（中职）办公软件应用模块4教学课件

1、YCF正版可修改PPT（中职）办公软件应用模块4教学课件模块4 Access 2003 数据处理任务1 Access 2003 入门 任务2 创建和打开数据库 任务3 表的维护 任务4 表的操作 任务5 建立查询 本章导读 Access2003是微软公司开发的基于Windows平台的小型数据库管理系统，是Office 2003的组件之一，它承袭了旧版本 Access的各项优点，又新增或完善了数据访问页、个性化菜单、Internet/Intranet编程、安全保密等功能。 了解 Access 数据库系统的发展历程 了解关系数据库的基本概念 了解 Access数据库的表、查询、窗体、报表、宏、数据

2、访问页和模块的概念 掌握数据库的创建的基本方法、步骤及维护学习目标下一页返回任务1 Access 2003 入门 4.1.1 数据库技术的发展历程 下一页返回第一代的网状、层次数据库系统第二代的关系数据库系统第三代的以面向对象模型为主要特征的数据库系统任务1 Access 2003 入门 4.1.2 数据库系统 1.数据库的定义 数据库(Database)，顾名思义就是存放数据的仓库，是一些关于某个特定主题或目的的信息集合。2.数据模型 数据库结构3.数据库组成 存放在其中的数据上一页下一页返回层次型网络型关系型任务1 Access 2003 入门 4.1.3 关系数据库与Access 关系型

3、数据库系统RDBMS( Relation Database Management System)是以数据的关系模型为基础，根据自己定义的关系来存储、处理和管理数据库信息的系统。Access 2003数据库是一个典型的关系型数据库。用户在使用Access 2003时，可以为每一种类型的信息创建一个表，将数据分别存放在自己创建的表中，并建立起表与表之间的关系;然后使用查询从一个或多个表中查找符合条件的数据;使用窗体，编辑表中的数据;使用报表分析、汇总表中的数据，并可以根据实际的需要将所需的数据打印出来;利用数据访问页查看、编辑Web页;使用宏自动完成事先定义好的一系列操作。上一页返回任务2 创建和

4、打开数据库 4.2.1 Access数据库的基本概念1.表 数据库是表的集合，表是用户定义的用于存储数据的对象，即Access数据库中所有数据都是以表的形式保存的。如图4-1所示。2.查询 Access表中包含大量数据信息,可以建立一个查询，检索出符合条件的数据信息。如图4-2所示就是一个查询表。3.窗体 可以通过创建窗体逐条显示表或查询中的记录，以便于详细地查看和编辑。图4-3所示为一个“订单”窗体。4.报表 报表是为计算、归类、汇总、排序数据而设计的一种数据库对象。图4-4所示为“各类产品”报表。下一页返回任务2 创建和打开数据库5.页 数据访问页是特殊的Web页，设计用于查看和操作来自I

5、nternet或Intranet的数据，在Access 的Web页中，相关数据随着数据库中的内容的变化而变化，是用户进行网上交流的好帮手，极大地提高了Access的网络功能。图4-5所示为“销售额”页对象。6.宏 宏是指一个或多个操作的集合，其中每个操作实现特定的功能。在Access中，通过宏可以简化各种操作，可以不编写程序代码却能实现。图4-6所示为宏对象。7.模块 对于复杂的自动处理操作，有时使用宏很难实现，这时可以使用Visual Basic来编写程序。Visual Basic是嵌人在Access中的一种数据库编程语言，对于所有的数据库操作，都可以通过编写Visual Basic程序来实

6、现复杂的功能。上一页下一页返回任务2 创建和打开数据库 4.2.2 建立表的结构 1.字段名 字段是表的基本存储单元，字段名在表中必须是唯一的。给字段命名，必须遵守以下命名规则。字段名长度不允许超过64个字符(包括空格)。字段名可以包含字母、数字、空格，还可以包括大部分标点符号。字段名不能出现句号、感叹号或方括号。不能用空格作为字段名的第一个字符。在同一张表中，字段名不能重复使用。2.数据类型Access为字段提供了10种数据类型:文本、数字、备注、口期/时间、货币、自动编号、是/否、0LE对象、超级链接、查阅向导。具体的字段类型及规定如表4-1所示。上一页下一页返回任务2 创建和打开数据库3

7、.字段说明字段说明是可选的，如果为某一字段输入了字段说明，则当在窗体选择该字段时，字段说明总是显示在状态栏上。在数据表中输入字段说明的方法是:单击字段的说明项，直接输入字段说明即可。4.主关键字上一页下一页返回 某字段中包含的是唯一的值，可将该字段设为主键 可设置为自动输入连续数字的编号。 不存在含有唯一值字段时，可将多个字段设置为主键多字段主键单字段主键自动编号主键任务2 创建和打开数据库 4.2.3 库的建立 1.直接创建数据库单击任务窗格中的“空数据库”选项，弹出“文件新建数据库”对话框，如图4-7所示在“文件名”下拉列表框中输入文件名，并选择该数据库文件的存放路径后单击“创建”按钮，A

8、ccess 2003将立即建立一个空的数据库文件，并打开该数据库。2.利用模板创建数据库单击任务窗格中的“本机上的模板”选项，弹出“模板”对话框。单击“数据库”标签，打开“数据库”选项卡，如图4-8所示。在“数据库”选项卡里选择一种模板然后单击“确定”按钮输入数据库文件名称及路径，然后单击“创建”按钮，此时会出现“数据库向导”对话框，然后根据提示一步一步地完成数据库的创建。上一页下一页返回任务2 创建和打开数据库 4.2.4 打开数据库 建立好数据库以后，打开数据库的方法很多，可以选择“文件”“打开”命令，从出现的对话框中选择相应的数据库名称，单击“打开”按钮。也可以从任务窗格中打开数据库。上

9、一页下一页返回任务2 创建和打开数据库 4.2.5 表的建立1.通过输入数据创建表打开当前数据库，在数据库窗口中单击“表”对象，在右侧的窗口中选择“通过输入数据创建表”选项，单击“打开”按钮，将显示图4-9所示的表窗口。在该窗口中，按照实际需要更改字段名称，并逐个输入每个字段的数据。如果发现输入数据有误，可直接选中该字段，输入新值即可;若发现数据整行有误，可选中需删除的字段行，按Delete键将其删除。数据输入完毕后，关闭该数据窗口，然后根据提示输入数据表名称及主关键字，即可生成一个数据表。 上一页下一页返回任务2 创建和打开数据库2.使用设计器创建表在数据库窗口中，单击数据库中“表”对象，在

10、右侧的窗口中选择“使用设计器创建表”选项。单击数据库窗口中的设计按钮，打开表设计窗口。在表设计一窗口中输入字段名称、数据类型、字段说明等，并可以根据实际需要设置。按照提示输入表的名称，保存表内容即可完成表对象的创建。3.使用向导创建表单击“表”对象选择“使用向导创建表”单击数据库窗口中的“打开”“表向导”对话框，如图4-10所示。 “示例表”列表框中选择表类型“示例字段”列表框选择对应字段“添加”按钮或“全部添加”按钮将所需字段添加到“新表中的字段”列表框中，然后单击“下一步”按钮，如图4-11所示。 在“请指定表的名称”文本框中输入表的名称，并设置一个主键，然后可以单击“完成”按钮，其后可以

11、根据实际需要输入数据，完成表的创建，如图4-12所示。上一页下一页返回任务2 创建和打开数据库 4.2.6 表的数据输入 在一个空表中输入数据时，只有第一行中可以输入。首先将鼠标移动到表上的“邮件列表ID”字段和第一行交叉处的表格内，单击，表格内出现一个闪动的光标，表示可以在这个表格内输入数据了。用键盘上的左、右方向键可以使光标在表格间左右移动，光标移动到哪个表格，就可以在哪个表格中输入数据。上一页返回任务3 表的维护 4.3.1 打开和关闭表1.打开表 在数据表视图中打开表： 在数据库窗口中，单击“表”对象双击要打开的表名称 在设计视图中打开表： 在数据库窗口中，单击“表”对象单击要打开的表

12、名称，以确认表名单击“设计”按钮，在设计视图中打开所需的表2.关闭表 结束表的操作后，应该将其关闭，以保护表中的数据。 选择“文件”一“关闭”命令或单击窗口的“关闭”按钮都可以将打开的表关闭。关闭表时，如果曾对表的结构或内容进行过修改，会出现一个含有“是”、“否”、“取消”3个按钮的对话框，这里单击“是”按钮就把打开的表关闭了。下一页返回任务3 表的维护 4.3.2 修改表结构1.增加字段单击“表”对象 单击要打开的表单击“设计”按钮将光标移动到要插入新字段的位置上单击工具栏上的“插人行”按钮在新行的“字段名称”列中输入新字段的名称单击“数据类型”列，并单击右边的向下箭头按钮，然后在弹出的列表

13、中选择所需的数据类型在窗口下面的字段属性区中修改字段的属性单击工具栏上的“保存”按钮，保存所做的修改。2.修改字段在数据库窗口中，单击“表”对象。单击要修改字段的表，然后单击“设计”按钮。修改字段名称:在 “字段名称”列中双击字段的名称，然后输入新的字段名。修改某字段的数据类型:单击该字段“数据类型”列中右边的向下三角按钮，然后从弹出的列表中选择需要的数据类型。单击工具栏上的“保存”按钮，保存所作的修改。 上一页下一页返回任务3 表的维护3.删除一个字段在数据库窗口中，单击“表”对象。单击要删除字段的“产品”表，然后单击“设计”按钮。将插人点移到要删除的字段行上。单击工具栏上的“删除行”按钮。

14、这时屏幕上出现确定框单击“是”按钮，删除所选字段，否则不删除这个字段。单击工具栏上的“保存”按钮，保存所作的修改。4.设置主关键字在表设计器中，单击“字段名称”左边的“字段选择”按钮，选择要作为主关键字的字段。如果要设置多个字段，在单击“字段选择”按钮的同时按住Ctrl键即可。选择“编辑”“主键”命令，则在该字段的左边显示主键标记。单击工具栏上的“保存”按钮，保存所作的修改。上一页下一页返回任务3 表的维护 4.3.3 设置字段属性1.“字段大小”属性对于数字字段，可从“字段大小”下拉列表中选择数字类型，图4-13所示。对于日期/时间型字段，可从下拉列表中选择一种日期类型。对于一个文本字段，“

15、字段大小”属性可以从1-255个字符。2.“格式”属性“格式”属性用于决定字段的显示方式，单击“格式”属性框，再单击右边的三角形按钮，从下拉列表中选择一种格式，如图4-14所示。3.“小数位数”属性 当用户选择了“数字”型或“货币”型数据类型时，可通过“小数位数”属性来设置小数点的位置，如果想按格式来确定小数点的所在的位置，请选择“自动”选项。上一页下一页返回任务3 表的维护4.“输入掩码”属性 “输入掩码”属性用于设置数据输入的模式。在实际生活中，一些数据都有相对固定的书写格式。如口期被写成2005-10 -20等。在Access 2003中，用户可以对有固定书写格式的字段定义它的“输入掩码

16、”属性，输入数据时只需要输入变化的值即可。5.“默认值”属性 “默认值”是在新的记录被添加到表中时自动作为字段的值，这样可以使用户在建立数据库，尤其是在输入数据时可以节省很多不必要的重复劳动。6.“有效规则”属性 “有效规则”属性允许用户输入一个表达式来限定字段的输入值。用户输入数据后，Microsoft Access就会检查数据的有效性，以确保输入到字段的值是合法的。上一页下一页返回任务3 表的维护7.“有效性文本”属性 “有效性文本”属性允许用户输入一段文字作为出错信息，当输入的数据不符合设定的有效性规则时，则在提示对话框中自动显示该文字。8.索引 通过对一个字段进行索引，可显著加速搜索、

17、排序和分组的速度。但是创建索引需要更多的存储空间，并且会使更新变得缓慢。进行索引设置时，有如下内容供选择。有(重复):表示该字段将被索引，并且在不同记录中的该字段的值允许相同。有(无重复):表示该字段将被索引，但每个记录的该字段值必须是唯一的。这样以该字段的信息为索引时，总可找到唯一的记录。无:该属性的默认值，表示该字段不被索引。上一页下一页返回任务3 表的维护 4.3.4 编辑表内容1.添加记录打开表的数据视图画面时，表的最末端有一条空白的记录，在记录的行选定器上显示一个星花图标，表示可以从这里开始增加新的记录。选择“插人”“新记录”或直接选定该行即可添加记录。输入完数据后，移到另一个记录时

18、会自动保存该记录。2.修改记录可用Tab键或直接用鼠标移到要修改的字段进行修改，可以修改整个字段的值，也可以修改字段的部分数据。如果要修改字段的部分数据，可以先将要修改的部分数据删除，然后再输入新的数据;也可以先输入数据，再删除要修改的部分数据。上一页下一页返回任务3 表的维护3.删除记录选择一条或多条记录后按DPIPLP键删除所有选中的记录，删除操作不可恢复，在删除记录之前要对记录加以确认。在确认框中单击“否”按钮可以取消删除操作。4.复制和粘贴数据选中表里的某个数据后，在它上面右击，并在弹出的快捷菜单上选择“复制”命令，选中的内容就被复制到了剪贴板上。然后将鼠标移动到一个新位置上，单击将该

19、位置作为粘贴数据的起始位置。然后在剪贴板上单击表示这段数据的按钮，这个数据就被粘贴到新位置上了。上一页下一页返回任务3 表的维护 4.3.5 调整表格式 1.改变行高和列宽在数据表视图下选择“格式”“行高” “行高”对话框。在“行高”对话框的文本框中可以直接输入行高数值，其单位是像素，单位大小由显示器的分辨率来决定，用户也可以直接选中“标准行高”复选框，采用标准行高。然后单击“确定”按钮2.隐藏、显示列在数据表视图方式下选择“格式”“取消隐藏列”命令，出现“取消隐藏列”对话框。在列表框中显示出了当前表中的所有字段，每个字段都前有复选框，选中复选框的字段为表中已显示的字段，未选中复选框的字段为隐

20、藏的字段，选中隐藏的字段前的复选框，然后单击“关闭”按钮，即可恢复隐藏列的显示。上一页下一页返回任务3 表的维护3.冻结列以数据表视图方式打开所要编辑的表，单击所要“冻结”的字段的列选定器。选择“格式”“冻结列”命令，那么该字段就令被固定在屏幕上。取消冻结列的操作步骤如下。以数据表视图方式打开所要编辑的表，单击所要“冻结”的字段的列选定器。选择“格式”“取消对所有列的冻结”命令。上一页返回任务4 表的操作 4.4.1 查找数据1.定位查找打开指定的数据库表，选择“数据表视图”。双击“记录编号框”中的编号，然后输入要找记录的编号，按“Enter”键即可。2.查找指定内容打开指定的数据库表，选择数

21、据库视图。单击要查找数据所在字段的字段选择器，选择“编辑”“查找”命令，在弹出的“查找和替换”对话框(如图4-15所示)中的“查找内容”文本框中输入查找对象，单击“查找下一个”按钮即可。下一页返回任务4 表的操作 4.4.2 替换数据 打开指定的数据库表，选择数据库视图。选择“编辑”“查找”命令，弹出“查找和替换”对话框。打开“替换”选项卡，在“查找内容”文本框中输入查找对象，单击“匹配”下拉列表框右边的下三角箭头，从列表中选择“整个字段”选项单击“搜索”下拉列表框右边的下三角箭头，从列表中选择指定的字段，单击“查找下一个”按钮即可。上一页下一页返回任务4 表的操作 4.4.3 记录排序与筛选

22、 1.记录的排序要根据某一字段内容按升序或降序排列表中的数据记录，其操作十分简单。只需在数据视图中单击排序所使用的字段列。然后单击工具条上的“升序”或“降序”按钮，就可以将表中的记录按选定的字段升序或降序排列。2.数据的筛选1)按窗体筛选在数据表视图中单击要保留的数据内容所在的方格，再单击工具条上的“按窗体筛选”按钮，则表中只剩下了一个记录，并在方格的右侧出现一个下三角按钮，单击后出现的下拉列表中包括了这个字段中所有的值.可以选择某个选项,显示相关记录。上一页下一页返回任务4 表的操作2)按选定内容筛选在数据表视图中单击选定的内容、再单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮，则屏幕上将显示出该字段

23、为选定内容所有记录。3)输入筛选在数据表视图中把光标放在要作为筛选条件的列的任意位置上，然后右击，弹出快捷菜单，如图4-16所示。在“筛选目标”文本框中输入要筛选的文本，然后按Enter键，则屏幕只留下符合该指定条件的记录。4)高级筛选/排序在数据表视图中选择“记录”“筛选”“高级筛选/排序”命令，弹出“筛选”对话框(如图4-17所示)。可以从中通过双击选择筛选的字段。单击工具栏上的“应用筛选”按钮，执行筛选操作。上一页下一页返回任务4 表的操作 4.4.4 建立表的关系建立表的关系打开表所在的数据库窗口。选择“工具” “关系”命令，弹出“关系”对话框(如图4-18所示)。在关系对话框中选择其中一个表中的主关键字，拖动到另一个表中相同的主关键字，释放鼠标后，弹出“编辑关系”对话框(如图4-19所示)。单击“连接类型”“连接属性”对话框，在此选择连接的方式。在“编辑关系”对话框中单击“新建”按钮，即在创建关系的表之间有一条线将其连接起来，表示已创建好表之间的关系。 关闭“关系”对话框。 上一页返回表之间的关系一对一一对多多对多任务5 建立查询 4.5.1 查询的功能与类型 下一页返回选择查询交