过怎样的处理等。 在UFO报表系统中，可以利用函数向导来定义报表公式。报表公式包括单元公

8、式、审核公式和舍位平衡公式。单元公式一般情况下必须定义，审核公式和舍位平衡公式可根据需要定义。一、 UFO报表系统的初始设置1. 单元公式第二节 UFO报表系统的业务处理（二） 定义报表公式 单元公式是指对某一单元定义的取数公式。其主要作用是，从公式描述的数据库文件中提取指定的数据，进行表达式指定的运算，并将运算结果放入单元中。用友U8V10.1的单元公式一般通过函数来实现。企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或UFO报表系统，取自报表的数据又可以分为从本报表取数和从其他报表的表页取数。 （1） 用友账务函数。从总账系统取数的函数又称为用友账务函数，用友账务函数是报表系统中使用最多的一类函

9、数。用友账务函数的要素如下： 科目编码或者科目名称。其必须用双引号引起来。 会计期间。其可以是“年”“季”“月”等变量，也可以是具体的表示年、季、月的数字。 方向。其即“借”或“贷”，可以省略。 账套号。其为数字，缺省时表示当前登录企业应用平台的账套。 会计年度。其即数据取数的年度，可省略。 编码1、编码2。其与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。 常用的用友账务函数如表4-1所示。表4-1 常用的用友账务函数 （2） 本表页取数函数。本表页取数函数用于在本表页内的指定区域内进行求平均值、求最小值、求和等统计结果的运算。主要的本表页取数函数有

10、求和函数PTOTAL、求平均值函数PAVG、求最大值函数PMAX、求最小值函数PMIN。例如，PTOTAL(C5C9)表示求C5到C9单元的总和。 （3） 本表其他表页取数函数。如果一个表页中的数据取自同一报表中的其他表页的数据，则可以利用某个关键字或直接以页标号为定位依据，指定取某个表页的数据。例如，“C12=B122”表示当前页C12单元的值等于当前表第2页B12单元的值。 （4） 其他报表取数函数。在报表之间取数时，既要考虑数据取自哪一张表，还要考虑数据来源于哪一表页、哪一单元。例如，“C9=hbzjbC92”表示当前C9单元的值等于表“hbzjb.rep”中第2页C9单元的值。一、 U

11、FO报表系统的初始设置2. 审核公式第二节 UFO报表系统的业务处理（二） 定义报表公式 审核公式是报表数据之间关系的检查公式。报表中的各个数据之间一般都存在一定的钩稽关系，利用审核公式可以进一步检查报表编制的结果是否正确。利用审核公式可以对同一表页、同表不同页或不同报表之间的数据的钩稽关系进行检查。一、 UFO报表系统的初始设置3. 舍位平衡公式第二节 UFO报表系统的业务处理（二） 定义报表公式 在编制报表时，由于计量单位的原因需要重新进行位数转换，如将计量单位“元”转换成“千元”或“万元”，进位操作必然引起小数位数四舍五入，为了保证进位后的平衡关系仍然成立，可以定义舍位平衡公式。定义舍位

12、平衡公式需要说明舍位表名、舍位范围和舍位位数，并且录入平衡公式。二、 UFO报表系统的日常业务处理第二节 UFO报表系统的业务处理（一） 报表数据处理 报表数据处理主要包括生成报表数据、审核报表数据和进行舍位平衡操作等。报表数据处理工作必须在数据状态下进行，系统自动按照定义好的格式和公式进行相应的报表数据处理。 报表数据处理有时还会涉及表页的操作，如表页的增加、删除、插入、追加等。表页是由若干行和列组成的一个二维表，一个报表中的所有表页都有相同的格式，但其中的数据不同。每一张表页是由若干单元组成的。一个UFO报表最多可以容纳99 999张表页。二、 UFO报表系统的日常业务处理第二节 UFO报

13、表系统的业务处理（一） 报表数据处理 关键字是表页定位的特定标识。用户应在格式状态下设置关键字，再在数据状态下对其实际赋值，这样才能使关键字成为表页的鉴别标识，为表页间、表与表间的取数提供依据。1. 设置关键字 报表数据计算是在数据状态下进行的，既可以在设置报表的关键字后直接计算，也可以使用菜单功能计算。2. 报表数据计算二、 UFO报表系统的日常业务处理第二节 UFO报表系统的业务处理（一） 报表数据处理 UFO报表系统提供了表页汇总和可变区汇总两种报表汇总方式。报表汇总的数据可以存放在本报表的最后一张表页上，也可以生成一张新的汇总报表。3. 报表汇总 数据采集是指把其他文件中的数据追加到当

14、前报表文件中。UFO报表系统可以把后缀为“.rep”的其他报表文件、后缀为“.txt”的文本文件、后缀为“.dbf”的数据库文件的数据采集到当前报表中。4. 数据采集二、 UFO报表系统的日常业务处理第二节 UFO报表系统的业务处理（二） 表页操作 UFO报表系统可以进行表页排序、表页查找、表页透视，以及设置表页的显示比例，定义显示风格和设置打印分页等操作。在UFO报表系统中，用户正常情况下每次只能看到一张表页。如果要对每个表页的相同行或列区域的数据进行比较，可以利用“数据透视”功能，将多张表页相同位置的数据显示在一个平面上，以便对数据进行对比。二、 UFO报表系统的日常业务处理第二节 UFO

15、报表系统的业务处理（三） 生成图表 报表数据生成之后，为了能够更直观地对报表数据进行分析和说明，可以将数据生成图表形式。图表是利用报表文件中的数据生成的。因此，报表数据发生变化时，图表也会随之变化；报表数据删除后，图表也会随之消失。图表功能的使用应在数据状态下进行。UFO报表系统提供了样式丰富的图表供用户选用。第三节 UFO报表系统应用案例03第三节 UFO报表系统应用案例 （1） 自定义一张货币资金表。 （2） 利用报表模板生成报表。1. 案例的内容 （1） 引入“第三章应用案例的账套数据”。 （2） 以“CW001陈亮”的身份进行UFO报表系统的操作。2. 案例的要求一、 案例的内容及要求

16、第三节 UFO报表系统应用案例 自定义一张货币资金表，将单位名称和年、月、日设置为关键字，报表内容及主要格式和单元公式定义如表4-2所示，要求定义舍位公式（舍3位），并进行报表数据处理和生成直方图。二、 案例资料及操作指导（一） 自定义货币资金表表2-1 账套信息操作指导：UFO报表具有格式和数据两种状态，单击报表窗口左下角的“格式/数据”切换按钮，可以在两种状态中进行切换。在格式状态下，主要进行格式处理，即定义报表格式和取数公式等；在数据状态下，主要进行数据处理，即数据的计算、分析等。1. 定义报表格式（1） 新建一个报表。以“CW001陈亮”的身份登录企业应用平台，执行“业务工作”“财务会

17、计”“UFO报表”命令，系统打开“UFO报表”窗口，执行“文件”“新建”命令，“UFO报表”窗口呈现一个处于格式状态的新表格，如图4-1所示。图4-1 处于格式状态的新表格（2） 设置表尺寸。在格式状态下，执行“格式”“表尺寸”命令，系统弹出“表尺寸”对话框，录入行数“13”、列数“4”，单击“确认”按钮，出现13行4列的表格。如果表尺寸太小，可以通过执行“编辑”“插入”或“追加”命令来增加行数和列数。（3） 设置行高和列宽。执行“格式”“行高”或“列宽”命令，设置表格的整体行高和列宽，也可以将光标置于行或列的分隔线上并按住鼠标左键拖拽来调整。行高和列宽的单位为毫米。本例行高设置为“10”，列

18、宽设置为“60”。（4） 设置区域画线。选定需要画实线的区域范围A3D12，执行“格式”“区域画线”命令，系统弹出“区域画线”对话框，设置画线类型、样式，然后单击“确认”按钮。本例画线类型选择“网线”，样式选择“实线”。（5） 设置组合单元。选定需要组合单元的区域范围A1D1，执行“格式”“组合单元”命令，系统弹出“组合单元”对话框，选择组合单元的方式。本例选择“整体组合”或“按行组合”。同理，设置A2D2为组合单元。（6） 录入报表项目和设置单元属性。设置单元属性即设置单元格的单元类型、字体图案、对齐方式和边框。选中需要录入内容的单元或组合单元，根据表4-2的内容录入报表项目，并设置各单元的

19、属性，然后单击“确定”按钮。完成报表项目录入的货币资金表如图4-2所示。图4-2 完成报表项目录入的货币资金表提示： 需要录入内容的单元系统默认为表样型单元，未录入内容或公式的单元系统默认为数值型单元。如果想在数据状态下在单元中录入文字，则应将该单元设置为字符型单元，本例中的“制表人”单元可以设为字符型单元；表样型单元录入内容后对所有表页都有效，数值型和字符型单元录入内容后只对本表页有效。（7） 设置关键字。选中需要录入关键字的单元，本例选中A2单元，依次执行“数据”“关键字”“设置”命令，系统弹出“设置关键字”对话框，选中“单位名称”单选按钮，单击“确定”按钮。同理，设置“年”“月”“日”关

20、键字。然后，执行“数据”“关键字”“偏移”命令，根据需要调整关键字所在的位置，偏移的负数值表示向左偏移，正数值表示向右偏移。关键字偏移量单位为像素。本例设置好关键字之后的货币资金表如图4-3所示。如果要取消关键字，可以通过执行“关键字”“取消”命令来实现。图4-3 定义好关键字的货币资金表2. 定义取数公式（1） 定义单元公式。选择单元之后，可以通过下列三种方式之一来定义单元公式：一是单击工具栏上的“fx”按钮后定义公式，二是执行“数据”“编辑公式”“单元公式”命令后定义公式，三是直接按键盘上的“=”键后定义公式。下面以方式一定义“库存现金期初数”的公式为例介绍定义单元公式的方法。 选择被定义

21、单元C5，单击“fx”按钮，系统弹出“定义公式”对话框。 单击“函数向导”按钮，系统弹出“函数向导”对话框；在“函数分类”下拉列表框中选择“用友账务函数”，在“函数名”下拉列表框中选择“期初（QC）”。 单击“下一步”按钮，系统弹出“用友账务函数”对话框；单击“参照”按钮，系统弹出“账务函数”对话框；科目选择“100101”，其余各项采用系统默认。 单击“确定”按钮，返回“用友账务函数”对话框；单击“确定”按钮，返回“定义公式”对话框；单击“确认”按钮，保存设置。 同理，定义其他单元公式。本例全部单元公式定义完成之后的货币资金表如图4-4所示。图4-4 单元公式定义完成之后的货币资金表（2）

22、定义审核公式。审核公式用于审核报表内部或报表之间的钩稽关系是否正确。例如，资产负债表中的“资产负债所有者权益”，可以在报表格式状态下进行审核公式的定义，在数据状态下进行数据审核。如果需要定义审核公式，在执行“数据”“编辑公式”“审核公式”命令后进行定义。本例不需要定义审核公式。（3） 定义舍位平衡公式。舍位平衡公式用于重新调整报表四舍五入后的小数平衡关系。在报表处于数据状态下，执行“数据”“编辑公式”“舍位平衡公式”命令，系统弹出“舍位平衡公式”对话框，设置舍位表名为“SW”，舍位范围为“C4D12”，舍位位数为“3”，平衡公式为“C4=C5+C6+C7,D4=D5+D6+D7,C8=C9+C

23、10+C11,D8=D9+D10+D11,C12=C4+C8,D12=D4+D8”，单击“完成”按钮。（4） 保存报表格式。执行“文件”“保存”命令，系统弹出“另存为”对话框，选择目的文件夹，录入报表名“货币资金表”，保存类型选择后缀为“.rep”，单击“保存”按钮。提示： 录入平衡公式时，各平衡公式之间用半角逗号隔开，最后一个公式不用逗号。 等号左边只能有一个单元（不带页号和表名）。 舍位平衡公式中只能使用“+”“-”符号，不能使用其他符号和函数。3. 报表数据处理（1） 把报表切换到数据状态，依次执行“业务工作”“财务会计”“UFO报表”命令，打开“UFO报表”窗口，执行“文件”“打开”命

24、令，选择“货币资金表.rep”存放的文件夹，选中该文件，单击“打开”按钮，单击报表左下角的“格式/数据”按钮，将报表切换到数据状态。（2） 录入关键字。执行“数据”“关键字”“录入”命令，系统弹出“录入关键字”对话框；录入单位名称“武汉宏远电器”、年“2020”、月“01”、日“31”，单击“确认”按钮；系统弹出“是否重算第1页？”提示框，单击“是”按钮；系统自动按照关键字取1月份的数据进行计算，计算结果出来后，在当前表页的左下角出现“计算完毕”字样；计算完毕的货币资金表如图4-5所示。如果数据有误，则把报表切换到格式状态进行修改，再切换到数据状态进行重算，再执行“文件”“保存”命令保存当前表

25、页。图4-5 计算完毕的货币资金表提示： 单位名称关键字可以确认报表数据取数的空间范围，日期关键字可以确认报表数据取数的时间范围；执行“数据”“整表重算”命令，可以对本表中的所有表页重新进行计算；执行“数据”“表页重算”命令，可以对本表中的当前表页重新进行计算；选定一个有数据的单元，单击鼠标右键，选择“联查明细账”，可以联查相应的明细账，在打开的明细账中还可以进一步联查凭证。（3） 舍位平衡。执行“数据”“舍位平衡”命令，系统自动按照前面定义的舍位平衡公式进行舍位平衡，并将舍位平衡后的报表保存在“SW.rep”文件中，打开该文件可以查看舍位平衡后的结果，如图4-6所示。如果舍位平衡公式有误，则

26、系统左下角会提示“无效命令或错误参数！”。图4-6 舍位平衡后的货币资金表4. 报表生成直方图（1） 打开表格之后切换到格式状态，执行“编辑”“追加行”命令，在弹出的“追加行”对话框中录入追加行数“20”，单击“确定”按钮。（2） 把报表切换到数据状态，选定需要进行图表分析的单元范围A3D11，执行“工具”“插入图表对象”命令，系统弹出“区域作图”对话框，数据组选中“行”单选按钮，数据范围选中“当前表页”单选按钮，标识保持默认（当选择“当前表页”作图时，标识不能更改），图表名称录入“货币资金分析图”，图表标题录入“货币资金分析”，X轴标题录入“时间”，Y轴标题录入“金额”，图表格式选择“立体成组直方图”，如图4-7所示。图4-7 货币资金分析图区域作图设置（3） 单击“确认”按钮，调整图的大小和位置，生成的货币资金分析图如图4-8所示。图4-8 货币资金分析图提示： 当单元中的数据发生变动时，图表的内容也会随之发生变动；双击选定该图表，然后单击鼠标右键可以重新选择图表格式；双击其他位置，可以对“区域作图”中的元素进行修改。第三节 UFO报表系统应用案例二、 案例资料及操作指导（二） 利用报表模板生成报表1. 利用报表模板生成资产负债表操作指导：（1）