文件控制程序

1、文件控制程序1.目的为了对公司HSE管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所得到充分、适用、有效版本的文件，特制定本程序。2.范围本程序适用于与公司健康、安全与环境管理体系有关的各类文件和资料的控制。3.职责3.1安保科是体系文件控制的主管部门，组织健康、安全与环境管理手册和程序文件、作业文件的编写、发放、修改等工作，组织文件评审，检查监督本程序的执行情况。3.2办公室是公司文件的主管部门，负责公司内部文件以及外来文件的管理和归档工作。3.3各科室负责其主管业务范围内程序文件的编制和相应管理性文件、技术文件的编制、审批、发布、更改和控制。3.4油库、采供站负责本单位所有相关文件和资料的保管和

2、使用。4.工作程序4.1文件分类与范围4.1.1 HSE管理手册：是对公司所建立的HSE管理体系宗旨和总体描述的文件，是纲领性文件。包括HSE承诺、方针和目标及管理职责等要求。4.1.2程序文件：根据HSE体系管理标准要求及公司实际需要，指导相关活动或过程所规定的文件，是实施性文件。4.1.3支持性文件：为确保公司对过程的有效策划、实施和控制所需的文件，包括相关的技术文件和标准、工作计划，各种行政公文、规章制度、规范和准则，方案、操作规程、检修方案、作业指导书、作业计划书、预案、检查表等作业性文件。4.1.4外来文件：与HSE管理体系有关的国家、地方政策、上级主管部门文件和规定，各类检测报告，

3、客户或相关方提供的文件等。4.2 文件标识4.2.1文件的修改标识a）发行版本首版为A，体系文件换版为B、C、D，依次类推变更标识；b）文件未作修改时为0，以后修改为1、2、3，依次类推变更标识；c）文件的修改采用杠改或换页更改；d）各文件持有人填写文件更改记录表。4.2.2文件的控制标识对发放的体系文件加盖“受控”控制标识。a）对外联系业务时，管理手册加盖“非受控”印章，不作跟踪管理；内部使用时，加盖“受控”印章，列为受控范围。b）程序文件和作业文件，必须加盖“受控”印章和文本编号，跟踪管理。4.2.3文件的编号4.2.3.1公司行政公文编号，执行公司固有规定。4.2.3.2程序文件、作业文

4、件及记录编号方法。Q/YCSXXS/HSE/-XXXX 发布年号流水号:01，02，03文件类型：JL记录ZY作业文件CX程序文件SC管理手册体系代号：HSE管理体系公司代号：山西销售企业标准4.2.3.3外来技术标准、产品标准、作业标准采用原标准编号，必要时可另行编号加以控制。4.2.3.4外购的法律法规、采用原编号。4.3文件的编写与审批4.3.1管理手册由安保科组织编写，管理者代表审核，总经理批准。4.3.2程序文件由安保科组织各相关部门进行编写，由各相关部门会签后，由主管领导审核，管理者代表批准。4.3.3与生产经营、工程建设、预案、工艺设施管理、通讯、设备及自控系统安装调试和使用维修

5、等作业密切相关的技术文件和作业文件，属职能部门管辖范围的由职能部门编制，职能部门领导审核，公司主管领导批准执行；属油库、采供站工作范围的由所在单位编制，单位领导审核，公司主管领导批准执行。4.3.4基层岗位作业指导书由各单位进行编写，主管副经理批准。4.3.5各类规章制度、管理办法、管理细则等文件由主管部门编制，必要时经有关职能部门会审，公司主管领导批准。4.3.6行政公文按公司以往惯例进行管理。4.4文件的发放4.4.1健康、安全与环境管理手册、程序文件由安保科明确受控范围，经管理者代表确认后，作好受控标识，登记发放。4.4.2行政公文经办公室明确受控范围，作好受控标识，登记统一发放。4.4

6、.3作业性文件由编制单位明确受控范围，作好受控标识进行登记发放。4.4.4文件领用人在文件发放/回收登记表上签名领取，文件应注有分发号和加盖“受控”印章。4.4.5各单位工作人员应使用加盖“受控”的现行有效文件，不得随意借用他人或复印。4.4.6当使用人的文件破损严重、影响使用时，应到文件归口管理部门办理更换手续，交旧领新。新文件的分发号仍沿用原文件分发号。4.4.7各科室、油库、采供站将收到的文件和资料登记在受控文件清单上，如需转发，要经本科室（单位）主管领导在文件发放审批表中“批准”栏签名，方可办理发放。4.5文件受控管理4.5.1内部使用且与HSE管理体系有直接影响的所有文件均为受控文件

7、；发给上级领导、主管部门或客户的为非受控文件。4.5.2受控文件均编写发放顺序号，必要时在封面上加盖红色“受控”印章作为受控标识控制。4.5.3非受控文件不加标识，不对其进行修改和换版控制。4.5.4受控文件丢失，应及时到归口管理部门登记，并讲清原因，填写文件发放审批表经主管领导批准后，方可补发。同时应说明并确认丢失文件的分发号，对其作废或挂失处理。4.6文件更改4.6.1文件需要更改时，由文件的编制单位填写文件更改审批表，说明更改原因、对重要的更改，还应附有充分的证据。文件更改的审核、批准，由该文件编制单位按本程序4.3条款执行。4.6.2若指定其它科室/单位提出更改时，该科室/单位应获得原

8、编制科室/单位所依据的有关背景材料，并填写文件更改审批表，文件更改的审核、批准按本程序4.3执行。4.6.3文件更改应填写文件更改通知单，通知应更改文件的科室/单位，或由发文单位以文件形式通知各科室/单位更改，也可由发文单位回收统一更改。所有被更改的原文件必须按原发放表收回并登记，以确保有效文件的一致性。4.6.4各科室、油库、采供站专/兼职HSE联系人员接到更改通知，及时按文件更改通知单的要求对文件进行更改，并从使用场所撤出换页、换版失效作废文件。文件更改通知单和更改复件(原内容和新内容)报安保科备案。文件的更改形式：a)划改：由使用单位按照文件更改通知单在原文件上进行划改；b)换页：由使用

9、单位按照文件更改通知单将原文件对应的页码内容换成新的页码内容；c)换版：即原文件整个换成新文件。4.6.5因特殊情况需更改工艺及工程施工方案时，由本单位技术负责人与设计方、施工方代表在修改后的设计上签字，重要的更改要经过原审批手续，电话、电台等非书面通知的更改应做好记录，必要时须追补签字。4.7文件的保管、换版与作废销毁4.7.1文件保管a)行政公文由办公室按有关规定进行收集、整理、分类、立卷和归档；b)工程建设期、生产运行期及改扩建形成的文件和资料，移交安保科归档管理；c)其它文件由职能部门管理，使用单位负责保管；d)科室、油库、采供站的文件由本部门、本单位指定专人或签名持有人保管。4.7.

10、2文件的作废和销毁a)科室、油库、采供站专/兼职HSE联系人员对已失效作废的文件加盖“作废”印章，如果是汇编文件中的作废文件则应在目录和正文均盖“作废”印章，文件使用单位还要在受控文件清单上备注栏内注明作废回收或作废，并隔离存放作废文件，防止误用。b)科室、油库、采供站专/兼职HSE联系人员对已失效作废的文件，填写文件/记录销毁(申请)登记表，经各相关文件主管部门负责人批准后统一销毁。因法律法规和其它方面的原因，需作为历史凭证而保留的任何作废文件，申请人填写文件/记录留用（申请）登记表，经各相关文件主管部门负责人批准后，使用单位加盖“作废保留”印章，并隔离保存备查。4.8文件的增补发4.8.1

11、所有文件都必须妥善保管，保证字迹清楚，且不得随意涂改，以确保使用的文件为有效版本。4.8.2当文件破损、丢失或需扩大使用范围增补文件时，由原文件使用单位提出申请，填写文件增(补)发申请表，经原文件编制部门/单位领导批准后，由文件发放部门复印和发放并加盖受控标识。4.9文件的借阅和复制借阅和复制与HSE管理体系有关的文件，应先填写文件增(补)发申请表，由相关科室、油库、采供站负责人按规定权限审批后，向资料管理人借阅或复制，复制的受控文件须由资料管理人编号并进行登记。4.10外来文件控制4.10.1法律法规和其他要求的管理按照法律法规和其他要求控制程序执行。4.10.2国家、行业和上级单位/部门发

12、布的有关标准、资料等，由职能部门提出需用计划，办公室汇总，经公司主管领导审批后购买，按本程序4.3的有关规定进行发放。4.11电子媒体文件的控制4.11.1各科室、油库、采供站利用计算机网络在网上发布、接收文件、邮件时，也应参照上述规定执行。4.11.2网络/电子媒体文件的归档范围由办公室确定。4.11.3凡纳入电子文件归档的，要按照“谁主管、谁负责”的原则，各科室、油库、采供站对于上级来文，同级信息沟通，重要协商事宜，请示或批复及参加各种会议带回的重要文件资料，有电子版的均应进行归档。4.11.4归档的电子文件必须坚持“完整齐全、真实有效、文件可读”的原则，必须齐全、准确、完整，并能被计算机识别和处理。4.11.5以电子文件形式归档文件资料时，由办公室具体负责，电子文件的形成部门提供协助